檔案管理數字化轉型的路徑初探

張曉晨

數字化轉型為檔案管理工作打開了新的思路，使得檔案管理工作處于一種全新的環境中，檔案管理方式和檔案管理理念也隨之發生顯著變化。在當前社會的發展過程中，檔案管理涉及的工作內容更加繁雜。因此傳統模式下的檔案管理理念以及檔案管理模式已經無法滿足日益增長的檔案管理需求。積極開展檔案管理數字化轉型工作，已經成為各行各業健康發展的重要舉措。

一、檔案管理數字化轉型的意義

（一）提高檔案管理工作效率

檔案管理數字化轉型，能夠在很大程度上促進信息檢索、遠程利用、異地傳輸、復制更改等工作的高效開展。在過去很長一段時間內，企業都需要花費大量的人力、物力開展繁雜的檔案管理工作。在數字化檔案模式下，檔案管理人員可以通過對計算機的合理運用，完成各項檔案資料的收集、存放以及整理工作，并利用計算機對檔案信息進行隨時調閱。除此之外，檔案管理數字化也會讓資料整合工作變得更加輕松。在這種情況下，檔案不僅僅是一堆資料，同時也是公司決策的重要依據。同時，隨著云計算以及大數據等在檔案管理工作中的普遍應用，檔案數字化管理已經能夠實時掌握檔案資料的實際數量和實際利用情況，使得所有檔案資料都能夠在較短的時間被追蹤到，這在很大程度上提高了檔案管理工作的精準性，對檔案管理工作的高效進行大有裨益[1]。

（二）有利于原文件的保存備份

對于傳統模式下的檔案管理工作而言，檔案備份具有較強的復雜性，并且檔案原件和檔案備份在保存方面均存在著較大的難度。近年來，檔案管理工作一直處于不斷完善之中，很多企事業單位也開始意識到檔案管理工作的重要性。以檔案備份為例，如果采用傳統的檔案管理方式，那么檔案管理人員需要完成原文件查找和原文件復印等諸多工作，這在很大程度上增加了檔案管理人員的工作強度和工作壓力。此外，原文件在經過反復復印之后，表面會出現不同程度的磨損，這對原文件的保管工作造成了非常不利的影響，并且原文件本身的安全性也無法得到保障。而檔案管理數字化轉型只需要在計算機的幫助下，對原文件進行全面掃描，就能夠完成原文件的備份和保管工作，因此全面落實檔案管理數字化轉型是十分有必要的。

（三）促進資源共建共享

隨著信息技術的快速發展，信息技術已經在檔案管理工作中得到了非常廣泛的應用，并取得了十分不錯的應用效果。在檔案管理數字化轉型的過程中，傳統的檔案管理模式和信息檢索方式被淘汰，檔案管理的通用性和共享性得到了大幅度的提升。在計算機技術、云平臺、物聯網以及互聯網等技術的加持下，數字化檔案資料基本可以實現無墻界應用，所有的檔案文件都能夠以電子信息的形式，在互聯網中進行無障礙傳播[2]。在這種情況下，工作人員不需要專門跑到檔案室，僅僅依靠互聯網就可以實現檔案信息的異地調閱，檔案利用率獲得明顯提升，實現了真正意義上的資源共享。

（四）優化內部管理的科學性

檔案管理工作是企業開展內部管理的基礎，對企業的發展有著非常深遠的影響，就當前企業的發展現狀來看，企業對廣大職工的日常管理以及領導層對企業的戰略發展部署，都需要依托文件來開展[3]。檔案管理數字化轉型，是當代企業健康發展的重要舉措，能夠將各項檔案資料進行分門別類和精準調取，切實提高檔案資料的實際利用率，全面優化企業內部管理的科學性，進一步促進企業的高速運轉。

（五）順應時代發展需求

近年來，大數據、互聯網以及人工智能等新興技術均呈現出迅猛的發展趨勢，因此人類社會正在逐步進入數字時代。在數字時代，數字化是一種不可逆轉的發展趨勢，這對傳統檔案管理模式造成了巨大的沖擊。如果檔案管理模式不能緊緊跟隨時代發展的步伐，那么很有可能就會被這個時代淘汰。針對這種情況，企業必須積極開展檔案管理數字化轉型工作，主動引入數字化技術，使得檔案管理工作能夠真正做到與時俱進。

二、檔案管理數字化轉型的路徑

（一）提高檔案管理人員的專業素養

數字化檔案管理模式與傳統檔案管理模式在工作模式和工作方法上存在著較為顯著的差距。對于數字化檔案管理模式而言，它需要將紙質檔案全部轉化為電子檔案，同時這些電子檔案需要進行多種形式的備份，并保存在不同的電子設備中。對于傳統檔案管理模式而言，它僅僅需要對紙質檔案進行記錄保存即可[4]。由此可見，檔案管理數字化轉型對檔案管理人員的要求更高。在這種情況下，企業必須全面提高檔案管理人員的專業素養，從而為檔案管理數字化轉型工作的高效開展奠定堅實的基礎。首先，企業應為現有檔案管理人員提供良好的培訓平臺和進修機會，引導他們了解檔案管理工作的發展趨勢，學習檔案管理先進的工作理念和工作方式，切實提高現有檔案管理人員的計算機操作水平，有效豐富他們的專業知識儲備，使其快速成長為專業素質過硬的綜合性人才。其次，企業應積極引入數字化方面的專業人才，并根據檔案管理數字化轉型的內在需求，設計科學合理的招聘流程和招聘標準，在招聘環節全面考察應聘者的專業水平和綜合素養，從而為檔案管理工作灌注新的生機和活力。最后，企業應建立完善的激勵體系，對進步快、表現優異的檔案管理人員進行精神表揚和物質鼓勵，從而在檔案人員內部形成一種積極向上的競爭氛圍，使得檔案管理人員能夠主動學習專業知識和專業技能，積極參與到檔案管理數字化建設工作中。

（二）制定完善的檔案數字化管理制度

為了有效促進檔案管理數字化轉型工作的高效開展，企業必須明確數字化檔案管理模式和傳統檔案管理模式之間的區別，然后以此為基礎制定符合數字化轉型需求的制度體系。該制度體系應包含檔案信息管理規范制度、檔案信息安全保密制度、檔案查閱制度、機房管理制度等多方面內容，使得檔案管理人員在檔案管理數字化轉型工作中能夠做到有章可循，全面提高檔案資料收集、整理、歸檔以及應用的規范性。除此之外，檔案資料安全是檔案管理數字化轉型面臨的一個嚴峻問題，在檔案管理數字化轉型的過程中，企業檔案資料都以數據的形式儲存于數據庫中，一旦數據庫遭遇安全問題，那么就會導致大量檔案資料出現丟失或者損毀。因此企業必須樹立良好的安全防范意識，切實提高日常操作的規范性，不斷強化與專業互聯網安全企業之間的合作，通過防火墻、計算機安全軟件等多種手段，切實防止病毒、木馬以及黑客入侵對檔案資料安全性造成的不良影響。

（三）合理應用信息技術和信息設備

在一個企業的發展過程中，檔案涉及的內容非常廣泛。在傳統的檔案管理工作模式中，僅僅是對檔案內容進行有效分類，就需要花費檔案管理人員很多時間。與此同時，由于檔案管理人員理解能力的不同，檔案分類工作往往會出現一些分歧，導致檔案管理的工作質量和工作效率出現大幅度下降，顯著增加檔案信息檢索的難度。在當前社會的發展過程中，檔案管理數字化轉型工作正在有序開展。企業在開展檔案管理工作的過程中，應合理應用當前先進的數字化技術，有效消除檔案管理人員在檔案分類方面存在的分歧，切實解決檔案檢索不明確的內在問題。在此過程中，檔案管理部門應對物聯網、區塊鏈、人工智能等先進技術有一個清晰明確的認識，以此為基礎有效突破傳統檔案管理模式的局限性，進一步促進檔案管理工作的數字化發展。以數字化檔案維護為例，檔案管理部門可以通過對物聯網技術的合理運用，為檔案信息的安全性提供強有力的保障，同時在人工智能技術的加持下，完成對檔案信息的智能化管理[5]。除此之外，檔案管理數字化轉型需要完善的軟件設施和硬件設施作為支撐，因此企業應不斷加大在軟件設施和硬件設施方面的資金投入，從而切實保障軟件設施和硬件設施的先進性，為檔案資料入庫后一系列工作的高效開展奠定堅實的基礎。

（四）強化檔案管理數字化標準建設

檔案管理數字化轉型涉及的工作環節十分豐富，在各種因素的影響下，不可避免地會出現一些疏漏。針對這種情況，企業在開展檔案管理數字化轉型的具體實踐中，應根據實際情況和具體需求，聘請檔案管理方面的專家教師，與企業內部檔案管理人員共同組成專業團隊，制定科學合理的檔案管理數字化轉型計劃，詳細列出檔案管理數字化轉型的工作原則、工作任務和工作內容，有效防止對個別問題的疏漏。在建設信息管理軟件的過程中，企業應對安全問題給予足夠的重視，針對當前檔案管理工作中存在的安全問題，提出行之有效的解決措施，嚴格遵守當前行業標準規定，構建完善的檔案管理數字化系統。

（五）有效推動檔案資源共享

檔案管理數字化轉型的根本目的是為了企業的健康發展，但是如果檔案管理工作存在明顯的“孤島效應”，那么檔案資料的實際利用率就會大大降低，從而違背檔案管理數字化轉型的初衷。針對這種情況，企業必須對檔案目標建設與數據庫建設中存在的問題進行深入分析，全面落實特色數據庫的規劃建設工作，切實滿足檔案管理數字化對信息數據的內在要求。對于企業內部而言，各個部門之間的工作具有較強的獨立性，甚至存在各自為政的現象。如果企業不能對檔案資源進行協調安排，那么各個部門之間很容易出現矛盾沖突，從而嚴重阻礙檔案管理數字化轉型工作。因此企業必須不斷完善檔案資源的綜合利用水平，構建能夠覆蓋企業各個部門的檔案管理模式，有效推動檔案資源的共建共享，切實打破檔案管理工作中的“孤島效應”。

（六）創設穩定的工作環境

檔案管理數字化轉型不僅要滿足企業發展的內在需求，同時還要創設穩定的工作環境。在檔案管理數字化轉型的過程中，檔案管理工作會向著更高效、更穩定的方向不斷發展。但是整個過程必須保證工作環境的穩定性，不然檔案管理數字化轉型就會面臨巨大的風險，甚至出現檔案資料泄漏的嚴峻問題，嚴重影響企業的可持續發展。因此企業必須創設穩定的工作環境，積極開展安全網絡構建工作。對于網絡安全管理工作而言，它其實主要涉及兩個層面的問題，分別是基本的網絡控制和管理系統安全。積極開展防火墻、路由器、網關、服務器等設備的管理工作，能夠對網絡病毒起到良好的防范作用，因此企業根據檔案管理數字化轉型安全問題現狀，制定科學的殺毒控制目標，就能夠構建一個相對安全的檔案管理環境[6]。如果在檔案管理的過程中出現安全風險，那么企業應對入侵檢測系統進行立即啟動，或者通過自動化防御控制模式，對安全風險進行有效規避，切實降低安全風險對檔案管理工作造成的不良影響。除此之外，企業還應關注服務器的運行環境，營造適宜的基礎條件，構建科學合理的數據系統，保證系統中存在的漏洞能夠被及時發現和快速處理，進一步促進檔案管理的數字化發展。

（七）構建完善的數字檔案館

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確提出，推進機關、團體、企事業單位和其他組織建設與業務系統相互銜接的電子檔案管理信息系統[7]。在開展檔案管理數字化轉型的過程中，構建功能完善的數字檔案館，能夠達到事半功倍的轉型效果。首先，企業應通過對現代科學技術的合理運用，全面收集企業運行過程中的各項檔案資料，并完成對檔案資料的整理保存工作，通過檔案信息服務和共享利用一體化系統，實現企業檔案資料的數字化建設。其次，企業應對數字化檔案檢索、數字化檔案錄入、數字化檔案傳輸以及數字化檔案下載等行為進行有效規范，全面落實數字化檔案信息安全保密和權限設定等工作。

（八）優化檔案管理服務能力

在市場經濟主導的社會環境下，企業必須形成良好的檔案管理服務意識，全面優化檔案管理服務能力。在傳統檔案管理模式中，檔案部門是企業管理機構的一部分，整體的服務意識相對較差。隨著市場經濟的不斷發展，企業檔案管理部門開始逐步意識到檔案服務的重要性。在開展檔案管理數字化建設的工作實踐中，企業必須以服務用戶為基本出發點，在此基礎上確定檔案管理的工作方向。首先，企業應完成被動服務到主動服務的重大轉變，結合企業的發展需求對檔案資料進行合理公布，然后通過對云計算、大數據等的合理運用，實現檔案資料的精準推送以及用戶的精確檢索。其次，企業可以構建完善的檔案管理平臺，由用戶根據自己的需求自主登錄，在相關界面上進行關于檔案資料的基本操作，使得用戶能夠在便捷的條件下完成自身檔案管理，有效降低檔案管理人員的工作強度[8]。

三、結語

就目前的社會發展形勢來看，檔案管理數字化轉型工作是不可避免的。在開展檔案管理數字化轉型的工作實踐中，企業應明確檔案管理數字化轉型的實際價值，提高檔案管理人員的專業素養，制定完善的檔案數字化管理制度，合理應用信息技術和信息設備，強化檔案管理數字化標準建設，有效推動檔案資源共享，創設穩定的工作環境，構建完善的數字檔案館，優化檔案管理服務能力，從而為檔案管理數字化轉型工作提供良好的推動力。

參考文獻：

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[6]高珂佳.檔案管理的數字化轉型策略研究[J].網信軍民融合，2021（10）：38-41.

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[8]楊曉文.高職院校檔案管理數字化轉型升級路徑研究[J].江西電力職業技術學院學報，2021，34（01）：49-50.

作者單位：中共洛陽市委黨校