機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理存在的問題及對策研究

張艷

摘 要：近些年來，隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，《中華人民共和國檔案法》第二條指出檔案是對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，它將人類的發(fā)展歷史完整的保存下來，成為后來人探究和探索歷史發(fā)展的重要信息庫。重視檔案和檔案管理工作，是中國共產(chǎn)黨的傳統(tǒng)和優(yōu)勢之一。習(xí)近平總書記在對檔案工作的重要批示中指出，檔案工作存史資政育人，是一項利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業(yè)。要加強(qiáng)黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，貫徹實施好新修訂的檔案法，推動檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；問題；對策

引言

檔案管理工作作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的日常工作之一，發(fā)揮著不可或缺的重要作用?？茖W(xué)規(guī)范的檔案能夠全面真實地反映單位的整體發(fā)展情況，并為單位的長遠(yuǎn)發(fā)展提供依據(jù)和指導(dǎo)。當(dāng)前信息化發(fā)展迅猛，檔案管理工作也要不斷優(yōu)化和升級，才能滿足我國現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展的需要。

1機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

一方面檔案能夠為單位的日常管理工作、重大歷史活動提供真實可靠的查考依據(jù)，另一方面能夠為機(jī)關(guān)事業(yè)單位改革與發(fā)展、領(lǐng)導(dǎo)者科學(xué)正確決策提供有效依據(jù)，同時當(dāng)單位面臨法律問題時，也可作為重要的法律憑證。檔案管理工作是否能夠優(yōu)質(zhì)、高效開展直接關(guān)系著機(jī)關(guān)檔案管理工作各項工作的開展質(zhì)量和效果。因此，在高速發(fā)展的新時代下，要想讓檔案管理工作更好地服務(wù)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項工作的高質(zhì)量開展就必須在工作實踐過程當(dāng)中積極探索，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作當(dāng)中存在的不足，并在第一時間做出科學(xué)、合理的調(diào)整與優(yōu)化改進(jìn)方案，進(jìn)而有效推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位健康、穩(wěn)定、持續(xù)、優(yōu)質(zhì)高效發(fā)展。

2機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理存在的問題

2.1檔案管理重視程度不夠

首先，一些單位的領(lǐng)導(dǎo)層面通常把工作的重心聚焦在業(yè)務(wù)性的工作上，對檔案的歷史依據(jù)和憑證作用認(rèn)識不到位。其次，一些單位沒有設(shè)立單獨的組織機(jī)構(gòu)，部分單位在缺少人手或者業(yè)務(wù)工作繁忙的情況下，習(xí)慣于將檔案管理工作歸于辦公室，由辦公室人員兼職，而其業(yè)務(wù)能力和專業(yè)技術(shù)水平參差不齊。最后，一些單位沒有單獨的檔案室和檔案柜，導(dǎo)致檔案缺乏規(guī)范的儲存條件，極有可能出現(xiàn)發(fā)霉、損壞或丟失。有些單位存儲檔案的電子設(shè)備陳舊老化，無法保證電子檔案的有效存儲。

2.2檔案管理制度不健全

一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作除了參照《中華人民共和國檔案法》的有關(guān)規(guī)定外，在單位內(nèi)部沒有制定專門的切實可行的檔案管理制度。一些單位盡管建立了檔案管理制度，但在遇到問題時并沒有靈活合理地運用制度，導(dǎo)致制度的存在形同虛設(shè)。不規(guī)范、不健全的檔案管理制度肯定會帶來各種各樣的問題：檔案收集不及時或不齊全，就會導(dǎo)致檔案的整理不順暢；檔案整理不規(guī)范，就無法保證檔案的利用；借閱檔案不登記、借出的檔案不按時歸還或者歸還記錄缺失等，都無法實現(xiàn)檔案的價值。一些單位的檔案管理缺乏相應(yīng)的獎懲政策，部分檔案管理人員工作缺乏主動性，導(dǎo)致工作進(jìn)入了不健康的循環(huán)模式。

2.3檔案信息化水平落后

雖然紙質(zhì)檔案具有很大的缺陷，但機(jī)關(guān)事業(yè)單位仍然偏向于利用紙質(zhì)檔案來進(jìn)行檔案管理，通過現(xiàn)代信息化的模式來管理檔案并未得到大多數(shù)人的認(rèn)可，主要原因有：某些檔案管理人員的思維比較固化，其認(rèn)為利用傳統(tǒng)的檔案管理模式比較得心應(yīng)手，對開展新型檔案信息化建設(shè)主觀上比較懈??；對檔案管理的認(rèn)識不足，資金投入不夠，檔案管理配套設(shè)施即使陳舊也不能得到及時更換；檔案管理人員業(yè)務(wù)能力有待提高，很多人員缺乏計算機(jī)信息技術(shù)方面的知識。

3解決的對策

3.1改變服務(wù)理念

服務(wù)理念對檔案管理服務(wù)十分重要，要主動擔(dān)當(dāng)，有所作為，就要積極融入機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作中，改變“重藏輕用”的管理服務(wù)理念，改變傳統(tǒng)資源決定服務(wù)的理念，重視館藏資源建設(shè)，更加注重檔案資源開發(fā)利用，“藏”“用”同等重視，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位改革和發(fā)展服務(wù)，為國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展服務(wù)，為人民服務(wù)，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

3.2提升工作價值

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作普遍不受重視，工作方面收收、藏藏、裝裝、訂訂，常規(guī)性工作是一方面，沒有體現(xiàn)出應(yīng)有的價值與作用。其次是部門自身存在感不強(qiáng)，與其它部門相比較自我定位過低，沒有真正認(rèn)識到自身價值。要想被重視，提高地位，就需要在工作方面提升價值與作用。要加強(qiáng)黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，貫徹實施好新修訂的檔案法，推動檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展。要做出有效成績，用實力來說話，用實力為自己贏得地位。

3.3做好人才培養(yǎng)

專業(yè)的人干專業(yè)的事是社會的普遍共識，檔案工作離不開專業(yè)的檔案工作人員。要做好檔案管理服務(wù)工作，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要招聘專業(yè)的檔案管理工作人員；加大對現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn)力度，要系統(tǒng)化、專業(yè)化和精準(zhǔn)化培訓(xùn)，達(dá)到基礎(chǔ)理論知識和專業(yè)服務(wù)技能逐步提高，鼓勵專業(yè)技術(shù)人員走出去參觀交流或參加學(xué)術(shù)會議，開闊眼界，增長知識和技能；創(chuàng)建研究型學(xué)術(shù)團(tuán)隊，邀請專家進(jìn)行科研意識和科研能力培訓(xùn)，為職業(yè)能力提升和職稱晉升打好基礎(chǔ)。

3.4強(qiáng)化技術(shù)保障

隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化水平的不斷普及和提高，檔案管理的自動化、信息化水平也在不斷提高。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要大力加強(qiáng)檔案管理工作與服務(wù)的信息化水平，加大人力物力和財力保障水平。做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、硬件環(huán)境建設(shè)、系統(tǒng)軟件建設(shè)等，添置專業(yè)的打印機(jī)、復(fù)印機(jī)及掃描設(shè)備，提高檔案管理工作效率。加強(qiáng)工作人員的信息化水平培訓(xùn)，確保工作人員可以熟練操作各類相關(guān)的設(shè)施，充分發(fā)揮各項信息化設(shè)施的作用。

結(jié)語

綜上，做好檔案管理工作對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)揮主體作用，履行社會職能具有極其重要的意義。檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程中存在的認(rèn)識偏差、制度不健全、人員素質(zhì)不高、軟硬件配套不到位等問題，需要各單位依據(jù)自身實際情況，順應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展趨勢，不斷探索檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，加大檔案管理軟硬件投入，完善檔案管理制度，培養(yǎng)高素質(zhì)的可持續(xù)發(fā)展的檔案管理人才，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量逐步提升，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位在新時代謀求更好的發(fā)展提供基礎(chǔ)性保障。

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