讓檔案“活”起來

郭曉峰 劉言東

“我們已經建成紙質檔案數字化系統，實現了檔案的上傳、保存、訪問、在線查詢等功能，服務自然資源管理的水平大幅提升。”方城縣自然資源局檔案室負責人說。

近年來，方城縣自然資源局把數字化建設作為提升檔案管理水平的有力抓手，成立專門機構，按照籌劃、試點、建庫、應用四步走戰略，扎實推進檔案信息化管理工作。

系統規劃? ?試點先行

針對之前檔案查詢效率低、管理難度大等問題，方城縣自然資源局及時成立專門的工作機構——信息中心，并于2021年啟動紙質檔案數字化工作。

工作中，信息中心通過主動與各股（室）充分對接，了解檔案資料要件構成，圍繞“保存什么資料、如何保存使用”進行研討，廣泛聽取意見建議，最終采用檔案掃描錄入方式，對建局以來各類紙質檔案進行信息化處理。結合實際工作需要，信息中心主動加強與技術協作單位對接，廣泛了解建庫要素條件，圍繞“建什么樣的系統、如何建設數據庫”進行研討，多方收集信息，充分進行調研，確定了建庫所需的掃描件格式、形成的電子版資料命名形式，明確了系統框架構成、功能體現，形成了建庫初步規劃。

鑒于開展此項工作暫無可借鑒經驗，該局決定按照“試點先行、由點帶面、總結提升、全面展開”原則開展工作，試點股（室）指定專人，根據入庫條件要求，對所有檔案資料按年度、類別等進行整理、掃描，并列出檔案資料的目錄清單。按照建庫規劃，技術協作單位指定專業技術人員，編寫系統程序，實施建庫工作，多次組織座談會，對基本框架結構、模塊組成進行調整完善。

嚴格把關? ?建成系統

方城縣自然資源局組建以后，如何更好地為履行“兩統一”核心職責提供支撐保障，成為檔案管理工作的重點和難點。原國土資源局、規劃局檔案信息化水平差異較大，而通過紙質檔案數字化系統建設，實現了檔案資源標準統一和質量提升、各類檔案的有序管理與規范利用，為行政管理職能的履行起到了重要支撐作用。

針對股（室）歷史積累的檔案資料多、掃描入庫工作量大等問題，為加快工作進度，該局在先期試點股（室）取得經驗基礎上，組織機關各股（室）利用掃描儀、復印機、手機等同步開展掃描工作。信息中心與主辦股（室）通過反復對接，從掃描格式、掃描質量、存儲形式、命名方式、成果內容等方面不斷修正、完善和規范。

為全面做好紙質檔案數字化系統建設，做到掃描建庫兩不誤，該局通過與協作單位反復商討，從框架布局、存儲上傳、搜索功能、編輯刪除、賬號管理和權限設置等方面經過多次調整、修正和完善，將紙質檔案數字化系統安裝到系統服務器。信息中心按照工作規范，先后將移交掃描成果的股（室）掃描成果導入系統數據庫，并進行反復調試。根據應邀人員校驗、檢驗情況，結合其實踐運用體驗效果，積極采納合理化意見建議，并多次邀請技術協作單位對數據成果和系統及時進行完善，順利完成紙質檔案數字化系統基礎功能建設。

全面應用? ?效能提升

信息中心作為紙質檔案數字化建設的具體承擔單位，依托既有的先進網絡基礎環境，充分發揮人才優勢、技術優勢，加大資金投入，配備業務骨干，為建設數字化檔案提供了有力支撐保障。

該局邀請協作單位對信息中心人員進行系統使用、錄入操作、運行維護等方面的培訓，達到系統操作熟練、規范使用；對所有需要進行檔案入庫掃描的股（室）掃描人員進行系統的規范化培訓，提高掃描操作能力和應用能力，做到掃描成果清晰、高效、規范，適時組織開展各股（室）新檔案資料掃描錄入工作，并及時把完成掃描任務、達到技術要求的股（室）掃描成果錄入數據庫，實現掃描、錄入一體化。

按照管理權限和資料密級等級，該局建立自然資源數據共享體系，設置不同賬號訪問權限，加強數字化系統的實踐操作和成果運用，充分發揮系統的功能和性能。制定出臺《方城縣自然資源局檔案管理制度》，在明確工作職責的同時，明確檔案的收集、整理、分類、存儲和使用等工作，嚴格執行檔案保密、保管制度，確保檔案的完整、安全，實現數字檔案的規范管理和有效使用，有效提升服務能力和水平。（作者單位：方城縣自然資源局，河南省自然資源綜合保障中心）