電子影像系統(tǒng)對財(cái)務(wù)工作的應(yīng)用分析和展望

楊燕 利威格服飾（中國）有限公司上海分公司

引言

隨著財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的不斷推進(jìn)，會計(jì)信息處理也隨之產(chǎn)生變革。作為“業(yè)財(cái)資稅”一體化管理的環(huán)節(jié)，會計(jì)業(yè)務(wù)處理的存儲以及信息的共享，已成為企業(yè)高速發(fā)展的重要需求。企業(yè)會計(jì)信息電子化管理已成為必然趨勢，是企業(yè)的重要無形資產(chǎn)，由此產(chǎn)生對企業(yè)會計(jì)人員甚至整個(gè)企業(yè)的影響不容小覷，有必要對此進(jìn)行分析和未來趨勢的展望。

一、企業(yè)財(cái)務(wù)工作的現(xiàn)狀

以筆者所處的行業(yè)為批發(fā)零售類業(yè)為例，該行業(yè)會計(jì)處理的主要特點(diǎn)是交易量多但簡單重復(fù)性高，業(yè)務(wù)信息分散在各個(gè)業(yè)務(wù)部門和下屬分公司中。財(cái)務(wù)需要?dú)w集所有的票據(jù)進(jìn)行裝訂成冊。特別是對于不同類型的票據(jù)，如增值稅專用發(fā)票，銀行票據(jù)和其他收費(fèi)票據(jù)（公路客車票、停車費(fèi)、高速公路通行費(fèi)）等進(jìn)行人工分類，再將這些票據(jù)基本信息人工輸入財(cái)務(wù)軟件，按照順序附在相應(yīng)類別的計(jì)數(shù)憑證且必須反復(fù)檢查票據(jù)的排序是否正確、是否有任何遺漏。

這種紙質(zhì)單據(jù)實(shí)物傳遞的模式因?yàn)槿狈ψ詣踊兊镁徛粌H要耗費(fèi)較多的人力和時(shí)間，還不利于對單據(jù)信息的實(shí)時(shí)查詢利用，不能適應(yīng)目前電子化、信息化管理的需求。為了實(shí)現(xiàn)會計(jì)工作更加準(zhǔn)確、高效和自動化，就必須解決這個(gè)問題。隨著光學(xué)字符識別技術(shù)（OCR）的逐步應(yīng)用，基于此技術(shù)上的應(yīng)用場景電子影像技術(shù)的運(yùn)用能有效破解這些障礙，電子影像技術(shù)能夠?qū)⒓堎|(zhì)單據(jù)影像化和數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)單據(jù)的實(shí)時(shí)流轉(zhuǎn)和隨時(shí)調(diào)閱，推動業(yè)務(wù)模式向全電子化流程的轉(zhuǎn)變。

二、電子影像技術(shù)在財(cái)務(wù)核算中的應(yīng)用優(yōu)勢分析

近年來，隨著計(jì)算機(jī)硬件、計(jì)算機(jī)視覺等現(xiàn)代化信息技術(shù)得到了長足的發(fā)展，并逐漸被應(yīng)用到社會發(fā)展的各個(gè)層面，為經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展帶來了便利。企業(yè)也在信息時(shí)代下不斷發(fā)展，現(xiàn)代化的信息技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)財(cái)務(wù)會計(jì)管理工作中，提高了財(cái)務(wù)會計(jì)工作的效率，促進(jìn)了企業(yè)資源的優(yōu)化利用。電子影像系統(tǒng)對于財(cái)務(wù)和稅務(wù)來說是應(yīng)用的一個(gè)重要領(lǐng)域。

1.改善數(shù)據(jù)管理。電子影像系統(tǒng)可以方便地存儲、檢索和組織大量的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，使電子檔案管理取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計(jì)檔案管理成為可能。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可以隨時(shí)隨地調(diào)閱檔案，解決了紙質(zhì)檔案保管、調(diào)閱、復(fù)印等問題，大大節(jié)約了物流和檔案管理成本。且根據(jù)2020 年4 月3 日，財(cái)政部聯(lián)合國家檔案局有關(guān)負(fù)責(zé)人就印發(fā)《關(guān)于規(guī)范電子會計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》答記者問。再次明確了電子會計(jì)檔案的管理要求，進(jìn)一步肯定了會計(jì)檔案的有效性和對紙質(zhì)檔案的可替代性，也是電子影像系統(tǒng)的重要應(yīng)用之一。

2.提高準(zhǔn)確性。通過消除手工數(shù)據(jù)輸入，電子影像系統(tǒng)降低了人為錯誤的風(fēng)險(xiǎn)，提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。它可在票據(jù)預(yù)處理過程，如票據(jù)切割、修正、增強(qiáng)等提高正確的票據(jù)會計(jì)輸入。根據(jù)現(xiàn)有的研究表明：圖像處理系統(tǒng)已經(jīng)在解決數(shù)據(jù)正確性問題上作出了巨大貢獻(xiàn)，將票據(jù)分類和識別的準(zhǔn)確性分別提高到96%和85.22%。

3.更快的處理時(shí)間。電子影像系統(tǒng)可以使會計(jì)工作中的許多手工任務(wù)自動化，它實(shí)現(xiàn)了對財(cái)務(wù)票據(jù)圖像有用信息的批量提取，比如供應(yīng)商代碼、發(fā)票號碼、金額和稅額等，使得原先煩瑣的文件檢索和數(shù)據(jù)輸入可以更加便捷。可以有效減少處理時(shí)間，使報(bào)告和分析更加及時(shí)。

4.增強(qiáng)安全性。電子影像系統(tǒng)可以通過先進(jìn)的加密和備份機(jī)制保護(hù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，減少數(shù)據(jù)丟失或被盜的風(fēng)險(xiǎn)。筆者所在公司使用的第三方采購系統(tǒng)為Coupa，該系統(tǒng)針對申請人和財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)的崗位設(shè)置了相應(yīng)的權(quán)限，有了加密和安全登錄協(xié)議，無對應(yīng)權(quán)限的人無法打開未經(jīng)授權(quán)的操作界面。且通過電子影像系統(tǒng)，對應(yīng)的合同、采購訂單和發(fā)票都可以在系統(tǒng)中找到對應(yīng)的掃描件，并一直保留在Coupa 中，采購訂單在財(cái)務(wù)人員完成發(fā)票審批流程后對應(yīng)的掃描件也會同時(shí)上傳至網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)SAP 中，作為備份機(jī)制管理，使得財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)得到了雙重保險(xiǎn)的管理，大大降低丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

5.改善可及性。電子影像系統(tǒng)允許授權(quán)人員從任何有互聯(lián)網(wǎng)連接的地方訪問財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，改善協(xié)作和決策過程。它被設(shè)計(jì)成：允許用戶在任何地方、任何時(shí)間，使用包括智能手機(jī)和平板電腦在內(nèi)的各種設(shè)備訪問信息。這對需要外出工作的會計(jì)專業(yè)人員特別有用，并且對有需求在家辦公的會計(jì)人員也變得非常友好。

6.加強(qiáng)協(xié)作。電子影像系統(tǒng)可以設(shè)計(jì)成允許多個(gè)用戶同時(shí)訪問和編輯信息，使團(tuán)隊(duì)更容易在項(xiàng)目上進(jìn)行協(xié)作和合作。筆者公司要求業(yè)務(wù)人員（訂單申請者）和供應(yīng)商使用掃描儀對發(fā)票進(jìn)行掃描上傳或者以電子郵件的方式傳入電子影像系統(tǒng)，由于每天的發(fā)票數(shù)量很多，對電子影像系統(tǒng)的訪問要求頻率高并且反饋速度要快。訂單申請者提交的發(fā)票需要經(jīng)過財(cái)務(wù)人員的審核和審批，一旦發(fā)現(xiàn)問題需要及時(shí)溝通并更正。系統(tǒng)可以使同部門或跨部門的溝通和協(xié)作變得更加通暢。

7.減少紙張使用。通過將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子格式，電子影像系統(tǒng)可以幫助企業(yè)減少用紙量，減少碳足跡，這對環(huán)境是有利的。也可以幫助減少與紙質(zhì)流程相關(guān)的成本，如打印、運(yùn)輸、存儲和處置費(fèi)用等。這不但可以減少企業(yè)的相關(guān)成本，也符合環(huán)保理念，體現(xiàn)企業(yè)的社會責(zé)任感。并且這與國家推進(jìn)電子檔案的理念是一致的。

舉例流程如下所示：

三、電子影像系統(tǒng)在財(cái)務(wù)核算中應(yīng)用面臨的挑戰(zhàn)

日新月異發(fā)展的硬件和AI 深度學(xué)習(xí)技術(shù)已經(jīng)促使電子影像系統(tǒng)越發(fā)成熟，但是逐步推進(jìn)該系統(tǒng)在整個(gè)公司的運(yùn)行中仍會面臨其他的挑戰(zhàn)和問題。

1.初始成本和后續(xù)維護(hù)成本。實(shí)施一個(gè)電子影像系統(tǒng)可能很昂貴，可能需要大量的前期投資。一套完整的電子影像系統(tǒng)通常需要硬件和軟件組件包括掃描儀、計(jì)算機(jī)等必要的硬件設(shè)備和圖像處理軟件等。這些組件的價(jià)格會由于公司的不同需求導(dǎo)致采購、維護(hù)和升級成本很高，特別是對較小的企業(yè)或個(gè)人而言。

與其他系統(tǒng)的整合。將電子影像系統(tǒng)與其他現(xiàn)有系統(tǒng)，如企業(yè)網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)（SAP）、企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）軟件、客戶關(guān)系管理（CRM）軟件或財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行整合可能具有挑戰(zhàn)性。這可能需要額外的資源和技術(shù)專長。筆者公司在整合新系統(tǒng)正式上線之前階段針對電子影像系統(tǒng)和SAP 的對接問題進(jìn)行了長達(dá)兩個(gè)月的測試，并且在上線后針對發(fā)現(xiàn)的新問題又進(jìn)行了一年左右的更新和不斷的調(diào)試。期間耗費(fèi)的時(shí)間成本、人力成本等都是巨大的。

2.技術(shù)困難。技術(shù)問題一直是電子影像系統(tǒng)面臨的一大挑戰(zhàn)，如軟件故障或硬件故障，會擾亂電子影像系統(tǒng)的運(yùn)作，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失、圖像損壞甚至系統(tǒng)崩潰。因此企業(yè)需要有良好的預(yù)案措施，包括做好軟硬件的定期維護(hù)和升級和數(shù)據(jù)備份等，使企業(yè)即使在系統(tǒng)發(fā)生故障時(shí)運(yùn)營仍然能夠保持正常運(yùn)行。

3.培訓(xùn)要求。人員可能需要培訓(xùn)才能有效地使用該技術(shù)和管理儲存在其中的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。電子影像系統(tǒng)是最近幾年財(cái)稅領(lǐng)域開發(fā)的新的技術(shù)，對于很多員工來說，沒有這方面的知識，因此系統(tǒng)正式上線之前都需要有完整的培訓(xùn)和測試才能保證系統(tǒng)可以真正地投入使用。而且需要針對不同崗位的員工制定不同的培訓(xùn)計(jì)劃，例如財(cái)務(wù)人員和業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)側(cè)重點(diǎn)就不一樣。

4.學(xué)習(xí)曲線。對于習(xí)慣于傳統(tǒng)紙質(zhì)流程的財(cái)務(wù)員工來說，引入一個(gè)新的電子影像系統(tǒng)可能是一個(gè)學(xué)習(xí)曲線。這意味著員工需要打破之前的認(rèn)知，重新學(xué)習(xí)新的知識和流程。并且在學(xué)習(xí)新知識的同時(shí)，也要按時(shí)完成現(xiàn)有的工作。這可能導(dǎo)致對采用新系統(tǒng)的抵觸或猶豫不決。這時(shí)需要企業(yè)和管理者的智慧來平衡員工的工作和生活，一旦處理不好，可能會造成嚴(yán)重的抵觸情緒，從而導(dǎo)致系統(tǒng)上線進(jìn)度的延遲。

5.圖像分析方面的困難。盡管電子影像系統(tǒng)可以提供高分辨率的圖像并截取生成財(cái)務(wù)人員所需要的數(shù)據(jù)。但是如前所述，中國的財(cái)務(wù)票據(jù)種類繁多導(dǎo)致了票證的復(fù)雜性，并且票據(jù)本身的質(zhì)量和采集設(shè)備、技術(shù)差異以及采集過程中的偶然因素都會導(dǎo)致票據(jù)圖像質(zhì)量的不同，引起系統(tǒng)發(fā)生導(dǎo)入錯誤，這時(shí)就需要人工識別和干預(yù)。并且財(cái)務(wù)人員要把這些錯誤進(jìn)行歸集告知對應(yīng)的開發(fā)人員進(jìn)行分析，不斷調(diào)整電子影像系統(tǒng)的識別率，提高系統(tǒng)的功率。目前來看，隨著全電發(fā)票在中國的全面鋪開可以大幅提升圖像的識別和降低錯誤率。

6.安全風(fēng)險(xiǎn)。凡事都有兩面性，電子影像系統(tǒng)如果實(shí)施不當(dāng)，同樣會帶來安全風(fēng)險(xiǎn)，特別是網(wǎng)絡(luò)威脅。安全信息可能會受到黑客攻擊、惡意軟件或未經(jīng)授權(quán)的訪問。適當(dāng)?shù)陌踩胧┖投ㄆ诟率潜匾模苑乐箶?shù)據(jù)泄露和保護(hù)敏感信息。

四、電子影像系統(tǒng)的總結(jié)和未來展望

電子影像系統(tǒng)被廣泛用于各種會計(jì)應(yīng)用，包括應(yīng)付賬款、應(yīng)收賬款和總賬管理。它們也被用于稅務(wù)和審計(jì)，以及支持財(cái)務(wù)報(bào)告和預(yù)算編制過程。

它可以通過提高效率、改善準(zhǔn)確性和減少紙張的使用，對會計(jì)工作產(chǎn)生積極影響。當(dāng)然這些只是電子影像系統(tǒng)給會計(jì)工作帶來諸多好處的幾個(gè)例子。通過仔細(xì)考慮公司的實(shí)際需求和目標(biāo)，來確定實(shí)施和使用這些系統(tǒng)的最佳方式，從而改善會計(jì)流程和結(jié)果，具體的步驟和細(xì)節(jié)可能因具體的系統(tǒng)和公司而異。

同時(shí)，在實(shí)施電子影像系統(tǒng)之前，特別是小型企業(yè)仔細(xì)考慮所涉及的成本和潛在挑戰(zhàn)是很重要的。

目前，技術(shù)方面有許多改進(jìn)，對包括會計(jì)在內(nèi)的各個(gè)行業(yè)產(chǎn)生了很大影響。一些最重要的進(jìn)步包括：

1.人工智能（AI）和機(jī)器學(xué)習(xí)（ML）。人工智能技術(shù)的整合，電子影像系統(tǒng)可能變得更加智能和自動化，更具成本效益和用戶友好。這可能包括自動圖像識別和排序、基于內(nèi)容的文件智能路由以及從圖像中自動提取數(shù)據(jù)等功能。簡化文件管理任務(wù)，如對文件進(jìn)行排序和分類，甚至根據(jù)預(yù)先定義的規(guī)則來自動處理某些工作流程。

2.云計(jì)算。越來越多的企業(yè)將其業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移到云端，電子影像系統(tǒng)也可能轉(zhuǎn)移到基于云的解決方案。這可以為遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)提供更多的可擴(kuò)展性、可訪問性和協(xié)作選項(xiàng)，成本優(yōu)勢更加明顯。

3.移動技術(shù)。移動設(shè)備越來越多地用于商業(yè)目的，電子影像系統(tǒng)可能會開發(fā)移動應(yīng)用程序，使用戶能夠在旅途中捕捉、上傳和處理圖像。財(cái)務(wù)應(yīng)用程序使會計(jì)工作更容易獲得和方便，使會計(jì)人員能夠在任何地方工作，并對財(cái)務(wù)需求做出實(shí)時(shí)反應(yīng)。

4.大數(shù)據(jù)和分析技術(shù)。大數(shù)據(jù)和分析技術(shù)的主要優(yōu)勢之一是能夠快速、高效地捕獲大量數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)通過允許組織大規(guī)模地存儲、分析和解釋這些數(shù)據(jù),增強(qiáng)了這一優(yōu)勢。大數(shù)據(jù)和分析技術(shù)的進(jìn)步為會計(jì)人員提供了管理、分析和解釋大量財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的新工具,可以分析以前無法識別的數(shù)據(jù)模式從而做出更明智的決策。

5.區(qū)塊鏈技術(shù)。區(qū)塊鏈技術(shù)可以通過為所有交易和對數(shù)據(jù)的加密，提供不可更改的記錄賬簿,來提高電子信息系統(tǒng)的安全性。也可以防止欺詐、篡改和未經(jīng)授權(quán)的訪問。區(qū)塊鏈通過創(chuàng)建防篡改的交易數(shù)字賬簿來提高會計(jì)的透明度和安全性。

6.安全技術(shù)的更新。隨著企業(yè)越來越依賴電子信息管理系統(tǒng),加強(qiáng)安全功能將變得越來越重要。這可能包括采用更加先進(jìn)的加密方法、生物識別認(rèn)證及其他保護(hù)敏感信息的安全措施。

以上這些進(jìn)展提高了會計(jì)流程的速度、準(zhǔn)確性和效率，提供更好的財(cái)務(wù)決策，更好地促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

結(jié)語

隨著企業(yè)的成長和擴(kuò)大，電子影像系統(tǒng)可能需要更新或擴(kuò)大，以適應(yīng)更多的用戶或更大的數(shù)據(jù)量。因此該系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)允許可擴(kuò)展性和靈活性。各機(jī)構(gòu)應(yīng)緊跟電子成像系統(tǒng)的最新發(fā)展，以利用新的特點(diǎn)和功能。

時(shí)代的發(fā)展讓企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識到數(shù)字化轉(zhuǎn)型的好處，電子影像系統(tǒng)的使用可能會繼續(xù)增加。且隨著技術(shù)的進(jìn)步，整合這些系統(tǒng)的能力可能會提高，包括更先進(jìn)的自動化、更強(qiáng)的安全功能以及與其他軟件系統(tǒng)更好的整合，在未來可能會變得更加高效和有效。將財(cái)務(wù)流程處理時(shí)效大大提高，把廣大財(cái)務(wù)人員從低效重復(fù)煩冗的低端核算工作中解放出來，更多地介入到財(cái)務(wù)管理工作中去，逐步推進(jìn)核算會計(jì)向管理會計(jì)的角色轉(zhuǎn)變。

總的來說，電子影像系統(tǒng)是一個(gè)有價(jià)值的工具，可供企業(yè)提高效率、降低成本，并為一個(gè)更可持續(xù)的未來作出貢獻(xiàn)，具有現(xiàn)實(shí)意義和推廣價(jià)值。