數據治理的系統性探索

樓蔚文 趙愛國

摘 ?要：做好高校檔案數據管理，首要的是構建高校檔案數據治理體系。檔案數據治理是數據治理和檔案治理的交叉契合，文章提出了數據治理框架下高校檔案工作體制、制度、規范，以及檔案數據安全保障和共享與開發機制的構建與創新，探討了構建高校檔案數據治理體系的實現路徑。

關鍵詞：數據治理；檔案治理；檔案數據；治理體系

Abstract： To do a good job in archival data management in colleges and universities， the most important thing is to build a management system of archival data. Archival data governance is the cross fit of data governance and archival governance. This paper puts forward the archival work system， institution and standard in colleges and universities under the framework of data governance， as well as the construction and innovation of archival data security，sharing and development mechanism， and probes into the realization path of constructing archival data governance system in colleges and universities.

Keywords： ?Data governance; Archival governance; Constructing archival data governance system

隨著高校數字校園、智慧校園建設進程的不斷提速，高校形成了大量的數據資源。高校檔案，包括檔案數據被列為學校重要資產，高校檔案數據治理也逐漸被提上議事日程。有研究認為，檔案管理正由檔案治理、檔案信息治理，走向檔案數據治理。[1]高校檔案數據治理體系建設是實現高校檔案數據治理的重要手段，是檔案治理體系建設的重要組成部分，也是檔案治理能力現代化的重要體現。本文從數據治理角度，探討大數據背景下高校檔案數據治理體系構建與創新。

1 檔案數據治理的定義及內涵

有研究總結，大數據背景下的檔案數據治理，是數據治理和檔案治理的交叉契合。[2]對于檔案數據治理有兩個研究視角。一是從數據角度出發，將檔案數據闡釋為“數據形態的檔案”。二是從檔案屬性出發，將檔案數據解釋為“具備檔案屬性的數據”。從數據治理角度講，檔案數據治理是數據治理的子集，因此其治理重點在于檔案數據質量把控、資源整合共享、數據安全和數據價值實現，具有技術視角的特點。從檔案治理角度講，檔案數據治理是檔案治理的一部分，主張檔案部門等從政策、體制、組織、方法等要素完善檔案數據治理能力，關注檔案工作的外部生態環境，具有社會視角的特點。綜合以上觀點，筆者認為高校檔案數據治理，應依據數據治理的基本原則：協同共治、互聯互通、全程治理、風險可控，通過創新構建檔案數據治理體系，為檔案數據治理構建良好的生態環境，實現高校檔案數據的“收”“管”“存”“用”。

2 高校檔案數據特點及存在的問題

2.1 高校檔案數據來源及特點。高校檔案數據主要包括兩部分：一是館藏檔案的數據化成果，二是新增電子檔案數據。[3]館藏檔案的數據化以館藏檔案的數字化建設為基礎，受制于數字檔案的數量、質量，具有數據顆粒較粗，質量不高的特點。目前，其數據治理的主要方式，仍是依賴于人力、物力、財力的投入，以及人工智能、語義化技術、可視化技術等全文識別、音視頻識別技術的應用。本文討論的主要是新增電子檔案數據及其治理體系建設。

新增電子檔案數據，主要包括新增電子文件、數據庫、數字音像視頻等電子檔案及其元數據。大數據背景下的歸檔電子檔案，來源于學校各業務系統，具有海量、多元、類型與結構復雜多樣，且數據顆粒度逐漸細化的特點。以山東大學為例，學校黨務行政、各業務部門大都實現了信息化的管理。在數字校園環境下，部分業務系統通過學校數據中心（或數據平臺）的關聯、融合，以格式化、標準化特點，在實現校園智慧管理的同時，形成歸檔檔案數據；與此同時，仍有相當一部分業務系統，獨立運行，歸檔數據格式多樣、結構復雜。

表1山東大學部分業務系統應歸檔檔案數據情況

2.2 高校檔案數據管理存在的主要問題。海量數據的沖擊下，高校檔案數據管理普遍存在以下問題：一是學校檔案數據未能應歸盡歸，尤其是業務系統數據庫文件；二是歸檔數據質量不高，存在數據孤島、數據冗余、雜質多等現象，還有相當部分檔案數據存在元數據不規范，電子簽名或電子印簽缺失等問題；三是缺乏對檔案數據的挖掘、分析、共享等深層次利用，檔案數據的價值得不到體現。[4，5]

3 高校檔案數據治理體系建設的主要內容及其作用

以數據管理為目標的檔案數據治理體系，是檔案治理體系的重要組成部分。徐擁軍提出，檔案治理體系是檔案工作“四個體系”的“基”與“綱”，對檔案工作具有引導、規范、促進作用。[6]因此，建設檔案數據治理體系是高校檔案數據治理的首要任務。檔案治理體系是指檔案部門“在一定職權范圍內，制定法規標準、建立管理體制機制、實施管理制度辦法，對檔案工作進行自上而下、由內而外的，有計劃、有目標的，全面系統的管理”。[7]由此類推，檔案數據治理體系可以認為是檔案部門從數據治理的角度出發，通過對檔案體制、制度、規范、方式方法的重建與創新，構建適應檔案數據治理的檔案治理體系。

4 高校檔案數據治理體系構建與創新

對于檔案數據治理，有觀點認為具有四個基本特征：數據驅動、協同聯動、精準高效、安全為重。[8]筆者認為，高校檔案數據治理體系建設也應圍繞四個基本特征，在工作體制、制度規范、方式方法上，為高校檔案數據治理創造良好的生態環境。

4.1 構建協同共治的高校檔案工作體制。體制是高校檔案治理的宏觀支撐性要素，[9]涉及高校檔案工作的組織結構與管理權限。從數據協同聯動的角度出發，涉及高校檔案數據治理的各相關組織和個人，應建立一種協同共治體制。高校檔案工作體制一般為三級管理：學校層、檔案館（室）、歸檔單位。三級之間，或與同級相關組織機構乃至社會各界、服務對象間應建立密切配合、相互滲透、共同發展的共治體制。

學校層（如學校檔案管理委員會）統籌規劃學校檔案工作，應與學校數據治理相關機構建立協同共治機制，使檔案數據治理工作納入學校數據治理范疇，做好學校檔案數據治理的頂層設計。如將學校檔案數據治理列入學校數據治理規劃、辦法，使高校檔案數據治理融入學校大數據治理整體框架。

檔案館（室）是學校檔案工作執行機構，應在貫徹落實學校檔案主管機構的各項任務的同時，與歸檔單位——各職能機構，尤其是學校信息技術部門建立協同共治機制。與各職能部門協同共治，可將檔案數據治理標準、規范，納入業務工作流程，在數據源頭控制歸檔數據的質與量。學校信息技術部門通常是學校數據治理的責任單位，承擔著學校智慧校園建設、各業務系統數據關聯的重任。檔案部門與信息技術部門的協同共治，一是可借助其數據融合、匯總、關聯、清洗的能力，規范數據格式、提升數據質量、克服數據孤島現象，實現檔案數據的規范化治理；二是可在檔案數據管理基礎設施設備的配備、檔案管理信息平臺研發等各方面獲得全方位支持。

學校檔案館（室）還應注意與服務對象以及社會各界建立協同共治機制。通過用戶的信息反饋機制，在檔案數據資源建設、共享與利用、檔案數據深層次開發等方面，提升檔案機構的數據治理能力。目前，高校檔案部門大都以更加包容和開放心態，通過遠程服務體系建設、為服務對象搭建交互融合的線上線下應用場景[10]；利用各種自媒體途徑，開展數字檔案專題編研及展覽，試圖建立起與服務對象以及社會各界的協同共治。

應當明確的是，學校檔案管理部門始終是檔案數據治理的主導機構。目前，檔案界存在一種擔憂，高校數據中心會替代檔案管理部門，成為檔案數據治理主導者。高校數據中心的工作目標和職能是滿足高校數據的智慧服務、一站式服務，關注的是運行數據的融合與共享，真實與安全。高校檔案機構的工作目標和職能是：存憑、留史、資政、育人，關注的是檔案數據資源建設和檔案數據管理、使用。二者對數據有相似的要求，真實、完整、安全、可用，但在數據生命周期中的位置、作用、工作目標是截然不同的。

4.2 建立數據驅動模式下檔案工作制度和業務規范。制度與規范，是組織機構行動的準則。檔案工作制度和業務規范，是高校檔案數據治理體系建設的重要內容，是指導、規范檔案數據治理的框架體系。

一是應依據數據治理的原則，及時修訂檔案管理制度。遵從數據治理原則，從數據產生、運行、歸檔全流程建立規范的治理框架。如在學校業務系統建設管理辦法中，明確檔案部門的參與權，在數據源頭規范檔案數據治理；在制定學校數據管理辦法中，明確數據歸檔的要求與途徑，將檔案數據歸檔與管理納入學校數據運行過程。

二是應將數據驅動、互聯互通的理念納入檔案業務規范，尤其是高校檔案分類體系的制定。2022年，國家檔案局印發通知，在機關檔案工作中全面推行檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表“三合一”制度，引導各級檔案機構盡量統一檔案分類體系。2020年教育部已發文取消《高等學校檔案實體分類法》。

筆者建議，應盡快建立數據治理原則下的高校檔案分類體系。可以依據數據驅動原則，建立可以互聯互通的，具有主題化、專業化特點，方便數據管理、數據利用的數字檔案分類體系。如建立以OA系統為數據來源的文書電子檔案主題數據類別；建立以學生培養與管理業務為數據來源的學生電子檔案主題數據類別；建立以人事、科研、教研系統為數據來源的教師電子檔案主題數據類別；建立以基建、財務、設備、出版等專業系統為數據來源的電子檔案專業數據資源等。

4.3 建立風險可控的檔案數據安全保障機制。安全是檔案工作的第一要務。檔案數據的安全問題，是影響檔案數據治理的關鍵性因素。檔案數據治理本身是一個全周期過程，因此高校檔案數據治理安全保障機制，也應滲透數據治理全過程，涵蓋數據治理體系全方位。

一是做好檔案數據安全治理的頂層設計工作。應完善檔案數據安全策略、規劃、制度的制定，注意發揮新《檔案法》賦予的監督檢查職能，使保障檔案數據安全的頂層設計落實到位。二是加強檔案數據管理平臺建設，重視信息安全技術引進，構筑檔案數據安全的技術“防火墻”。如防火墻、用戶身份驗證，權限管理、系統監控、數據備份、數據恢復等安全功能配置；大數據處理、時間戳、電子簽、數據加密、區塊鏈技術等信息安全新技術引入等。三是落實檔案數據庫的安全備份工作。把檔案數據庫離線在線、異質異地、多套制備份等安全保障措施制度化、規范化，夯實數據安全的“圍墻”和“地基”。

4.4 創新高校檔案數據的共享與開發的機制與途徑。高校檔案數據治理的目的，是滿足師生、校友和社會日益增長的對檔案數據信息和檔案文化的需求。因此，要求檔案部門應加快創新檔案數據共享與開發的機制與途徑，構建精準、高效、智慧、知識化的檔案數據公共服務體系。

4.4.1 建立大數據背景下的學校檔案數據中心。[11]高校數據中心與檔案數據中心是協同共享關系：依托數據中心，檔案部門可以得到經過融合、關聯、清洗、標準化處理的數據，做到檔案數據的規范、高質量應歸盡歸；借助檔案部門，數據中心也實現有價值數據的存儲與備份，減輕了系統運行的負荷。檔案數據中心可為檔案數據安全管理、共享與開發，打造扎實的數據基礎和開發利用平臺。因此，建立學校檔案數據中心，不僅可行，也是十分必要的。

4.4.2 加大區域檔案信息共享平臺的建設力度。新《檔案法》中明確提出“國家推進檔案信息資源共享服務平臺建設，推動檔案數字資源跨區域、跨部門共享利用”。信息共享平臺是實現高校檔案數據共享與開放的重要途徑。目前，山東省檔案館已在檔案利用平臺上籌建了山東省高校檔案利用子系統，依據大數據及其治理，為山東高校畢業生提供身份鑒別、遠程利用申請、檔案數據安全傳輸等功能，創新了高校檔案數據的共享利用途徑。高校應充分利用數字社會、智慧城市的建設成果，通過讓“數據多跑腿、用戶少跑腿”，體現檔案數據治理的成效，提升自身檔案數據治理能力。

4.4.3 完善檔案數據開放審核工作機制。檔案數據開放審核工作是實現檔案數據共享與利用的基礎性工作。新《檔案法》將檔案形成單位和檔案館共同列為館藏檔案開放審核的主體。考慮到檔案數據的全流程管理，在檔案數據歸檔的不同階段，檔案部門應形成機制，規范開展檔案數據開放審核工作。檔案數據進館前，督促檔案數據形成單位對檔案數據的價值和開放程度提出意見；進館后，建立到期、定期開展檔案開放審核制度。檔案數據的開放審核應形成檔案部門負責組織協調、形成單位負責審核鑒定、檔案主管部門負責監督檢查的工作機制。

4.4.4 形成深度開發檔案數據機制。檔案數據利用，具有可匯總、可凝練分析，可多場景、多維度展示的特點。因此，檔案部門應拓展思維、創新方式，充分挖掘檔案數據內涵信息，形成深度開發檔案數據機制，實現檔案信息的智慧化、知識化服務，滿足檔案數據在學校治理體系建設、校史校情教育、愛國主義教育、紅色基因傳承等方面的知識需求和文化需求，將“檔案庫”建成“思想庫”“智慧庫”。

4.4.5 充分發揮社會組織和民眾在共享利用中的主體作用。隨著大眾檔案意識的覺醒，社會組織和民眾對高校檔案場景式、沉浸式的共享熱情日益高漲。激發公眾力量的參與，可以倒逼高校檔案部門信息共享利用的創新，讓高校檔案管理部門掌握需求并積極改進工作的方式方法，提升信息共享工作的質量和效率。

4.5 加強人才隊伍建設，滿足檔案數據治理體系建設的智力需求。人才是制約當前檔案部門開展信息化建設的關鍵因素，涉及檔案數據治理尤為如此。加強數據治理體系建設，必須建立起一支適應數據治理的檔案管理干部隊伍。大數據時代的檔案工作者，應是具有復合型知識背景的干部隊伍。

一是要具有創新精神，實現管理意識的數字轉型。意識決定行動，高校檔案干部應樹立檔案數據治理的意識，將檔案管理的整體思維與工作方法向數據層面拓展。重點加強面向數據治理的憑證意識、資產意識、協同共治意識、風險意識，將數據治理的理念貫穿于新時代檔案治理全過程。

二是樹立終身學習的理念，提升檔案數據治理能力。檔案干部隊伍是學校檔案工作的智力支撐。為加強檔案數據治理體系建設，檔案部門應不斷開展人員的能力提升工作，尤其是信息化能力、數據管理和數據使用能力的提升；當然，也可以適時開展智力引進，吸引部分數據治理人才，提升整體機構的檔案數據治理能力。總之，檔案部門應注意建設一支具有數據思維的集管理型、研究型、操作型于一身的復合型人才隊伍，[12]在提升高校治理體系建設和治理能力現代化中，貢獻檔案數據治理的力量。

*項目來源：2021年度山東省檔案科技項目“高校數字校園建設視域下電子文件歸檔和電子檔案管理規范化研究”（編號：2021-21）。

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（作者單位：1.山東大學檔案館 樓蔚文，碩士，副館長，副研究館員；2.山東大學檔案數據與社會記憶研究中心，趙愛國，主任，教授，博士生導師 來稿日期：2022-12-19）