財務(wù)共享在公辦幼兒園財務(wù)管理中的應用

管麗靖

伴隨著公辦幼兒園的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的財務(wù)模式已不適應規(guī)模日漸增長的公辦幼兒園。為了更好地實現(xiàn)幼兒園的內(nèi)部控制，加強財政的監(jiān)管，提高幼兒園的管理水平，促進其穩(wěn)定地發(fā)展，需要對公辦園的財務(wù)管理進行創(chuàng)新變革。財務(wù)共享是目前財務(wù)管理方面的創(chuàng)新性內(nèi)容，其涵蓋著多種科學技術(shù)與財務(wù)管理方面的知識。而幼兒園本身財務(wù)管理模式屬于整體框架內(nèi)、為實現(xiàn)總體財務(wù)目標而設(shè)計的財務(wù)管理模式、機構(gòu)和組織分工各項要素的組合。本文基于此背景，根據(jù)財務(wù)共享管理的分析，探討公辦幼兒園財務(wù)管理內(nèi)容中，財務(wù)共享模式的應用和未來發(fā)展趨勢，以供相關(guān)人員參考。

財務(wù)共享管理的概述

財務(wù)共享可以加強幼兒園的內(nèi)部控制，提高幼兒園的財務(wù)管理水平，有效地傳遞財務(wù)資料，減少幼兒園的運營和財務(wù)風險，并使資源得到最大程度的優(yōu)化，提高資源的有效利用。財務(wù)共享是將大量可重復的、標準化的會計工作，集中在一個新的業(yè)務(wù)單位——財務(wù)共享中心，進行流程重組，并將其集中化、標準化和信息化，從而可以有效地減少實行財務(wù)共享的企業(yè)組織的經(jīng)營成本，大大提高業(yè)務(wù)流程的處理效率，增強企業(yè)組織的財務(wù)控制能力，改善共享服務(wù)的質(zhì)量，有效地創(chuàng)造企業(yè)組織的價值，從而有效地提升企業(yè)組織的財務(wù)管理。其與傳統(tǒng)的財務(wù)管理區(qū)別及其主要特征為：

集中化。建立公司全面集中、統(tǒng)一管控的流程及系統(tǒng)，同時集中資金池管理，在保證資金安全的前提下，最大限度發(fā)揮資金的規(guī)模效益和協(xié)同效應。提高資金歸集效率，推行集中支付，減少資金沉淀；集中費控管理，強化費用管控標準及集中處理，提高費用報銷效率及管控能力。

標準化。在財務(wù)共享系統(tǒng)中，流程標準化管理是一個非常重要且復雜的工作，它需要對所有加入的企業(yè)組織進行整體的梳理、優(yōu)化，直到重新整合，在減少過程冗余的同時最大限度地減少風險，這就是標準化的過程。標準化是實現(xiàn)財務(wù)共享服務(wù)有效運行的先決條件，所以需要在滿足分子公司組織業(yè)務(wù)需要的基礎(chǔ)上做到盡量的標準化、簡單化。程序的合理性是影響財務(wù)共享系統(tǒng)執(zhí)行效果的重要因素，而程序本身的不合理則會給企業(yè)的運作造成很大的阻礙，這需要在標準化和合理化中取得平衡。

信息化。多個核心系統(tǒng)的協(xié)同工作對財務(wù)共享管理系統(tǒng)的運行起到了至關(guān)重要的作用，而核心系統(tǒng)的設(shè)計與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的整合直接影響到財務(wù)共享服務(wù)的運行效率和效果，同時也關(guān)系到系統(tǒng)是否能夠有效地支持財務(wù)共享服務(wù)的業(yè)務(wù)流程。要實現(xiàn)企業(yè)組織財務(wù)及業(yè)務(wù)的共享，就必須使所有的系統(tǒng)平臺、過程、功能真正地統(tǒng)一起來，利用信息化技術(shù)將過程固化，以自動化的信息系統(tǒng)取代手工操作，從而提高過程的質(zhì)量和效率。

統(tǒng)一的、智能化的信息系統(tǒng)平臺構(gòu)建是一個漫長的過程，信息系統(tǒng)建設(shè)的成效直接影響到企業(yè)財務(wù)共享管理制度的建設(shè)。由于不同的分子公司組織可能存在不同的業(yè)務(wù)流程和信息系統(tǒng)，在系統(tǒng)梳理時需要考慮整體的體系統(tǒng)一、過程規(guī)范，并盡可能地減少類似的系統(tǒng)，降低融合的難度。財務(wù)共享服務(wù)是一種對企業(yè)內(nèi)外部進行集中的金融業(yè)務(wù)，在此過程中，涉及大量的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，因此，要有效地利用現(xiàn)代信息技術(shù)來提高企業(yè)的業(yè)務(wù)效率，如選擇資源規(guī)劃系統(tǒng)、視頻掃描系統(tǒng)、光學字符識別系統(tǒng)、資金清算系統(tǒng)等專門的金融處理系統(tǒng)，可以有效地進行財務(wù)處理及提高效率。

財務(wù)共享在公辦幼兒園財務(wù)管理中應用的意義

目前深圳公辦幼兒園仍采用傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式，即每個幼兒園設(shè)置1―2名財務(wù)報賬人員負責本幼兒園的預算、支出報賬、收費、資產(chǎn)管理等財務(wù)工作，由國庫中心進行集中記賬。然而隨著公辦幼兒園規(guī)模的快速擴大，財務(wù)支出體量的增大，組織機構(gòu)分散，管理層級多，信息傳遞受阻，機構(gòu)設(shè)置重復，管理成本增加，幼兒園財務(wù)管理容易出現(xiàn)混亂，財務(wù)風險增大。財務(wù)共享服務(wù)的集中化、流程化和信息化可以很好地克服以上缺點，促進幼兒園財務(wù)管理有效性和科學性全面提升。由此，財務(wù)共享管理在公辦幼兒園財務(wù)應用中，具備如下重要的意義：

統(tǒng)一幼兒園各財務(wù)環(huán)節(jié)流程及標準，有利于提高公辦幼兒園規(guī)范化，借助財務(wù)共享，加速財務(wù)流程化和標準化建設(shè)。實施財務(wù)共享后，幼兒園內(nèi)預算、報銷以及資產(chǎn)管理等各個子系統(tǒng)可以得到充分銜接，各子系統(tǒng)數(shù)據(jù)得以集成，幼兒園管理者可以通過集成后的數(shù)據(jù)獲取全園各項財務(wù)信息，會計人員也需要根據(jù)財務(wù)系統(tǒng)步驟完成工作，這對于加速財務(wù)流程化和標準化建設(shè)有著極大促進作用。

有利于提高效益效率，減少人員重復工作，并能有效地防止機構(gòu)的重復建設(shè)，財務(wù)人員可以專注于財務(wù)審核、預算決算分析工作，提高財務(wù)質(zhì)量。實施幼兒園財務(wù)共享后，幼兒園財務(wù)工作人員就可以利用系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)計算和匯總，摒棄了以往人工計算的方式，不但能夠提升數(shù)據(jù)準確率，同時還能減少財務(wù)人員工作量，更能促使財務(wù)人員各司其職，提高工作效率。

推動公辦園不斷擴張及發(fā)展。通過利用信息化技術(shù)，可以使數(shù)據(jù)在不同地域、不同部門之間進行整合、挖掘、加工、分析、傳遞和共享，能夠自動識別、預警和控制各方面的風險；實現(xiàn)信息的互聯(lián)和高層次的信息分享，教育主管部門及財政部門能夠?qū)?nèi)外部變化作出科學的反應與處理，實現(xiàn)幼兒園財務(wù)運營過程各個環(huán)節(jié)的動態(tài)管理，為主管部門的決策提供實時、精確的數(shù)據(jù)，從而使決策的合理性和科學性得到提升。同時，財務(wù)共享服務(wù)能夠?qū)ω攧?wù)業(yè)務(wù)進行統(tǒng)一管理，為財政局、教育局和各幼兒園提供相應的信息共享服務(wù)，方便將業(yè)務(wù)及財務(wù)模式推廣到新設(shè)幼兒園，加大幼兒園業(yè)務(wù)及財務(wù)推廣速度，從而促進公辦幼兒園的發(fā)展。

財務(wù)共享在公辦幼兒園財務(wù)管理中的具體應用場景與流程分析

由于目前全區(qū)各公辦幼兒園獨立預算經(jīng)營，要想建立起多個系統(tǒng)，要耗費大量的人力物力。目前幼兒園較多會計工作都是手工作業(yè)，容易出現(xiàn)錯誤，給幼兒園財務(wù)和資金的運用帶來風險。建立財務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)可以根據(jù)財務(wù)的業(yè)務(wù)和工作過程的特性，以自動化取代手工作業(yè)，實現(xiàn)幼兒園大規(guī)模、重復性的工作自動化智能化，使幼兒園的財務(wù)流程得到最優(yōu)控制，同時也能有效降低幼兒園的財務(wù)風險。通過有效的人員、技術(shù)、流程的集成，實現(xiàn)不同地域、不同主體間的財務(wù)服務(wù)規(guī)范化、流程化，從而減少對財務(wù)功能的重復投資，提高財務(wù)的運行效益。主要包含以下場景內(nèi)容：

收款退費管理：與銀行系統(tǒng)對接，根據(jù)收款信息，如收款編碼、付款人姓名賬號等實現(xiàn)自動核對賬目及錄入收款數(shù)據(jù)；根據(jù)收款信息聯(lián)動進行退費申請，實現(xiàn)原路賬號退回，避免重新收集核對錄入退款賬號等工作，減少工作量的同時提高工作效率。收款與退費進行聯(lián)動管理，更有利于數(shù)據(jù)的匹配管理，減少多退錯退的風險。

費用報銷管理：費用報銷是幼兒園的主要財務(wù)處理類型，目前主要依靠線下手工流程完成申請審批工作，受到時間及空間的制約，效率不高，同時線下的檔案管理，不利于數(shù)據(jù)信息的歸集、整理及統(tǒng)計。利用共享費用報銷系統(tǒng)，可以實現(xiàn)實時的在線申請、在線審批，可實現(xiàn)24小時隨時或異地操作，大大提高處理效率。同時，費用報銷系統(tǒng)可以與預算系統(tǒng)及財務(wù)會計系統(tǒng)有效連接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)共享，實現(xiàn)預算報賬聯(lián)動管理。

資金管理：為規(guī)范資金支付業(yè)務(wù)，避免資金支付風險，財務(wù)信息共享服務(wù)通過資金管理中心規(guī)范的方式和程序，對資金支付的工作進行規(guī)范，確保資金支付的標準化，控制風險，提升滿意度。一是通過資金管理中心的資金付款崗查找需要付款的明細；二是啟動網(wǎng)上銀行的付款請求，資金管理中心審核人員審核付款人及賬戶信息，確認付款申請順利完成，并將付款不合格的申請材料退回。三是由資金管理中心對賬崗進行每日結(jié)算，保證賬目一致。月末根據(jù)銀行流水及財務(wù)報表支付數(shù)據(jù)自動實現(xiàn)對賬，自動編制銀行對賬單。資金的支付由資金管理中心統(tǒng)一審核支付，避免各幼兒園自行審核支付出現(xiàn)錯誤，通過系統(tǒng)自動對賬功能避免資金錯誤支付的風險；集中資金支付可以提高資金支付效率并更好落實財務(wù)不兼容崗位制度的要求。

預算管理：預算管理目前一般是單獨的系統(tǒng)，與財務(wù)系統(tǒng)分離，數(shù)據(jù)口徑不一致，不利于管理及數(shù)據(jù)統(tǒng)計。財務(wù)共享系統(tǒng)中，加載預算模塊，以預算數(shù)據(jù)進行收入及費用控制管理，同時在每個月結(jié)算后，都能從幼兒園的系統(tǒng)中自行下載交易數(shù)據(jù)，檢查各部門的交易項目，并與年初預算進行比對，統(tǒng)計經(jīng)費使用及結(jié)余情況，為后續(xù)的經(jīng)費使用提供數(shù)據(jù)依據(jù)及指導。

供應商管理：基于采購和付款等重要信息資料，自動建立供應商數(shù)據(jù)庫，并加以管理與維護。同時，實現(xiàn)采購后履約評價線上服務(wù)，并根據(jù)相關(guān)標準對供應商進行歸類評級，為后續(xù)采購業(yè)務(wù)供應商選擇確定篩選標準及提供便利。

資產(chǎn)管理：財務(wù)共享資產(chǎn)管理模塊可以對資產(chǎn)的采購、折舊、轉(zhuǎn)移、報廢等信息數(shù)據(jù)進行登記、維護和更新。通過規(guī)則的設(shè)定，根據(jù)固定資產(chǎn)的入賬標準判定資產(chǎn)所屬類別并進行登記，確保各幼兒園數(shù)據(jù)登記的一致性和統(tǒng)一性。同時通過數(shù)據(jù)的接口，實現(xiàn)資產(chǎn)自動入賬登記，確保資產(chǎn)系統(tǒng)和財務(wù)賬務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性和連貫性。

電子檔案管理：合理利用系統(tǒng)，建立無紙化的財務(wù)數(shù)據(jù)保存管理，實現(xiàn)會計檔案信息化處理，降低紙質(zhì)保存容易丟失損壞的風險，提高財務(wù)數(shù)據(jù)調(diào)閱效率，降低檔案管理成本。

財務(wù)共享在公辦幼兒園財務(wù)管理中的發(fā)展趨勢

一、管理流程智慧化

隨著信息化進程的加快，各行業(yè)都在努力實現(xiàn)智能化，而在財務(wù)共享模式中，財務(wù)共享模式正朝著智能化的方向發(fā)展，從而使幼兒園的財務(wù)管理更加高效。基于網(wǎng)絡(luò)與“云”的智慧財務(wù)共享平臺，通過信息的鏈接和共享，可以實現(xiàn)幼兒園與教育主管部門、幼兒園與財政部門、幼兒園與幼兒園之間的實時對應及信息共享，打破了傳統(tǒng)的交易模式，消除了財務(wù)數(shù)據(jù)上報收集核對等非增值環(huán)節(jié)的處理。智能財務(wù)是通過科技的無限延伸，實現(xiàn)對幼兒園會計的無界定義，通過運用大數(shù)據(jù)與人工智能技術(shù)，對幼兒園的財務(wù)過程進行本質(zhì)的優(yōu)化，建立健全幼兒園整體財務(wù)管理流程與信息化管理流程，真正做到“業(yè)財合一”。只有這樣，才能從根本上提高公辦幼兒園的服務(wù)質(zhì)量，使其財務(wù)管理更加合理、科學。

二、服務(wù)一體化和流程化

在財務(wù)共享業(yè)務(wù)中，以往的財務(wù)共享業(yè)務(wù)都是以PC為載體，實現(xiàn)相應的財務(wù)共享業(yè)務(wù)。一方面，隨著共享中心的深入，財務(wù)共享與其他共享中心，包括人力資源共享等進行合作，從單一的共享中心向多個共享中心集成。另一方面，財務(wù)共享服務(wù)內(nèi)容由以往常規(guī)的交易性流程作業(yè)逐漸向更多的高價值流程工作轉(zhuǎn)變，例如幼兒園全面預算管理、幼兒園日常管理以及幼兒園發(fā)展計劃分析等，而這些具有高價值的流程工作也需要更多的管理會計和業(yè)務(wù)之間的融合。

綜上所述，財務(wù)管理是幼兒園經(jīng)營的重要組成部分，要提高財務(wù)管理的質(zhì)量，必須清楚地認識到，建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)不是財務(wù)管理的終極目標，而是實現(xiàn)財務(wù)管理轉(zhuǎn)型的過程和手段，財務(wù)共享從財務(wù)管理制度的完善、財務(wù)流程標準的優(yōu)化、財務(wù)人員的綜合素質(zhì)等方面著手，對深化財務(wù)管理工作進行了全面、富有遠見的探索，以實現(xiàn)對幼兒園財務(wù)管理的全方位發(fā)展。在財務(wù)共享管理后，新型的財務(wù)管理辦法和技術(shù)措施為財務(wù)人員做了很多底層財務(wù)工作，財務(wù)人員可以向管理會計轉(zhuǎn)變，真正實現(xiàn)“智能+人工”的工作方式，更好地加持財務(wù)共享中心助力幼兒園財務(wù)轉(zhuǎn)型，為幼兒園的可持續(xù)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。（作者單位：深圳市光明區(qū)上域幼兒園）