數字化檔案管理的應用與發展趨向分析

文/陳 悅

隨著經濟的飛速發展，各行各業的各類檔案內容都趨于復雜化，檔案中的信息處理也趨于困難化，這不僅加大了檔案信息儲存的難度，也增加了相關工作人員的工作量和工作負擔，但數字化檔案管理成為了解決這一現實情況的最優解。本文主要以數字化檔案管理為研究對象，通過對數字化檔案管理的概念解釋，定義數字化檔案管理的含義，詳細地分析并闡釋了數字化檔案管理的優勢，并進一步分析了數字化檔案管理的具體實際應用，并對數字化檔案管理的發展趨勢進行了相應的展望

一、數字化檔案管理的含義

數字化檔案是一種伴隨著新的信息技術的出現與發展誕生的新型檔案信息形態，數字化檔案需要多種信息技術的共同作用，其中包括計算機技術、OCR技術、多媒體技術、掃描技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、存儲技術。這種方式在依托信息技術的前提下，將存在于各種載體的檔案資料、信息、數據進行數字化處理、儲存，并且由于互聯網的相互連接還可以實現檔案資料的相互傳輸與流動，實現資源的共享，增強了信息數據的使用率。以數字化的形式存儲的資料可以通過計算機系統實現管理，能夠按照相應的規律對數據與信息進行歸類和整合，構建起有規律的完善檔案信息庫，為檔案數據與信息的管理與共享提供基礎。

二、數字化檔案管理的優勢

相較于傳統的檔案管理而言，數字化檔案管理具有其難以企及的優勢，能夠優化檔案歸檔管理程序、降低檔案管理成本、優化檔案資料的檢索查詢、有助于檔案資料的及時更新，為行業的發展提供數據支持，為社會提供更加優質的服務，促進我國產業與經濟的發展。

1.優化檔案歸檔管理程序

隨著我國跨入信息技術時代，檔案管理的資料與數據呈爆炸式增長，由于信息量的飛速增加，導致檔案管理工作量不斷加大，工作難度也不斷增強，加重了檔案管理人員的工作負荷，影響了檔案管理工作的順利開展。數字化檔案管理模式之下，對于資料的收集能夠更加便捷與快速，極大地減少了檔案信息資料歸檔的步驟與程序，提升了檔案信息數據的歸檔效率。此外，通過互聯網跨地域的便捷快速的傳輸方式，可以對檔案數據資料進行遠程的歸檔工作，極大地提高了檔案資料的歸檔效率，減輕了工作人員的工作量與工作難度，使檔案管理工作順利開展。

2.降低檔案管理成本

傳統的檔案管理以紙質檔案為主要載體，這種方式相對較為粗放，且檔案資料對紙張和人力的消耗無疑是十分巨大的。大量的紙質資料需要巨大的空間進行存儲，由于紙質資料的脆弱性就需要工作人員極其細心地對紙質檔案加以保護，這無疑會增加檔案管理的經濟和人力成本。通過對檔案實現數字化，依托計算機系統進行管理，資料的存儲載體變成了硬盤或者是網絡，能夠最大程度地節省檔案資料存儲空間和人力資源，極大地減少了檔案管理的成本。

3.優化檔案資料的檢索查詢

傳統的檔案管理方式下，由于檔案資料數量大、內容多，且紙質資料較為脆弱，對檔案資料的查詢就需要檔案管理工作開始就要根據檔案內容建立完善的目錄，且通過工作人員對檔案的整理，以保障檔案資料順序與檔案目錄順序保持一致，這就加大了檔案管理人員的工作量。但在數字化檔案管理模式之下，可以通過互聯網和計算機實現對資料的精準查閱，降低了資料查閱的困難程度，減少了工作人員的工作量，同時還有利于通過互聯網實現對檔案資料數據的交流與互享，能夠有效地提高檔案資料的利用效率。

4.有助于檔案資料的及時更新

數字化的檔案管理不僅能夠有效地加強對檔案的管理，促進檔案管理工作的順利開展，實現對資料數據的及時歸納與整理，并且通過計算機能夠實現對數據資料的及時修改與上傳，能夠在最大程度上保障檔案資料的及時更新，極大提升檔案資料的時效性。

三、數字化檔案管理的應用措施

由于數字化檔案管理起步較晚，目前的發展程度難以與社會需求相適應，從整體而言還沒有建立起一套相對完整、全面的數字化檔案管理體系，也沒有形成相配套的輔助數字化檔案工作開展的機制。究其根本，是一些行業和一些檔案管理人員沒有意識到數字化檔案管理的重要性及其在社會經濟發展中所能發揮的積極作用，沒有將數字化貫穿檔案管理的始終，沒有實現檔案管理的全環節的全面數字化。因此要加強檔案數字化管理，需要采取以下措施：

1.完善數字化平臺基礎建設

要保障數字化技術真正落實到檔案管理事業中，就需要建立起完善的數字化平臺。數字化平臺的建立能夠加強數字化檔案管理的每個環節之間的聯系，協調各個環節的工作，促使這些環節在統一的流程下實現檔案管理工作的順利開展。作為檔案管理工作人員，應當加強自身對信息技術的掌握，善于利用數字化手段對檔案信息資料進行收集，提升時效性的同時還要確保信息資料的精確性，要避免失真信息進入檔案資料數據庫造成不良影響。此外，針對檔案管理的一些關鍵性環節也要落實并且推廣數字化管理手段，提高檔案資料信息的精確性，為經濟發展和社會進步提供更加優質的數據支撐。

2.檔案信息安全認證

由于數字化檔案管理是以互聯網作為資料搜集與存儲、交流的基礎平臺，網絡的公共性和開放性就導致網絡安全問題日益凸顯，因此就需要設置信息安全認證。盡管檔案信息有一部分可以面向公眾開放，但有些檔案資料的核心內容需要進行保密，要依托技術手段實現對核心數據的保護，避免資料的泄露和被竊取。不同的檔案數據管理系統要根據自身的實際情況選擇具體的保護手段，目前我國現存的主要保障手段有防火墻阻攔病毒侵入、身份認證技術限制訪問等。

3.建立檔案信息化管理人才隊伍

首先需要檔案管理部門積極地引進檔案管理和信息化技術人才。其次應該加強對檔案管理人員的專業技能以及信息化技能的培訓。相關部門應制定相應的培訓計劃，實現對部門內部檔案管理人員的技能提升與培養，促使這些工作人員能夠始終掌握前沿的新技術與新技能，加大對檔案資源的深度挖掘，從而滿足我國經濟與社會的發展需要。最后還要建立起相應的技能考評制度，將考評與薪資掛鉤，對工作人員進行考評，以激發工作人員的積極性。

四、數字化檔案管理的發展趨勢

1.朝著市場化、信息化方向發展

就我國目前的數字化檔案管理的具體情況來看，信息化是重要的發展方向和趨勢。要進一步推進數字化檔案管理朝信息化方向深入發展，就需要對信息化本身有著深入、切實的了解，還要全方面了解和掌握信息化的運行方式和技術，實現對檔案資料的高效管理，以促進我國數字化檔案管理事業的不斷發展，為我國的經濟與社會發展提供更加豐富、優質的服務。

2.朝著資源共享與互聯網服務模式發展

共享化是目前互聯網發展的顯著特點，資源的共享成為了數字化檔案管理的重要發展趨勢。實際中要不斷優化數字化檔案管理制度，把握住資源共享趨勢，充分利用資源共享帶來的優勢，拓寬應用領域，為社會的發展提供更加豐富的支撐。

3.專業化的非核心工作施行業務外包

為了加強對檔案的管理，提升管理體系的科學性，可以將與檔案核心無關的工作進行外包，以這種方式既能提高檔案管理工作的效率，還能減少工作人員的工作量和負擔，增加經濟效益。

4.加強檔案信息數據的高效使用

檔案中的信息與數據在社會的各行各業中發揮著極強的應用價值，如果只是實現對數據的收集，而沒有進行實際的運用，就造成了信息資源的浪費。因此要加強對檔案信息數據的使用效率，促使檔案信息資料切實地發揮其重要作用。

應用實踐表明，數字化檔案具有對資料、信息、數據的存儲量大、存儲形式豐富、查閱方便等方面的優勢，還能夠極大地減少檔案管理工作人員的負擔，減少人力資源投入，因此各級檔案部門要高度重視檔案數字化建設，加大數字化檔案管理工作力度，使得檔案資源更好地服務黨和國家工作大局、服務人民群眾！