論不動產登記檔案管理中存在的安全保密風險與規避對策

文/李 杰

伴隨著社會的快速發展，不動產登記工作得到了很大關注，它可以有效地保障人民群眾的合法權益，降低社會發展過程中出現的各類矛盾與沖突。不動產登記檔案的管理工作是一種對不動產進行準確、合法的管理，保護不動產權利人的切身利益的一種重要的行政管理服務，關系到國計民生，做好不動產登記檔案的管理工作，有利于維護不動產產權人的合法權益，維護市場經濟的穩定，促進和諧社會的建設。在此基礎上，本文探討了如何有效防范和控制不動產登記檔案的風險，為不動產登記檔案管理工作的健康發展提供了新的思路和方法。

一、不動產登記檔案管理中存在的安全保密風險

1.安全性風險

在對不動產登記檔案進行管理時，一定要注意對其進行安全管理，否則就會對不動產登記檔案的安全性造成嚴重影響，從而導致出現檔案丟失、檔案泄露等情況。尤其是隨著不動產登記檔案的信息化，不動產登記檔案的管理正面臨著各種網絡安全隱患，如黑客攻擊、非法訪問、病毒攻擊等，如果不能得到及時的解決，不動產登記檔案的安全就會遭到嚴重威脅，從而損害不動產所有權人的合法利益。

2.合法性風險

《物權法》對不動產登記工作作出了明確的規定，并由縣以上的行政主管部門負責指導，做好相關的監管工作：一是對行政機關管理工作進行深刻了解，并要求在不動產登記冊上進行及時的登記，將不動產登記的原始憑證作為檔案進行保護，保證不動產登記的合法性以及真實性；二是按照工作流程及有關規定進行登記，若產權單元、界址點、線及宗地圖等資料不清楚或不準確，則會給土地所有權人的權利造成很大隱患，也不利于土地所有權登記檔案的編制與管理。

3.完整性風險

由于不動產登記文件的私密性、動態性和指向性，因此，在信息提供者和不動產登記者之間，很容易出現信息不對稱現象，而不動產登記文件的作用也沒有得到足夠的重視，因此也就不可能實現對不動產登記檔案的全面收集。此外，土地所有權相對分散，為了便于檔案的查詢與使用，將土地所有權的檔案分置于不同的主管部門，但這樣就不能及時地進行整理，從而不能保證土地所有權檔案的完整。如果不動產登記檔案不完備，其使用價值就得不到保障，就對不動產登記工作埋下了很大的隱患[1]。

二、規避不動產登記檔案管理安全保密風險的有效對策

1.健全不動產登記檔案的管理體系以提高其法治化水平

為了保證不動產登記檔案的合法性，必須對其進行嚴格的登記與管理，既要保證其合法性，又要防止因其法律性質而對財產權益的買賣與交易帶來的風險造成影響，進而有效地維護社會的和諧與穩定。首先，主管部門應在《物權法》《不動產登記暫行條例》《檔案法》等律法的基礎上，制訂《不動產登記檔案管理規范》《不動產登記檔案管理實施細則》等規章制度，對相關管理制度進行完善，對不動產登記檔案的立卷與歸檔標準進行細化，并對其管理部門、職責主體、內容、程序、標準、要求進行細化，同時對不動產登記冊進行規范的制作。其次，為了確保檔案的采集質量，還應明確不動產登記的采集范圍，包括不動產登記的申請材料、審核材料、不動產登記所需的檔案、有關部門的意見、信函等。

2.做好不動產登記檔案的適時收集以提高檔案的完整性

在不動產登記檔案管理工作中，檔案收集是最基本的一環，這樣，不僅可以保證不動產注冊檔案的正確性與完整性，也可以降低因其自身原因而產生的危險。第一，在收集檔案的時候，要對檔案和數據移交過程的完整性進行全面的考量，堅持“定時”和“即時”的原則。以登記業務范圍為依據，在每年的相對固定的時間將上一年度辦理的不動產登記檔案，按照立卷歸檔的標準和要求，移交至檔案管理部門。辦理完不動產登記后，應及時辦理轉移手續，并保證及時交還。第二，要做好不動產檔案資料的搜集。首先，明確不動產登記檔案的申請對象，并據此提出不動產登記檔案的申請，尤其是不動產登記申請書、申請人的身份證明檔案、不動產所有權的來歷檔案，以及不動產的查勘報告。其次，實地調查、查看研究及報告等所產生的調查數據，和其他機關所發來的函件、提案、資料，在進行登記時須按法律予以保存。

3.加強不動產登記檔案的管理以提升其安全性

近年來，我國不動產市場發展迅速，對不動產市場的發展起到了積極的推動作用，同時隨著我國不動產市場改革的深入，我國不動產市場的發展也面臨著新的挑戰。在此基礎上，本文提出了一種新的解決方案：一是建立在電子信息系統基礎上的安全防護。為了防止因儲存媒體的破壞而造成資料資料的遺失，可透過網絡存取資料，將檔案上的信息二次備份[2]。在軟件上，購買正版防毒軟件并定期對儲存的登記檔案軟件進行防毒處理，以避免電腦系統被木馬病毒侵入。二是要在不動產登記檔案管理的基礎上，制定并實施好保護制度，并嚴格遵守已有的不動產登記檔案的標準和流程，對其進行收集、整理、編目、數據庫的建設，同時還要注意對不動產登記檔案的規范和安全，防止由于人為的不恰當的操作，或是人為使用了沒有經過認證、檢查的移動存儲設備，從而造成的病毒或木馬入侵。

4.加強對安全保密風險與檔案管理的認知

要想在新時期實現不動產登記檔案管理工作的最優發展，必須從意識上做起，要求全體工作人員都要清楚地認識到這項工作在新時期所面臨的更高的要求，以及它所表現出的新特征，逐漸改變原有的工作觀念，積極進行調整和轉變。因此，應該對不動產登記的文件進行適當的訓練和引導，讓不動產的檔案管理人員可以在新的時代里，正確地理解不動產的新特點和新要求，對未來工作中出現的新變化進行深刻的剖析，對工作進行主動調整，這將有助于更好地進行有關工作的優化和實施，并有效避免了原始工作模式帶來的制約和干擾。比如，不動產登記檔案管理人員要有很強的計算機意識，把原本的紙張管理模式轉變成信息管理模式，要主動學習并掌握計算機的有關技術手段，要有較高的工作能力。在目前的不動產登記檔案管理中，還需要有關新的政策和規范，讓管理者能夠主動地理解，并且能夠更好地運用這些知識，避免在工作環境中發生嚴重的違法和不規范行為。當然，由于不動產登記檔案管理工作的復雜程度，所以有關工作人員也必須具有一定的大局意識和協調能力，對整體工作進行過程中出現的問題和缺陷給予高度重視，并積極地參加其中，保證所有工作都可以有條不紊地進行下去。

5.制定完善的規章制度

要對有關規定進行進一步的健全，保證各項行為都要依法進行，讓這一制度能夠對物業登記和檔案信息的安全管理起到一定的約束作用，從而有效地預防了違規風險操作。在建立不動產登記檔案信息安全管理系統方面，可以請專家指點德爾菲方法來建立系統，逐步改進和試行，在得到良好的反饋后，才能在全國各地推廣應用。既要確保制度的完善，又要確保績效管理的科學性，讓那些依從制度、工作表現優異的人獲得績效激勵，否則就會受到懲罰，從而提高員工遵守制度、規范工作的積極性[3]。此外，還要有完善的監督機制。建立一個特別監察團隊，以確保各部門不動產登記檔案的規范化，尤其是規范化不動產登記檔案的信息安全管理，對不正常的行為給予警示，并要求相關員工按照公司規定來規范自己的工作。如果在不動產登記檔案中發現了一些存在的信息安全風險，應立即對其進行追蹤，對其原因進行調查，對其是否存在故意的違規行為進行評價，并對其內部的腐敗問題進行堅決的抵制。

總而言之，在不動產登記檔案管理工作中，存在著許多安全保密風險，為了確保不動產登記檔案管理的效率，必須要采用一種科學合理的方法來避免這些風險，要對其進行系統的完善，做好搜集工作，保證安全性，進而提升管理水平，從而讓檔案管理在不動產登記工作中的功能得到最大程度的發揮。