河北省檔案館（河北省地方志編纂委員會辦公室）2022年度檔案利用數(shù)據(jù)分析

趙宇辰

2022年，省檔案館（省方志辦）持續(xù)提升業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，推進(jìn)科技創(chuàng)新，拓展跨館利用網(wǎng)絡(luò)，充分利用線上、線下各類平臺，不斷升級查檔方式，切實(shí)為群眾辦好實(shí)事，社會公眾的滿意度不斷增強(qiáng)。為了解省館辦本年度利用情況，把握近幾年利用需求走向，總結(jié)利用數(shù)據(jù)規(guī)律，更好地提供檔案利用服務(wù)，現(xiàn)對2022年度檔案利用基本情況和各項數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，具體情況如下：

一、檔案利用基本情況

其中，接待人次包括窗口接待、電話咨詢、檔案郵寄、電子利用、跨館利用、線上接待、來信來函的全部人次，實(shí)際利用人次統(tǒng)計以實(shí)際調(diào)卷人次為準(zhǔn)，有效服務(wù)人次指查到所需材料的人次，統(tǒng)計以實(shí)際摘抄復(fù)印和拍攝人次為準(zhǔn)。

二、檔案利用數(shù)據(jù)分析

（一）2022年度數(shù)據(jù)分析

2022年，利用室共接待2921人次，摘抄891頁，復(fù)印5452頁，蓋章829個，調(diào)卷3876卷，1402件，拍攝10頁，電話咨詢1020人次，來函來信查詢2人次，電子利用413人次，檔案郵寄20人次。線上接待利用41人次。實(shí)際利用（有調(diào)卷行為的）1099人次，占總接待人次的37.62%，有效服務(wù)（有摘抄復(fù)印或拍攝行為的）866人次，占總接待人次的29.65%，電話咨詢1020人次，占總接待人次的34.92%。

由數(shù)據(jù)可見，2022年的接待人次有輕微減少，實(shí)際利用人次、有效服務(wù)人次都比2021年有所增長，但實(shí)際利用人次的占比和有效服務(wù)人次的占比變化不大。2022年接待總?cè)舜蔚慕档停饕捎?022年疫情反復(fù)出現(xiàn)，導(dǎo)致查檔人數(shù)有所減少。2022年實(shí)際利用人次及有效服務(wù)人次占總接待人次比例不高，分析原因和2021年度利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析中所談原因大致相同，主要有以下幾點(diǎn)：1.查閱線索不清晰，導(dǎo)致利用者需要反復(fù)多次查詢才能得到所需檔案。2.因館藏限制或移交單位歸檔不全導(dǎo)致利用者無功而返。3.因權(quán)限不足導(dǎo)致我館無權(quán)提供或利用者無權(quán)調(diào)取。4.利用者對檔案館職能不清，向我們提出了學(xué)歷認(rèn)證、職業(yè)資格證換證等超出我館業(yè)務(wù)范圍的要求。

（二）歷年利用數(shù)據(jù)對比分析

1.查閱用途

我館檔案查閱的用途主要分為工作參考、民生需求、文化需求和其他四大類。

文化需求具體包括編史修志、建館辦展、視頻拍攝、學(xué)術(shù)研究、撰寫回憶錄等。2022年文化需求871人次，占比29.82%。文化需求類中占比較高的主要為學(xué)術(shù)研究、編史修志、建館辦展。其中，學(xué)術(shù)研究573人次，占文化需求類的65.8%，編史修志95人次，占文化需求類的10.9%，建館辦展105人次，占文化需求類的12.1%。

民生需求具體包括辦理退休、學(xué)歷認(rèn)證、補(bǔ)充核實(shí)檔案、落實(shí)待遇、土地確權(quán)、民事訴訟、房產(chǎn)過戶等。2022年民生需求1301人次，占比44.54%，辦理退休和補(bǔ)充核實(shí)檔案連續(xù)三年位列民生類需求前兩位。2022年辦理退休528人次，占民生需求類的40.58%，補(bǔ)充核實(shí)檔案376人次，占民生需求類的28.9%。

工作參考具體包括土地糾紛、辦案取證、案件訴訟、規(guī)范文件、查找依據(jù)、審計對賬、資產(chǎn)劃轉(zhuǎn)等。2022年工作參考683人次，占比23.38%。

2022年工作參考、民生需求和文化需求人次占比對比2021年變化不大，值得一提的是，民生需求連續(xù)三年位于查閱用途主導(dǎo)地位，接近半數(shù)利用需求均為民生類，檔案服務(wù)民生的作用愈發(fā)凸顯。在日常工作和生活中，無論是干部任免、接續(xù)工齡、繳納社保還是遺產(chǎn)繼承、房產(chǎn)公證、落實(shí)待遇都需要完善相關(guān)檔案，在個人檔案不完備的情況下，到檔案館查找補(bǔ)充檔案成為多數(shù)人的首選。

2.查閱主體

2022年，省館共計接待2921人次，其中單位利用者1314人次，占比44.98%，個人利用者（含學(xué)生364人次）1607人次，占比55.02%。對比2021年、2020年各項數(shù)據(jù)可知，一是2020-2022連續(xù)三年個人利用者始終占有較高比例，再次印證了檔案服務(wù)民生的重要作用。二是學(xué)生查檔人數(shù)繼續(xù)走高，分析原因在于學(xué)生在學(xué)術(shù)研究時更傾向于尋找第一手資料，而檔案是最真實(shí)、最可靠、最寶貴的第一手資料。檔案的文化傳承作用也在日益凸顯。

3.查閱途徑

除現(xiàn)場利用、電子利用、電話咨詢、招生底冊郵寄服務(wù)等查閱途徑外，2022年我們繼續(xù)推進(jìn)館藏檔案異地跨館利用工作，并開通了線上查檔服務(wù)。

一是不斷拓展跨省域館際共享網(wǎng)絡(luò)。除京津冀省級檔案館可以異地跨館查詢民生類檔案以外，2022年7月，我們與上海浦東新區(qū)檔案館簽訂了跨館利用協(xié)議，協(xié)議簽訂后，省館可以利用上海域內(nèi)除上海市檔案館以外16個縣、區(qū)檔案館的民生類檔案。2022年10月，我們啟動了與重慶市檔案館合作事宜，推進(jìn)兩館在2023年達(dá)成合作。

二是推進(jìn)省域內(nèi)館際共享向縱深發(fā)展。在2021年全省175個綜合檔案館簽訂跨館利用協(xié)議的基礎(chǔ)上，探索建立省市縣鄉(xiāng)村五級檔案館之間異地跨館互通聯(lián)查利用機(jī)制。2022年，根據(jù)各市縣檔案館跨館查詢利用工作進(jìn)展情況，確定了邯鄲市檔案館、唐山市檔案館、張家口市檔案館、正定縣檔案館、沽源縣檔案館為試點(diǎn)，開始實(shí)施民生類檔案跨館利用試點(diǎn)工作。最終，正定縣檔案館與正定鎮(zhèn)政府、新安鎮(zhèn)政府、諸福屯街道辦事處簽訂協(xié)議；沽源縣檔案館與小廠鎮(zhèn)、窯溝臺村、豐源店鄉(xiāng)、扇子溝村、和白土窯鄉(xiāng)、東一棵村簽訂跨館利用協(xié)議；唐山市豐南區(qū)與岔河鎮(zhèn)、豐南鎮(zhèn)簽訂了跨館利用協(xié)議，可用于指導(dǎo)今后全面建立全省范圍內(nèi)五級檔案館互通聯(lián)查。

三是正式上線全國利用服務(wù)平臺。2022年河北省檔案館作為全國利用服務(wù)平臺首批接入單位，自2022年7月份起開通了線上利用通道，全國各地的利用者通過國家檔案局官網(wǎng)可在線上對我館的館藏提出利用申請，工作人員在線服務(wù)，極大方便了利用者。自線上服務(wù)平臺開通以來，截至2022年底，河北省檔案館共接待線上利用41人次。

三、優(yōu)化措施及建議

一是繼續(xù)加強(qiáng)查檔常識宣傳。通過官網(wǎng)、公眾號、微視頻等多種方式，做好我館查檔常識普及，尤其要做好對跨省域及省內(nèi)民生類檔案跨館利用平臺的宣傳，充分發(fā)揮跨館利用的優(yōu)越性。

二是不斷推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化。檔案數(shù)字化，一方面是對原始紙質(zhì)檔案的最佳保護(hù)，另一方面可以極大提高利用效率。由于我館館藏豐富，檔案全部完成數(shù)字化必將是一場“持久戰(zhàn)”。在現(xiàn)階段，根據(jù)利用需求，可以考慮有針對性地對利用需求數(shù)量較大、較為迫切的內(nèi)容優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化，如勞動模范先進(jìn)優(yōu)秀表彰類（主要用于落實(shí)待遇）、干部職工復(fù)退軍人調(diào)動分配安置介紹信類（主要用于辦理退休接續(xù)工齡及社保等）、人事廳職改辦對各類專業(yè)職務(wù)任職資格的通知類（主要用于辦理各種技術(shù)職稱換證補(bǔ)證等）、勞動廳關(guān)于企業(yè)職工離退休及工傷認(rèn)定傷殘鑒定審批表類（主要用于落實(shí)待遇）以及部分清代和民國檔案（主要用于撰寫論文）。

三是持續(xù)拓展民生類檔案跨館利用網(wǎng)絡(luò)。一方面繼續(xù)尋求與省外各檔案館的合作機(jī)會，另一方面，在未來的工作中，我們可以探索借助全省各級國家綜合檔案館館長聯(lián)席會等進(jìn)一步打通跨省際共享的通道，以點(diǎn)帶面，將省內(nèi)各市、縣、區(qū)檔案館納入到跨省際共享網(wǎng)絡(luò)中來，提高全省檔案系統(tǒng)的跨館利用活躍度。

四是探索為有辦展需求的利用者提供仿真復(fù)制服務(wù)。隨著黨史活動教育的開展，各單位建史館辦展覽的需求逐日提高，簡單的復(fù)印已經(jīng)不能滿足利用單位的需求，可以探索與相關(guān)技術(shù)部門合作，為有需求的利用者提供仿真復(fù)制服務(wù)。

作者單位：河北省檔案館（河北省地方志編纂委員會辦公室）