新時代高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新研究
——以陜西師范大學(xué)檔案館為例

文/楊藝璇 王攀 黃新榮

通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)研發(fā)現(xiàn)我國高校學(xué)生檔案管理存在著規(guī)章制度不完善、管理模式不一、歸檔分類范圍不明確以及利用服務(wù)單一等問題。在新時代，新的人事檔案政策、精細(xì)化管理理念、信息技術(shù)的發(fā)展、人性化服務(wù)需求給當(dāng)下的高校學(xué)生檔案管理提出了新要求。以陜西師范大學(xué)在新時代對學(xué)生檔案創(chuàng)新管理模式、創(chuàng)新信息化管理與服務(wù)以及創(chuàng)新學(xué)生檔案標(biāo)準(zhǔn)制度的具體實(shí)踐為例，探索未來高校學(xué)生檔案管理的發(fā)展方向

隨著國家政策對高等教育的扶持，各高校不斷擴(kuò)招，學(xué)生檔案的數(shù)量逐漸增多，學(xué)生檔案管理的難度也在不斷增加，特別是畢業(yè)季學(xué)生檔案“丟檔”“死檔”等事件頻出，更是敲響了學(xué)生檔案管理的警鐘。學(xué)生檔案與學(xué)生未來升學(xué)就業(yè)息息相關(guān)，在新時代新形勢下，如何做好學(xué)生檔案的日常管理和服務(wù)也成為高校檔案管理必須思考的問題。

一、我國高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)存問題

高校學(xué)生檔案管理規(guī)章制度是高校管理學(xué)生檔案的依據(jù)和制度保障。為探究我國高校目前對于學(xué)生檔案管理基礎(chǔ)情況，筆者對2017 年教育部劃分的42 所“世界一流”建設(shè)高校，通過其官網(wǎng)、新聞報道等對學(xué)生檔案的管理機(jī)構(gòu)，保管場所以及學(xué)生檔案相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行檢索和統(tǒng)計，除去未在網(wǎng)絡(luò)公布以及缺少訪問權(quán)限的高校，共有24所高校公開了有關(guān)學(xué)生檔案相關(guān)規(guī)章制度。通過整體的調(diào)研情況與對24 所高校學(xué)生檔案管理相關(guān)文本的梳理，并結(jié)合西安地區(qū)部分高校的實(shí)地調(diào)查，筆者發(fā)現(xiàn)學(xué)生檔案管理工作目前仍存在著以下問題。

1.規(guī)章制度不完善

2008年我國頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部、國家檔案局令第27號），明確提出學(xué)生類檔案屬于高校歸檔材料，但是國家并未有針對學(xué)生類檔案出臺指導(dǎo)性文件。近年來，四川省和吉林省率先探索了省級的高校學(xué)生檔案管理辦法[1][2]指導(dǎo)省內(nèi)高校的學(xué)生檔案工作，取得了一定的成效。但放眼全國，各省對學(xué)生檔案相關(guān)政策引導(dǎo)力度仍然較為薄弱。筆者通過對24 所高校學(xué)生檔案規(guī)章制度進(jìn)行梳理，發(fā)現(xiàn)有12所高校明確出臺了學(xué)生檔案管理辦法或細(xì)則（見表1），其余的一流高校對學(xué)生檔案與人事檔案管理政策相結(jié)合，如北京大學(xué)統(tǒng)一由人事部管理，沒有單獨(dú)區(qū)分學(xué)生檔案與人事檔案的借閱規(guī)定[3]，或是將歸檔范圍、轉(zhuǎn)遞、借閱制度等規(guī)定分開制定，并未制定專門的學(xué)生檔案管理辦法。

表1 部分一流高校學(xué)生檔案規(guī)章制度表

2.管理模式不統(tǒng)一

通過對42所高校的管理機(jī)構(gòu)與保管機(jī)構(gòu)的調(diào)查，學(xué)生檔案主管部門主要有高校檔案館、學(xué)生工作部（處）、學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心以及各學(xué)院分管四類機(jī)構(gòu)，檔案保管部門通常為高校檔案館、主管部門下屬的學(xué)生檔案室，也有部分高校學(xué)生檔案實(shí)體存放在各學(xué)院，而主管部門為學(xué)生工作部[4]。

由學(xué)生檔案主管部門分布圖（見圖1）可知，主要由校檔案館、校學(xué)生工作部（處）進(jìn)行管理。在學(xué)院分管或?qū)W生工作部（處）集中管理的管理模式下，僅能滿足對紙質(zhì)學(xué)生檔案的基礎(chǔ)保管需求，難以開展對學(xué)生檔案的利用和信息服務(wù)。高校檔案館在實(shí)踐工作中仍會出現(xiàn)各部門職責(zé)劃分不清的問題，如天津大學(xué)的學(xué)籍檔案存放在天津大學(xué)檔案館，而其入學(xué)登記表和畢業(yè)登記表等存放在學(xué)生處[5]。學(xué)生檔案分散保管帶給后續(xù)畢業(yè)生檔案整理的困難，造成檔案材料移交不及時或材料丟失等現(xiàn)象。特別是在學(xué)院分管學(xué)生檔案的管理模式下，多為輔導(dǎo)員兼職做檔案管理員，存在著管理不規(guī)范，材料收集不全等問題。

圖1 43所高校學(xué)生檔案管理部門分布圖

3.歸檔范圍不規(guī)范

各高校大多依據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》對學(xué)生類檔案的描述進(jìn)行分類收集，但高校的歸檔材料存在著一定差異，如北京航空航天大學(xué)在其《學(xué)生檔案整理須知》中明確提出黨員材料中的“入黨積極分子和預(yù)備黨員材料不放入學(xué)生檔案”[6]，然而在中國農(nóng)業(yè)大學(xué)、廈門大學(xué)等高校的管理辦法中明確提到黨團(tuán)材料中必須含有“入黨積極分子考察表、預(yù)備黨員考察表”[7]，當(dāng)學(xué)生升學(xué)轉(zhuǎn)遞檔案到不同學(xué)校之后，學(xué)校之間不同歸檔范圍會直接影響學(xué)生檔案的完整性。

4.檔案利用方式單一

目前各高校學(xué)生檔案多為紙質(zhì)檔案，利用方式多為現(xiàn)場查閱，只能確定檔案中是否存在所查信息，但是不能摘錄、復(fù)制，也不能出具檔案證明材料，利用方式十分受限。由于學(xué)生檔案是人事檔案的前身，為保障檔案的真實(shí)和安全，限制學(xué)生個人不得查閱其學(xué)生檔案。但是，學(xué)生檔案記錄了學(xué)生在進(jìn)入大學(xué)后的個人經(jīng)歷以及德智體美勞等各方面的表現(xiàn)，學(xué)生在實(shí)習(xí)應(yīng)聘、升學(xué)、考公等特殊情況下需要利用到其學(xué)生檔案部分材料，如各項獲獎材料或者研究生的本科成績單、實(shí)習(xí)鑒定表等，單一的利用方式無法滿足學(xué)生需求。

二、新時代背景對高校學(xué)生檔案管理的新要求

1.新人事檔案政策要求轉(zhuǎn)變檔案利用意識

2018年中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》第三十條指出“干部人事檔案利用工作應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化服務(wù)理念，嚴(yán)格利用程序，創(chuàng)新利用方式，提高利用效能，充分發(fā)揮檔案資政作用、體現(xiàn)憑證價值”[8]，并明確劃分符合七類工作需要可查閱干部人事檔案，釋放出了放寬檔案利用的信號。2021年發(fā)布的《中華人民共和國國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展第十四個五年規(guī)劃和2035 年遠(yuǎn)景目標(biāo)綱要》中，在第二十章第二節(jié)的推進(jìn)要素市場化配置改革中也明確指出“破除勞動力和人才在城鄉(xiāng)、區(qū)域和不同所有制單位間的流動障礙，減少人事檔案管理中的不合理限制”[9]，這也提出了放寬和減少阻礙的要求。

學(xué)生檔案與人事檔案的關(guān)系是一脈相承的，隨著個人身份的轉(zhuǎn)變，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槿耸聶n案，人事檔案對于利用意識的轉(zhuǎn)變同樣適用于學(xué)生檔案，這也給學(xué)生檔案的利用從政策制度上帶來了新的轉(zhuǎn)變契機(jī)，適當(dāng)?shù)胤艑拰W(xué)生檔案的利用限制，有利于更好地發(fā)揮出學(xué)生檔案的育人作用，體現(xiàn)檔案憑證價值和利用價值。作為學(xué)生檔案管理者，更應(yīng)主動提高自身的檔案服務(wù)意識，開拓思維，積極探索學(xué)生檔案利用新方式。

2.精細(xì)化管理理念要求集中統(tǒng)一管理

精細(xì)化管理是社會分工精細(xì)化、以及服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化對現(xiàn)代化管理的要求，是以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式[10]。我國的檔案事業(yè)遵循“集中統(tǒng)一管理”的組織原則，將學(xué)生檔案同高校其他檔案一樣集中統(tǒng)一保存在高校檔案館，一方面符合我國檔案管理的基本原則，另一方面可最大限度地整合檔案資源，降低檔案管理人力物力以及業(yè)務(wù)培訓(xùn)成本，便于集中統(tǒng)一開展學(xué)生檔案數(shù)字化、信息化。同時也可明確檔案材料形成單位和主管單位的管理職責(zé)分工，將管理責(zé)任具體化。

3.信息技術(shù)發(fā)展要求提高管理效率

近些年來，隨著高校本科招生與研究生招生人數(shù)的擴(kuò)大，學(xué)生檔案數(shù)量逐漸增多，學(xué)生檔案具有動態(tài)性，需要根據(jù)學(xué)生材料情況及時更新內(nèi)容。傳統(tǒng)的紙質(zhì)學(xué)生檔案管理方式加大了檔案管理與利用的難度，現(xiàn)代化的管理方式成為高校教育教學(xué)和開展各項工作必不可少的選擇。各高校引進(jìn)OA系統(tǒng)和檔案信息管理系統(tǒng)，高校檔案管理工作也向著網(wǎng)絡(luò)化、信息化方向發(fā)展。信息化技術(shù)的運(yùn)用與檔案數(shù)字化也成為了學(xué)生檔案管理工作提高管理水平和效率的必然要求，使學(xué)生檔案從實(shí)體保管傳統(tǒng)模式向信息服務(wù)新型模式轉(zhuǎn)變[11]。

4.人性化服務(wù)要求得到及時反饋

近年來，高校高等教育一直貫徹“以人為本”的教育發(fā)展理念，管理過程中一切以學(xué)生的發(fā)展為出發(fā)點(diǎn)和歸宿，培養(yǎng)德才兼?zhèn)涞母咚刭|(zhì)人才。高校的檔案管理者應(yīng)該貫徹以人為本的服務(wù)意識，發(fā)揮學(xué)生檔案的育人功能與憑證價值。在人性化的服務(wù)理念下，對于學(xué)生和查檔單位的需求能夠及時給予反饋，如提供畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞查詢、檔案材料缺補(bǔ)流程查詢以及創(chuàng)新學(xué)生檔案利用方式，及時為學(xué)生或查檔單位答疑解惑。

在新的時代背景的要求下，面對學(xué)生檔案管理的這些問題，一些高校的檔案管理部門已經(jīng)在積極探索和創(chuàng)新，其中陜西師范大學(xué)檔案館的高校學(xué)生檔案管理就是一個典范。

三、陜西師范大學(xué)學(xué)生檔案管理創(chuàng)新實(shí)踐

1.管理模式創(chuàng)新

陜西師范大學(xué)學(xué)生檔案為集中統(tǒng)一管理模式，主管部門為陜西師范大學(xué)檔案館人事檔案室，專人專管，設(shè)立學(xué)生檔案庫房，統(tǒng)籌學(xué)生檔案的實(shí)體管理和信息化管理工作。各學(xué)院、學(xué)生工作部（處）、學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心、研究生院與教務(wù)處等為學(xué)生檔案形成部門，負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的收集、整理和歸檔工作。各部門明確職責(zé)范圍，各司其職，提高學(xué)生檔案管理的效率，化解了分管學(xué)生檔案帶來的人力、物力以及專業(yè)性不足的問題。同時更有利于保證學(xué)生檔案的完整性與安全性，也為畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞等工作提供便利的利用服務(wù)。

2.學(xué)生檔案制度標(biāo)準(zhǔn)創(chuàng)新

陜西師范大學(xué)檔案館積極探索和謀劃制定新時代下符合當(dāng)前和未來學(xué)生檔案管理的規(guī)章制度，立足于協(xié)調(diào)學(xué)生檔案與人事檔案分類的共性以及自身的特性，保證學(xué)生檔案真實(shí)完整地向人事檔案過渡。結(jié)合《干部人事檔案工作條例》中對人事檔案歸檔材料的要求，統(tǒng)籌規(guī)劃制定了《陜西師范大學(xué)學(xué)生檔案管理辦法》。

該辦法在歸檔范圍、檔案利用服務(wù)以及信息化管理等方面進(jìn)行創(chuàng)新。為全面地體現(xiàn)學(xué)生個人素質(zhì)能力以及高校特色，該辦法在歸檔范圍中增添其他特色材料類別，收集歸檔具有高校特色的學(xué)生個人材料，如學(xué)生心理檔案、誠信檔案，以及師范類學(xué)校的教師資格審批表等。為創(chuàng)新信息利用服務(wù)，該辦法放寬學(xué)生查閱個人檔案的限制，學(xué)生可申請查閱個人學(xué)生檔案的目錄表以及畢業(yè)材料、考級認(rèn)證材料等不涉及評語的檔案材料。為強(qiáng)化學(xué)生檔案信息化管理，要求建立學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫，開展學(xué)生檔案數(shù)字化工作等。

陜西師范大學(xué)檔案館積極探索全國普通高等院校學(xué)生檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的創(chuàng)建，與西北大學(xué)檔案學(xué)專業(yè)合作，通過陜西省檔案局向國家檔案局提交了《高校學(xué)生檔案管理規(guī)范》和《高校學(xué)生檔案智能服務(wù)管理系統(tǒng)功能要求》兩個行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的申報稿，從自身經(jīng)驗(yàn)和工作實(shí)踐出發(fā)，推動更具有普適性、更規(guī)范的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的制定。

3.信息化管理與服務(wù)創(chuàng)新

陜西師范大學(xué)檔案館通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)工作中存在著學(xué)生檔案辦理重復(fù)性勞動多，手動查檔效率低下，多部門跑動辦理業(yè)務(wù)費(fèi)時費(fèi)力等問題。在充分挖掘檔案管理需求和服務(wù)需求之后，陜西師范大學(xué)檔案館著手與企業(yè)合作，開發(fā)了基于B/S架構(gòu)的“檔小寶”檔案智能服務(wù)系統(tǒng)，整體架構(gòu)見圖2。

該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了學(xué)生檔案基本信息的智能采集，一次錄入反復(fù)利用，實(shí)現(xiàn)學(xué)校各部門數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，讓“數(shù)據(jù)多跑路，學(xué)生少跑腿”。該系統(tǒng)的主要特點(diǎn)如下：

一是實(shí)現(xiàn)了檔案信息數(shù)字化，學(xué)生入學(xué)以來的所有檔案材料均采用電子副本的形式進(jìn)行錄入、整理，目前在校學(xué)生的學(xué)生檔案全部數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)了實(shí)體和數(shù)字化檔案統(tǒng)一管理。

二是實(shí)現(xiàn)了材料線上提交，各院系老師和學(xué)生處老師可通過登錄教師端自動提交學(xué)生檔案電子副本，通過管理員審核批準(zhǔn)后，直接入庫。

三是實(shí)現(xiàn)了檔案查詢便利化，該系統(tǒng)與學(xué)校各部門系統(tǒng)互聯(lián)互通，可通過其工號學(xué)號就能登錄該平臺的不同端口頁面，查閱權(quán)限允許下的目錄與內(nèi)容信息。

四是實(shí)現(xiàn)了線上監(jiān)督和檔案糾錯申報，學(xué)生可通過“檔小寶”小程序參與到個人檔案的歸檔和轉(zhuǎn)遞的監(jiān)督管理中（見圖3），不僅提高了學(xué)生的人事檔案意識也保障了學(xué)生的知情權(quán)，改變了傳統(tǒng)觀念中不得查閱學(xué)生個人檔案的死板規(guī)定。

圖3 『檔小寶』小程序與檔案錯誤申報系統(tǒng)示意圖

五是保證了查詢結(jié)果安全，系統(tǒng)為自動形成動態(tài)水印保證檔案信息的安全可追溯，防止泄密與翻拍，保障學(xué)生檔案信息的安全性。

六是實(shí)現(xiàn)了檔案轉(zhuǎn)遞自動化，學(xué)生可通過手機(jī)端微信小程序“檔小寶”進(jìn)行線上轉(zhuǎn)遞申請，填寫轉(zhuǎn)遞單位，管理人員審核通過后，會與物流快遞系統(tǒng)對接，形成物流訂單，實(shí)時追蹤檔案轉(zhuǎn)遞動態(tài)。

客觀實(shí)踐表明，陜西師范大學(xué)利用信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了學(xué)生檔案線上線下相結(jié)合進(jìn)行管理，創(chuàng)新信息化服務(wù)方式，使學(xué)生檔案發(fā)揮出其價值，展現(xiàn)出大膽創(chuàng)新的利用服務(wù)意識，同時也為全國學(xué)生檔案工作提供了寶貴的實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)。