新時代做好醫院綜合檔案管理工作的創新思路分析

摘 要：近年來，我國科技水平及社會經濟水平呈不斷上升的趨勢，醫院管理模式也隨之創新。在醫院管理工作中，檔案管理作為一項重要的組成部分，結合新時期發展對醫院綜合檔案管理工作進行創新，可從整體上提高檔案管理水平，確保醫院管理做到有序發展。目前，新時期醫院綜合檔案管理工作仍處于不斷完善的階段，針對其中存在的問題及其管理模式所體現的優勢進行討論和分析，不僅對于提升新時期醫院綜合檔案管理工作水平有著重要作用，還使社會和醫院的發展需求得到充分滿足，對醫療衛生事業健康發展有促進作用。

關鍵詞：世新時代；醫院綜合檔案管理工作；創新思

前言

新時代醫療改革不斷深入，將醫院檔案管理工作做好不僅與醫療改革需求相符，還可將檔案信息收集效率和整理效率提高，對醫院領導決策有一定的參考作用，促使醫院向現代化方向發展，最終讓醫院可持續發展。但在醫院綜合檔案管理中仍然存在管理理念傳統、管理制度不完善、檔案管理設備欠缺、檔案管理人員的綜合素質較低等問題，以上問題可能會弱化綜合檔案管理工作的有效開展，對綜合檔案管理工作在醫院持續發展中發揮的作用造成影響。由此可見，完善醫院綜合檔案工作的管理水平，對于真正發揮檔案管理工作的實際作用以及促進醫院可持續發展有重要意義。

一、新時代醫院綜合檔案管理工作管理理念方面現存問題及創新措施

目前，雖然大部分醫院已經向信息化、現代化建設方向發展，但醫院內工作人員自身的現代化意識及理念還較為欠缺，相關工作方式仍然以傳統為主，尤其是醫院綜合檔案管理科室的工作人員，而當科室人員缺乏現代理念時會影響綜合檔案管理工作的順利開展，難以將醫院綜合檔案管理工作的實際作用發揮出來。同時，新時期醫院管理工作中檔案管理工作屬于重點內容，由于醫院技術、決策及信息等方面工作的順利實施都離不開綜合檔案，所以，無論是信息化管理還是人力管理，醫院都需要通過多種手段積極促進檔案管理工作人員傳統思想的轉變，人本管理加強，確保醫院綜合檔案管理工作由優秀專業的管理人才負責。因此，針對上述問題，醫院需要制定出合理、科學的解決措施，以促進醫院的穩定發展。

在醫院綜合檔案管理中，首先，可以從日常工作中轉變傳統檔案管理的工作理念。比如，在傳遞資料文件的時候，醫院所有工作人員可通過電子版的形式進行傳輸，可使綜合檔案管理人員從紙質版轉換為電子版的時間縮短，且醫院中相關工作人員也需要有一定的檔案管理知識，根據檔案存儲要求打印病歷、處方等檔案資料，進而形成更標準、更系統的綜合檔案管理過程，促進綜合檔案管理工作效率及質量提高。其次，醫院可引進先進的檔案管理工作理念，促進醫院相關工作人員工作理念轉變。有學者轉變管理理念，將精益管理理念應用于醫院綜合檔案管理工作中，且對其進行綜合分析，發現該理念在檔案歸檔、檔案管理機制建設、日常管理中均能夠發揮較好的作用。有學者在醫院檔案管理中應用精細化管理理念。在其研究結果中采用精細化管理理念的檔案管理工作中，檔案齊全率、丟失率及提取率均較優，且各部門人員對檔案管理工作的滿意程度提高，該結果表明，在醫院檔案管理工作中引入精細化管理模式，可獲得顯著效果，檔案管理質量加強，減輕工作負擔，促進醫療行業長遠發展。此外，有學者在醫院檔案管理中應用“大檔案”理念，對檔案管理的日常規范化進行干預，以此提高該項工作的標準化和規范化。

二、新時代醫院綜合檔案管理工作管理制度方面現存問題及創新措施

綜合檔案管理工作需要涉及較多的內容，包括文件檔案、人事檔案、財務檔案、基層檔案、合同、會議記錄、信息檔案以及其他的聲像、電子、實物檔案等，屬于一項復雜、細致的工作，順利開展綜合檔案管理工作有利于將醫院資源管理的標準性、系統性提高，從而改善醫療機構綜合管理質量。

管理制度是醫院綜合檔案管理工作有效落實的重要指導，也是該項工作開展的基礎，與檔案管理工作的有效性有直接關系，然而在實踐中，諸多因素對綜合檔案管理制度的制定均有一定的影響。新時代，醫院管理中檔案管理制度作為主要的環節，可為醫院檔案管理人員提供參考，但現如今大部分醫院對于綜合檔案管理工作制度的建立欠缺科學性且并不完善，導致醫院綜合檔案管理工作在管理的過程中會遇到檔案利用率低、分工不明確、員工工作效率低下等問題，對檔案管理實際作用的充分發揮造成嚴重影響。

首先，針對檔案利用率低、分工不明確等問題，應以醫院實際情況為主，對主體部門及各部門的職責進行明確，同時嚴格按照“分級管理、統一領導”的管理原則，收集整理醫院各個載體、門類的資料，并做到有效歸檔管理，為檔案收集的完整性提供保障。此外，面對不同檔案，應詳細了解各個類型檔案的內容和特點，分行業制定出相關的制度體系，對檔案管理的有效性進行強化，擴展檔案管理的歸檔范圍。

其次，在管理制度實施的過程中，合理運用科學的獎懲機制，對檔案管理人員的工作狀態進行激發和約束，以此順利實施檔案管理制度，提高其工作效率，對檔案資源利用效率提升有一定的促進作用，解決了員工效率低下的問題。其次，針對目前醫院綜合檔案管理工作管理制度完善方法，醫院在對檔案管理制度進行完善時，應與醫院自身發展情況、管理情況相結合，由經驗豐富、專業水平高的工作人員組成檔案管理工作小組，收集和整理醫院各部門的檔案，為制定科學、完善的檔案管理制度提供保障。

最后，考慮到醫院綜合檔案管理工作內容較為繁雜，在此過程中應用品管圈（QCC）管理活動模式，根據擬定主題、活動計劃、現狀調查、結果分析、設定目標、制定措施督導落實，使綜合檔案管理工作的質量得到改善，同時在制定措施和督導落實環節中借助PDCA循環理論，從計劃、執行、檢查、處理4個階段進行有效落實，最終提高檔案的有效利用率，促使檔案管理工作更加標準化。

三、新時代醫院綜合檔案管理工作現代技術應用方面現存問題及創新措施

新時代，各個行業逐漸引入現代技術，以提高自身的管理水平和服務質量。在醫療行業也是如此，部分醫療機構為了達到提高醫療水平的目的，通常會花大量的人力、物力及財力資源，通過現代醫療設備、高新技術和專業人才等方式，提升整體醫療服務質量。因此，醫院內部對于支持綜合檔案管理工作的經費較為欠缺，也沒有在綜合檔案管理中適當運用現代化設備，導致難以保障檔案管理的嚴密性和安全性。

此外，大部分醫院不能在有效的時間內更新和升級檔案設備，過于滯后的設備無法充分滿足醫療檔案現代化管理的實際需求，弱化了醫院整體管理水平，對檔案信息發揮的價值造成影響。

針對上述問題，在醫院綜合檔案管理工作中需加大力度引進現代檔案管理設備，創建電子檔案網絡，同時構建黨群及行政職能部門、醫療技術科室、臨床等動態實時性檔案。

首先，對綜合檔案管理的安全性進行分析，發現將視頻識別（RFID）技術應用綜合檔案管理工作，以此構建檔案信息管理系統，通過設計系統管理模塊、資產設備信息管理模塊、醫院工作人員信息管理模塊、醫院工作檔案信息管理模塊、RFID身份確認及患者治療檔案管理模塊，對綜合檔案進行有效管理。同時，上述模塊中都包含了檔案信息管理功能、RFID技術的數據管理，所以對于綜合檔案信息管理系統而言，可采用RFID數據管理模塊對檔案的數據信息進行獲取，以達到電子化檔案管理的目的，從而將進一步提高綜合檔案管理的安全性。

其次，采用OA平臺從其需求進行綜合分析，包括專門檔案、文書檔案、醫療檔案、設備檔案、基層建筑檔案等方面，基于系統設計理論，借助“瀏覽器”這一技術結構予以設計分析，從而設計出醫院綜合檔案管理信息系統，對檔案的整理和分類有利，且可有效避免數據重復的問題，以此真正將檔案管理工作效率提升。近些年來“互聯網＋”時代在迅速發展，各個行業均發生了巨大的變化，醫療行業也是如此，對醫院進行信息化管理屬于發展趨勢，而醫院綜合檔案管理進行改革也是非做不可的。

最后，綜合分析出醫院綜合檔案管理現存在基礎設備設施配置不齊全、管理隊伍薄弱、管理體系不完善3個方面問題，并根據問題結合“互聯網＋”模式，對解決上述問題探索出解決的方案。一方面，管理設備軟硬件建設力度加大，配備各種輔助設備，有效做到“互聯網＋綜合檔案管理”，并對管理人員進行計算機實際操作技能培訓，使其對檔案信息化管理的操作有詳細了解，為醫院檔案始終在安全保護狀態提供保障。另一方面，醫院管理者需要主動創新管理理念，全面推行和實施“互聯網＋綜合檔案管理”新模式，促使現代化信息管理系統、資源共享系統順利構建，真正實現辦公自動化，且還需重視網絡安全。

四、新時代醫院綜合檔案管理工作管理人員能力方面現存問題及創新措施

醫院綜合檔案管理工作需要涉及的內容較多，必須聘用具有較高綜合素質的專業人員，才可讓管理工作更具可靠性和合理性。新時代，醫院綜合檔案管理工作的內容呈飛速增加的狀態，這對管理工作人員的專業水平、綜合素質有著較高的要求，但目前大部分醫院進行綜合檔案管理工作的人員多是從行政、醫療、護理等其他科室轉行到檔案管理部門，這些人員在自身領域的操作技能和專業水平均較高，但對于檔案管理相關知識和技能卻有所欠缺，使其無法完全承擔該項工作。此外，從管理意識上分析，檔案管理人員也存在一定的不足，在日常工作中不能夠起到專業管理的作用，降低了醫院綜合檔案管理效率。

第一，基于新時代信息技術的發展特征，對醫院檔案管理人員提出業務能力、思想道德素養、法律知識等方面的要求，并根據這些要求從4個方面進行干預，包括品德方面提升管理人員健全人格、體質方面提升管理人員心理健康及身體素質、學識方面提升管理人員知識儲備、才能方面提升管理人員業務能力，同時在對人才隊伍進行培養的過程中，尊重人的特點，以人為本，進行人性化管理，從而提升檔案管理人員的專業技能。

第二，人才隊伍的培養需要從3個方面出發。一是從管理人員的綜合能力進行分析，不能僅看其資歷就聘用，且要大膽將年輕的后備人才放置在重要崗位；二是面對一線任務時要有意識地選擇年輕的干部去完成，使其綜合素質得到鍛煉；三是為管理人員創造出合適的人才平臺，完善人才選拔機制，使人才的創新思維、團隊協作等綜合素質得以提升。

第三，在管理人才培養方面還需重視終身學習、生活及工作的環境和潛在人才培養等問題。有學者在對事業單位檔案管理人才培養措施進行綜合分析時提到，檔案管理工作人員需要具有良好的創新意識，在醫院綜合檔案管理工作人才隊伍培養中，需重視對其創新意識的培養，使其在新時代能夠通過新知識、新技能、新方法解決檔案管理中出現的新問題、新情況。

第四，綜合檔案管理人才的培養除了相關培訓、人才引進、獎懲機制等方面的措施外，還需從工作環境方面進行優化，只有維持科學、合理的競爭機制，營造開放透明的檔案管理干部選拔環境，才可提高人才隊伍的積極性和主動性，使其充分發揮自身的主觀能動性，積極參加檔案管理工作。

五、結語

綜上所述，新時代醫院綜合檔案管理工作主要以信息化和現代化為主，為了加快醫院現代化建設步伐，需要結合醫院檔案管理工作實際情況，分析其在發展中存在的問題，并根據問題提出解決措施，使檔案管理現代化轉變步伐加快，增加檔案資源的利用率。現如今，我國醫療體制改革正處于關鍵時刻，基于傳統檔案管理模式，結合時代發展進行創新，對檔案管理信息化模式進行有效落實，可為醫院持續發展提供良好的條件，對檔案管理工作的高效化、規范化有促進作用，為今后檔案管理模式的創新提供理論支持。

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（作者單位：桂林市口腔醫院）

作者簡介：王云（1979—），女，壯族，廣西桂林人，本科，館員，研究方向：綜合檔案管理。