檔案館院士檔案收集工作探索

顧永林

兩院院士是國家的財富、人民的驕傲、民族的光榮。他們在各自的領域內做出了突出貢獻，推動了社會發展，是杰出人才的代表。作為檔案行業從業人員來說，做好院士檔案的收集工作，歷來是重點工作。結合天津市檔案館近年來院士檔案收集工作的實際情況，本文對院士檔案收集的來源、范圍等具體業務進行探討。

一、院士檔案收集對象

院士檔案的收集對象非常明確，是指中國科學院、中國工程院兩院院士。兩者都是終身榮譽，待遇也一樣。只不過中國科學院的院士側重科學技術方面，偏重于“理科”，中國工程院的院士側重工程科學技術，偏重于“工科”。至于人們習慣稱呼的“中國社會科學院院士”，正確的說法是“中國社會科學院學部委員”，雖然其地位跟兩院院士差不多，但是從實際情況來看，沒有兩院院士影響力大，并不屬于院士檔案收集的工作對象。另外，外籍院士一般也不在統計和收集范圍之內。兩院院士每兩年增選一次，每年也會有院士去世，所以各地的院士數量會有變化，但總體比較穩定。2018年天津市兩院院士有38名，現在略有增加。

天津市檔案館開展過兩次成規模的院士檔案收集活動。此項活動得到了大多數院士和相關單位的理解和支持，一部分院士因工作涉密等原因未能參與。第一次是在2011年前后，共收集到14名院士的檔案資料1700余件，為9人錄制口述檔案近1200分鐘。第二次始于2021年，補充收集了侯鋒、張伯禮院士檔案約600件，啟動了于敏院士檔案收集工作。

二、院士檔案收集范圍

為了全面、客觀地反映院士的真實歷史面貌，院士檔案的收集范圍要盡可能廣泛，內容要盡可能豐富。院士在工作、學習、生活中產生的，能夠反映其主要經歷，對國家和社會具有參考價值的各類檔案資料，都應該列入收集范圍。

根據實際工作經驗，院士檔案大體上可以分為以下幾類：反映院士概況的簡歷、生平傳記、情況登記表等，這是名人檔案的通用部分；反映院士成就的作品、著作、論文、獲獎證書、宣傳報道等，是院士檔案的核心部分；院士申報工作及相關的材料，是院士檔案的特色部分；反映院士社會活動和生活方面的檔案資料，是院士檔案的重要補充，可以選擇性收集；反映院士自身特點的其他檔案資料，因人而異，視情況收集。

從院士檔案的載體來看，可以分為文字類、聲像類、實物類等。根據每類檔案的數量，又可以具體分為文件、手稿、圖書、資料、報刊、照片、視頻、日記、信件、賀卡、題詞、證章、聘書、獎狀、工藝品等若干小類。總體原則是多則細分，少則粗分。院士檔案的收集應以原件為主，特殊情況下可以復制件形式進行： 一是現在尚在使用的代表人物身份的證件。二是人事檔案中的部分材料只能用復印的方式收集。三是各有關檔案室中已經歸檔案的材料[1]。

除了收集實體的檔案資料，還可以采用民間訪談的形式，主動“創造”檔案。著名人物的形成有一個發展過程，在成名之前往往不被社會所重視，該收集的東西無人收集。成名之后，因受時間、空間等多種因素的限制，想收又無物可收，這就必須到熟知情況的民間去訪談。通過專訪、座談來彌補充實內容[2]。比如，侯鋒院士逝世之后，無法再對本人進行口述采訪，我們就找到了他的同事、學生、家人等知情人士8人，以追憶侯鋒院士為主題，錄制口述歷史視頻9次，時長達800分鐘，有力地補充了院士檔案資源。這些口述歷史視頻，站在旁人的角度談院士，更加客觀公正，所刻畫出來的院士形象更加立體和多元化。

三、院士檔案收集來源

院士檔案的所有者和保管者，相對比較固定，不外乎院士本人、家屬、工作單位、檔案館、博物館等相關機構和個人。根據實際情況，可以有針對性地開展收集工作。

理論上來說，院士本人是院士檔案的最主要來源，但院士本人都比較忙，沒有時間進行檔案整理和歸檔，這些工作大多都交給了助手。以侯鋒院士的搭檔、原辦公室主任高象昶為例，他既是許多事件的當事人，也參與了檔案的形成過程，對于院士檔案非常熟悉。隨便拿起一份文件、一張照片，他都能說得頭頭是道。在他的大力支持下，院士檔案的鑒定、整理等工作，就順暢很多。

院士學習經歷方面的檔案，可以聯系其就讀過的學校。這些學校以院士校友為榮，有的還為院士建立了專門展室。比如2022年1月，在氫彈之父于敏院士逝世三周年之際，他就讀過的天津蘆臺鎮第一小學，就建立了于敏紀念堂和于敏科學樂園。

院士工作、生活過的單位，是檔案收集的重要來源。院士的工作成就、人事檔案，大多存在于本單位的檔案室或者辦公室，取得院士工作單位或者退休單位的支持，非常重要。天津的院士多集中分布在天津大學、南開大學等高校和科研院所。這些單位有自己的檔案館和校史館，收集院士檔案也是其重點工作。如天津中醫藥大學，收集的人民英雄張伯禮院士檔案資料，已達上萬件，并準備在新校區建立專門展室。經過溝通，市檔案館仿真復制了一些有代表性的獲獎證書進行收藏，并且保持聯系做到信息共享。

科學技術協會有專門為院士服務的部門，同院士日常接觸較多，可以為院士檔案收集工作牽線搭橋。如果與科協合作一起開展院士檔案收集工作，就會事半功倍。2010年中國科協牽頭實施了“老科學家學術成長資料采集工程”，以學術成長經歷為主線，重點面向年齡在80歲以上的兩院院士開展口述采訪和收集資料。這些珍貴的院士檔案資源經過規范整理，最終移交中國科協資料中心。

關于院士生活方面的檔案資料，家屬最有發言權。家庭生活中重要的照片、視頻等音像資料，可以生動地反映院士形象，應著重收集。如果院士已經去世，家屬作為院士檔案來源的重要性就會更加凸顯。有的家屬會自行收集院士檔案并整理的井井有條，大大減輕檔案收集人員的工作量。

其他渠道。院士是媒體重點關注的對象，所以經常有相關的宣傳報道、紀錄片等播出，平時留意這方面的信息，進行零散收集，也能積少成多。我們采用這種方式，收集到了于敏院士的一些報刊和視頻資料。如果院士是人大代表、政協委員，在這些機關的檔案室中會保存院士的提案、發言、照片等材料，可以作為院士社會活動檔案的一部分。

四、新時期院士檔案收集工作思路

經過近年來的院士檔案收集實踐，我們逐漸摸索出了一套院士檔案收集新思路，概括為收集、宣傳、開發相結合的道路。

首先要甄選精品院士檔案。收集作為檔案工作“收、管、存、用”的第一步，不能只考慮檔案資源建設，而應該站在整個檔案生命周期的角度開展收集工作。收集檔案時除了考慮檔案的歷史價值，還要考慮檔案的現實意義，尤其是近期用途以及開發利用方式。在侯鋒院士檔案收集工作中，面對成千上萬的檔案資料，如何進行鑒定和挑選，成為擺在我們面前的難題。經過調研，我們制訂了詳細的檔案收集計劃及開發方案，擬利用這些內容豐富、載體多樣、數量巨大的檔案資料編輯成圖書或紀錄片。在總體思路的指導下，我們精挑細選了價值高、用途廣的檔案資料收集進館，并進行了整理和掃描，為后續開發利用打下堅實的基礎。

其次，要廣泛宣傳。我們將院士檔案收集工作和黨建工作深度融合，配合宣傳工作，取得了良好效果。2021年建黨百年，天津市檔案館結合學黨史活動，舉行了侯鋒院士事跡報告會暨人物檔案捐贈儀式，邀請侯鋒院士的博士生、天津市蔬菜產業技術體系創新團隊首席專家杜勝利做報告。在侯鋒院士逝世一周年之際，根據口述歷史視頻整理的文字版訪談錄，以專題形式在學習強國平臺發表，方便廣大黨員干部學習侯鋒院士精神。天津日報記者以訪談錄為基礎，連夜編輯長達五千多字的紀念文章《永遠的“黃瓜王”》，占用大幅版面發表。為了充分挖掘院士檔案的價值，我們精選了部分檔案，準備匯編成冊，讓原汁原味的檔案去講述院士故事，發揮更大的宣傳教育作用。

最后，要及時追蹤。院士檔案收集是一項長期工作，不可能一蹴而就。工作人員應當同相關人保持聯系，留意院士信息，關注相關動態，隨時進行補充收集。遇到社會熱點，及時進行宣傳。2017年7月，著名化學家申泮文院士逝世后，我們利用以前收集的口述檔案視頻，整理成文章，以《一個問題的解決就是對真理的一次追求》為題，在《天津日報》發表，并被南開大學新聞網轉載。如果院士在世的時候未能開展檔案收集，在其逝世三年之內，社會關注度仍會比較高，其人物檔案也會形成一個整理的高潮。做好院士檔案收集工作，應當抓住這個黃金時段。

參考文獻：

[1] 嚴永官.名人檔案的建立及管理[J].山西檔案，1996（3）

[2] 曉景.關于建立名人全宗的思考[J].檔案管理，1993（4）

作者單位：天津市檔案館