新形勢下提升企業檔案管理質量的策略探究

文/孫 宇

企業檔案管理在規范企業日常運營、增強企業競爭性方面發揮著極為重要的作用。在新的形勢下，各單位不僅需要對管理模式和運行模式進行改革，而且還應該根據具體實情，創新和改革檔案管理方式，以滿足企業發展的需求。因此，提升企業檔案管理質量已成為一種必然趨勢。本文旨在討論企業檔案管理工作的重要性，剖析企業檔案管理中存在的一些問題，并提出改善管理方法和提高管理人員素質的相關策略，以期推動新時代檔案管理工作取得更大進展，為促進企業可持續發展加大助推力

習近平總書記強調，“檔案工作正在走向依法管理，走向開放，走向現代化。”只有檔案工作走向現代化，才能適應社會發展。近年來，我國社會主義市場經濟的發展為產業之間的競爭提供了良好的機遇，企業得到了充分的市場發展力量，但企業同樣也應重視檔案管理工作，以保證兩者步調一致。筆者將從公司的實際情況出發，探討如何提高檔案管理的質量，為檔案管理人員提供有益的建議和參考。

一、新形勢下企業檔案管理工作的重要性

企業檔案是一個企業經營過程中不可缺失的組成部分，它不僅是公司日常生產和經營的重要資料，也是公司開展技術改造等活動的重要指導，涵蓋了公司和員工的各個方面，涉及到人事檔案、財會檔案、行政檔案和物資檔案等。企業檔案是公司發展的一種重要財富，檔案管理不僅需要公司對文檔物資和信息實行有效控制，而且還需要公司在檔案管理工作中做到規范、科學、有效，以此來進一步提升公司的技術水平，增強公司的總體價值和可持續發展。

（一）企業檔案是助力企業發展最寶貴的資源

企業檔案是企業業務工作中建立的存檔備查文獻資料的歷史記錄，是企業寶貴的不可再生資源。它可以有效地記載公司成長發展的輝煌歷史，并利用這些資料和信息作為制定未來的戰略決策，以便為公司創造更高的效益。

（二）企業檔案是推動企業實現科學管理的載體

企業檔案，既包括記錄企業日常活動的工作文件，也包括記錄企業管理、實現現代化發展目標的“商業機密文件”，這些“機密文件”的記錄自然會隨著歲月的變遷，成為推動企業發展的重要載體。新形勢下，強化企業檔案管理工作不僅可以進一步提高企業內部管理上臺階，提高工作效率，還能夠為企業的可持續發展帶來有力支撐。

（三）企業檔案是提高企業在市場競爭中取勝的法寶

步入新時代，公眾越來越重視企業信用。許多企業為了更好地提高自身的信譽，愈來愈重視企業的檔案管理。檔案管理工作是一個企業實現各項業務順利開展、獲得良好經濟效益和社會效益的基礎，所以，要充分發揮檔案工作存史資政育人作用，積極推進依法治檔管檔，加強檔案制度體系和檔案資源運用、安全體系工程建設，進一步提升檔案工作的規范化、科學化和法治化水平。

二、新形勢下企業檔案管理質量提升中存在的幾個問題

（一）管理意識有待加強

隨著社會主義市場經濟的快速發展，我國許多企業都開始著手建立自己的信息檔案隊伍，以提高企業的科學化管理水平。他們對各類企業文件進行細致、全面地匯總、整理和錄入，但是實踐操作中仍然存在著一些企業對檔案管理意識比較淡漠，企業高層管理者對檔案管理缺乏客觀的認識，導致大部分企業重要信息和資料無法有效存檔。

（二）管理方法有待改進

新形勢下，檔案的形式與內容在不斷地發生著變化，計算機技術已經成為各行各業工作的重要工具。但從現實情況來看，有些企業針對檔案管理工作依然利用傳統的管理辦法，仍沒有科學合理地配置計算機和相應的管理人才。傳統單一的檔案管理方法早已不能適應社會的持續發展，也無法充分發揮出檔案資源在企業運營中的重要作用。

（三）管理者綜合素質有待提高

檔案信息化管理的不斷發展，不僅需要檔案工作人員要有專業知識和專業技能，而且需要綜合性管理知識，以保證檔案管理的現代化。基于此，企業檔案管理人員必須具備良好的信息技術，具備網站維護和局域網運行的實戰能力。但在具體的企業檔案管理之中，存在著一些工作人員綜合素質低下、能力薄弱等問題，加之一些單位對檔案管理工作的投入相對較少，因此有些檔案人愿意去更好的單位或企業“另謀高就”。

（四）專業的檔案管理人員有待增加

隨著IT業的迅猛發展，“70后”員工的數量已經遠遠超過“80 后、90 后”，這對檔案管理提出了更高的要求。因此，專業的檔案管理人員需要迅速增加，以滿足新形勢的發展需求。總的來說，需要員工擁有豐富的工作經驗、精湛的檔案管理技能和出色的專業素養。

三、新形勢下企業檔案管理質量提升的策略

（一）建立良好的服務意識，健全檔案管理制度

為了提高檔案管理質量，就必須培養檔案工作人員的服務意識、安全意識和創新能力。在服務行業，我們應開展一些以服務工作為中心的社會活動，向大家宣傳檔案安全知識，并教會他們如何做好檔案服務工作。完備的檔案管理制度是公司在激烈的社會競爭中獲得成功的關鍵，因為在互聯網時代，公司的檔案信息變得越來越復雜，如果沒有一個專門、完備的檔案信息化系統，不但會大大增加工作負擔，還會降低工作效率。

（二）改進管理方法，完善獎懲制度

“沒有規矩，不成方圓”。故而，在檔案管理過程中需要制定一套完整的檔案管理獎懲制度，以此規范檔案管理人員的行為。只有嚴格規范檔案管理人員的行為，并適當給予獎勵，才能激發其工作熱情和積極性，在一定程度上避免企業管理出現漏洞的情況。為保證網絡文件信息內容的完整性和真實感，企業應依據自身發展狀況，制訂合理的檔案管理辦法和計劃，以發揮檔案管理的最大價值。

（三）加強培訓工作，提高管理人員的素質

新形勢下，為了確保公司長期穩定地向前發展，必須加大對檔案管理工作技術人員的培養，不斷提高他們的管理水平，從根本上進一步提高企業檔案管理的整體效益。企業根據實際情況，采取有效措施，為檔案管理人員提供全面的培訓計劃，讓他們更好地了解檔案管理工作，以確保他們具備良好的自學能力和檔案管理意識，積極主動地去完成日常工作任務。此外，還應該摒棄傳統的隨機培訓模式，采取有計劃、有針對性的培訓方式，不斷提高員工的綜合素養。

（四）信息化是檔案工作現代化的必然選擇

為了保證檔案管理的規范化運作，我們應該加快建立完善的檔案信息化系統，以保證其科學化、有效化和合理化。此外，公司還應該采用建立網絡檔案信息平臺的信息管理戰略，將有關檔案信息輸入到網上信息系統平臺，利用計算機技術進行自動分類排序，實現互聯網信息化管理工作，能大大提高檔案信息化的工作效率和服務質量。

1.助力企業檔案工作實施數字化轉型。伴隨我國數字經濟的快速發展，數字中國建設工程獲得了顯著成效，信息化科學技術也已深入到社會經濟發展的各個方面。為此，檔案工作者要將信息化建設視為檔案工作邁向現代化發展的基礎性工程，推動檔案工作實施數字化轉型，讓群眾少跑腿、讓數據多跑路，打造“智慧文檔”，提供“智慧服務”。

2.信息技術與檔案工作的深度融合，蘊含著巨大潛能。信息化與檔案工作發生“化學反應”后，各級檔案部門正在積極地推動檔案信息化基礎設施工程、資源工程建設、數字檔案館建設工程、信息共享平臺建設工程、資源安全管理以及文檔數字化強基工程等。這些舉措都充分表明，它們之間的關聯性和耦合性也愈來愈密切。信息化與檔案工作通過“化學反應”，形成一個完整的檔案工作現代化體系，并不斷催生檔案工作的新模式、新業態。一個以人工智能為核心，融知識圖譜、數據挖掘、智能服務為一體的新型檔案數據服務方式正在興起，它將改變各級檔案部門的服務模式和人民群眾利用檔案的傳統習慣。可以預見，信息技術與檔案工作的深度融合，蘊含著驅動檔案工作現代化的巨大潛能。通過大力發展現代IT，深入開發和利用檔案信息資源，以信息化為驅動力，業已成為檔案工作的重要導向。

實踐表明，企業檔案管理工作是企業運營的基礎，新形勢下，企業檔案管理越來越受到廣泛的重視和關注，雖然面臨著諸多挑戰，但也為其創新和發展提供了良好的機遇。檔案工作人員應懷擔當之志，強使命之責，緊緊圍繞核心，服務事業大局，加快信息化與檔案管理工作的融合發展，以信息化技術推動檔案工作走向現代化，為國家的發展提供更加有力的支撐，更好地服務于人民群眾。企業檔案管理部門必須不斷吸取和借鑒先進企業的成功經驗，以提高自己的服務水平，砥礪前行，推動檔案管理工作的規范化、科學化運行，為檔案管理工作創造良好的條件，確保企業能夠健康、快速、可持續發展。