檔案資產觀視域下商業性文件中心幾個關鍵問題分析

2023-05-30 07:51:13尹良鑫

檔案管理 2023年2期

摘 ?要：本文以檔案資產觀為視角，以其對檔案資產價值形態、檔案資產權利保障、檔案資產運營機制等認識為依據，對《關于商業性文件中心的幾個問題》一文涉及的商業性文件中心之角色定位、基本性質、理論依據等關鍵性問題展開了商榷性分析，認為商業性文件中心屬于文件中心的一類，其基本性質為過渡性，文件生命周期理論在其建立和發展中是適用的，但不宜將之視為理論基礎。

關鍵詞：檔案資產觀；商業性文件中心；文件生命周期理論

Abstract： From the perspective of archival assets， based on the understanding of its value form， the rights protection and the operation mechanism， this paper discusses and analyzes the key issues of the role， basic nature， and theoretical basis of commercial records center covered in the article Several Questions about the Commercial Records Center， and concludes that commercial records center belongs to a category of records center， and its basic nature is intermediary. Besides， the author proposes that the theory of records life cycle is applicable in its establishment and development， but it is not appropriate to consider it as a theoretical basis.

Keywords： ?Archival assets view; Commercial records center; Theory of records life cycle

1 引言

王茂躍先生在《檔案管理》雜志2022年第6期發表了《關于商業性文件中心的幾個問題》（以下簡稱《王文》）一文，認為“在文件中心特指政府文件中心的情況下，將商業性文件中心表述為文件中心的一種類型是不嚴謹的；商業性文件中心不具有過渡性，商業性文件中心的基本性質是商業性；文件生命周期理論是文件中心建立的理論依據，并不是商業性文件中心建立的理論依據，商業性文件中心的建立沒有理論依據”。[1]可以看出，《王文》對商業性文件中心的角色定位、基本性質、理論依據等事關“我是誰”“我從哪里來”這兩個本體性問題展開了極具思辨性的分析，并提出了自己富于創新性和啟發性的應答。但是仔細審視《王文》可發現，其在分析依據、研究結論等方面均存在偏頗之處，值得商榷。

商業性文件中心既是“文件信息領域提供專業性、社會化服務的機構，也是一種經營成功的企業”，[2]作為一種企業，其不僅要盡一切可能創造經濟價值以在市場經濟中謀求發展，還要遵循市場化機制展開運營。從業務層面看，商業性文件中心的管理對象以半現行文件和部分現行文件為主，而國內外對半現行文件的處置則主要實施的是檔案化管理模式?！皺n案資產理論是檔案管理實踐參與到市場經濟發展過程的產物，也是檔案多元價值和檔案學科多元研究視角的重要體現。”[3]同時，“國外檔案資產研究以文件資產、電子文件資產的提法為主”。[4]因此，從檔案資產觀的理論基礎、適用范圍、科學張力等方面看，其在商業性文件中心的研究中可發揮重要的指導作用。同時，以檔案資產觀為理論依據對商業性文件中心的角色定位、基本性質、理論依據等關鍵性問題展開分析，一方面有助于發現已有認知中的不當之處和原因所在，另一方面也有助于以新的視角展開審視進而得出新的結論。

2 基于檔案資產價值形態的商業性文件中心角色定位分析

依據價值形態的不同，檔案資產可分為國有資產和非國有資產。其中，國有檔案資產的運營既要追求經濟效益，也要追求社會公平，不能為了經濟效益而偏離公共服務的主要方向；非國有檔案資產的運營不以損害公共利益為前提，以保護公眾私有財產為目的。[5]可以看出，不同價值形態的檔案資產在運營過程中側重點雖有不同，但社會效益和經濟效益缺一不可，且國有檔案資產和非國有檔案資產本質上都屬于檔案資產。因此，從這一層面來講，無論是政府文件中心還是商業性文件中心其主要管理對象本質上是一樣的，即均為文件/檔案資產。不同之處在于，政府文件中心以管理國有文件/檔案資產為主，其運營以追求社會效益為主、經濟效益為輔；商業性文件中心以管理非國有文件/檔案資產為主，其運營以追求經濟效益為主、社會效益為輔。

從內涵層面講，國際檔案理事會的術語詞典對文件中心所下定義之權威性和認同度相對較高，其認為“文件中心是為半現行文件最終處置之前進行廉價儲存、保管和利用的一種機構”，[6]不難發現，該定義中的關鍵要素之一——“半現行文件”是就文件的生命周期而言，依據檔案資產觀的分類，其既包含國有文件/檔案資產也包括非國有文件/檔案資產。國際文件管理者和指導者協會的術語手冊對商業性文件中心所下定義比較權威，其認為商業性文件中心是“保存其他組織的文件并以營利為目的提供有償服務的文件中心”，[7]該定義中的關鍵要素之一——“保存其他組織的文件”從檔案資產觀的角度看則明確了價值形態，即其管理對象主要為非國有文件/檔案資產。因此，《王文》也認為：“從字面上看，商業性文件中心是文件中心的一種類型。這應當是沒有疑義的。”[8]

從實踐層面講，美國的文件中心“大致可分為三類——政府系統的文件中心、機構團體的文件中心、商業性文件中心”[9]；“目前，發展水平較高的美國、加拿大等國大致有三類文件中心：聯邦文件中心、非聯邦文件中心和商業性文件中心?！盵10]可以看出，上述兩種對文件中心實存形態的劃分符合檔案資產觀以價值形態為標準的分類模式，其中，政府系統的文件中心與聯邦文件中心、機構團體的文件中心與非聯邦文件中心本質上是一樣的?！澳壳吧虡I性文件中心的服務對象仍以私人企業、組織和個人為主”，[11]雖然越來越多的政府機構成了其新客戶，但不會改變其根本屬性。當前，政府系統的文件中心、機構團體的文件中心、商業性文件中心等三種類型的文件中心在我國均已存在并獲得了較大發展，即便是如《王文》所言“我們界定的文件中心概念實際上是政府文件中心”，[12]這也是學術研究層面的問題，是可以通過理論調適予以解決的，而《王文》實際上已經給出了解決方案，即“要確認商業性文件中心是文件中心的一種類型，那就必須對文件中心（records center）重新予以定義，再將文件中心明確為政府文件中心。只有這樣，我們才能夠說商業性文件中心是文件中心的一種類型”。[13]

從上述分析可以看出，《王文》的主要論據——“之所以出現商業性文件中心不是文件中心的一種類型的問題，原因在于我們界定的文件中心概念實際上是政府文件中心”，[14]將理論概念與實存形態混為一談，未嚴格區分名與實的問題，導致其論證和結論顯得較為牽強。筆者認為，將商業性文件中心表述為文件中心的一種類型是相對嚴謹的。

3 基于檔案資產權利保障的商業性文件中心基本性質分析

“資產不過是一種資源與權利的綜合體，正是因為權利之力才使得權利客體中所包含的各種利益能夠為主體所擁有和控制?！盵15]檔案資產權利保障的客體包括以法定權利為前提的檔案所有權、以應有權利為前提的檔案利用權、基于正當利益確認的檔案信息開發權、基于損害禁止的檔案安全權。[16]從這一層面來講，政府文件中心和商業性文件中心本質上是一樣的，即其業務工作均是對不同主體檔案資產權利的保障。具體而言，運營主體所擁有的檔案資產權利主要為檔案利用權和檔案信息開發權，服務對象所擁有的檔案資產權利主要為檔案所有權和檔案安全權。而且，二者的業務內容也具有高度的相似性，即均包括文件管理服務、數字文件管理服務、數據保護和備份服務、文件信息銷毀服務、其他服務等。因此，從本質上來講，政府文件中心和商業性文件中心均是文件管理和服務機構，這是決定其基本性質的關鍵要素。二者的最大區別在于，政府文件中心的運營主體以追求社會效益為主，而商業性文件中心的運營主體則以追求經濟效益為主，其根源在于二者之主要管理對象的價值形態不同，而無論是國有文件/檔案資產還是非國有文件/檔案資產均屬于文件/檔案資產。

此外，從國際檔案理事會之術語詞典對文件中心所下的定義可以看出，文件中心與非文件中心的主要區別之一即在于管理對象即文件所處的階段不同，文件中心管理的主要是處于半現行期的文件，非文件中心管理的主要是處于現行期和非現行期的文件。從文件的價值屬性、運動階段、保管場所和管理方式等看，商業性文件中心的主要管理對象——半現行文件處于文件完整生命過程的一個過渡性階段。同時，由于“文件的價值形態是文件生命階段表現的唯一決定性因素”[17]，即保管場所、管理方式等并不是決定性因素。

綜合以上分析，從檔案資產權利保障的目標和途徑以及文件生命周期理論的內核和價值均可以看出，價值形態對商業性文件中心之基本性質的影響不占主導地位，主要管理對象的基本屬性才是其決定性因素?！锻跷摹氛J為：“文件中心不具有過渡性，只具有中間性，而商業性文件中心既不具有過渡性，也不具有中間性。”[18]不難發現，其主要是依據保管場所、管理方式等非決定性因素得出的結論，并未根本解決商業性文件中心的基本性質問題。筆者認為，將過渡性作為商業性文件中心的基本性質較為合適。

4 基于檔案資產運營機制的商業性文件中心理論依據分析

“從宏觀層面看，檔案資源向檔案資產的轉化以及檔案資產的運營管理，依賴于對檔案資源的實際占有、控制和管理的機關或組織，以及參與檔案公布、開放、開發和利用的有關主體在制度保障下對其進行合理的配置和科學的運營?！贫缺Ｕ?，主要是由國家性的制度安排、機構自發性的制度安排以及社會性的制度安排三部分組成，即政府機制、市場機制和社會機制?！盵19]因此，檔案資產本質上是一系列制度安排的結果，且在其運營過程中制度保障發揮重要作用。

在商業性文件中心之文件/檔案資產的運營管理中，市場機制占據著主導性地位，但政府機制和社會機制也不可或缺。美國建立了國際文件與信息管理服務行業協會（PRISM），為包括商業性文件中心在內的文件信息服務行業之有序運轉提供了組織保障。此外，在PRISM的指導下，美國的商業性文件中心不斷明確其專業職責和社會責任，還制定了成熟規范的行業標準和規范制度，較為重要的有《商業信息管理公司災備計劃》《商業性文件中心運營標準》《標準存儲和服務協議》《文件保管期限標準》等，[20]這些標準和制度的實施為美國商業性文件中心的健康發展提供了堅實的制度保障。我國雖然尚未針對商業性文件中心建立全國統一性的行業協會、出臺總領性的法律或行政法規，但部分行業標準、規范制度對其也是適用的，如《檔案社會保管服務機構管理規范》《檔案保管外包服務管理規范》《檔案服務外包工作規范》等。

值得注意的是，我國的檔案法制體系是以《中華人民共和國檔案法》為核心建立起來的，其規制對象主要是公共檔案，在私人檔案的規制方面較為薄弱。實際上，國外“不少國家的檔案法規對私人檔案的管理都有明確條文，并將私人檔案與公共檔案置于平等的地位”，[21]如法國的《檔案館法》、丹麥的《檔案館法》、芬蘭的《檔案館法》等，其中，法國的《檔案館法》中關于“私人檔案”的條文比公共檔案多出了9條。可以看出，私人檔案管理是我國法制體系建設應解決的一個重要問題，現在未解決并不代表未來不會予以解決。當然，我國發布實施的很多關于公共檔案的行業標準、規范制度等在商業性文件中心的業務管理中也是適用的。

綜合以上分析筆者認為，從運營機制層面看，文件生命周期理論在商業性文件中心的建立和發展過程中是適用的，正如師揚甫作者所言：“文件生命周期理論、文件連續體理論等經典檔案學理論都是商業性文件中心規劃、設置與開展服務的向導，比如 Iron Mountain 提供的文件掃描與管理服務就有細化出生命周期管理這項業務，更在網站的知識中心版塊共享了文檔管理的相關論文?！盵22]但將文件生命周期理論作為商業性文件中心之理論基礎的認識也不夠嚴謹。因為，作為一種企業實體形態而言，商業性文件中心的建立和發展主要遵循的是商品經濟規律和市場運營機制，其理論基礎可考慮從哲學、經濟學等相關理論入手找尋。因此，《王文》認為文件生命周期理論不是商業性文件中心建立之理論依據的觀點具有合理性，但其指出“商業性文件中心的建立是一種商業行為，沒有理論依據”[23]則顯得較為偏頗。

5 結語

檔案資產觀可為商業性文件中心相關問題的探討提供新的視角，也可為已有成果的批判性審視提供依據。整體而言，《王文》所涉及的問題均是關乎商業性文件中心的本體性問題，在該主題的研究中是非常關鍵的幾個問題。在《王文》的行文過程中，對已有觀點的批判性審視亦是其論證的重要方式，其得出的結論也顯得頗有新意，但是從檔案資產觀的視角去審視可發現其尚存在不合理之處。希望本文的研究既有助于推動關于商業性文件中心的深入研討和認知，也有助于體現《王文》之科學張力。

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