試談城市園林綠化檔案工作的有效管理

摘 要：近年來，出于保護生態環境，提升居民生活質量的需要，城市園林綠化得到了較為迅速的發展。城市園林綠化的檔案工作能夠實現園林綠化信息資料的完整記錄與保存，進而為園林綠化后期工作提供完善的參考資料，確保園林綠化后期工作的順利進行。但當前的園林綠化檔案工作還存在著一些問題，影響了其發揮的積極效用。基于此，為充分發揮園林綠化檔案工作的積極效用，本文試談城市園林綠化檔案工作的有效管理。

關鍵詞：城市園林；園林綠化；檔案管理

前言

城市園林綠化檔案是城建檔案的重要構成部分，如實記錄了某一單位、個人在園林綠化中的活動，是關于城市園林綠化的原始記錄，具有較高的保存價值與參考價值。同時，城市園林綠化檔案能夠為城市發展建設與城市改造提供一定的參考依據。城市園林綠化檔案包含較多的內容，其中主要的有園林基礎資料、園林建設資料以及城市綠化建設資料等。基于此，有必要對城市園林綠化檔案工作進行深入研究，以實現城市園林綠化檔案工作的有效管理。

一、實現城市園林綠化檔案工作有效管理的重要意義

城市園林綠化檔案具有多種載體，如文字、圖紙以及照片等，是對城市園林綠化建設過程的如實與完整記錄。因此，城市園林綠化檔案能夠為城市建設、城市改造以及城市的進一步發展提供強有力的參考依據。

第一，城市園林綠化檔案能夠助力舊城改造，為舊城改造提供歷史資料。在進行舊城改造時，為確保施工順利，需要明確地下管線的敷設位置。在此情況下，園林綠化檔案若記錄了地下管線的敷設位置，就可提供給相關人員，提升改造效率，確保施工安全。

第二，園林綠化檔案能夠助力樹木、花卉養護。樹木與花卉是城市園林綠化的重要組成部分。同時，為確保綠化效果會栽種多種類型的樹木與花卉。因品種不同，其所遭受的病蟲害也會有所不同。對此，在進行樹木、花卉養護時就可查閱檔案資料，明確每種樹木、花卉的病蟲害情況，及時采取針對性的病蟲害防治措施，實現樹木、花卉的健康生長，取得理想的綠化效果。

第三，城市園林綠化檔案可為城市建設提供規劃參考。人類與自然是相互依存的，人類的發展進步也仰賴于自然的支持。但城市化進程的推進，不僅使自然環境遭到了破壞，也使自然環境逐漸被人造環境所替代。當前發展情況下，人們已經意識到了自然環境的重要性，推動了城市園林建設。在進行城市園林建設時，可參考城市園林綠化檔案，做好城市園林綠化規劃，切實提高城市的宜居性。

第四，城市園林綠化檔案可促進城市的旅游開發。城市園林綠化檔案會完整記錄下城市園林綠化的相關資料。因此，在進行旅游開發時可查閱檔案的相關資料，以編寫針對性的城市風景解說詞、人物傳記等，取得更好的城市推介效果。

二、城市園林綠化檔案工作當前存在的問題

1.對城市園林綠化檔案工作的重視程度較低

伴隨社會經濟發展水平的提升，人們對城市園林綠化的質量要求也越來越高。城市園林綠化檔案工作與城市園林綠化質量有較為密切的關系。若能夠實現城市園林綠化檔案工作的有效管理，城市園林綠化檔案就能夠為城市園林綠化建設工作提供強有力的支持，推動城市園林綠化建設工作的有序進行，進而確保城市園林綠化的最終質量。反之，城市園林綠化的建設質量也會有所降低，因此，相關人員應重視城市園林綠化檔案工作的開展。但在具體的城市園林綠化檔案工作中，卻存在著重視程度不夠、管理意識薄弱等問題，導致城市園林綠化檔案工作并未起到其應有的作用，引發了一系列的不良反應。除此以外，重視程度不夠也使得城市園林綠化檔案工作出現了檔案管理責任交叉、模糊、管理分散等問題。以上管理問題會在較大程度上削弱城市園林綠化檔案工作的有效性，導致城市園林綠化檔案遺失、整理質量差等問題。綜上，城市園林綠化檔案工作存在著重視程度低、管理意識薄弱等問題，大大削弱了城市園林綠化檔案工作的有效性。

2.城市園林綠化檔案資料收集渠道不暢通

基于城市園林綠化檔案工作的特殊性，其檔案工作會涉及較多的部門。同時，為確保檔案資料的全面性，城市園林綠化檔案工作的資料收集環節也比較多，需要保持較高的資料收集暢通度。但就目前而言，城市園林綠化檔案資料收集渠道存在不暢通情況。

（1）城市園林綠化檔案工作人員的專業度較低。檔案工作人員專業素質水平與檔案工作要求不匹配，勢必會影響城市園林綠化檔案工作的開展效果。城市園林綠化檔案工作具有較強的專業性，需要檔案工作人員具備較高的專業性，以確保其工作的有效性。檔案工作人員專業水平低會使得檔案資料的收集、更新與完善出現銜接不暢等問題，難以實現檔案資料的集中管理，影響了城市園林綠化檔案工作的有效性。

（2）在進行檔案資料收集時，部分檔案工作人員并未嚴格遵守檔案資料收集標準，致使檔案資料出現了不實或描述不清等問題，降低了檔案資料的真實性與有效性。

3.城市園林綠化檔案工作的現代化、信息化程度較低

信息技術的飛速發展與廣泛應用使得各行各業都開始進行信息化建設與現代化建設，以期跟上時代的發展步伐，實現自身的高效發展。在此發展背景之下，城市園林綠化檔案工作也應與時俱進，實現自身的現代化發展與信息化發展。但就城市園林綠化檔案工作的開展現狀而言，城市園林綠化檔案工作的現代化、信息化程度還比較低，影響了其有效性的發揮。時至今日，信息化與現代化已經成為社會必然的發展趨勢，若城市園林綠化檔案工作仍舊持守舊態度，勢必會逐漸落后于時代發展，不但會嚴重降低自身的工作效率，也會對整個城市建設行業造成不良影響。

以城市園林綠化檔案工作為例，城市園林綠化檔案工作若是能具備較高的信息化水平，就能夠實現檔案資料的“云存儲”，進而大大提高檔案資料保存的安全性與檔案資料查閱的便捷性。但城市園林綠化檔案工作目前的信息化水平還比較低，尚未實現全部檔案資料的“云存儲”，導致檔案資料保存還存在一定的耗損，檔案資料查閱也不便捷，需要耗費較多的時間與精力。總體而言，城市園林綠化檔案工作的信息化水平與現代化水平還有較大的發展空間，限制了其積極效用的發揮。

三、實現城市園林綠化檔案工作有效管理的相關措施

1.增強重視程度，建立健全城市園林綠化檔案管理制度

要想實現城市園林綠化檔案工作的有效管理，就要扭轉當前的錯誤管理觀念，增強相關人員對城市園林綠化檔案工作的重視程度，并建立健全城市園林綠化檔案管理制度，落實制度保障。

首先，開展相關培訓，提升檔案工作人員的管理意識。“意識”會在較大程度上影響人的“行為”。因此，實現城市園林綠化檔案有效管理的第一步，就是強化相關人員的“意識”，以督促其做出正確的“行為”。有關部門可開展針對性的培訓活動，使城市園林綠化檔案工作人員深切認識到檔案管理的重要性，并付諸行動。有關部門可進行綜合培訓，從檔案管理的具體情況出發，按崗位、分層次、多渠道進行培訓工作。有關單位要組織檔案工作人員定時、系統學習檔案管理專業知識，及時補充與檔案管理有關的新理論、新方法以及新觀念，持續提升其專業水平，確保其樹立正確、先進的園林綠化檔案管理觀念。有關部門還可定期向檔案工作人員普及哲學、歷史學以及公共關系學等與綠化檔案管理有關的學科知識，有效完善檔案工作人員的知識體系，提升綠化檔案管理工作的科學性、有效性。除此以外，有關部門還應注重現代科技知識的傳授。有關部門應定期對檔案工作人員進行現代科學技術培訓，以使檔案工作人員掌握最新的現代科學技術，具備一定的科學意識，提升檔案管理效率。為真切實現城市園林綠化檔案工作的有效管理，還應細化考核體系，從考核體系入手，提升檔案工作人員的管理意識。

其次，建立健全城市園林綠化檔案管理責任制度。相關部門可依據城市園林綠化檔案工作的管理要求、管理內容、管理特點以及城市園林綠化的建設發展需求制定健全的檔案管理責任制度。檔案管理責任制度實際上就是對城市園林綠化檔案工作定崗定責。定崗定責能夠有效規避管理責任交叉、模糊等問題，實現城市園林綠化檔案工作的有序進行。檔案管理責任制度的建立只能為城市園林綠化檔案工作奠定基調。要想真正實現城市園林綠化檔案工作的有效管理，還需要制度的深度落實。相關部門要發揮監管作用，確保檔案管理責任制度真正落實，安排專人進行檔案資料管理。除此以外，為進一步提升城市園林綠化檔案工作的有效性，還可以制定“分級建檔，統一管理”的檔案管理方式。

最后，建立健全檔案管理制度。檔案管理制度與檔案管理責任制度雖有一定的相交之處，但卻具有不同的管理作用。檔案管理責任制度能夠明確城市園林綠化檔案工作的權責分屬，提高城市園林綠化檔案工作的管理效率；檔案管理制度則能夠提升城市園林綠化檔案工作的規范性、條理性。制定檔案管理制度要以相關的法律法規為基礎，并符合城市園林綠化檔案工作的具體管理情況，以實現對城市園林綠化檔案管理工作的針對性調整、優化，實現城市園林綠化檔案工作的有效管理。與檔案管理責任制度一致，檔案管理制度也需要得到深切落實。若發現城市園林綠化檔案工作存在違規行為，則必須按照制度要求進行處罰。反之，也可給予一定的獎勵。

2.明確城市園林綠化檔案工作的收集渠道與收集內容

為確保城市園林綠化檔案資料收集的暢通度，實現城市園林綠化檔案工作的有效管理，應明確城市園林綠化檔案工作的收集渠道與收集內容。城市園林綠化檔案工作人員可與生產部門相互配合，實現檔案資料的有序收集。城市園林綠化檔案資料正式歸檔前，檔案工作人員還要將檔案資料組成保管單位，并做好編目處理。除此以外，城市園林綠化檔案工作人員還要做好各個環節的檔案資料收集工作。

第一，城市園林綠化建設之前的檔案資料收集。城市園林綠化檔案具有全面性。因此，建設之前的相關資料也在收集范圍之內。城市園林綠化檔案工作人員要收集好建設現場的勘探數據，并核對設計變更、施工許可證以及開工報告。

第二，城市園林綠化建設過程中的檔案資料收集。這一環節，檔案工作人員要做好土方登記單、標高復核記錄以及苗木出圃單的收集工作，以確保檔案資料收集的全面性。除此以外，檔案工作人員還要實時收集、更新城市園林綠化的建設資料，如施工圖分布、技術交底以及操作記錄等，以確保檔案資料收集的真實性。

第三，城市園林綠化建設竣工后的檔案資料收集。這一環節，檔案工作人員要做好竣工報告、工程決算以及竣工驗收的資料收集工作。除了收集紙質資料以外，檔案工作人員還要做好音像資料的收集工作，力求真實、完整。以上檔案資料都收集好以后，檔案工作人員還要對檔案資料進行科學處理，做好檔案資料的分類、排列與編號工作。在進行檔案資料處理時，檔案工作人員還要確認檔案資料的利用價值，采取恰當的保存措施。

綜上，檔案資料收集是城市園林綠化檔案工作的重要組成部分，在很大程度上關系著城市園林綠化檔案工作的有效性，有關部門及檔案工作人員必須嚴格遵守相應收集流程與原則，確保檔案資料收集的全面性與真實性。

3.實現城市園林綠化檔案工作的現代化、信息化發展

為跟上時代的發展步伐，充分發揮城市園林綠化檔案工作的積極效用，應實現城市園林綠化檔案工作的現代化與信息化發展。

第一，引入信息技術，實現檔案資料的電子化收集與處理。相關部門可引入大數據與云計算技術，進而大大提高檔案收集效率與檔案處理效率。檔案工作人員可借助大數據與云計算技術將檔案資料以“電子”形式保存下來，便于檔案資料的保存與查閱。

第二，開展信息技術培訓，提高信息技術的應用率。相比于傳統檔案的管理方式，信息化管理具有一定的挑戰，需要檔案工作人員具備相應的信息技術知識，以實現信息技術的高效利用。對此，可開展信息技術培訓，提高檔案工作人員對信息技術的認識程度，幫助檔案工作人員熟練掌握信息技術，進而提升信息技術的應用率，切實提高城市園林綠化檔案工作的信息化水平。

第三，確保信息安全，嚴防信息泄露。信息泄露是信息化建設過程中必須予以重視的問題。城市園林綠化檔案工作與城市建設、發展息息相關，其所包含的檔案資料也極為重要。對此，在進行信息化建設與現代化建設時，還要做好信息防護，確保信息安全。相關部門可引入安全級別較高的防火墻，實現對檔案資料的強力保護。除此以外，還可在檔案資料室安設滅火器、攝像頭等防護設備，確保檔案資料室的安全。

信息化與現代化發展能夠大大提高城市園林綠化檔案工作的效率，實現城市園林綠化檔案工作的有效管理，但也應注意信息安全。

四、結論

綜上所述，城市園林綠化檔案工作具有較高的現實意義，是城市發展建設的重要參考資料。但城市園林綠化檔案工作也存在著一些問題，影響了其積極效用的發揮。基于此，本文從實現城市園林綠化檔案工作有效管理的重要意義、城市園林綠化檔案工作當前存在的問題以及實現城市園林綠化檔案工作有效管理的相關措施三個角度出發，初步探討了城市園林綠化檔案工作的有效管理，以期對城市園林綠化檔案工作有所幫助。

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（作者單位：北京市陶然亭公園科室人力資源科）

作者簡介：徐春蕾（1984—），女，漢族，北京人，館員，本科，研究方向：檔案管理。