基于醫院綜合檔案服務發展能力研究

林阿梅

摘 要：醫院綜合檔案是醫院管理的真實“痕跡”，是彰顯醫院特色、優勢的重要憑證。由于定位、制度、能力的不足，綜合檔案管理往往滯后于醫院信息化建設。文章從新時代背景下醫院綜合檔案的現狀入手，分析和總結了醫院服務發展中對綜合檔案的三方面迫切訴求，并提出了綜合檔案管理的改進對策，以期為醫院服務優化提供參考。

關鍵詞：綜合檔案；醫院服務能力；研究

醫院是我國公共衛生服務體系與城鄉醫療服務的樞紐，肩負著向人民群眾提供醫療衛生服務的責任與使命，醫院服務能力的高低直接影響到服務的范圍可及性與人民群眾的健康，因此，加強醫院醫院服務能力建設成為發展的重要使命，而綜合檔案是醫院建院發展全過程的真實第一手記錄，不僅反映了醫院的發展變化歷史，更能快速、直觀地體現醫院服務水平的高低。

伴隨新醫改和公立醫院改革的推進，醫院現代化管理水平的提升，醫院既要從外部招人才、攬經費、謀建設，也要從內部保管的綜合檔案資料入手，以史為鑒，尋求管理與服務的改進。

基于歷史原因和經費考慮，過去醫院將檔案工作重心聚焦于病歷檔案的信息系統的建設，疏于對文書、人力資源、科研、基建、設備等綜合檔案的開發，導致綜合檔案工作遠遠滯后于醫院信息化建設步伐，成為“信息孤島”；而現實中，由于醫院建制規模與編內編外醫護隊伍的不斷壯大，醫院各類綜合資料文檔快速增長，使綜合檔案與待收集、匯編的資料大增，給綜合檔案部門的工作帶來巨大“負擔”與挑戰。部分大型三甲醫院在醫院管理水平現代化和信息化建設過程中，逐步意識到綜合檔案的所包含的決策價值、管理價值與文化價值——綜合檔案不僅對醫院管理、科研、臨床、建設等重大問題的決策提供數據支持，更是等級醫院評審、服務評價考核的重要原始憑證資料，如何利用和開發綜合檔案成為新的發展階段下，醫院服務能力提升的一項重要議題。

1 醫院綜合檔案管理現狀

作為醫院工作流程中的業務支持職能，綜合檔案部門建制小，工作量大，任務輔助性強。由于缺乏專門考核機制，其對醫院服務工作的價值很難量化評估，從而導致長期處于邊緣地位或信息化建設的末端。形成這種隸屬關系一部分源于歷史遺留問題，但更多的是在時代進步背景下，不斷增長的醫院服務工作量與綜合檔案投入、改進更新效率之間的矛盾，這種矛盾給綜合檔案管理帶來了幾方面的問題。

1.1 職能定位不準確

綜合檔案部門究竟是行政、保衛、設備等后勤保障部門，還是與臨床科室一樣的一線服務部門，不論是制度還是管理實踐都沒有給出標準答案。從工作流程的視角看，綜合檔案部門的工作對象檔案資料屬于后勤支持類的業務，但這些檔案資料的形成與醫院一線科室息息相關。作為后勤支持部門的人力、物力配置卻要處理海量一線服務部門的信息資料，這種定位不準確導致醫院對綜合檔案部門缺乏足夠重視，綜合檔案部門自身也缺乏改進的動力。

1.2 制度體系不完善

從檔案分類管理看，現行的《衛生檔案管理暫行規定》無法滿足醫院綜合檔案分類、歸檔的要求，缺乏專有的標準規范，導致各醫院、各部室中綜合檔案的真實性、完整性受到挑戰；從收集歸檔看，由于反映醫院管理、服務、護理、科研的一手文件資料散存在醫院各部室，科室醫護由于工作任務繁重，單位又缺乏歸檔制度建設，導致歸檔意識差、歸檔不積極、歸檔不完整等現象，綜合檔案的質量大打折扣。

1.3 檔案編研與分析能力不足

在醫院服務工作量增長的情況下，對形成的海量檔案信息做主題或精華的檔案匯編缺乏足夠的能力，僅以沿革、大事記、年鑒、簡單的文件匯集等形式加以整理，不僅時效性差、成果模式落后，無法反映醫院服務工作全貌，而且檔案資料中的大量信息價值因缺乏開發分析而被閑置，無法對醫院管理決策形成支持。

在信息化建設已見成效的當下，時代、科技、需求的三重驅動著醫院信息化、現代化建設，醫院體系對檔案信息的認識也不再落后，特別是病歷檔案，在醫療共享共建方面獲得政策的大力支持，取得了成效。而醫院綜合檔案作為非核心業務沒有受到同等待遇。對醫院綜合檔案與病歷檔案等部門目前存在著部分認知偏差，檔案意識不夠、制度不全、人才素質參差不齊等常見問題，在舊式服務模式下或許修修補補還可以發揮效用。但在數字經濟、知識經濟背景下，日新月異的用戶需求和海量的信息數據都給醫院綜合檔案工作提出了新的訴求。

2 醫院服務改善的訴求。

伴隨新醫改和公共衛生服務體系的建設，切實有效地提升醫院管理與服務水平除了不斷加大硬件、科研、人才的投入外，如何從提升管理與服務的軟實力、如何從短板中尋找突破口越來越受到醫院的重視。醫院綜合檔案的價值也就是在這種強烈的內生性訴求中得到重新認知、評估與利用的。具體來講，醫院服務改善對綜合檔案的訴求主要表現在以下幾方面。

2.1 醫院管理的科學決策需要綜合檔案做參考

醫院發展建設規模應該多大，各科室床位、設備、醫護資源配備怎么更合理，各科室接診量變化規律及醫護排班計劃等，這些問題不能僅從各科室每日接診量做判斷，需要醫院管理部門從醫院綜合檔案信息中心尋找經驗與規律，站在更高視角來合理分配資源，規劃科學發展的決策。

2.2 醫院服務定位需要綜合檔案做引導

現階段，社會對醫院的服務期許、病患的服務需求、醫院的服務能力之間很難兼顧與協調。對全科或綜合性醫院來說，如何確定醫院服務定位是非常復雜的問題，“以人為本、以病人為中心”是通行的服務理念。然而，在具體落實上的尺度很難把握，各科室的服務能力乃至全院的服務能力如何最大化開發需要綜合檔案中的數據分析結果做引導和支持。

2.3 醫院的服務評價需要綜合檔案做保障

一套全面、科學的服務評價體系是優質服務的導航儀，通過上級主管部門、同行評議或患者打分能夠引導醫院服務自查自糾、及時發現不足并持續改進提升，而如何構建服務評價體系和標準離不開綜合檔案的保障。綜合檔案關于人力資源、設備、行政文件、臨床科研項目等資料信息能夠勾勒出醫院綜合服務能力的框架與畫像，設置什么樣的指標、分配什么樣的權重、分值間距如何等問題，都可以從綜合檔案中找到設置依據，根據醫院實際情況而設計的服務評價體系才能在執行利用中發現問題并快速改善，由外腦或上級機構統一制定的標準化評分體系很難深入醫院服務細節的全部。

此外，醫院的等級評審考核中也需要綜合檔案從院情院況、發展改革、成就、文化多方面來凸顯醫院服務的閃光點與優勢，使醫院在等級醫院評審中揚長避短，凸顯特色。

3 改進對策與建議

重塑醫院綜合檔案功能及效果，離不開醫院自上而下的重視，更離不開大量且持續的財力投入，要以綜合檔案專項行動的決心，從制度建設、隊伍建設、需求導向多方面入手來改善綜合檔案管理能力，為醫院服務能力建設添磚加瓦。

3.1 加快醫院綜合檔案制度建設

制度建設是工作順利開展的基石，面向醫院的綜合檔案制度大體包括了管理制度與分類歸檔制度兩類，應盡早出臺或更新頂層的醫院綜合檔案綜合性制度，確保綜合檔案的工作開展有章可循。

檔案室是醫院綜合文檔保存最多、最完整的地方，作為綜合檔案的中樞，需要對綜合檔案管理制度進行更新修訂，及時更新分類規則制度、檔案盤點制度、定期對檔案保管年限進行檢查，使檔案室的文件資料收集機制、保管機制跟緊醫院發展步伐，有效發揮作用。

通過清理綜合檔案的來源和歸口，重新制定院內各部室文件歸檔制度，從文件形成到入庫歸檔，根據資料的時間、類別、主題、內容、關聯關系等不同數據明確歸檔規范。同時要將歸檔工作納入科室管理服務綜合考核，從而確保院內所有節點上的成員都能強化檔案歸檔意識，掌握歸檔技能，杜絕檔案歸檔過程中遺漏、破損、篡改等問題。

3.2 建設專職專業的人才梯隊

要將綜合檔案部門與病理檔案管理部門擺在同樣重要的位置，首要任務是隊伍的專業化與專職化，為保證綜合檔案工作的效率效果，必須實行專人專崗，工作職能與責任到崗到人，才能保證效果。另外，從專業、技能背景角度看，現有綜合檔案員缺乏專業的知識背景與系統技能培訓，僅以行政后勤的技能從事綜合檔案管理開發是遠遠不夠的，需要引進專業化人才，確保專業人做專業事。

3.3 主動調研，以需求定檔案編研

綜合檔案部門的檔案編研工作應聚焦一線科室和醫院整體的知識需求，只有將檔案的編研與用戶需求有效連接，才能保證編研結果的可用性和效果。綜合檔案員需要常常深入一線科室與職能部門，了解醫院服務中存在的對檔案資料的各種訴求，并形成主題項目進行編研開發，從而實現“以需定產”的工作效果。此外，醫院綜合檔案部門也要加強外部學習與交流，通過行業研討會、培訓等形式了解兄弟單位、跨行業綜合檔案管理現狀與優秀案例經驗，為我所用，通過主動的調研與交流來實現綜合檔案編研工作的改進。

3.4 加強信息化、數字化建設

近些年在醫療信息化建設方面，特別是在病例檔案的電子化、信息化以及共享利用上取得了飛速發展，然而醫院的綜合檔案部門由于定位模糊、主動意識不強，對于信息化建設更多是按部就班地執行全員整體規劃部署的要求。事實上，要清醒認識到信息化是新環境下工作高效開展的有力工具，綜合檔案只有通過信息化與數字化，才能真正發揮知識價值：

3.4.1檔案管理軟件的采購。要考慮醫療衛生行業特點且兼顧數據錄入、掛接、檢索、遠程訪問控制、數據分析畫像、移動辦公等多種使用需求，還要具備一定的擴展性和兼容性，以應對未來發展中的新情況、新問題。

3.4.2檔案資料的數字化轉化。要制定統一的數據格式標準，并考慮檢索、分類的潛在需求，利用字符識別系統對檔案逐一標識，為檔案編研和利用創造全文檢索的能力，提高編研效率。

3.4.3檔案信息資源的共享。實現檔案資源上網并建立全院內網可用的綜合檔案共享利用平臺，通過賦予不同的訪問權限，向一線科室開放在線的調閱權限，只有頻繁的交互才能從形成需求、發現問題并從中找到規律并將問題解決。

3.4.4檔案信息的安全管理。通過物理隔離與虛擬隔離，實現遠程訪問窗口與檔案信息管理系統的相互獨立，杜絕資源外泄風險與黑客攻擊，建立異地災備確保數字檔案資源的安全保障。

3.5 尋求社會合作，實現跨越發展。

醫院綜合檔案部門要想快速實現檔案工作的改進，并對醫院服務的優化改善做出貢獻，僅靠人力和財力的大力投入是遠遠不夠的，面對醫院自建院來數百萬計的庫存檔案及資料，可以考慮對外采購專業團隊的服務。比如與所在地檔案部門關聯的社會化服務企業或專業技術公司建立合作，外聘專業團隊、外購專業的檔案修復、數字化建檔、信息系統建設、綜合檔案員業務與技能培訓等服務，既保證了綜合檔案改進工作的目標實現及專業、規范的要求，也打牢打實基礎，快速改變醫院綜合檔案工作的面貌，以更短的周期實現對醫院服務的貢獻度。

在合作過程中既避免了單純外購設備、系統帶來的業務磨合問題與軟硬件不匹配、利用率差的問題。而且通過與專業團隊的合作交流，醫院檔案部門也能更快發現并糾正自身問題，綜合賦能綜合檔案員的意識、技能與效率，最終實現彎道超車和跨越式發展的效果。

4 結語

醫院綜合檔案與病歷檔案是一所高水平醫院醫療服務的寶貴資源與數字財富，對于提升醫院服務能力與綜合管理有不可估量的價值。在醫療信息化建設的大背景下，醫院綜合檔案工作迎來發展變革的黃金時代，綜合檔案部門應把握機遇、迎難而上，一改過去落后低效的刻板印象，充分挖掘綜合檔案價值，為醫院服務水平的不斷優化提供參考，創造價值。

參考文獻

[1]古昌偉，劉罡，周紅艷，王善萍.醫院綜合檔案服務能力提升研究及應用實例[J].現代醫院，2019，10（19）：1461-1464.

[2]姚春燕.綜合檔案在等級醫院評審中的作用[J].中國檔案.2019（7）：62-63.

[3]陳永清，邵艷紅.我國綜合檔案事業發展水平及其趨勢的定量評價研究[J].檔案與建設.2018（7）：8-12.

（作者單位：福建廈門廈門大學附屬中山醫院）