公路工程檔案資料管理現(xiàn)狀及其信息化管理創(chuàng)新

摘 要：隨著科學技術(shù)的進步，社會各個方面都在持續(xù)發(fā)展，我國的道路體系也更加完善，公路系統(tǒng)的發(fā)展也能夠促進社會的快速發(fā)展。在道路工程施工中，不僅要考慮到施工等外在因素，還要考慮到其自身的內(nèi)在環(huán)境因素，如在公路工程中的檔案管理。因此，這一環(huán)節(jié)必須得到強化。本文就公路施工過程中的檔案管理問題進行了論述，結(jié)合當前的情況，提出了創(chuàng)新檔案管理信息化等更加高效的管理方法，使公路工程管理更加完善。

關(guān)鍵詞：公路工程檔案；信息化；創(chuàng)新方法

前言

在公路工程施工中，道路施工質(zhì)量受到多種因素的影響，而公路建設(shè)項目的質(zhì)量問題，也會對社會各領(lǐng)域的發(fā)展產(chǎn)生一定的影響。社會運輸?shù)陌l(fā)展與道路的發(fā)展息息相關(guān)，道路質(zhì)量是一個國家發(fā)展和經(jīng)濟發(fā)展的主要標志。本文對當前公路工程檔案工作開展了系統(tǒng)的研究，著重論述了公路工程檔案管理的發(fā)展情況，及其在我國道路施工中所起到的作用，并對其進行了創(chuàng)新性探索。

一、公路工程檔案的特點

1.專業(yè)性較高

公路工程檔案是科學技術(shù)檔案中的一種，公路工程檔案具有專業(yè)性、技術(shù)性特點，與其他檔案相比其內(nèi)容不相同，表現(xiàn)形式也不同，應根據(jù)其專業(yè)特征進行分類。公路工程檔案有具體的工作目標，也就是公路工程建設(shè)管理，還有一定的工作流程，如收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用。其中，對機械、建筑、勘察、設(shè)計、橋隧、養(yǎng)護等方面需要有很高的專業(yè)技術(shù)，有些大型公路工程往往是多部門合作，涉及的專業(yè)和學科也比較多。

2.要完整成套

公路工程檔案是一個工程建設(shè)完整的生命周期和全過程的綜合體現(xiàn)。從投資立項、勘察設(shè)計到工程完工，工程的各個環(huán)節(jié)都要連續(xù)進行，文件資料和設(shè)計要配套齊全，工程的各個專業(yè)工作環(huán)節(jié)要密切聯(lián)系，形成一個有機的體系。

3.實際應用

公路工程檔案中的圖紙、圖表、聲像、文字等含有大量的科學技術(shù)資料，既具備了檔案的一般性特征，又能作為文件的原始依據(jù)和證明，還能轉(zhuǎn)換成實際的生產(chǎn)要素，從而改善項目的施工質(zhì)量和效益。

4.頻繁循環(huán)使用

工程檔案是公路后期使用、維護、管理、擴建、改建最直接、最關(guān)鍵的基礎(chǔ)資料，無論在設(shè)計、養(yǎng)護、質(zhì)量、安全、道路產(chǎn)權(quán)維護等，都要不斷參照和運用原始資料。

5.種類繁多，數(shù)目眾多

由于施工過程中往往涉及眾多的單位，項目的施工過程較慢，承載能力較強，在不同階段、不同專業(yè)領(lǐng)域中，往往會產(chǎn)生大量的文件、文字、檔案、圖片、音像等，這些資料要分類、整理，呈現(xiàn)出明顯的復雜性和多樣性。

二、公路工程檔案資料管理的重要性

公路建設(shè)項目的檔案資料是從開工建設(shè)至竣工后所形成的各種圖表和文本數(shù)據(jù)，具有重要的保存意義。第一，工程檔案屬于檔案管理工作，可以為工程施工提供科學的基礎(chǔ)，保證工程施工順利進行。第二，許多公路工程施工周期長，涉及多個施工單位，施工過程中所積累的各類數(shù)據(jù)，如檢測、施工、變更等，可為今后的養(yǎng)護和運行工作提供重要依據(jù)。第三，提高了檔案管理的工作質(zhì)量。對公路工程的檔案信息進行改革，使其達到信息化的水平，對各類數(shù)據(jù)進行有效處理，從而提高了項目的工作效率和效益。與人工管理操作相比，信息技術(shù)可以將資料轉(zhuǎn)化為電子版文件，并在網(wǎng)上進行管理，方便了項目數(shù)據(jù)的及時存檔和分類，為實現(xiàn)檔案資料的集成提供了便利。工程檔案信息化使傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件通過掃描、微縮等手段轉(zhuǎn)化為電子版，并建立了一個檔案信息庫，實現(xiàn)了對檔案的綜合利用。該系統(tǒng)將大量的數(shù)據(jù)傳輸至內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，方便了檔案資源的分享。為此，相關(guān)項目施工企業(yè)要加強對檔案材料的管理，明確各部門職責，加深對檔案管理的認識，確保與公路工程施工相協(xié)調(diào)。

三、公路工程檔案管理現(xiàn)狀

1.缺乏足夠的重視

由于道路施工質(zhì)量的好壞直接影響以后的使用效果，所以，各個施工單位都比較注重施工的品質(zhì)，并在這一領(lǐng)域下了很大的功夫，但是對于施工檔案的管理卻關(guān)注不夠。目前，我國許多有關(guān)單位都對工程檔案管理有明確規(guī)定，并取得了一些效果。但是，從實際的發(fā)展狀況來看，還存在著很大的提升余地，主要是因為沒有足夠重視文件管理，缺乏相應的管理規(guī)范，使得人力、物力、財力等不能得到有效利用，從而制約了公路工程的發(fā)展。

2.公路工程檔案管理制度不夠規(guī)范

公路施工工程檔案的編制要經(jīng)過一個長期而復雜的過程，從項目立項到竣工，每一階段的檔案資料都來自不同的單位、部門，這就增加了檔案編制的難度。因此，加強檔案信息管理，對于提高工程檔案管理工作具有十分關(guān)鍵的意義。然而，在道路建設(shè)項目中，一些部門雖然在檔案管理上已有了一定的基礎(chǔ)，但還不完善，難以保證其資料的完備。例如，對項目完成數(shù)據(jù)的需求不明確，缺乏對施工數(shù)據(jù)質(zhì)量的控制。由于相關(guān)單位、部門在資料收集、整理、保存方面的工作水平不高，檔案工作缺少統(tǒng)一標準和體系，制約了公路檔案管理信息化發(fā)展。

3.檔案管理人員綜合專業(yè)技能不高

公路工程檔案信息化建設(shè)要求檔案管理人員有過硬的專業(yè)技術(shù)、豐富的知識儲備，才能使檔案管理信息化工作有條不紊地開展。然而目前，我國許多公路工程檔案管理人員往往出現(xiàn)專業(yè)知識匱乏、技術(shù)水平不高等問題，有的甚至無法熟練使用電腦軟件進行檔案信息化工作。在公路工程檔案管理工作中，一些擁有良好檔案專業(yè)技術(shù)的人員，卻缺乏對道路施工相關(guān)的認識，還有的則是具有一定的工程建設(shè)經(jīng)驗，而對檔案管理的相關(guān)法規(guī)卻不甚了解，因而缺少全面的道路工程檔案管理人員。

4.公路工程檔案歸檔質(zhì)量不高

在公路工程檔案管理工作中，往往會遇到一些檔案數(shù)據(jù)資料不完整的問題。有的項目完工后，只留下了幾張設(shè)計圖、竣工圖和幾份報告，幾乎沒有中間的基礎(chǔ)資料，也沒有項目的聯(lián)絡(luò)和監(jiān)督質(zhì)量證明。另外，檔案存檔不夠嚴謹，因為項目建設(shè)周期較長，導致后期無法查證。例如，在施工中經(jīng)常出現(xiàn)一些建材已用過但未留存書面的材料品質(zhì)證書，從而造成質(zhì)保資料與施工進度不相符，會造成質(zhì)量問題，無法真實反映工程質(zhì)量情況。

四、公路工程檔案管理信息化創(chuàng)新策略

1.加強對公路工程檔案管理的重視

公路工程檔案工作是為了實現(xiàn)檔案信息的管理，需要運用計算機、互聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)，從而有效解決了以前的各種處理弊端。要加強對工程檔案管理，就要結(jié)合工程資料的實際情況，建立相關(guān)的檔案資料管理機構(gòu)，配備專門的檔案管理人才，建立相關(guān)檔案管理制度，把工程進度計劃、現(xiàn)場資料、資料檢查等工作結(jié)合在一起，使工程檔案管理工作更加科學合理，為建立“實地數(shù)據(jù)+審核+申報”的信息管理體系奠定堅實的基礎(chǔ)。同時，要有效利用技術(shù)手段把檔案信息錄入編制系統(tǒng)中，以便在發(fā)現(xiàn)問題后及時做出調(diào)整，從而降低項目驗收過程中的檔案數(shù)據(jù)工作量。對項目檔案資料進行審核、審批，同時，統(tǒng)計、分析、處理有關(guān)資料，保證檔案資料的完整性與準確性。另外，要重視公路建設(shè)項目的檔案管理，做好檔案信息系統(tǒng)的維護，建立合理防火墻和使用權(quán)限，并定期檢查和維護信息系統(tǒng)。在一開始就把問題弄清楚，然后采取相應的解決措施。

2.構(gòu)建更為科學、合理的信息化管理系統(tǒng)

公路工程檔案管理信息化建設(shè)，關(guān)鍵是要通過現(xiàn)代計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來解決以往人工操作方法的缺陷，讓檔案信息化管理變得更科學、更細致。首先，道路施工單位的管理人員要根據(jù)實際需要，建立一個專門的信息管理機構(gòu)，并派出一批出色的管理人才，將公路工程的進度、數(shù)據(jù)生成、數(shù)據(jù)核查等方面，構(gòu)建比較完備的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，運用事前規(guī)劃、事中控制、事后檢查等多種方式，逐步建立一種科學化的資料、審批、填報、檢查的信息體系，為提高檔案資料的質(zhì)量提供支持。其次，采用特定的技術(shù)手段，使文件數(shù)據(jù)能夠自動引導，形成一個完整的檔案管理體系，確保數(shù)據(jù)的正確和標準化，及時糾正和改進。此外，公路工程的檔案數(shù)據(jù)也要與公路施工進度保持同步，并逐漸在電腦上進行智能審核和網(wǎng)上審批，同時，可對道路施工期間所產(chǎn)生的信息進行實時分析和匯總，從而增強檔案信息的完整性、系統(tǒng)性和精確度。另外，要更加注重檔案資料管理的安全性，除設(shè)置防火墻、操作權(quán)限、口令存取之外，更要定時、不定時地對檔案資料系統(tǒng)進行檢查和維護、更新，出現(xiàn)問題能夠及時被發(fā)現(xiàn)、處理和改善。

3.提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

隨著信息化進程的加快，對檔案管理工作人員提出了更高要求，需要不斷提高檔案管理的技能水平，為今后的工程檔案工作順利進行提供人力資源的保證，以推動企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。為此，要加強對檔案管理工作人員的培訓，組織開展工作研討、培訓、專家講座等多種形式，不斷提高檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)和問題處理水平，促進檔案工作人員主動應對工作中出現(xiàn)的問題。首先，要對其進行具體的培訓，不僅學習相關(guān)的政策法規(guī)等，還要具備相關(guān)的技術(shù)和信息設(shè)備的使用能力。其次，加強檔案信息化管理，提高檔案管理人員的信息化管理水平，提高檔案信息的使用效率。在此基礎(chǔ)上，應將其與以往的管理模式相融合，積極探討多種管理模式，以提高檔案管理的信息化水平，從而推動企業(yè)經(jīng)營活動的順利進行。最后，要確保檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不斷提高，保證其工作成效。對管理部門的各個層面進行績效評估，包括工作態(tài)度、業(yè)績、重視信息化管理程度、電腦操作水平等，并將績效考評與檔案管理人員的個人興趣相結(jié)合，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的工作態(tài)度，使其認真完成工作，在提高各種檔案資源使用效率的同時，實現(xiàn)對企業(yè)信息化管理工作的最優(yōu)化。

4.加強公路工程檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)工作

引進信息技術(shù)可以推動整個公司的發(fā)展，并為檔案資料的管理提供支持。加強信息系統(tǒng)的建設(shè)，可以為檔案信息化工作和信息系統(tǒng)的運行奠定堅實的基礎(chǔ)，加快我國公路建設(shè)穩(wěn)步推進。因此，在道路施工中，有關(guān)部門要加大對檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)的關(guān)注，做好檔案資料的查找、接收、歸還、存檔等工作，使檔案資料真實、完整。在這以后，必須進行硬件設(shè)備設(shè)施的改進，安裝電腦，定時對機房進行清洗，由專門人員進行維護，防止人為干擾而造成數(shù)據(jù)篡改。同時，要實現(xiàn)信息系統(tǒng)的穩(wěn)定和安全運行，必須建立數(shù)據(jù)核查制度，在數(shù)據(jù)錄入之前進行相應的檢查和比對，最終由負責人對數(shù)據(jù)信息進行驗證，從而保證數(shù)據(jù)的真實可信。另外，需要道路施工主管深入基層，與基層員工加強溝通，促進基層員工參與檔案信息化管理，提供個人意見，做好基礎(chǔ)工作，與檔案管理員搞好關(guān)系，并切實做好檔案資料的信息化工作。

5.加強檔案管理保密工作

在道路工程檔案管理中，重點是進行施工機械和設(shè)備的檔案管理，在公路工程中，機械設(shè)備在項目中起著舉足輕重的作用。另外，公路建設(shè)項目檔案通常都涉及商業(yè)秘密，所以，在設(shè)備出借和存放的時候，要綜合考慮多種因素，不僅要經(jīng)過有關(guān)部門的審核，還要有相應的證書，以保證機械設(shè)備的安全。此外，要經(jīng)常對其進行檔案檢驗和特殊的安全保護工作。

6.建立健全檔案借閱制度

關(guān)于道路工程檔案資料經(jīng)常會有相關(guān)單位借閱，企業(yè)檔案管理部門應建立健全借閱制度。比如，需要提供相應的借閱文件，包括儀器、設(shè)備、產(chǎn)品的采購協(xié)議等，要保證資料的完整，同時，通知借閱人不要破壞文件，必須盡快歸還。另外，在一些需要借用原始資料的情況下，必須經(jīng)過有關(guān)部門批準，避免商業(yè)機密泄露，還須讓借閱者采取必要的保護手段，以保證原始文檔的完整，這樣既能保證信息的隱蔽性，又能起到最大的保護作用。

7.公路檔案管理信息化的發(fā)展前景

在企業(yè)整體管理水平日益提高的今天，檔案管理信息化系統(tǒng)已成為時代發(fā)展的需要，也是整個企業(yè)發(fā)展的必由之路。因此，企業(yè)應高度關(guān)注其項目檔案的信息化管理工作，并將其檔案管理的工作進行改革創(chuàng)新，這是當今企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

五、結(jié)語

信息化是目前公路工程檔案管理的發(fā)展方向。目前，公路工程檔案管理工作中出現(xiàn)了許多問題，要以信息化為依托加以處理。因此，在檔案管理工作中充分利用科技的優(yōu)勢，提高檔案信息化管理能力，是當前道路建設(shè)工程檔案管理的主要問題。企業(yè)應確定檔案信息化管理目標，加強對公路工程檔案管理的重視程度，提高公路工程管理人員的整體能力，運用信息化技術(shù)，以提高公路工程檔案管理水平，提高公路工程管理和使用質(zhì)量，促進公路工程的可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：山東省博興縣公路事業(yè)發(fā)展中心）

作者簡介：趙海英（1973—）女，漢族，山東濱州人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理、檔案信息化、檔案信息資源開發(fā)與利用。