現代企業制度下如何做好秘書工作

關嬌

秘書工作是黨政機關和企事業單位辦公室工作的重要組成部分，承擔著輔助決策、協調服務、辦文、辦會、辦事等多項職能，一個好的秘書人員應該是領導者的參謀與助手。那么怎樣才能做好這項工作呢？現結合自己的工作實踐，從角色定位、應該具備的基本素質和如何提高辦公室秘書工作的質量和水平等幾個方面，談一點粗淺的認識。

一、秘書人員在企業中要準確把握角色定位

? 1.秘書人員是企業管理工作最直接的參與者

文秘人員是與領導最接近的崗位，無論是會議紀要的撰寫還是信息收集的提供，基本上自始至終參與了企業每一項生產經營決策形成的全過程。僅從這一點來說，不管是主動參與還是被動參與，秘書人員都實實在在參與了決策過程，他們的工作效率、質量會對決策質量或多或少起到影響，他們是名副其實的企業管理工作的參與者。

? 2.秘書人員是企業管理的信息收集者和提供者

收集和提供企業生產經營信息是秘書人員日常的主要工作之一，這就要求他們要做有心人，自覺及時地收集一切與企業經營管理相關的信息，隨時為領導提供其所需的信息內容，為生產經營決策做好信息準備。

? 3.秘書人員是企業各項管理計劃的督察落實者

執行力是企業管理效率的重要標志。一些成功的企業往往把提高執行力作為企業管理的首要任務來抓，而一些企業之所以效率低下，也往往是由于企業的決策得不到及時有效的執行。所以，在企業的經營決策、方針與目標確定后，除了由領導自己直接傳達管理意圖外，在更多的情況下，需要秘書人員和下一層管理者來進一步傳達、督促、落實管理意圖。這樣，秘書人員就要對經營決策、方針與目標進行深入具體的部署，并做好落實過程中的協調、提醒、督促工作，隨時掌握真實地經營決策、方針與目標的落實情況。

? 二、企業秘書人員應該具備的基本素質

? 1.必須具有較高的思想素質

秘書的工作性質決定了秘書人員非常接近企業的管理核心，這就需要他們必須具有強烈的工作責任心、進取心和吃苦耐勞的精神，具備大局意識、原則意識、保密意識和作風謹慎、嚴以律己的行為意識。

? 2.必須具有較強的業務素質

秘書人員的主要工作可分為辦文、辦事、辦會，這就要求他們應具備較強的文字寫作能力、統籌兼顧的辦事能力、分析判斷能力和敏銳的反應能力。特別是文字寫作能力，是應該成為秘書人員的看家本領。文字工作是一項非常辛苦的工作，尤其是文秘工作，要成天面對各類請示報告、匯報材料、職代會報告以及講話稿等文字材料的起草撰寫，工作量非常大。這就要求他們不僅要具有扎實的文字功底，而且要掌握大量的信息，并對大量的信息加以甄別篩選，通過歸納、總結、提煉，形成一份經得起推敲的完整材料。

? 3.必須具有較強的工作協調能力

日常工作中的辦文、辦事、辦會都需要各級部門的配合。作為承上啟下、上傳下達的職能者，秘書人員要時時刻刻做好關系協調、工作協調。企業是一個復雜的集合體，由于企業每個成員所在部門情況、利益不同以及對待問題的角度、認知水平不同，所以必然存在差異和分歧，有分歧就會有矛盾。這就需要進行科學的協調，統一各個群體的認知，進而解決各種矛盾。

? 4.必須具有較強的學習能力

秘書工作的性質和秘書人員在企業中的特殊地位，要求他們必須成為一名一專多能的復合型人才。為此，學習應該成為文秘人員每日必做的功課。尤其是在進入信息化時代的今天，科學技術日新月異，知識更新以分秒來論，如果稍有停頓，就很可能被時代淘汰。企業秘書人員更要注重學習，不僅要學習文秘專業知識，也要努力學習科技、人文、歷史等方面的知識，同時要加強政治理論知識學習，及時全面掌握國家、行業內外最新動態。

? 5.要具有處理突發性事件的能力

企業中經常會發生事故性、自然性、行政性的突發事件。秘書人員要具備應變意識，協助領導迅速、準確地處理好這類事件。這就要求在事件發生時，一是做到頭腦冷靜，耐心聽取各部門的反映，把事情的原因、性質弄清楚，將心理調整到最佳狀態，沉著冷靜，從容應對。二是有充當多重角色的能力，既要當好事件的協調者，又要充當信息的傳播者，在領導授權的情況下，還要充當事件的指揮者。

三、如何提高辦公室文秘工作的質量和水平

? 1.提升秘書工作者職業能力

在提升辦公室秘書工作質量與水平的過程中，需要強化秘書人員的職業能力，并通過促進秘書工作人員創新發展等形式，讓其更好地參與到企業發展和相關工作中。秘書人員要不斷強化自身在文件起草方面的職業能力，通過學習文書起草方式、靈活運用各種文書等形式，培養自身的思想修養和知識儲備，通過更加高質量的文件寫作內容和風格，準確把握領導的講話意圖和語言風格，促進職業能力的發展。

? 2.提升秘書工作者的綜合素質

辦公室秘書人員在日常工作過程中，需要提升自我綜合素質與能力。單位需要加強對秘書人員綜合素質和整體素質的培養力度，可以定期對辦公室秘書人員進行培訓，增強秘書工作人員對秘書工作流程、內容的全面了解，還可以通過強化秘書人員表達能力、合作能力、溝通能力等形式，促進相關工作的合理開展。辦公室秘書人員要不斷鞏固自身的專業知識和溝通交流能力，通過與各部門之間有效溝通互動等形式，促進秘書工作順利開展。秘書人員需要強化自主學習能力，通過對現代化管理系統、知識系統進行學習等策略，提升自我政治素養和綜合素養，運用現代化的管理理念和方式，推動自我管理能力與水平全面發展。

? 3.要加強學習，不斷提高業務技能

當今時代，社會發展日新月異。秘書人員一定要樹立學習意識，不斷提高業務技能。首先，要認真學習黨的路線方針政策，做到政治意識明確，才能保證正確的工作方向；其次，要加強辦公室業務知識的學習，了解時代發展變化，努力學習秘書工作的經驗和做法，提高自己的業務水平；最后，要掌握現代辦公設備和技術的應用，更加高效地做好辦公室工作。

新時期，辦公室秘書人員要想促進各項工作順利完成，必須通過提升自身職業能力、綜合素質及樹立大局觀等策略，促進自身專業技能和工作素養不斷提升。除此之外，還可以通過強化文秘實際操作水平等形式，為完成各項工作提供保障。

（作者單位：山西汾西重工有限責任公司 ）