信息化環境下水利工程檔案規范化管理的難點與對策研究

摘 要：現代社會是高度信息化的社會，檔案新載體、新技術不斷涌現，也讓水利工程檔案管理進入全新時代。隨著新規定的實施，水利檔案歸檔要求更加嚴格；電子檔案數量劇增、“雙軌制”運行需要、標準化建設成為共識等讓檔案規范化管理面臨著新形勢，也出現了一些亟待解決的問題，破除紙質檔案歷史遺留問題、樹立檔案工作新思維，成為規范化管理的主要難點和對策。

關鍵詞：信息化；規范化；資源體系建設

水利工程項目的建設方式方法是可以相互借鑒、融會貫通的。承建一個新項目前，將之前的設計、施工、工程管理等檔案資料拿來，可以讓工作事半功倍。因此，對水利工程檔案進行規范化管理，對提升水利工程項目管理水平具有重要意義。2021年6月新修訂的《水利工程建設項目檔案管理規定》對檔案工作者提出了更高、更明確要求，特別是在信息化時代，更應該不斷完善水利工程檔案資源體系建設，為水利工程檔案插上數字化的翅膀，為水利部門做好基礎檔案服務工作，推動標準化、規范化、現代化檔案管理提供支持，不斷推動檔案工作轉型升級。

1 水利工程項目特點及歸檔要求

1.1 水利工程項目特點

1.1.1項目時間跨度長。水利工程項目本身專業性強、涉及范圍廣泛、工程建設難度大，建設工期長，再加之其間可能受突發狀況、水文條件、施工的季節性等影響，不得不調整施工方案，工程各階段、各施工方間銜接具有復雜性，可能導致從準備到竣工戰線較長，對歸檔工作不利影響因素較大。

1.1.2項目涉及范圍廣。區域內引水調水工程及其配套工程、水庫、灌區相關事務性和技術性工作；水廠以上配套工程的建設與運行；水資源配置調度、水庫樞紐工程、灌區工程設施運行管護及安全監測；防洪、供水、灌溉、應急水量調度指令；水庫管理范圍內水土保持和水土流失監測點運行管護等都是水利工程建設項目范圍。

1.1.3項目數量增長迅速。水利工程作為關乎人民福祉的重要民生工程，新中國成立后特別是黨的十八大以來，我國在水利方面投入極大人力物力，水利工程數量規模顯著提升。十年來，我國先后實施了172項、150項重大水利工程。全國完成水利建設投資達到6.66萬億元，是之前十年的5倍，水利工程檔案管理也愈發重要。

1.2 水利工程檔案歸檔要求

1.2.1歸檔材料的完整性。水利工程檔案需涵蓋建設項目全過程，包括設計準備、施工建設、竣工驗收等各個環節；還需整理完善相關材料，包括圖片、影音資料、紙質文件、數字化文件等有實際價值的檔案[1]。歸檔文件必須各部分、各要素之間邏輯具有完整性，這也是保證檔案材料真實記錄當時水利工程建設實際的重要方法。

1.2.2歸檔材料的體系性。水利工程項目具有其完整體系，實施建設各階段環環緊扣，形成的檔案資料在整理過程中也應注意時間順序和邏輯順序，一套完整成體系的項目檔案才能反映工程建設成果，才能在后續利用時提供準確無誤的參考。特別是在檔案信息化面前，檔案資料脫離紙質載體束縛，變得更加多變和不可控，歸檔過程中一定要注意檔案材料之間的銜接，特別是進行組件、分類、編目等操作時，要與檔案形成單位逐項確認，確保檔案邏輯自洽。

1.2.3歸檔材料的有用性。水利工程項目檔案屬于檔案大類中利用率較高的檔案之一。如果說一般檔案或許幾年甚至幾十年才利用一次甚至就此塵封，那么水利項目檔案幾年內被多次利用用于輔助水利工程的維修、改擴建等也是常有的事。因此，檔案管理務必要保證其有用性，包括保證歸檔檔案本身有用性和數字化過程中不喪失有用性，數字化過程中的有用性要求檔案電子管理信息系統的安全性也必須有保障。

1.2.4歸檔工作的創新性。檔案工作各個領域都離不開創新思維。信息化環境下水利工程檔案規范化管理更要守正創新，在嚴格按照水利部新修訂的建設項目檔案管理規定所制定的標準基礎上，關注新檔案載體，如多維圖紙、施工設備上顯示的記錄等；數字化過程中，積極運用新的網絡技術，服務于日常檔案管理工作。

2 檔案規范化管理新形勢新需要

互聯網技術的發展，將檔案帶入了信息化時代。這個時代，任何數據都不是無用的，電子檔案無需“選擇性管理”，而需“全部性管理”[2] 。

2.1 檔案信息化讓查詢利用更加便捷

目前，電子檔案數量已經超過了紙質檔案，信息載體不停迭代升級，讓電子檔案即便成倍增加也可以方便被存儲利用。紙質檔案數字化加工、智慧化開發也增加了電子檔案的數量。電子傳輸不受載體限制，儲存傳輸效率更高，更加高效便捷，數字化的水利工程建設項目檔案，不僅便于存儲、查詢和調用，異地查檔時，可通過在線檔案查詢利用平臺、館際傳輸等手段，實現線上傳輸，不必等紙質檔案郵寄時間，更能提高檔案利用效率。

2.2 數字檔案館建設勢頭良好

紙質檔案數字化勢頭不可阻擋，新形成的檔案又多數以電子形式展現，電子檔案已經成為水利工程檔案的主體。電子檔案體積小、便于查詢，作為大數據的一部分對將來進行智慧型開發具有重要意義。“十三五”期間，全國共建成44家全國示范數字檔案館和107家國家級數字檔案館，“十四五”期間，各級各地檔案館均在推進完成數字檔案館建設，爭取實現兩個100%目標，進一步提升全國數字檔案館整體水平，加速數字檔案館建設。

2.3 紙質數字文件收集同步開展

信息化時代，對水利工程原始歸檔文件檔案的收集不能延續傳統收集習慣，出現重紙質而輕數字的誤區。水利工程項目資料收集時，不僅原始地形地貌、工程進度、工程驗收等需要嚴格形成聲像、圖片文件，其他如重要活動、事件，關鍵節點、工序、 設備重要部位和重要芯樣、相關移民遷占補貼方案等相關資料也要收集，做到“應收盡收”。數字文檔歸檔工作也應在項目預備期便著手開展，避免有價值檔案流失、歸檔文件不符合要求和數字檔案收集頻頻走“回頭路”。因此，要在收集一手資料時就要紙質文件和數字文件同步，實現“雙軌制”。

2.4 資源共享成為可能

過去，受累于紙質檔案載體限制，水利工程文件的異地利用困難重重。信息化背景下，數字化之后的水利工程檔案可以通過“數據多跑腿”來減少查詢者跑來跑去的次數，簽訂跨館利用協議的檔案館之間還可以實現資源共享，構建起一個龐大的專業檔案數據庫，統一標準、規范程序、循序漸進，提升檔案資源利用率，不斷推動位檔案工作提檔升級。

2.5 標準化認定成為共識

新技術條件下，各檔案館（室）對自己也有了新的要求，不僅滿足于日常科室建設，而是爭先創優，提升標準化水平，打造符合行業標準的館（室）成為行業共識，各地紛紛出臺本地的“十四五”檔案事業發展規劃，立足頂層設計，科學謀劃方向，推動數字化新館建設等，這也為檔案更好保管利用打下堅實基礎。同時，省級單位要在抓好本級單位標準化認定的基礎上，將認定工作與監督指導相結合，充分發揮各級檔案主管部門和行業主管部門作用。

3 規范化管理主要難點

3.1 紙質檔案歷史遺留問題規范度不高

水利工程項目普遍建設時間久、流動性強，各環節分屬于不同施工方，各部門對檔案重視程度又各不相同，多數施工方只重視工程建設進度，對期間產生的檔案材料不甚重視，檔案形成過程中接手人數多，各部門對檔案整理保管責任劃分不清，缺乏統一領導，存在檔案不完整、整理不規范等現象，檔案資料不成體系。信息采集缺乏統一標準，匯總整合難度大，管理利用也不方便。檔案管理人員流動性強，檔案管理水平不能達到數字化信息化檔案管理工作要求，特別是在專業性極強的竣工圖編制問題突出，使歸檔文件質量不高，信息化過程中也受阻礙。

3.2 重要性認識不足阻礙檔案高質量發展

對檔案工作的認識停留在室存檔案接收保管階段，對信息化背景下的檔案規范化管理不了解、對新時代檔案工作的職責使命不重視，各水利工程項目方日常不注重檔案管理，臨近竣工時只能突擊整理，許多臨時抽調人員對項目建設過程不熟悉，導致歸檔文件標準不高，特別是一些隱蔽工程、地質和施工及設備缺陷處理等需要即時影像記錄的材料，卻常常被忽視，給日后維修養護工作帶來不便，工程檔案提供方案參考的效果沒能發揮出來。

3.3 思維定勢阻礙創新性發展

固化思維主要是存在于檔案工作者腦中的思維誤區，是水利檔案高素質、專業化人才隊伍建設的一大阻礙。創新思維不足，信息化時代的檔案工作面臨的場景和情況與之前幾乎是兩個行當，不加強學習，就不清楚現在的檔案是怎么回事，該往哪里發展。如今的檔案信息化，多數還是對現存紙質檔案進行數字化加工，即將紙質文件掃描成電子版，智慧化程度不高，大多數數字化成果甚至連全文關鍵字檢索都無法做到，大大降低水利工程檔案利用效率。

3.4 “活起來”主動性不足

如今的檔案工作與信息化時代到來前的檔案工作相比已經大有不同了，檔案不再是塵封的記憶，而是可以用來開發利用、資政借鑒的資源。但是目前水利工程檔案歸檔進館之后，多數被塵封，開發利用不足。檔案保管部門缺乏主動走出去的積極性，局限于接待到館人員查閱利用，讓承載著時代記憶和經驗做法的水利工程檔案沉寂檔案館中，發揮不出自身價值。

3.5 資金不足、職能受限

檔案館數字化建設、新建符合標準的數字化檔案館、培養檔案人才、落實基層檔案員待遇等，都離不開資金支持。尤其是牽頭部門，想將信息化在社會層面推廣開來，需要巨大財力支持。而檔案館多為公益一類事業單位，全部收入來自財政補貼，機構改革后，局館分離，原有的行政職能也被轉移，想要大展拳腳卻容易受資金不足、行政職能受限等條件限制。

4 信息化環境下推動規范化管理的幾點建議

雖然信息化對水利工程檔案規范化管理提出了新挑戰，但總體來講，相關規范化標準的制定實施還是為其高質量發展提供了良好的外部環境。

4.1 主動對接，業務指導進部門

強化檔案部門對水利工程項目檔案管理的前端控制，提前介入，將檔案管理貫穿項目建設的全過程。水利工程檔案應對立檔單位全覆蓋，檔案管理部門要主動靠前服務，將相關業務指導工作照顧到水利工程項目建設全體人員，持續規范元數據、檔案數字副本和各門類電子檔案標準，保障進館電子檔案質量。通過深入一線，發現立檔單位在檔案整理過程中存在的問題，精準提供業務指導，增強檔案管理主人翁意識，共同推進水利檔案的收集、管理和利用。

4.2 樹立檔案工作新思維

檔案信息化和水利工程檔案規范化既需要專業技能，又需要進行連續的專業化培訓，如此才能適應大數據時代和未來可能到來的人工智能時代。檔案工作者要主動作為、領先行動，在各項工作中發揮更大作用。創新檔案工作制度，對不合時宜的制度適時修改，重新梳理工作流程，工程建設與紙質、數字化檔案收集工作同步，以適應信息化時代需求。加強水利工程檔案專業化人才隊伍建設，強化檔案業務培訓，將信息化管理的原則與標準、數字化檔案信息系統的使用納入培訓內容，拓寬人才選拔渠道，將有才能的檔案人才及時吸納到隊伍中。

4.3 加強外部聯系，進行成果展示

加強與新聞媒體、民間水利專家、收藏家聯系，通過檔案工作宣傳、舉辦水利相關主題展覽、出版水利工程相關編研書籍等，發揮水利工程檔案價值。如河北人民出版社出版的《中國大運河（滄州段）文化志》，其中便有水務管理及重要工程文化的珍貴檔案和圖片資料，不僅能為人們在探索、研究，開發、利用過程中提供一些原始資料，為有關部門科學決策提供依據，更是時代記憶的傳承。

4.4 聯合建立工作協同與資源共享機制

加強與其他部門的合作，推動實現檔案資源共享；加強與信息技術服務企業合作，借助企業科研力量、網絡技術，如人工智能、數據挖掘的運用，推動數字檔案館、智慧檔案館的建設。比如山東黃河檔案資源庫，就是山東省檔案局、檔案館、發展改革委、水利廳聯合，組織沿黃檔案管理單位（部門），合力建設的“黃河故事”山東篇章專題檔案資源目錄數據庫，實現“一庫查詢，共建共享”目標，是共建共享的有益嘗試。

4.5 強化標準化體系建設

嚴格按照標準，建設符合規范的檔案庫房；在采用新的信息技術服務時，要嚴格把控安全底線，技術服務公司承擔安全責任明確寫入合同，對服務提供方進行約束；進行檔案備份，主動防災；積極探索使用可保障檔案安全的區塊鏈技術，保障電子檔案的安全；網上查詢利用時，嚴格審核把關，避免失泄密事故。加強電子檔案接收力度與規范化管理，通過深入水利工程項目一線開展調研，了解項目管理需求與缺陷；強化業務建設評價工作，提升照片、實物檔案數字化率，建設全流程數字化規范體系。

4.6 學習先進經驗，提升社會檔案意識

他山之石，可以攻玉。吸收借鑒先進經驗有助于將水利工程檔案管理工作做到更好。以近期編研案例——《山東黃河映像》為例，用近900張照片檔案，展示黃河新生、防洪防凌、工程建設等方面水利檔案資料，收到良好反響。作為工程原始記錄的水利工程檔案，開發利用得當可以發揮最大價值，這也是檔案部門得天獨厚的條件，做好宣傳、開發利用工作，不僅會取得亮眼成績，也會得到各方認可，提升全社會的檔案意識，日常工作也會得到更多配合，形成正向的馬太效應。

信息化背景下，檔案業務規范化要尊重新的規律和特點。水利檔案管理工作有其專業性，更需要檔案管理人員不斷錘煉業務能力。做好水利工程檔案規范化管理，不僅要監督立檔單位建立檔案，更要保障全部檔案有歸宿、能查詢、可利用，主動融入推動檔案事業高質量發展的潮流中。

參考文獻

［1］屈建春，臧志美，馬玉彪，等。水利工程檔案管理工作面臨的問題與對策[J].山東檔案，2019（04） ： 49－50+55．

［2］楊冬權，從“選時代”到“全時代”—智慧社會檔案工作的歷史性轉折[J].中國檔案，2021（01） ： 76－80+5．

作者簡介：任萌萌，山東省調水工程運行維護中心副研究館員，研究方向：水利工程建設項目檔案規范化管理。