檔案數字化背景下的西藏民族大學檔案工作紀實

摘 要：隨著大數據時代的來臨，檔案管理方式也從傳統方式向數字化、信息化悄然發生著改變，檔案數字化和信息化建設成為各級各類檔案機構發展的必然趨勢。檔案數字化徹底改變了傳統檔案管理模式下檔案信息的收集、處理和保存方式，使檔案的內在活力和價值得到充分釋放。在此背景下的高校檔案工作實錄變化，也能夠從側面反映出高校檔案數字化建設的重要意義。西藏民族大學近些年的檔案工作發展迅速，在陜西省教育廳檔案工作檢查評估中獲評優秀等次，在檔案館庫建設和檔案信息化建設方面也多次受到陜西省檔案界專家和西藏兄弟單位的贊譽。

關鍵詞：大數據時代；數字化、信息化

西藏民族大學檔案管理中心成立于2013年1月，科級建制，歸口圖書館管理，是學校檔案資料的收集、保管、開發、利用中心，收藏有西藏公學、西藏民族大學（西藏民族學院）2個全宗檔案，截至2020年12月底，館藏紙質檔案共計11036卷（盒），19730件；照片檔案19041張，實物檔案231件，電子檔案共計255.62GB。

一、強基固本，全面提升檔案工作整體水平

1.加強組織管理和制度建設，健全檔案工作機制

學校非常重視檔案管理和歸檔工作，把檔案工作列入學校整體發展規劃以及學校各項管理制度中，加強了檔案管理工作的組織保障，成立校領導分管檔案工作領導小組，明確專職檔案員工作制度，劃定了檔案工作建設階段性任務、目標，采取了組織管理措施，為我校檔案管理工作規范化、制度化建設提供組織保障。

為加強學校檔案管理工作，提高檔案管理水平，發揮檔案作用，學校2003年形成下發了《檔案管理辦法》，為學校檔案事業各項工作的規范化管理提供明確指導，2015年出臺《關于印發加強和改進新形勢下檔案管理工作的實施意見》的文件，分別從檔案工作管理體制建設、檔案資源體系建設和安全體系建設、檔案工作服務層次、檔案工作保障力度和檔案宣傳工作的推進等方面提出新形勢下我校檔案工作的實施方式。

制度建設是檔案工作的基礎性工作。通過學習國家檔案法規和相關制度，中心制定完善了檔案“收、管、用”方面的規定和制度，按照黨群、行政、教學、科研、規劃建設、儀器設備、產品生產、出版物、外事、財會、聲像、實物等12類檔案進行歸檔分類。這是學校進行檔案管理工作的理論基礎，也是檔案歸檔工作所遵循的基本規章和制度依據。

學校實行檔案管理中心集中統一管理檔案，專職檔案員負責檔案管理和業務指導，兼職檔案員負責本部門日常形成的各類文件材料的收集、整理。業務部門立卷制度，由學校相關部門聯合制定專職檔案員和兼職檔案員崗位職責和考核細則，形成了完善的校兼職檔案員管理網絡，使歸檔的完整性、準確性、系統性得以保證。由于各級、各部領導重視，制度保障有力，較好地完成了學校各門類檔案的立卷歸檔任務。

學校領導也非常重視檔案工作的建設與檔案事業的發展，多次為檔案事業發展設置和增加專項經費。同時，按照《檔案館建設標準》和《檔案館建筑設計規范》的相關標準和規范，對檔案館庫建設方案進行專題討論和專家論證，最終確立檔案館庫房建設方案并遵照執行。2015年前后進行檔案數字化環境改造，對檔案庫房存儲設備、工作設備、數字化設置設備等進行升級，替換掉一批不符合檔案數字化、信息化發展的老化設備，2016年對檔案管理中心庫房進行氣體消防系統部署，2017年批準專項經費用于檔案數字化、信息化建設等。

2.重視檔案管理隊伍建設，形成檔案工作管理網絡體系

檔案管理中心配備5名專職檔案管理人員，其中主任1名、檔案管理員4名。檔案工作人員實行專業技術職務聘任，現有副研究館員1名、館員4名，檔案學專業人員1名。根據工作需要，專職檔案員多次參與高校檔案學會和檔案業務指導部門舉行的各種培訓和學習，同時，工作人員也通過網絡培訓等方式提升自己，以高質量的檔案管理專業水平，積極熱情地為檔案利用者提供優質服務，從而進一步提升檔案管理隊伍的整體工作能力。

為進一步做好文件材料收集、歸檔工作，推動各二級歸檔部門重視和支持檔案工作，學校明確主管校長分管檔案工作，各二級單位和職能部門主要負責人為部門檔案工作的第一負責人，同時，每個單位指定專人作為本單位的兼職檔案員，專門負責本單位的文件歸檔和整理工作。檔案管理中心定期面向全校專、兼職檔案工作人員，開展系統性的業務培訓。除此以外，檔案管理中心利用網絡解答、現場指導和電話遠程解釋的方式幫助兼職檔案員完成檔案收集整理工作，切實提高了兼職檔案員檔案意識和業務水平，確定并鞏固檔案管理的三級網絡體系，并逐步實現了檔案工作的標準化、規范化，最大限度地發揮了檔案的作用。

3.持續推進檔案規范化建設，嚴格執行各項管理制度

首先，推進全校檔案收集、整理規范化。學校根據檔案業務建設和文件整理的相關規范和規則，在2014年以后生成的檔案實行按“件”整理，按照文件的內在聯系科學組卷，簡明扼要地擬寫案卷題名，準確劃分保管期限，規范填寫案卷封面、案卷目錄和歸檔文件目錄，保證案卷組卷科學、合理，文件裝訂美觀結實。同時，學校制定實施了規范的檔案歸檔收集制度，明確了檔案材料的分類標準和整理規范，并且在收集、整理過程中嚴格執行。目前，業務立卷部門基本能夠依據計劃在每年7月底按時完成紙質檔案移交任務。

其次，庫房管理安全責任制度完善。為保證實體檔案的安全性，圖書館設定了檔案管理中心安全領導小組，定期對庫房進行安全檢查。定期要求各科室認真檢查所轄范圍各種電氣設備是否正常運轉，線路、插排是否老化、消防通道有無存放物品、周邊有無雜物等情況，發現問題及時報告，立即整改。針對檔案庫房溫濕度需求，購置溫濕度監控設備，定時記錄和監控庫房溫濕度，當溫濕度超標時自動報警，并派專人負責及時處理。堅持定期檢查檔案實體安全，定期投放防蟲藥物并做好防蟲、防鼠換藥記錄。要求庫房管理員樹立檔案實體安全意識，嚴格遵守安全保密制度，工作人員對檔案內容不討論、不外帶，對于密級文件配備涉密電腦進行分類錄入，涉密檔案不上網、上網檔案不涉密，對涉密和非涉密檔案分開存放，確保檔案的電子安全和物理安全管理沒有疏漏。

最后，檔案利用流程規范化。為優化檔案實體利用流程，保證檔案利用過程的便捷性和安全性，檔案管理中心依據檔案查借閱制度，嚴格履行檔案保密制度，對檔案利用進行嚴格審核，借出、移進檔案實時登記。

4.加快檔案信息化建設步伐，逐步實現檔案信息化管理

檔案資源數字化是信息時代的必然要求，檔案數字化對檔案工作的現代化管理、使用和傳播等都具有很重要的作用，也是檔案信息化建設的基礎性工作。檔案信息化建設的首要條件是硬件設備設施建設，學校前期進行數字化建設環境改造，為檔案部門配備基礎的計算機、復印機、打印機、掃描儀、照相機等硬件設備設施；后期為適應數字化、信息化的管理需求，購置“南大之星”檔案管理軟件，利用檔案管理軟件對綜合檔案進行分級管理，建設館藏檔案資源的目錄數據庫，實現案卷級和文件級目錄的機讀檢索，后期通過申請專項資金開展館藏檔案的數字化工作。2019年7月，完成全部館藏檔案的數字化工作，共計144302條記錄，140萬余頁，檔案全文實現OCR識別功能，全文檢索效果良好。自2020年起，學校每年投入專項經費用于新增檔案的數字化加工，完成建校以來的學生學籍檔案數字化工作任務。實現檔案管理系統和OA辦公系統的無縫對接，確保電子文件與紙質文件同步形成、同步整理和同步歸檔，推動電子文件歸檔工作得到全面落實，提升了信息化條件下紙電同步歸檔的工作效率，實現了檔案資源的信息化管理與利用。

二、攻堅克難，協同發展檔案事業發展新機遇

1.持續推進人員隊伍建設，努力提升檔案工作人員的業務水平和專業素養

由于學校人才引進的指標偏向教學科研一線，所以，檔案管理人員的引進指標少，專業隊伍人員得不到及時補充，人員隊伍存在專業結構不合理現象，現有專職檔案人員缺乏檔案學專業背景，不利于相關業務的開展。隨著信息化建設的推進，檔案管理中心亟須能承擔檔案信息化工作的計算機專業、檔案學專業人員，針對學校檔案專業人員緊缺、隊伍結構不合理的情況，學校通過幾個途徑不斷推進檔案人員隊伍建設：

（1）通過加強在職繼續教育培訓、督促脫崗培訓學習、推進學歷素養提升等多個途徑提升檔案工作人員的專業素養。

（2）拓展兼職檔案員隊伍，加強專職檔案員對兼職檔案員的業務指導，通過構建專、兼職檔案員隊伍，擴大檔案管理網絡。

（3）進一步引導檔案人員提高政治站位，自覺服從服務政治大局，注重各項能力的建設和提升，保持檔案隊伍良好的服務態度和工作作風，始終堅持為檔案利用者提供主動、熱心、周到的服務。

2.重視檔案利用需求，著力優化檔案數字化服務方式

檔案工作實際是一項服務型工作，收集、保存檔案的主要目的是提供方便、快捷的利用。為了更好提升檔案資源的利用過程、規范利用流程，學校制定完善了西藏民族大學檔案查閱制度和保密制度，確定檔案利用服務登記制度，并在此基礎上積極開展檔案信息咨詢及利用服務，充分發揮檔案資源的作用，服務校內各職能部門教職工、校友以及持介紹證明的校外相關人員。在“6.9國際檔案日”前后，中心開展了多種形式的檔案宣傳教育活動，讓更多的師生了解檔案資源，也提升了學校各部門歸檔資源的積極性和主動性，同時充分發揮兼職檔案員的輔助宣傳作用，多批次對兼職檔案員進行檔案收集和利用方式的培訓，通過現場示范、網絡指導和電話答疑的方式解決各相關單位檔案歸檔和利用過程中的各種問題，助力學校的教學和科研工作。中心有針對性地收集脫貧攻堅、疫情防控、“二十大”等專題檔案，對專題檔案數據和信息進行整合加工，主動對學校宣傳部門、疫情防控部門進行推送和業務指導，同時不斷創新檔案工作方法，優化檔案數字化服務方式，探索靈活多樣的檔案利用方法，切實發揮檔案的價值，滿足利用者的檔案需求。

3.創新檔案信息服務方式，開發拓展檔案資源的宣傳、教育工作

檔案管理各項工作需要有充足的運行經費做支撐，如檔案管理人員的繼續教育經費支出、每年增量檔案的數字化建設經費支出、編研開發等新業務均需要大量經費的支持，但是學校用于檔案管理的經費僅能支持傳統服務，無法滿足開拓新服務的需求。針對檔案管理工作正常運行經費短缺的情況，檔案管理中心積極挖掘開發館藏資源，充分利用已有館藏資源，通過舉辦線上、線下展覽，制作青春紀念冊、校友紀念品，積極開展檔案專題展覽或知識競賽等宣傳教育工作。還創新檔案信息服務方式，利用“6.9國際檔案日”等宣傳契機，開展了檔案主題照片展、“真人檔案館”講座等活動，開發拓展檔案資源的宣傳教育工作。同時，依據現有成果，積極拓展高校檔案社會化服務，宣傳檔案工作取得的成績，及時推介檔案專題成果和檔案宣傳教育，提高社會對檔案工作的認知度和認可度，提升全校師生和校友的檔案意識和檔案素養。

4.加快檔案數字化建設，穩步推進檔案資源信息化建設力度

檔案管理工作專業技術性很強，學校檔案工作基礎薄弱，檔案管理諸多方面不甚規范、合理，業務流程亟須優化，需要專業素質強大、業務水平熟練的專家型人才進行實地指導。信息化建設是推進檔案資源服務利用的基礎性工作，檔案管理中心持續加大檔案資源的信息化建設力度，上線獨立的檔案管理中心網站，利用網絡發布檔案管理中心工作制度、利用服務范圍和流程，及時更新中心動態；積極推進聲像、基建圖紙等特殊資源的數字化建設程度，穩步推進整體檔案資源的信息化建設力度。

結語

綜上所述，檔案工作是一項基礎性、持續性、長久性的工作，是一項功在當代、利在千秋的事業。西藏民族大學檔案管理中心以檔案數字化為契機，按照習近平總書記對檔案工作的重要指示精神，結合學校整體信息化建設規劃的目標和任務，進一步提升檔案的信息化建設水平，提升數字賦能效果，拓展為師生服務的寬度，不斷推動學校檔案事業高質量發展。

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（作者單位：西藏民族大學圖書館）

基金項目：2019年度西藏自治區教育科學“十三五”規劃項目“西藏高校檔案數字化質量管控體系研究” （項目編號：XZJKY19409）。

作者簡介：李麗（1988—），女，漢族，河南鎮平人，碩士研究生，館員，研究方向：高校檔案管理。