大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院干部人事檔案管理可持續(xù)發(fā)展探析

摘 要：在大數(shù)據(jù)背景下，由于信息化的發(fā)展，醫(yī)院干部人事檔案內(nèi)容越來越多樣化，需求量也逐年增加，利用方式也有明顯變化。但是目前，我國很多醫(yī)院干部人事檔案工作陷入困境，干部人事檔案工作日益被邊緣化，亟待尋找其工作創(chuàng)新的方向。本文概述了醫(yī)院干部人事檔案管理內(nèi)容與模式創(chuàng)新的內(nèi)涵，分析大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院干部人事檔案管理的優(yōu)勢、劣勢、機(jī)會、威脅（Strengths-Weaknesses-Opportunities-Threats，SWOT）情況，提出促使干部人事檔案業(yè)務(wù)流程重構(gòu)、促使干部人事檔案大數(shù)據(jù)資源整合以及促使干部人事檔案服務(wù)能力拓展等可持續(xù)發(fā)展對策。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院干部人事檔案管理；完善思路；SWOT分析；可持續(xù)發(fā)展

大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院干部人事檔案管理工作最迫切的任務(wù)是在保持人事檔案有效與安全管理的同時，不斷拓寬服務(wù)領(lǐng)域，不斷創(chuàng)新工作機(jī)制，積極主動地為醫(yī)院發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。但由于各種因素的影響，很多醫(yī)院的干部人事檔案部門作為大數(shù)據(jù)資源重地，在管理模式上多采用手工模式，存在設(shè)備設(shè)施落后、人員意識水平低、手段差異大、利用混亂等問題，嚴(yán)重影響著干部人事檔案大數(shù)據(jù)資源的開發(fā)和有效利用，難以滿足醫(yī)院對干部人事檔案大數(shù)據(jù)資源的多種需求。并且，一些醫(yī)院只是根據(jù)大數(shù)據(jù)發(fā)展的趨勢，盲目地進(jìn)行干部人事檔案信息化建設(shè)，沒有堅持自身的特征與優(yōu)勢，缺乏合理利用的思維理念，對干部人事檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)管理不重視，也未明確干部人事檔案大數(shù)據(jù)管理的內(nèi)容，導(dǎo)致干部人事檔案信息化管理效率不高，很難為醫(yī)院服務(wù)。本文探討與解讀了大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院干部人事檔案管理的可持續(xù)發(fā)展對策，以提高醫(yī)院干部人事檔案管理的現(xiàn)代化與信息化水平。

一、大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院干部人事檔案管理的內(nèi)容與模式創(chuàng)新

1.大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院干部人事檔案管理的內(nèi)容

干部人事檔案管理主要內(nèi)容是用現(xiàn)代化與科學(xué)化的方法與原則，積極進(jìn)行醫(yī)院干部人事檔案的收集、統(tǒng)計、保管、整理、管理、利用等工作，從而為醫(yī)院各項事業(yè)服務(wù)。隨著大數(shù)據(jù)的發(fā)展，當(dāng)前醫(yī)院干部人事檔案管理的內(nèi)容有顯著創(chuàng)新，增加信息輸出、信息加工等內(nèi)容。

2.大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院干部人事檔案管理的模式創(chuàng)新

大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院干部人事檔案管理的模式創(chuàng)新類型比較多，具體如下：

（1）服務(wù)條件創(chuàng)新。在服務(wù)設(shè)備設(shè)施類型變革后，科學(xué)預(yù)測未來，工作動態(tài)前瞻，具備超前意識，積極利用現(xiàn)代科技方法和現(xiàn)代科技手段，服務(wù)條件由滯后型向超前型發(fā)展，提高管理效率。

（2）服務(wù)職能創(chuàng)新。干部人事檔案管理由保管型向利用型轉(zhuǎn)變，規(guī)范服務(wù)內(nèi)容。

（3）服務(wù)質(zhì)量創(chuàng)新。大數(shù)據(jù)背景下的服務(wù)質(zhì)量創(chuàng)新要提高服務(wù)內(nèi)容，積極做到有效服務(wù)，在確保快速、準(zhǔn)確解決問題的基礎(chǔ)上，保持主動性與熱情，提高利用者的滿意度。

（4）服務(wù)手段創(chuàng)新。大數(shù)據(jù)背景要求干部人事檔案管理由傳統(tǒng)型向數(shù)據(jù)型轉(zhuǎn)變，積極利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案進(jìn)行綜合性管理，提高管理的質(zhì)量與效率。

（5）服務(wù)主體創(chuàng)新。服務(wù)主體創(chuàng)新就是表明干部人事檔案管理由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，除了為本醫(yī)院服務(wù)外，也可為其他醫(yī)療機(jī)構(gòu)服務(wù)，甚至可以為社會服務(wù)。

（6）服務(wù)方式創(chuàng)新。服務(wù)方式創(chuàng)新就是要積極加工檔案信息，確保干部人事檔案的高效與高層次利用。

二、大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院的人事檔案信息系統(tǒng)資源特點

1.信息量大

醫(yī)院人事檔案資料包含人員的簡歷資料、自傳材料、考試資料、學(xué)歷畢業(yè)資料、政審信息、黨團(tuán)資料、榮譽(yù)獲獎、違法違紀(jì)等。大數(shù)據(jù)背景下，利用計算機(jī)技術(shù)把這些數(shù)據(jù)數(shù)字化后，將有效轉(zhuǎn)換為需要保護(hù)的檔案數(shù)據(jù)資料，從而產(chǎn)生了巨大的醫(yī)療人事檔案信息量。

2.數(shù)據(jù)形式多樣

大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院的人事檔案數(shù)據(jù)來源將呈現(xiàn)多樣數(shù)據(jù)類型，有文本、圖像、各類重要的音頻數(shù)據(jù)等，這種多樣化檔案數(shù)據(jù)來源將為人事檔案管理工作提供新的更多需求。

3.處理速度快

由于計算機(jī)信息科技、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等在醫(yī)療技術(shù)人員檔案管理中的廣泛應(yīng)用，醫(yī)療技術(shù)人員檔案管理已經(jīng)有專業(yè)的數(shù)據(jù)庫平臺載體。不論是對人事檔案信息系統(tǒng)資料的獲取、添加、整合，或是后期檢索使用等，較傳統(tǒng)的人事檔案管理系統(tǒng)而言，效率都實現(xiàn)很大的提高。

三、大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院人事檔案與信息資源管理問題

1.信息處理與檔案管理融合的需要

與傳統(tǒng)的手工管理模式不同，在大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院工作人員檔案信息資料的采集、記錄、整合、分類、使用等管理模式也出現(xiàn)變化，特別是由于計算機(jī)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，人員檔案信息資料碎片化、海量化的現(xiàn)象十分明顯，運用現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)，把人事檔案數(shù)據(jù)處理和人事檔案管理結(jié)合起來，是新時期醫(yī)院對人事檔案管理工作的實際需求。

2.檔案管理與人事管理高效的需要

辦公OA管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生大量數(shù)字化的檔案與數(shù)據(jù)信息，并經(jīng)過檔案人員核實，可以及時地將人員檔案與數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為人電子檔案，從而大大提高檔案存儲與人事管理效率，同時，通過有效的人事檔案管理系統(tǒng)，可以幫助和促進(jìn)醫(yī)院的人事行政運行，使檔案管理和人事行政工作更加快捷、優(yōu)質(zhì)。

四、大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院干部人事檔案管理的優(yōu)勢、劣勢、機(jī)會、威脅分析

1.優(yōu)勢

在大數(shù)據(jù)背景下，干部人事檔案管理具有一定的優(yōu)勢，具體如下：

（1）干部人事檔案信息內(nèi)容豐富。干部人事檔案是醫(yī)院干部在實際成長過程中形成的大量真實歷史記錄，跨度相對比較長，人生發(fā)展歷程相對比較復(fù)雜，決定干部人事檔案信息內(nèi)容具有多樣性，內(nèi)容非常豐富。

（2）干部人事檔案信息的權(quán)威性。由于干部人事檔案是醫(yī)院乃至國家人事系統(tǒng)的重要原始記錄，在管理上要求非常嚴(yán)格，為此真實性比較強(qiáng)，在利用上也存在很大的權(quán)威性，可產(chǎn)生一定的法律效應(yīng)，也能夠提高更加真實與更加可靠的人事信息。

（3）干部人事檔案信息化的便利性。在大數(shù)據(jù)背景下，干部人事檔案比較容易形成信息化管理體系，在管理上存在很大的便利性，特別是醫(yī)院進(jìn)行干部人事檔案管理的人才素質(zhì)比較高，對于大數(shù)據(jù)管理的意識相對比較超前，也為提高檔案管理質(zhì)量提供基礎(chǔ)。

2. 劣勢

（1）管理方式比較落后。由于各種因素的影響，當(dāng)前醫(yī)院干部人事檔案內(nèi)容相對比較復(fù)雜，各種內(nèi)容載體也比較多樣，但是，在管理上多采用手工方式，容易出現(xiàn)遺漏與誤差，使得管理效率不高。

（2）信息化使用方式不強(qiáng)。雖然當(dāng)前很多醫(yī)院非常重視醫(yī)院干部人事檔案的信息化管理，但是，在使用方式上沒有創(chuàng)新，如信息系統(tǒng)沒有聯(lián)網(wǎng)，協(xié)作性與便捷性沒有有效建立，數(shù)字化管理形式不強(qiáng)，無法兼容各種檔案信息，未能延長管理時間與降低管理效率。

3.機(jī)會

首先，隨著大數(shù)據(jù)的快速發(fā)展，干部人事檔案作為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的背景資料，對于其管理內(nèi)容與管理方式的要求越來越多，為此需要加強(qiáng)干部人事檔案的信息化管理，以適應(yīng)醫(yī)院管理和發(fā)展的需要，也為檔案管理的可持續(xù)發(fā)展提供了機(jī)會。其次，當(dāng)前，我國經(jīng)濟(jì)社會得到快速發(fā)展，使得醫(yī)院干部人事檔案工作面臨一些新問題。在此機(jī)會下，要積極完善醫(yī)院干部人事檔案管理內(nèi)容，制定約束干部人事檔案信息化活動的法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)體系，從而有效促進(jìn)干部人事檔案的信息化發(fā)展。

4.挑戰(zhàn)

首先，傳統(tǒng)的干部人事檔案載體為紙張或光盤，在利用上以手工檢索為主。在大數(shù)據(jù)背景下，干部人事檔案內(nèi)容方式越來越多樣化，使干部人事檔案管理方式與利用方式面臨新的挑戰(zhàn)。其次，傳統(tǒng)的干部人事檔案管理是手工管理方式，即人對物的管理，一旦某一方面發(fā)生問題，都會給工作帶來影響。最后，傳統(tǒng)的干部人事檔案管理與干部人事檔案形成過程脫節(jié)，即先文后檔，干部人事檔案部門很難做到超前控制、跟蹤管理，這對干部人事檔案形成質(zhì)量和提供利用服務(wù)的質(zhì)量都會有一定有影響。

三、大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院干部人事檔案管理的可持續(xù)發(fā)展對策

1.大數(shù)據(jù)背景促使干部人事檔案業(yè)務(wù)流程重構(gòu)

當(dāng)前，我國提出“全面推進(jìn)干部人事檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化”的干部人事檔案管理信息化思路。

首先，實現(xiàn)電子干部人事檔案單套制管理是解放干部人事檔案管理人員束縛的途徑，使其節(jié)省時間從而致力于干部人事檔案數(shù)據(jù)分析和檔案編研。特別是對各種文件類型的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，如文件、照片、音頻等，為整個醫(yī)院制定標(biāo)準(zhǔn)化流程，是具有前瞻性與導(dǎo)向性的。

其次，為干部人事檔案管理在大數(shù)據(jù)框架下的應(yīng)用提供了規(guī)則，保證文檔信息的數(shù)字化進(jìn)程，對醫(yī)院的發(fā)展有重要意義。在管理過程中要遵循靜動態(tài)相結(jié)合的原則，醫(yī)院的人事檔案必須建立完善、穩(wěn)定的制度體系，但是制度也不是完全一成不變的。必須充分考慮到醫(yī)院發(fā)展與時代的動態(tài)變化情況，積極對人事管理制度進(jìn)行動態(tài)管理，促使醫(yī)院干部人事檔案不斷完善與創(chuàng)新管理。最后，干部人事檔案管理人員要積極為醫(yī)院管理層、個人、部門全面、及時提供檔案服務(wù)，確保提供信息的準(zhǔn)確性與及時性。在特定條件下，可以把檔案信息在線存儲，結(jié)合現(xiàn)代科技技術(shù)，有效運用醫(yī)院的干部人事管理檔案，提升檔案管理的質(zhì)量與科學(xué)性。

2.大數(shù)據(jù)背景促使干部人事檔案大數(shù)據(jù)資源整合

大數(shù)據(jù)要求干部人事檔案加強(qiáng)便捷性管理，為此要積極促使干部人事檔案大數(shù)據(jù)資源整合，與各部門做好溝通與對接工作，提高管理效率。特別是干部人事檔案部門人員要對其他部門相應(yīng)業(yè)務(wù)管理人員進(jìn)行指導(dǎo)，做好檔案管理技術(shù)指導(dǎo)與授權(quán)，必要的情況下進(jìn)行全院職工培訓(xùn)，并對人事檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一部署。同時，要確保干部人事檔案系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)具有兼容性與共享性，確保管理的直接有效性。此外，要積極完善干部人事檔案管理機(jī)制，不斷學(xué)習(xí)最前瞻的檔案管理理念，充分汲取檔案管理過程中的經(jīng)驗和教訓(xùn)，形成有自身特色的干部人事檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)落實，對檔案進(jìn)行制度化管理，完善相關(guān)的制度和機(jī)制，提高干部人事檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

3.大數(shù)據(jù)背景促使干部人事檔案服務(wù)能力拓展

首先，干部人事檔案是其所經(jīng)歷的人生記錄，也是醫(yī)院合理利用的直接依據(jù)。干部人事檔案服務(wù)能力是干部人事檔案管理中最重要的部分，運用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠更好地創(chuàng)新性利用醫(yī)院干部人事檔案，更加有利于把檔案信息轉(zhuǎn)換為有價值的信息，為醫(yī)院提供有效的服務(wù)。為此，在大數(shù)據(jù)背景下增強(qiáng)干部人事檔案服務(wù)能力，應(yīng)積極利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、智能技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以實現(xiàn)現(xiàn)代技術(shù)在干部人事檔案領(lǐng)域的應(yīng)用，提高干部人事檔案信息服務(wù)的效率。

其次，在檔案管理過程中，要與相關(guān)人員做好溝通，做好資源整合，拓展干部人事檔案服務(wù)內(nèi)容，積極建立全新的檔案管理體制，充分發(fā)揮精神和物質(zhì)激勵的作用，采取績效管理，做好人性化管理，要充分挖掘干部人事檔案對于醫(yī)院管理的參考價值，從而提高醫(yī)院的核心競爭力。同時，設(shè)立專人專崗，提高干部人事檔案管理工作人員薪酬待遇，明確專業(yè)檔案管理人員職業(yè)發(fā)展。

最后，要加強(qiáng)對干部人事檔案管理人員的培訓(xùn)力度，通過技能評比、互相幫扶等措施，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，促使檔案管理人員不斷提升自我價值與職業(yè)道德素養(yǎng)，確保自身的可持續(xù)發(fā)展。

四、結(jié)論

總之，在大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院干部人事檔案部門必須牢牢把握這一重要的發(fā)展時機(jī)，從干部人事檔案管理的工作流程到服務(wù)利用，都要不斷進(jìn)行改進(jìn)與完善，以期為智能化的干部人事檔案管理帶來新的思路，促進(jìn)醫(yī)院干部人事檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。

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（作者單位：陜西省人民醫(yī)院）

作者簡介：曹青（1984—），女，漢族，陜西西安人，本科，助理館員，研究方向：醫(yī)院檔案管理。