高校財(cái)務(wù)信息化之智能審批系統(tǒng)的研究設(shè)計(jì)

陳菁（高級會(huì)計(jì)師） 胡鵬（河海大學(xué)財(cái)務(wù)處 江蘇南京 210098）

一、引言

隨著高校的發(fā)展，經(jīng)費(fèi)收入支出規(guī)模逐年大幅增長，財(cái)務(wù)報(bào)銷及審批壓力越來越大。目前大部分高校都已經(jīng)開始采用網(wǎng)上預(yù)約、自助投遞、物流式跟蹤、無現(xiàn)金支付等報(bào)賬模式，達(dá)到了師生報(bào)銷“全天候”“零等待”的效果，在一定程度上有效解決了報(bào)銷難的問題，但隨之而來的“退單量大”“簽字難”等成為了影響報(bào)銷效率的新問題。2019 年發(fā)布的《關(guān)于擴(kuò)大高校和科研院所科研相關(guān)自主權(quán)的若干意見》中明確提到，減少審批環(huán)節(jié)、簡化報(bào)銷流程、推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、切實(shí)解決“報(bào)銷繁”，優(yōu)化管理服務(wù)、增強(qiáng)科研人員獲得感。充分運(yùn)用信息化手段助力財(cái)務(wù)管理，簡化工作流程，再造業(yè)務(wù)流程；為師生提供財(cái)務(wù)“一站式”服務(wù)；滿足高校財(cái)務(wù)數(shù)字化、財(cái)務(wù)共享、智能化和內(nèi)控等管理需求，提升管理水平，是新時(shí)期高校財(cái)務(wù)將國家“放管服”政策落實(shí)到位的有效策略。

傳統(tǒng)線下審批模式因其流程復(fù)雜、效率低、內(nèi)控弱等特點(diǎn)，導(dǎo)致“簽字難”問題越來越突出。在政府會(huì)計(jì)制度改革及深化“放管服”改革的背景下，充分利用互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)為高校財(cái)務(wù)管理智能化發(fā)展帶來了契機(jī)，為消除財(cái)務(wù)報(bào)銷中“審批簽字難”這一痛點(diǎn)，需要高校科學(xué)構(gòu)建財(cái)務(wù)智能審批系統(tǒng)、優(yōu)化報(bào)銷審批流程、加強(qiáng)監(jiān)督管理機(jī)制、把教學(xué)科研人員從煩瑣的簽字審批報(bào)銷中解脫出來、提高經(jīng)費(fèi)使用效率，從而切實(shí)提高高校財(cái)務(wù)治理水平。

二、傳統(tǒng)線下審批模式與網(wǎng)上審批模式之比較

（一）傳統(tǒng)線下審批模式的局限性

1.線下審批受到審批人的時(shí)間空間限制，審批流程周期長。在傳統(tǒng)線下紙質(zhì)審批模式下，審批環(huán)節(jié)多、材料雜、周期長。由于沒有全面實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)票據(jù)影像化，當(dāng)報(bào)銷人的紙質(zhì)報(bào)銷材料需要經(jīng)過多級審批時(shí)，往往需要去多個(gè)部門找不同的審批人審批；如果事先對審批政策理解不透徹，審批簽字多走“冤枉路”的現(xiàn)象就會(huì)很普遍；一旦遇到審批領(lǐng)導(dǎo)出差或有事不在時(shí)，審批流程將被迫中斷，審批周期無限延長。不順暢的報(bào)銷流程使得報(bào)銷人和審核人工作效率低下，導(dǎo)致教學(xué)科研人員在報(bào)銷簽字流程環(huán)節(jié)費(fèi)心費(fèi)力，無法集中精力致力于高校教學(xué)科研工作。此外，線下審批缺少規(guī)范和約束，存在人為操作等不確定因素，不利于內(nèi)控建設(shè)，無形中增加了審批風(fēng)險(xiǎn)，起不到監(jiān)管作用。

2.線下審批無法實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)預(yù)算及余額等方面的監(jiān)控。在線下審批時(shí)，由于審批人無法實(shí)時(shí)連接和查看經(jīng)費(fèi)支出情況，對于有預(yù)算的項(xiàng)目無法實(shí)時(shí)掌握項(xiàng)目報(bào)銷各經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的可用預(yù)算額度，容易產(chǎn)生超預(yù)算額度簽字、審批權(quán)限不清、越級審批、假冒手寫簽字等情況。由于簽字不符合報(bào)銷規(guī)定造成的退單，也同時(shí)增加了財(cái)務(wù)人員和報(bào)銷人之間溝通解釋的工作量，大大削弱了財(cái)務(wù)服務(wù)效率。

3.線下審批無法滿足大量的財(cái)務(wù)報(bào)銷退單業(yè)務(wù)。由于報(bào)銷師生非專業(yè)人員，其對報(bào)銷政策的理解與財(cái)務(wù)人員存在一定差距，在提交報(bào)銷材料時(shí)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)簽字手續(xù)缺漏、發(fā)票不符合報(bào)銷經(jīng)費(fèi)的開支范圍、經(jīng)費(fèi)超預(yù)算支出、越權(quán)審批等情況而引發(fā)退單。針對退單業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)人員需線下或線上通知報(bào)銷人問題單退單原因及需要補(bǔ)充的材料和補(bǔ)辦的手續(xù)等；如果財(cái)務(wù)人員因?qū)徍斯ぷ髁看螅瑳]有全面徹底地診斷出退單問題，對問題描述不完整，將導(dǎo)致報(bào)銷人多次往返辦理預(yù)約和審批手續(xù)；如果是多校區(qū)辦學(xué)，退單需在校區(qū)間傳遞，將浪費(fèi)大量的人力和物力，增加內(nèi)耗，并引發(fā)報(bào)銷人和財(cái)務(wù)部門之間的矛盾。

（二）網(wǎng)上智能審批模式的優(yōu)勢

1.提升財(cái)務(wù)報(bào)銷審批效率，加快經(jīng)費(fèi)使用進(jìn)度。網(wǎng)上智能審批實(shí)現(xiàn)了“讓信息多跑路，師生少跑腿”的模式，報(bào)銷人和審批人均實(shí)現(xiàn)了辦公時(shí)間與地點(diǎn)的自由化，實(shí)時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)PC 端或移動(dòng)手機(jī)端提交審批申請、查看內(nèi)容、簽署審批意見等；審批系統(tǒng)實(shí)時(shí)反饋報(bào)銷人的審批結(jié)果，報(bào)銷人可以及時(shí)將通過審批后的紙質(zhì)報(bào)銷單和附件材料提交財(cái)務(wù)處審核；減少線下咨詢和溝通的工作量，增強(qiáng)了辦公的靈活性，有效提高了辦公效率。

2.審批系統(tǒng)的智能化為報(bào)銷人和審核人減負(fù)。網(wǎng)上審批系統(tǒng)可按照經(jīng)費(fèi)類別、業(yè)務(wù)類型、審批金額等自動(dòng)識別預(yù)先定制的審批流程，通過電子簽章逐級審批。一方面提高了審批的標(biāo)準(zhǔn)化；另一方面可以有效減少人為干預(yù)改變審批流程，杜絕漏批、錯(cuò)批、越級審批等問題；將審批監(jiān)督工作提前，有效提高內(nèi)控管理力度，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

3.審批過程進(jìn)度有物流信息跟蹤，規(guī)范透明。對審批人而言，報(bào)銷人在審批系統(tǒng)可查看審批進(jìn)度；網(wǎng)上審批系統(tǒng)保留審批意見痕跡，信息相對公開，有利于進(jìn)一步規(guī)范審批人根據(jù)崗位職責(zé)及權(quán)限范圍認(rèn)真審批經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的真實(shí)性和合理性；審批系統(tǒng)打破了線下審批的時(shí)空限制，在報(bào)銷人、審批人、財(cái)務(wù)人員之間實(shí)時(shí)傳遞信息，不需要面對面即可完成投遞報(bào)銷，節(jié)約時(shí)間成本；有效簡化財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)流程，為核算型會(huì)計(jì)向管理型會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型提供支持。

4.減少退單發(fā)生率，有利于加強(qiáng)內(nèi)部控制。運(yùn)用信息化技術(shù)將審批業(yè)務(wù)流程控制環(huán)節(jié)內(nèi)嵌于財(cái)務(wù)報(bào)銷審批系統(tǒng)，一方面可以減少或消除人為操縱因素，規(guī)范高校經(jīng)濟(jì)行為，便于事后查詢、跟蹤，降低風(fēng)險(xiǎn)；另一方面可將財(cái)務(wù)監(jiān)控提前，避免前期審批流于形式。一份退單的處理至少是正常報(bào)銷業(yè)務(wù)處理工作量的三四倍或更高，網(wǎng)上智能審批將大大降低退單率，減少因退單導(dǎo)致的重復(fù)或無效勞動(dòng)，化解不必要的矛盾和誤會(huì)；實(shí)現(xiàn)基于內(nèi)部控制的便捷、高效、相互牽制的網(wǎng)上審批；在解決“簽字難”的同時(shí)，使高校內(nèi)部控制信息化建設(shè)更趨完善。

三、高校財(cái)務(wù)智能審批系統(tǒng)的研究設(shè)計(jì)

財(cái)務(wù)智能審批是網(wǎng)上報(bào)銷的重要環(huán)節(jié)，也是打通財(cái)務(wù)審批執(zhí)行中的堵點(diǎn)、落實(shí)國家“放管服”政策的關(guān)鍵。智能審批系統(tǒng)是指基于網(wǎng)絡(luò)PC 端或移動(dòng)智能終端實(shí)現(xiàn)無紙化審批流程的系統(tǒng)，對接網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)和網(wǎng)上預(yù)算系統(tǒng)等其他系統(tǒng)。

（一）匯總整理單位現(xiàn)行財(cái)務(wù)管理規(guī)章制度及辦法

在設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)智能審批系統(tǒng)之前，為進(jìn)一步明確高校經(jīng)費(fèi)支出審批權(quán)限及審批流程，需結(jié)合本單位經(jīng)費(fèi)支出審批管理辦法對現(xiàn)行財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行匯總整理，以利于后期將符合單位內(nèi)控要求的財(cái)務(wù)管理制度的審批流程嵌入智能審批系統(tǒng)；同時(shí)為保證經(jīng)費(fèi)審批環(huán)節(jié)的暢通，使審批系統(tǒng)達(dá)到共享數(shù)據(jù)、簡化流程、明確責(zé)任、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的效果，需要加強(qiáng)校內(nèi)各部門之間的協(xié)作，打破校內(nèi)跨部門業(yè)務(wù)的界限，建立財(cái)務(wù)系統(tǒng)和各部門系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)對接，大量前期流程梳理和溝通協(xié)調(diào)工作必不可少。

（二）智能審批系統(tǒng)主要功能描述

報(bào)銷人在網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)可自主選擇“線上”或“線下”審批，系統(tǒng)支持單級審批和多級審批，支持同級單人和多人審批，提供會(huì)簽和非會(huì)簽審批模式。系統(tǒng)可設(shè)置部門白名單，只有白名單部門的職工提交的報(bào)銷單才可以網(wǎng)上審批。審批系統(tǒng)與預(yù)算系統(tǒng)、網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、資產(chǎn)系統(tǒng)等其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接，減少跨系統(tǒng)或跨部門的信息滯后，方便審批人實(shí)時(shí)調(diào)取審批需要的經(jīng)費(fèi)相關(guān)信息，降低審批風(fēng)險(xiǎn)。可自定義審批流程，也可選擇系統(tǒng)識別的審批流程，設(shè)置審批流程是否允許調(diào)整審批順序、新增流程、更換審批人、刪除多余會(huì)簽人等，當(dāng)出現(xiàn)上一級審批人需指定下一級審批人時(shí)，審批人可以設(shè)置為空。為保證簽章安全、有效，使用電子印章和電子簽名復(fù)合認(rèn)證模式，可自定義簽字欄的高度與寬度。系統(tǒng)可設(shè)置審批流程對報(bào)銷人是否可見，有報(bào)銷人審批意見反饋功能，并開啟對審批人“是否加急的消息提醒”功能。可設(shè)置報(bào)銷單打印環(huán)節(jié)，可選擇是在過程中打印還是必須全部審批完才可以打印。

（三）智能審批系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)描述

該系統(tǒng)功能主要由基礎(chǔ)管理、信息管理、審批管理三大模塊構(gòu)成。基礎(chǔ)管理模塊又可分為流程設(shè)置和后臺管理兩部分，流程設(shè)置包括權(quán)限管理、角色管理、人員管理、條件管理、流程繪制、流程測試；后臺管理包括簽章管理、重置密碼、數(shù)據(jù)升級、表單設(shè)置。信息管理模塊可分為單據(jù)打印和個(gè)人信息兩部分，單據(jù)打印包括單據(jù)明細(xì)和單據(jù)匯總；個(gè)人信息包括基礎(chǔ)信息、簽章密碼、簽章圖片、提醒模式。審批管理模塊包括審批流程，即通過、駁回、編輯流程、電子簽章、手寫簽名等功能。

（四）明確影響審批流程的關(guān)鍵因素

1.高校經(jīng)費(fèi)包括人員經(jīng)費(fèi)、專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)、公用經(jīng)費(fèi)、教學(xué)經(jīng)費(fèi)、科研經(jīng)費(fèi)等。可根據(jù)經(jīng)費(fèi)類型、業(yè)務(wù)類型、經(jīng)濟(jì)分類、金額等為要素歸納進(jìn)行審批流程管理；其中業(yè)務(wù)類型包括網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)中申報(bào)的日常報(bào)銷、差旅費(fèi)、資產(chǎn)、借款、勞務(wù)費(fèi)發(fā)放等；經(jīng)濟(jì)分類是指具體報(bào)銷內(nèi)容，經(jīng)濟(jì)分類科目級次要到末級，和網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)中的經(jīng)濟(jì)分類科目一致；根據(jù)報(bào)銷金額大小實(shí)行分級審批制度。舉例說明如下頁表1 所示。

表1

2.區(qū)分“單級審批”和“多級審批”。“單級審批”一般只需要經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人審批或者只需要部門負(fù)責(zé)人審批；“多級審批”需要按審批角色例如經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人、部門領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)歸口管理部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)人、分管校領(lǐng)導(dǎo)、校長等分級，并提供所有部門領(lǐng)導(dǎo)及以上領(lǐng)導(dǎo)的名單、所在部門名稱、職稱、工號、姓名、分管業(yè)務(wù)范圍等信息，不同角色對應(yīng)不同的權(quán)限和責(zé)任。舉例說明如表2 所示。

表2

（五）制定財(cái)務(wù)智能審批業(yè)務(wù)流程

審批質(zhì)量的高低取決于流程的優(yōu)化設(shè)計(jì)，結(jié)合單位財(cái)務(wù)審批規(guī)章制度及內(nèi)控制度，合理設(shè)置審批環(huán)節(jié)，保證關(guān)鍵性環(huán)節(jié)，減少冗余環(huán)節(jié)。

1.報(bào)銷人登錄網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)填制報(bào)銷單，利用OCR 智能識別技術(shù)，可分票種識別、查驗(yàn)、影像化電子發(fā)票后提交網(wǎng)上審批，或掃描上傳紙質(zhì)發(fā)票、訂單、合同等報(bào)銷材料影像化附件，提交網(wǎng)上審批申請。

2.智能審批系統(tǒng)關(guān)聯(lián)預(yù)算系統(tǒng)對經(jīng)費(fèi)在源頭進(jìn)行額度控制，避免審批風(fēng)險(xiǎn)。系統(tǒng)根據(jù)申請項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)類別、業(yè)務(wù)類型、經(jīng)濟(jì)分類、金額大小等，自動(dòng)識別不同的審批級次和審批流程，推送給相應(yīng)的審批人簽批，流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)節(jié)點(diǎn)通過系統(tǒng)推送信息，及時(shí)通知報(bào)銷人審批進(jìn)度和結(jié)果。

3.審批人根據(jù)職責(zé)權(quán)限在PC 端或手機(jī)端查看審批內(nèi)容，并簽署審批意見。如審批通過，系統(tǒng)將審批后的信息推送至下一節(jié)點(diǎn)的審批人，如經(jīng)費(fèi)是單級審批則審批結(jié)束，審批人可以判斷是否需要“加審”，是否需要?dú)w口部門審批，如果需要?jiǎng)t推送給指定審批人，審批人提交意見。如果審批不通過，審批人可通過系統(tǒng)反饋意見，將其退回報(bào)銷人或者退回本流程前端任意節(jié)點(diǎn)的參與人。

4.在前面流程審批的基礎(chǔ)上，最后一級審批是由系統(tǒng)判斷報(bào)銷金額是否需大額審批，根據(jù)達(dá)到的相應(yīng)金額，經(jīng)系統(tǒng)推送至財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)人或校領(lǐng)導(dǎo)審批。

5.各審批人應(yīng)事先提供手寫簽名上傳系統(tǒng)，以確保簽名的不可模仿性，將具有法律效力的電子簽章推送至財(cái)務(wù)網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)，全部審批通過后，通知報(bào)銷人打印報(bào)銷單，將紙質(zhì)報(bào)銷材料提交財(cái)務(wù)處自助投遞機(jī)，財(cái)務(wù)處接單審核。

財(cái)務(wù)智能審批業(yè)務(wù)流程如圖1 所示。

圖1 財(cái)務(wù)智能審批業(yè)務(wù)流程圖

四、財(cái)務(wù)智能審批系統(tǒng)實(shí)施的保障措施

第一，高校結(jié)合自身實(shí)際情況，以內(nèi)控為基礎(chǔ)，以信息化技術(shù)為手段，做好一體化智能報(bào)賬體系的設(shè)計(jì)。保留相關(guān)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的線下面簽方式；在反復(fù)測試完善審批系統(tǒng)運(yùn)行問題后，分項(xiàng)目分步驟逐步推廣實(shí)施線上智能審批；以線下審批與線上審批相結(jié)合的模式強(qiáng)化高校經(jīng)費(fèi)支出的審批管理。

第二，在智能審批系統(tǒng)內(nèi)嵌校內(nèi)財(cái)務(wù)審批制度、審批流程、審批權(quán)限。通過完整的webservice 數(shù)據(jù)接口，和其他系統(tǒng)如網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、資產(chǎn)系統(tǒng)等多個(gè)系統(tǒng)多個(gè)部門保持對接和同步，形成全方位的財(cái)務(wù)智能審批系統(tǒng)；系統(tǒng)既可自動(dòng)識別和流轉(zhuǎn)審批路線，遇特殊情況也允許報(bào)銷人或?qū)徟诵薷膶徟窂剑粚徟^程物流跟蹤信息透明，有利于加強(qiáng)單位內(nèi)部控制，減少漏批、錯(cuò)批及二次審批問題。

第三，重視信息安全，實(shí)施網(wǎng)上審批必須保證財(cái)務(wù)信息的安全性與穩(wěn)定性。2019 年4 月新修訂的《電子簽名法》明確規(guī)定“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”。為確保線上審批人身份的真實(shí)性，保證批示意見為審批人真實(shí)意愿，電子簽名要通過CA 認(rèn)證或在手機(jī)移動(dòng)端通過藍(lán)牙U 盾進(jìn)行認(rèn)證，可采用電子簽名和電子印章復(fù)合認(rèn)證模式，并采用智能筆跡鑒別技術(shù)保障安全。通過使用數(shù)字證書、數(shù)字簽名等先進(jìn)技術(shù)，防篡改、防抵賴，將嚴(yán)格的技術(shù)保障和法律保障應(yīng)用于身份信息驗(yàn)證等重要領(lǐng)域；另一方面，加大資金和技術(shù)投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，定期維護(hù)與升級系統(tǒng)服務(wù)器，保證大量數(shù)據(jù)信息的兼容和存儲。

第四，依托數(shù)字化校園，通過微信公眾號、智能客服等渠道加強(qiáng)業(yè)務(wù)宣講和定期培訓(xùn)。報(bào)銷模式的改變需要報(bào)銷人、審批人、財(cái)務(wù)人員有適應(yīng)的過程，加之系統(tǒng)運(yùn)行過程中也會(huì)出現(xiàn)不同問題，需要不斷調(diào)整。宣講和培訓(xùn)可以使高校師生轉(zhuǎn)變思路，及時(shí)了解報(bào)銷審批的要求及審批系統(tǒng)的操作使用，為未來全面推行“少跑路、免打印、無投遞、無紙化”財(cái)務(wù)報(bào)銷模式奠定基礎(chǔ)。

第五，強(qiáng)化審批責(zé)任，明確職權(quán)，各司其職。網(wǎng)上“一站式”報(bào)銷流程中，經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人、單位負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)人等需明確審批職權(quán)，強(qiáng)化責(zé)任。經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人對經(jīng)費(fèi)支出行為的真實(shí)性、合理性、合法性負(fù)責(zé)，對經(jīng)費(fèi)的安全和使用效益負(fù)責(zé)；單位負(fù)責(zé)人對本單位經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行控制，對經(jīng)費(fèi)使用的真實(shí)性、合理性、合法性負(fù)責(zé)，對本單位教學(xué)科研人員承擔(dān)的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)履行監(jiān)管職責(zé)；財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對經(jīng)費(fèi)支出是否符合學(xué)校財(cái)務(wù)管理有關(guān)規(guī)定等負(fù)責(zé)。

五、結(jié)語

“大智移云”時(shí)代，信息化新技術(shù)新手段在財(cái)務(wù)工作中的深入應(yīng)用，為高校財(cái)務(wù)管理問題提供了解決思路與方案。高校財(cái)務(wù)智能審批系統(tǒng)，通過完善系統(tǒng)規(guī)劃、再造審批業(yè)務(wù)流程，基于網(wǎng)絡(luò)或移動(dòng)智能終端等實(shí)現(xiàn)無紙化審批流程，審批業(yè)務(wù)可在線隨時(shí)隨地進(jìn)行處理，審批流程更加高效便捷，大大提高了辦公審批效率。智能審批積極推動(dòng)創(chuàng)新了財(cái)務(wù)報(bào)銷模式，簡化了工作流程；真正把國家“放管服”政策落到實(shí)處，減輕了報(bào)銷人和財(cái)務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān)，財(cái)務(wù)人員可以將更多精力放在從事深層次財(cái)務(wù)管理工作上，關(guān)注師生不斷增長的服務(wù)需求；為師生提供更加標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化、智能化的財(cái)務(wù)服務(wù)，提高師生滿意度。