對高職院校檔案管理工作的幾點認(rèn)識

徐 懿

(長江工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院,武漢 430212)

檔案作為一種存史留憑的重要載體,對國家、單位和個人都起到相當(dāng)重要的作用。檔案管理是一項政治性和專業(yè)性非常強(qiáng)的工作,隨著國家對檔案事業(yè)越來越重視,這也給檔案管理工作提出了更高要求,檔案管理工作人員需要有堅定的政治信念、有較高的職業(yè)素養(yǎng)和較強(qiáng)的專業(yè)能力,只有具備以上幾點才能做好檔案管理工作,為國家、單位守好歷史。

1 檔案管理人員必須具備過硬的思想政治素質(zhì)和良好的職業(yè)道德

1.1 愛崗敬業(yè)

檔案工作是對一些有價值的文件、實物等進(jìn)行收集、鑒定、分類、整理等的工作,在完成這一系列過程是很枯燥乏味的,如果不是真正熱愛這項工作,很難沉下心來把這項工作做好。這就要求我們有愛崗敬業(yè)的精神,要樹立干一行、愛一行的精神。

1.2 服務(wù)意識

檔案工作的最終落腳點還是體現(xiàn)在利用方面,高校檔案工作是為校內(nèi)外廣大師生提供服務(wù)的,為職稱評定、干部晉級、教學(xué)評估、學(xué)歷學(xué)籍證明、補(bǔ)辦畢業(yè)證、校友聯(lián)絡(luò)、學(xué)校更名、合并工作查找、查考各種憑證提供了大量的重要依據(jù)。所以,檔案工作者要提高自己的服務(wù)意識,不能采取等著檔案需求者來尋求幫助態(tài)度,而要將被動的查檔服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)。

1.3 保密意識

檔案工作具有一定的政治性和保密性,它記錄著國家、單位的一些機(jī)密,因此,檔案工作人員應(yīng)該提高自身的保密意識,必須嚴(yán)格遵守《檔案法》《保密法》,應(yīng)有一套完整、科學(xué)的檔案管理保密工作制度,平時工作中嚴(yán)格按照國家、單位的相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行管理,嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律和原則,做到依法管檔、治檔。

2 檔案管理人員必須具有較強(qiáng)的專業(yè)能力和相關(guān)素質(zhì)

2.1 要有較強(qiáng)的專業(yè)能力

(1)熟練掌握計算機(jī)操作技術(shù)

隨著檔案事業(yè)的發(fā)展,檔案的管理不單單停留在紙質(zhì)文件的管理,國家對檔案管理提出了更高要求,要開展檔案信息化建設(shè)。檔案的信息化建設(shè)是國家信息化建設(shè)的一個重要組成部分。檔案信息化建設(shè)主要包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、保障體系建設(shè)等四個方面。其中檔案信息化資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心,主要包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集與接收[1]。檔案的數(shù)字化建設(shè)主要包括:檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。這一系列操作都是通過電腦、掃描儀、檔案管理軟件和Photoshop等軟件來處理,這就要求檔案工作者有較高的計算機(jī)操作能力和學(xué)習(xí)新技能的能力。

(2)具有推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的素養(yǎng)

隨著社會不斷進(jìn)步,科技不斷進(jìn)步,電子檔案已經(jīng)逐步取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案成為新的檔案載體,檔案信息化使得檔案管理和查詢利用發(fā)生了質(zhì)的變化,擺脫了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔目錄手工查詢的方式,通過掃描將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工變成電子檔案,通過計算機(jī)搜索查詢,大大提高了查檔效率。對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工能夠更好地對檔案進(jìn)行保管和保護(hù),只有將傳統(tǒng)的檔案管理經(jīng)驗與現(xiàn)代化的手段相結(jié)合,才能更好適應(yīng)當(dāng)前檔案信息化管理的基本要求。

(3)具有編研能力

現(xiàn)代化的檔案管理不僅僅只要求做好管理工作,同時要有一定的編研能力。編研工作在檔案業(yè)務(wù)中占有十分重要的地位。檔案的編研工作是根據(jù)社會的需要,滿足社會的利用目的,在深入研究檔案的內(nèi)容的基礎(chǔ)上,按專題對檔案文件進(jìn)行收集、篩選、加工、編撰成完整系統(tǒng)的材料,主動提供給利用者使用的一項檔案業(yè)務(wù)工作。做好檔案的編研工作是開發(fā)利用檔案信息資源的有效方式、是提高工作水平的一個重要途徑,有利于提高檔案人員業(yè)務(wù)水平。

2.2 其他方面的素質(zhì)要求

(1)較強(qiáng)的溝通能力

五月的上海像個蒸籠，街上匆匆來往的行人臉上都帶著煩躁的表情。梳著油光可鑒大背頭穿著大花褲衩的上海男人，化著精致淡妝的白領(lǐng)小資，臉上都有一種不易察覺的傲慢。上海人自有上海人的驕傲，與生俱來的驕傲，那是這所城市的位置，歷史，甚至是名字賦予他們的理所應(yīng)當(dāng)?shù)尿湴痢崦吝@個東西真是無孔不入。你看到那個賣水果的20歲出頭涂著濃黑眼影戴著又長又翹假睫毛的女孩了嗎？她在給顧客挑水果的當(dāng)兒還不忘和旁邊走過的帥哥眉目傳情。

由于檔案的工作性質(zhì),檔案部門與其他部門溝通交流的較少。高校的檔案工作不可能靠檔案室一個部門來完成的,首先要做好檔案的收集工作,檔案的收集是檔案業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)。檔案收集工作同時也是檔案工作的起點,沒有這個起點,其他環(huán)節(jié)的工作就無法進(jìn)行。只有通過收集才能把一些原始材料集中到檔案部門。這就需要檔案工作人員平時與各個部門的兼職檔案員建立良好的聯(lián)系,平時多溝通交流,指導(dǎo)他們工作,督促他們按時按要求向檔案室移交文件材料。

(2)扎實的文字功底

檔案管理人員除了要管好、用好檔案,還要再檔案管理工作中完成一些文字資料的撰寫。例如:大事記、組織沿革、全宗介紹等,這就需要檔案管理人員有一定的文字功底,否則這些工作很難完成。

(3)創(chuàng)新能力

隨著社會的進(jìn)步,檔案事業(yè)的發(fā)展也在不斷進(jìn)步,從事檔案管理的工作人員如果在工作中不去創(chuàng)新,就很難跟上檔案事業(yè)發(fā)展的步伐。所以在工作中不能墨守成規(guī),而是應(yīng)該主動去適應(yīng)新時期的變化,要從傳統(tǒng)的檔案管理模式中走出來,檔案管理人員要在檔案管理的過程中大膽創(chuàng)新,通過調(diào)研、學(xué)習(xí)交流等手段掌握新的科學(xué)技術(shù),形成新的檔案管理理念。

3 目前高職院校檔案管理工作中存在的主要問題

3.1 檔案管理人員存在的主要問題

(1)整體素質(zhì)偏低

目前高職院校的檔案管理人員普遍學(xué)歷層次偏低,大部分專職教師學(xué)歷要求都是碩士研究生以上,但檔案管理人員本科和大專學(xué)歷居多,從職稱方面來看,一般都只是初級或中級職稱,擁有高級職稱的較少,還存在管理人員的年齡普遍偏大,甚至有部分是待退休人員,讓他們重新去學(xué)習(xí)一些檔案相關(guān)的新技術(shù)確實比較困難,造成了檔案管理人員不能滿足新形勢下高校檔案管理工作的發(fā)展需求,嚴(yán)重影響著高校檔案管理隊伍整體素質(zhì)的提高。

(2)缺乏專業(yè)人才

很多高職院校的檔案管理人員自身并不專業(yè),隊伍中真正檔案專業(yè)科班出身的非常少,大部分人員只是接受過崗前培訓(xùn),通常是一周的時間,想在一周的時間掌握檔案管理的全部技術(shù)肯定是不可能的。有的單位檔案工作甚至沒有固定的檔案工作人員,采取兼職的形式,他們的本職工作已經(jīng)耗費了大量精力,這樣兼職檔案人員就不可能再全身心投入到檔案工作中,只是在檔案收集的時候催收一下 ,這樣造成檔案工作管理比較滯后,運用在檔案管理的新技術(shù)手段比較貧乏,因此提高檔案管理人員的專業(yè)技能是一項刻不容緩的工作。

(3)編研能力不足

由于檔案專業(yè)人員和經(jīng)費不足,目前絕大多數(shù)高校檔案編研工作主要是通過匯編的形式完成,在檔案編研方面還處于初級階段,檔案工作處于比較低下的水平,沒有更加深入的挖掘檔案價值,編研能力無法滿足新時代檔案工作提出的新要求。

3.2 檔案管理情況存在的主要問題

(1)管理模式比較傳統(tǒng)

目前絕大多數(shù)高職院校檔案管理信息化工作還處于初級階段,檔案管理模式還停留在收集、整理、利用層面,還有少數(shù)院校存在資金投入不足,目前還沒有進(jìn)行檔案信息化管理,還停留在紙質(zhì)檔案管理階段,檔案的查詢利用只能通過手動方式對紙質(zhì)檔目錄進(jìn)行查詢,這樣檔案利用工作效率較低,跟不上新時代檔案管理發(fā)展的要求。檔案的利用者也相對固定,主要是校內(nèi)少數(shù)部門、在校學(xué)生轉(zhuǎn)戶口、查成績,其他人員對檔案的利用率不高,直接導(dǎo)致檔案的收集不夠全面。

(2)對檔案工作重視程度不夠

由于對檔案管理工作不夠重視,所以在人員編制上配置不足,這樣很難吸引檔案專業(yè)人才。另一方面大多數(shù)高職院校檔案管理機(jī)構(gòu)不是獨立設(shè)立的部門,只是設(shè)立綜合檔案室,一般納入行政辦公室或圖書館,并由辦公室或者圖書館負(fù)責(zé)人兼管,這樣對檔案人員的晉升有很大局限性。在人員配備方面,大部分都是兼職人員,專職人員較少,造成檔案管理很難系統(tǒng)化、規(guī)范化。隨著對檔案工作提出的要求也越來越高,長期這樣對檔案工作發(fā)展不利。

(3)缺乏檔案宣傳意識

在很多人眼里檔案工作就是將需存檔的文件收集齊,進(jìn)行簡單的整理,只要能夠滿足查詢利用就行了。檔案人員也習(xí)慣了長期默默工作的模式,認(rèn)為只要把自己的本職工作做好就行了,宣傳工作與自己無關(guān),這是一種錯誤的觀念。檔案人員應(yīng)不斷強(qiáng)化檔案意識,學(xué)習(xí)檔案知識,在工作中提高檔案的查詢質(zhì)量同時對查檔人員甚至全體師生廣泛的進(jìn)行檔案宣傳,只有大多數(shù)人深入了解檔案,才能積極配合做好檔案工作。

4 提高檔案管理工作的幾點建議

4.1 完善檔案管理制度

任何工作的開展都需要有制度的支撐,完善檔案工作的相關(guān)管理制度,是做好檔案管理工作的前提。國家已經(jīng)出臺了《檔案法》,檔案管理人員要根據(jù)《檔案法》結(jié)合學(xué)校實際情況制定相應(yīng)的檔案管理規(guī)章制度,再結(jié)合檔案管理的實際情況制定相應(yīng)的檔案查借閱流程,使檔案管理工作制度化、流程化、規(guī)范化。

4.2 樹立終身學(xué)習(xí)的理念

隨著社會的進(jìn)步,檔案事業(yè)也隨之發(fā)展,檔案相關(guān)的新知識、新技術(shù)也不斷的推陳出新,檔案人員只有不斷加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí),掌握檔案相關(guān)的最新的知識和技術(shù)才能更好的勝任這份工作,所以一定要樹立終身學(xué)習(xí)的理念,通過不斷學(xué)習(xí)檔案相關(guān)的知識和技術(shù),提高自己的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平。

4.3 加強(qiáng)培訓(xùn)和交流

加強(qiáng)培訓(xùn)是檔案管理人員提高自身素質(zhì)的最直接的途徑,檔案管理人員要經(jīng)常性的參加檔案相關(guān)的培訓(xùn),拓寬自己的知識面,讓培訓(xùn)能夠經(jīng)常化、制度化,可以將檔案人員的培訓(xùn)像教師培訓(xùn)一樣納入每年的教師發(fā)展計劃或年度工作計劃中。培訓(xùn)的方式可以多樣化,以往都是請一些檔案局或高校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、專家進(jìn)行理論授課,這種方式只是在聽的過程中有所收獲,指導(dǎo)實際工作效果不佳,需結(jié)合參觀學(xué)習(xí),經(jīng)驗交流等多種形式。可以到做的好的高校檔案部門進(jìn)行學(xué)習(xí)交流,甚至可以去開展實踐。虛心向同行學(xué)習(xí)他們的管理經(jīng)驗和先進(jìn)的技術(shù),將這些好的經(jīng)驗和方法運用到實際的檔案管理中去,促進(jìn)自身和工作上的提高。

4.4 加強(qiáng)檔案工作宣傳

可以通過網(wǎng)絡(luò)的形式對檔案工作進(jìn)行宣傳。如將檔案工作的相關(guān)資料或者圖片在校園網(wǎng)上以展覽的形式展出,讓更多人能夠直觀的了解檔案工作。也可以通過校園微信公眾號、校園廣播進(jìn)行宣傳,通過宣傳加強(qiáng)他們對檔案的了解,讓他們體會到檔案與他們息息相關(guān),他們才會真正開始關(guān)注檔案。