新形勢下優化不動產登記檔案管理路徑初探

摘 要：不動產登記檔案是全新的專業檔案種類，具有檔案數量多，數據類型復雜的特點。在信息社會飛速發展的新形勢下，傳統的檔案管理模式受到挑戰，本文對各地不動產登記機構檔案管理現狀進行分析，對不動產登記檔案管理的優化路徑進行探索，以期對促進不動產登記管理的科學化、規范化、標準化、便捷化有所裨益。

關鍵詞：定義與意義；研究現狀；優化路徑

近年來，隨著城市化的快速發展，我國各地區不動產登記工作量持續增加，不動產登記檔案資料隨之海量形成，各種查詢也呈倍數遞增。不動產登記檔案是記載不動產權屬來源的第一手信息，在確定權屬、定紛止爭中發揮重要作用。當前，信息化建設對不動產登記檔案管理手段、利用形式提出了更高的要求，如何加強不動產登記檔案管理，提供高效便捷的服務是登記機構面臨的新課題。登記機構應深入研究和精準分析檔案管理中存在的問題，在傳統的管理手段的基礎上，充分應用信息化技術，構建規范化、智能化的管理體系，加強業務標準化體系建設，加大數據安全管理與信息共享力度，以實現機制更健全，管理更科學、利用更方便的工作目標。

1 不動產登記檔案的定義及研究意義

1.1 不動產登記檔案的定義及特點

1.1.1不動產登記檔案。《不動產登記暫行條例實施細則》中明確：不動產登記原始資料，包括不動產登記申請書、申請人身份材料、不動產權屬來源、登記原因、不動產權籍調查成果等材料以及不動產登記機構審核材料。不動產登記資料中屬于歸檔范圍的，按照相關法律、行政法規的規定進行歸檔管理。由此可見，不動產登記檔案即為歸檔管理的不動產登記資料。

1.1.2不動產登記檔案的特點。一是規范性。依法登記是不動產確定權的先決條件。不動產登記機構通過產權產籍系統將不動產權利歸屬和相關法律事項載入登記系統，全面記錄不動產權利變動軌跡。不動產登記機構是不動產登記檔案保存的唯一機構，不動產登記檔案是確認不動產權屬的原始證明材料，在管理工作中應當遵守規章制度，保證格式規范統一。二是復雜性。《不動產登記暫行條例》明確：不動產是指土地、海域及房屋、林木等定著物。不動產種類繁多，各項登記內容包括多種類型，每種類型包括圖表、視頻、文字、光盤等多種形式，數量巨大，管理工作十分復雜。三是專業性。不動產登記工作涉及初始登記、變更登記、轉移登記、扣押登記、異議登記、更正登記等多種登記類型，不同類型形成的檔案分別從多角度對不動產信息進行多維描述，在檔案的收集、整理、管理過程中，要對多種材料進行甄別、篩選、審查，對工作人員的專業技能要求很高。四是變動性。不動產登記工作處于時時變動之中，以其中業務量較大的房地登記為例，其有繼承、買賣、交換等權利轉移事項（房屋翻修、拆遷、增建等也包括在轉移和變更的范圍內）。為提高登記管理工作質量，需要實時更新檔案工作內容，有效保護產權人的合法利益。

1.2 加強不動產登記檔案管理的意義

不動產登記檔案作為確定權利所有的唯一依據，在社會發展過程中發揮著極其重要的作用。

1.2.1保障物權所有者的合法權益。在不動產登記檔案管理中，不動產登記從受理開始到審查確定權屬結束，檔案資料貫穿了權利人物權變動的整個周期，為物權確定提供了原始依據。同時，開展不動產登記檔案管理，權利人和有關部門檔案資料的利用者可以按照規定查詢物權變動，知情權得到應有保障，所有者權益保護力度增加。

1.2.2物權轉移安全得到保障。隨著市場經濟的發展，交易活動增多，所有權變動異常頻繁，不動產檔案管理工作的具體內容也隨時變化。加強不動產登記檔案管理，從國家層面采取必要措施強制約束，使產權人嚴格按照法律規定登記，以規范不動產市場交易行為和經濟活動，有效規避交易過程中的市場動態變化風險，創造良好的市場環境奠定了基礎。

1.2.3反映城市發展的歷史變遷。城市基礎設施、經濟指標動態變化，直觀反映城市發展變遷。與此類似，不動產登記檔案也從側面客觀地反映了城市發展變遷情況。通過查閱檔案資料，可以清楚地看到城市發展過程中土地、建筑物等的變動發展規律，通過數據分析，總結提取寶貴經驗，對存在的問題進行研究解決，對整個國家的發展起到不可或缺的作用。

2 不動產登記檔案管理現狀

我國不動產統一登記制度建立較晚，在以下方面存在不足：

2.1 數字化水平低

不動產登記檔案有兩種保存形式：紙質形式、電子數據。目前，大部分登記機構在掃描完登記業務資料后，進行數字化保存。但在一些不動產登記機構，由于工作量龐大、人員不夠、技術手段不足等種種原因，檔案尚未數字化，還停留在紙質檔案存儲的原始階段。由于紙質檔案保存條件要求高，存在庫房達不到要求、管理不規范、數據資源容易丟失或失真等問題。部分登記機構僅對新生成的資料進行了數字化。原業務形成的檔案仍然是紙質化的應用，檢索這些業務資料時，只能調取紙質材料，工作效率低下。

2.2 標準化信息平臺建設不足

目前，大部分登記機構已建立了本部門業務管理體系，并已完成內部信息的管理利用。但存在登記數據不完整、不準確、不能整合利用、應用效率不足、信息資源共享程度不高、利用面窄、效率低、安全性不能保證等諸多問題。面對龐大的數量、種類繁多的登記檔案，由于尚未形成統一的檔案管理模式，各地在管理過程中普遍存在著歸案標準不同、管理機制不同、監督機制未建立等問題。

2.3 管理人才短缺

不動產登記檔案管理是一項系統工作，員工應同時具備不動產登記業務專業知識和計算機應用專業技能，專業性要求較高。目前，各地不動產登記機構檔案管理人員存在綜合素質偏低、人員結構老齡化、檔案管理等專業技能缺乏問題。加之編制等限制，專業人才引進不足，人才隊伍建設后繼無人，難以適應當前登記檔案信息化管理的新形勢。

3 不動產登記檔案管理優化路徑探討

3.1 搭建房地產登記檔案管理信息化平臺

中共十九屆五中全會指出，加強數字社會、數字政府建設，提升公共服務、社會治理等數字化智能化水平。根據這一要求，加快不動產登記檔案數字化轉型，積極搭建不動產登記檔案服務平臺，是新形勢下不動產檔案管理的必然選擇。

3.1.1檔案資料數字化。紙質檔案是檔案的初始保存方式。紙質檔案的保管對建庫有較高要求：如溫度、濕度、防霉、防潮、防火、防蟲、防漬等均應符合規范標準。此外，紙質檔案在查詢、利用過程中存在丟失、損壞的諸多風險。各地檔案數字化不全面，達不到現代化、整體集合管理的要求。為全面提升科學化管理水平，持續深化執行“存量檔案數字化、增量檔案電子化”原則，加快數字化業務進度，持續提高檔案的數字化覆蓋范圍。在工作量大、人員不足的現狀下，還可以探討將檔案數字化工作外包給專業外包公司的形式，加快掃描進度，縮短工作流程，提高檔案數字化工作效率。

3.1.2搭建數據應用平臺。將檔案全部數字化后，探索建立包括不動產登記、檔案管理、查詢分析等在內的應用系統，將不動產登記信息全部存儲在數據利用平臺上。結合新形勢下不動產登記與交易、稅務、金融、公證、司法、水、電、汽、暖等部門的“全鏈條”“一窗辦”的客觀需要，同時滿足工商、教育等部門大量信息共享的需要，應充分運用云計算或大數據處理技術對信息進行資源整合，完成數字化信息的分類和整理，賦予相關人員查詢權限，根據權限提取相應信息，實現歸檔數據和應用的便利化。

3.1.3建立檔案安全管理體系。引進區塊鏈技術，實現業務受理、審核登記、歸檔業務中的全過程控制和追溯。完善檔案數據利用的網絡風險機制，做好信息備份管理，建立檔案安全體系，搭建防火墻，避免信息泄漏。結合對外提供的窗口查詢、自助查詢、互聯網查詢等多種渠道查詢形式，進一步規范電子資料保密級別管理模式，對申請人、利害關系人、第三方公眾群體等分別制定相關查詢規則，建立對外公開查詢標準，確保各種查詢方式合法、內容完整、結果可靠。同時，建立動態風險防范機制，結合業務流程和崗位設置，加強權限層級管理，完善系統日志留痕，對每筆業務錄入、查詢、傳遞、審核辦理過程進行監督，對異常退件、收費異常、多次修改檔案和數據等重點風險進行實時預警，杜絕業務風險的發生。制定信息查詢、應急預案、數據備份等制度，及時對相關制度規范進行查漏補缺，按照崗位職責，簽訂安全保密責任書。

3.2 實現檔案標準化管理

3.2.1實現技術標準和業務規范的標準化。構建不動產登記全流程資料收集標準化體系：窗口受理資料收集標準、“一網通辦”業務檔案資料收集標準、自助設備檔案資料收集標準、業務審查調查中檔案資料審查標準、檔案整理歸檔操作規范，檔案整理服務外包安全保障和監管工作標準，電子檔案歸檔管理標準，檔案鑒定監管操作規范，檔案庫日常管理標準、檔案安全保密管理標準及規范，檔案信息資料共享機制，檔案對外查詢服務規范，檔案數字資源備份管理規范等。通過以上標準化體系的建立，可實現電子檔案資料產生、收集、存儲、立卷、歸檔、應用等業務全流程在線管理，提高了電子檔案管理效率和利用效率，為檔案資源共享利用提供先決條件。

3.2.2堅持數字能源賦能、部門協同發展的工作理念。協調推進不動產登記機構與住房城和鄉建設、農業、林業、海洋，公安、民政、法院、稅務等部門的數據網絡互聯，按照建立的統一查詢規范，構建多部門數據共享、公共檔案資源綜合利用數據服務平臺。

3.3 創新服務方式提升檔案管理水平

3.3.1全面推廣移動通信終端裝置，滿足民眾自主查詢登記信息的需要。一方面要充分利用“互聯網+”服務技術，通過手機客戶端實現登記業務申請處理，及時查詢信息，切實落實國家惠民政策。另一方面，可以建立自助查詢服務系統，在部分人流相對集中的場所，如各登記業務辦理大廳，設置自助查詢機，產權人通過身份證信息認證后，完成權限內的自助查詢，減少人工參與，盡可能減少檔案管理部門工作量，最大限度提高檔案資料查詢效率。

3.3.2構建多形式檔案宣傳服務平臺。利用門戶網站、微信公眾號、視頻號、抖音號等，宣傳檔案的作用，創新服務措施，可查詢相關事項。利用電臺、電視臺等相關欄目宣傳相關政策法規。深入社區、企業，通過調查問卷、現場問詢和座談會等多種方式，推動關聯性強、需求量大、企業和群眾獲得感強的不動產登記檔案查詢事項個性化精準辦理，為社會公眾提供多元化、個性化、貼心暖心的高質量服務。

3.4 加強不動產登記檔案管理人才隊伍建設

3.4.1加強檔案管理人員的政治素質。檔案管理工作極其重要，要求管理人員堅持原則，政治立場堅定。各地登記機構應充分發揮黨的建設引領作用，建立基層黨組織陣地，強化人員政治素養培育，充分發揮黨員干部的先鋒模范作用，打造政治素養較強的工作團隊。

3.4.2優化干部隊伍結構。創新干部人才選拔培養機制，以人才引進或社會招聘的形式，吸納檔案學、歷史學、計算機專業和具有信息化專業背景的全日制本科以上學歷人員進入團隊。對新錄入人員加大培訓力度，打造“一專多能”復合型骨干隊伍。

3.4.3強化干部能力提升。倡導建設學習型隊伍，制定專業能力提升計劃，定期開展業務培訓，完善專業素養評價標準，組織崗位技能競賽，在競賽中促進業務知識學習，工作技能提升。加強工作作風培養、強化職業道德教育，在日常工作中時時弘揚勤勉奉獻、蘭臺及工匠精神，統籌干部安置性交流、培訓性交流，打造一支熟悉登記業務全面工作、綜合能力強的現代化干部職工隊伍。

3.4.4加強服務理念創新。作為服務民生的登記部門，時刻以群眾需求為中心，創新發展，努力突破，進一步拓展服務渠道，搭建智能平臺，提供“一站式”服務，創造良好的服務發展環境。

4 結語

不動產登記檔案管理作為實行不動產統一登記制度的基礎性工作，在信息化社會發展中的作用日益突出。目前，不動產登記檔案工作取得了顯著成績，但互聯網的發展，對不動產登記檔案管理工作提出了新的要求。面對重大機遇期和挑戰期，不動產檔案管理機構要認清新形勢，順應新要求，理順管理中的不足，針對薄弱環節，以提高理論和專業技能為抓手，以平臺建設為手段，充分運用信息化技術，優化業務流程，創新服務模式，加強人才隊伍建設，促進不動產登記檔案管理水平再提高。

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作者簡介：張建梅，碩士研究生，濟南市不動產登記中心副研究館員，研究方向：人事檔案管理、不動產登記檔案管理。所屬學會：山東省檔案學會。