河北省科學(xué)技術(shù)廳2021-2022年檔案查閱利用數(shù)據(jù)分析

李利

河北省科學(xué)技術(shù)廳室藏檔案，為公眾和本廳系統(tǒng)及社會(huì)組織在職稱評(píng)定、辦理退休、落實(shí)待遇、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、申報(bào)項(xiàng)目、檔案完善、科學(xué)研究以及工作參考、編史修志等方面提供了大量的檔案資料。近年來(lái)，省科學(xué)技術(shù)廳以室藏和檔案數(shù)字化成果為基礎(chǔ)，進(jìn)一步簡(jiǎn)化查檔手續(xù)，革新查檔方式，拓寬查檔渠道，強(qiáng)化檔案信息的著錄標(biāo)引和檢索系統(tǒng)管理，為本廳系統(tǒng)、社會(huì)組織和廣大科技人員提供了更加快捷、便利的查檔服務(wù)，檔案利用效率和滿意度明顯提高，受到了檔案利用者的好評(píng)。

2021-2022年檔案利用基本情況和各項(xiàng)數(shù)據(jù)分析如下：

一、檔案利用基本情況

2021和2022年檔案利用人次為586人次，利用6907件/卷次，復(fù)印打印7671頁(yè)，數(shù)字化利用率平均為53.59%。（從表中看到2022年檔案利用數(shù)字化件明顯降低，是因?yàn)?022年向省檔案館移交科技冬奧、脫貧攻堅(jiān)和疫情防控檔案的數(shù)字化副本，我廳當(dāng)年做數(shù)字化時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)與省檔案館的最新要求不一致，需重新對(duì)標(biāo)來(lái)做，調(diào)出檔案原件1213件。減去這部分原件，數(shù)字化利用率達(dá)48.42%。）

二、檔案利用數(shù)據(jù)分析

在數(shù)據(jù)分析過(guò)程中，本人從查閱用途、查閱檔案門類、查閱內(nèi)容、查閱主體四個(gè)方面作了對(duì)比分析。

（一）查閱用途

省科技廳室藏檔案查閱用途主要分為三類：工作查考類、文化類、民生類。

工作查考類主要是為廳黨組決策與管理提供有價(jià)值的信息資源，為解決工作中的具體問(wèn)題而尋找政策制定依據(jù)、原始數(shù)據(jù)等，具體包括訴訟信訪、規(guī)范性文件、資產(chǎn)報(bào)廢、提供審計(jì)材料、專題檔案數(shù)據(jù)移交等，2021年共計(jì)查檔 314人次，占總?cè)舜蔚?1.27%，2022年共209人次，占總?cè)舜蔚?6.36%，2021年和2022年工作類查考人次占比變化不大。可以看出，我廳檔案利用服務(wù)中，主要是滿足本廳的工作查考，這也是機(jī)關(guān)檔案室功能的基本定位。

文化類具體包括編史修志、利用檔案辦展、整理沿革、學(xué)術(shù)研究、撰寫回憶錄等，2021年共6人次，占比1.74%；2022年共7人次，占比2.89%，所占比例非常小，兩年的利用人次變化不大。我廳這方面檔案利用主要是整理組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記、編輯科技工作年報(bào)、科技年鑒等。

民生類包括落實(shí)政策待遇、房產(chǎn)過(guò)戶、補(bǔ)充檔案等，2021年共24人次，占總量的6.97%，2022年26人次，占總量的10.74%。民生類需求查檔大多為個(gè)人需求，主要是辦理退休、申報(bào)職稱、證明工齡、為法院提供證據(jù)、辦理房產(chǎn)過(guò)戶時(shí)證明親屬關(guān)系等，可以看出檔案為保障民眾的切身利益提供了有效證明，體現(xiàn)了檔案服務(wù)社會(huì)，服務(wù)人民的基本特性，這也是我廳檔案利用的重要內(nèi)容之一。

（二）查閱檔案門類

省科技廳檔案利用的主要檔案門類是文書檔案，其次是會(huì)計(jì)檔案、科技（基建）檔案和專業(yè)（科技獎(jiǎng)勵(lì)）檔案，其他如實(shí)物、照片、已過(guò)世干部檔案偶有查詢，這里未做統(tǒng)計(jì)分析。個(gè)人查閱的檔案門類主要是文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、專業(yè)（科技獎(jiǎng)勵(lì)）檔案、已過(guò)世干部檔案。

文書檔案、科技（基建）和專業(yè)（科技獎(jiǎng)勵(lì)）從2009年即開(kāi)始了數(shù)字化掃描工作，這三個(gè)門類的檔案查閱非常便利快捷，一般不用提供檔案原件，都是打印或直接發(fā)送電子復(fù)制件到政務(wù)微信（僅限廳機(jī)關(guān)及廳直屬單位），數(shù)字化復(fù)制件利用率達(dá)70.43%。

（三）查閱內(nèi)容

省科技廳2021和2022年檔案查閱內(nèi)容相對(duì)比較明確，下面從個(gè)人和單位兩方面就查閱內(nèi)容做統(tǒng)計(jì)分析：

1.查閱主體為個(gè)人：主要是查閱科技獎(jiǎng)勵(lì)檔案的本人獲獎(jiǎng)情況，為申報(bào)職稱、辦理退休、申報(bào)項(xiàng)目等提供證明；查閱會(huì)計(jì)檔案的工資表為養(yǎng)老金領(lǐng)取提供工齡證明等；查閱已過(guò)世干部檔案辦理遺產(chǎn)房產(chǎn)等提供證明；查閱文書檔案的計(jì)劃項(xiàng)目立項(xiàng)通知、合同、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、職稱評(píng)聘等材料，為申報(bào)職稱、項(xiàng)目驗(yàn)收、報(bào)獎(jiǎng)、申報(bào)院士、工資審批等提供證明。

2.查閱主體為單位：主要是工作查考，包括審計(jì)、考核、資產(chǎn)清查、報(bào)廢、編研等。一是提供審計(jì)需要的證明材料，是這兩年查閱檔案最多的內(nèi)容，僅2021年國(guó)家和省審計(jì)部門對(duì)省科技廳進(jìn)行了多輪審計(jì)，包括2020年省科學(xué)技術(shù)廳預(yù)算執(zhí)行審計(jì)和廳領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、重大專項(xiàng)審計(jì)、京津冀創(chuàng)新審計(jì)、十八大以來(lái)審計(jì)整改發(fā)現(xiàn)問(wèn)題“回頭看”審計(jì)、房改遺留資金問(wèn)題審計(jì)等，每輪審計(jì)都要到檔案室查閱大量的以往年度的文書檔案和會(huì)計(jì)檔案材料。2021年審計(jì)共查閱2003-2020年文書檔案1172件，1996-2020年會(huì)計(jì)檔案1161卷，文書檔案主要是查閱黨組會(huì)議記錄、紀(jì)要、向黨組會(huì)議的匯報(bào)材料，項(xiàng)目評(píng)審論證材料，向省政府的請(qǐng)示報(bào)告及批復(fù)等，會(huì)計(jì)檔案主要是查閱記賬憑證及其附件。二是財(cái)政廳績(jī)效考核查閱文書檔案569件。查閱項(xiàng)目績(jī)效評(píng)估材料，項(xiàng)目評(píng)審材料及黨組會(huì)議紀(jì)要及向黨組會(huì)議匯報(bào)材料等。三是為固定資產(chǎn)清查報(bào)廢提供材料，查閱會(huì)計(jì)檔案289卷。四是科技樓辦理裝修審批事項(xiàng)和房產(chǎn)登記、過(guò)戶、移交手續(xù)，查閱基建檔案94卷。五是編寫組織大事記、機(jī)構(gòu)沿革、科技工作年報(bào)、年鑒、規(guī)范性文件匯編等查閱文書檔案材料528件。六是脫貧攻堅(jiān)、疫情防控和科技冬奧檔案歸集及復(fù)制件向省檔案館移交，從廳檔案管理系統(tǒng)中查詢到2013-2021年脫貧攻堅(jiān)檔案條目486件，2020-2021年疫情防控檔案條目414件，2015-2022年科技冬奧檔案條目858件。其他查閱內(nèi)容為人事任免、工資等文件及為法院提供證明材料等。

在分析檔案利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)時(shí)，發(fā)現(xiàn)本廳檔案借閱登記存在利用目的登記不明確問(wèn)題，例如，大都是寫工作查考，沒(méi)有明確是哪方面的工作查考，今后在工作中需改進(jìn)，以便能更高效地掌握利用需求，更好地為廳機(jī)關(guān)做好服務(wù)。

（四）查閱主體

省科技廳檔案查閱主體分為兩類：一是單位，二是個(gè)人。其中個(gè)人復(fù)制檔案（復(fù)印+打印）804頁(yè)；單位復(fù)制檔案（復(fù)印+打印）6867頁(yè)，發(fā)送電子件1320件。

需要注意的是，省科技廳檔案查閱主體主要是單位，兩年來(lái)共有531人次（531人為有效查閱服務(wù)，未查到內(nèi)容的服務(wù)未作登記），廳機(jī)關(guān)及廳屬單位查閱人員占98%以上，外單位因公查閱人員不超過(guò)2%。兩年來(lái)個(gè)人查檔僅55人（55人為有效查閱服務(wù)，未查到內(nèi)容的服務(wù)未作登記），占全部查檔人員的9.38%。個(gè)人查檔只限于與本人相關(guān)的內(nèi)容，如科技獎(jiǎng)勵(lì)檔案只能查自己獲獎(jiǎng)的項(xiàng)目，立項(xiàng)通知、項(xiàng)目合同也是與自己有關(guān)的才可提供。造成這一情況的原因，主要是廳機(jī)關(guān)的檔案未做檔案開(kāi)放鑒定，不能隨意公開(kāi)。

三、工作改進(jìn)建議

鑒于以上分析，為進(jìn)一步提高廳檔案利用效率和利用口碑，使廳檔案利用工作跨上一個(gè)新臺(tái)階，下一步工作建議如下：

一是盡快進(jìn)行檔案開(kāi)放審核，公布檔案開(kāi)放目錄，從社會(huì)需求角度延伸檔案業(yè)務(wù)，使公眾了解廳檔案室藏檔案可查閱內(nèi)容。二是全力推進(jìn)廳檔案管理系統(tǒng)的改版上線，改版后的管理系統(tǒng)增加了獨(dú)立的檔案查詢功能，廳機(jī)關(guān)及廳屬單位工作人員可通過(guò)申請(qǐng)獲準(zhǔn)到檔案管理庫(kù)自主查詢，減輕了檔案工作人員的工作量，并且利用統(tǒng)計(jì)更加精準(zhǔn)。三是加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，以本廳實(shí)際為基礎(chǔ)，以現(xiàn)實(shí)需求為導(dǎo)向，提高檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平。例如會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化水平低，給檔案查詢帶來(lái)不便，會(huì)計(jì)檔案查閱最多的是記賬憑證及其附件，而記賬憑證復(fù)印起來(lái)非常麻煩，并且復(fù)印易致檔案原件破損。需盡快對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描。四是對(duì)于無(wú)效的查詢也要做好登記，以便更全面地了解公眾需求和廳機(jī)關(guān)及廳屬單位的工作需求，為今后的檔案利用工作提供更精準(zhǔn)的服務(wù)。

作者單位：河北省科技信息和檔案中心