醫院文書檔案電子化管理方法

石常戰

摘要：隨著信息技術及數字化的快速發展，電子文件已成為醫院檔案的主要形式，電子化管理正潛移默化地改變醫院文書檔案較傳統的工作方式，在一定程度上提升醫院的自動化辦公水平。對此，醫院辦公室文書檔案管理人員應找尋合適的工作模式，加快文件的計算機化和網絡化，以此提高辦公效率。

關鍵詞：醫院；文書檔案；電子化

DOI：10.12433/zgkjtz.20231923

文書檔案電子化管理是近年來醫院建設中的重要工作，是提升醫院檔案利用效率和管理質量的關鍵措施。目前，涉及內容較復雜的是醫院文書檔案管理工作，以往的管理方式與工作模式已不能適應時代發展趨勢。為提高醫院整體管理水平，辦公室應加強文書檔案管理的規范化、系統化和電子化。

一、醫院文書檔案電子化管理的實踐背景

單縣中心醫院創建于1944年，地處魯、蘇、豫、皖四省八縣結合處，承擔山東省及周邊地區近200萬群眾的醫療保障工作。醫院內設職能部門包括黨委辦公室、院長辦公室、人才工作領導小組辦公室、醫務部、計財部等，醫院文書檔案工作人員現有4人，在人員結構上1人為主任，3人為干事；在人員身份上，2人為正式在編人員，2人為非事業編制人員。截至2021年底，醫院擁有180余組五節柜檔案、6臺辦公用計算機、2臺復印機、1臺掃描儀、1臺除濕機、1臺光盤防磁柜，目前使用的檔案管理系統為澤信公司醫院數字化檔案管理系統。在經費保障方面，年度用于文書檔案工作的預算為2萬元，其中，檔案用品購置費用5千元，數字化檔案管理系統維護費用5千元，工作人員外出學習培訓費用1萬元，經費基本能滿足文書檔案工作的日常開支及正常運營。

近年來，單縣中心醫院制定《單縣中心醫院檔案管理辦法》《單縣中心醫院人事檔案管理制度》《單縣中心醫院建設工程竣工檔案編制驗收報送相關規定》《單縣中心醫院會計檔案管理辦法》，并于2020年和2021年分別對《單縣中心醫院檔案管理辦法》進行了修訂和完善。在工作體系方面，醫院文書檔案管理采用“統一領導、分級管理、集中保管”的工作體系，由 1 名院級領導分管辦公室文書檔案工作并接受上級檔案管理部門的領導。目前，配備專職檔案工作人員，各職能部門均有1名負責人分管該部門的文書檔案工作，并設置兼職檔案員負責文書檔案的收集、整理、立卷以及移交等。2022年，在修改完善的《單縣中心醫院檔案管理辦法》中，將文書檔案工作納入醫院發展規劃和管理制度，明確人員在文書檔案管理工作中的職責，并將文書檔案電子化管理納入議事日程與目標責任制。

二、醫院文書檔案工作電子化管理的實踐價值

（一）減少檔案管理成本支出

文書檔案管理工作因電子信息技術的廣泛應用而發生了變化，如果文書檔案使用傳統管理模式，會使用大量的人力、物力，才能完整保存數量龐大的紙質檔案，也容易在管理人員忙碌時出現一些差錯，導致檔案管理工作更加繁瑣，影響檔案管理的質量和效率。

在電子信息技術支持下，醫院文書檔案由以往的紙質、膠卷等材料，創新增加了移動硬盤、網絡硬盤等多種存儲方式，轉變為更簡單直觀的電子信息化檔案，能在以往存儲基礎上，為檔案管理工作增加多重保障 。通過電子化管理，能讓醫院辦公室繁雜繁瑣的數據信息資源簡單、快捷地完成分類和數據提取。同時，檔案電子化管理具有更佳的信息處理能力，工作效率和工作質量也優于傳統工作模式，確保文書檔案電子數據與實體數據的一致，提高文書檔案管理質量，還能避免文書檔案缺項、漏項問題，提升檔案資源的實際利用價值，提高文書檔案管理的規范性和嚴謹性。

（二）提升文書檔案資源的完整性

現階段，機構設置、機構撤并、選舉結果、組織簡則、人員編制、衛生局文件、活動總結、專題調研、目標責任狀、會議記錄、交流材料、表彰材料、獎勵材料、處分材料、信訪材料、國土資產管理材料、物資材料、法規性文件、專項業務文件和匯報材料等是醫院文書檔案的主要內容。傳統模式下的文書檔案通常為紙質、膠卷等，在運輸和整理過程中，容易受外界環境因素或其他情況影響，出現損壞甚至報廢。為了更好地實現文書檔案資源的有效管理，發揮文書檔案資源的實際價值，在電子化管理的大背景下，管理人員可以借助多樣化的電子信息技術手段，通過實時采集、歸納、整理、分類電子數據，將紙質、膠片等文書檔案資源轉化為更加方便、快捷的電子檔案，確保醫院文書檔案的安全可靠。

借助信息數據手段的檔案管理電子化模式，檔案資源保管所占用的空間有效減少，節約了文書檔案的空間資源，也不用擔心紙質、膠卷等文書檔案材料的老化、字跡模糊等問題，還不受時間限制，更好地實現了特殊文書檔案資源的長期保存。例如，本院大事記、歷史沿革、機構設置及人員編制、衛生局年度材料、重要職能活動的總結材料、重要專題的調研材料、與縣政府的簽狀、院長辦公會議記錄、受區級（含）以上表彰及獎勵的材料等均需要永久保存；衛生局本年度文件材料、典型材料、代表發言材料、各類交流材料、各類簡報、受區級以下表彰及獎勵材料、內部先進集體及先進個人獎勵材料、受到警告處分材料、本院物資采購相關材料、本院工作匯報材料等均需要保存30年。

三、醫院文書檔案電子化管理的實踐舉措

（一）完善文書檔案管理制度

目前，完善的管理制度是提高辦公室文書檔案管理水平的必要前提，可以規避文書檔案受主觀或客觀等一系列因素的影響，避免出現損失風險。基于此，醫院文書檔案管理工作要結合自身的實際情況與文書檔案重要程度，分別設置不同等級的管理辦法。同時，也要規范文書檔案的收集整理工作，文本文件有多種格式，應注意統一電子文件的格式，在錄入數據庫時進行分類管理，不斷完善文書檔案管理體系建設工作。

現階段，醫院將先進的信息技術手段融入文書檔案管理工作中，在加強數字化管理的同時，制定文書檔案管理目標，促使檔案電子化管理手段與時俱進。為醫院文書檔案資源的充分利用與有效管理提供更好的保障服務。同時，在醫保改革的不斷推進下，文書檔案管理工作要向智慧化、信息化方向發展，必須做到“兩手抓”。為此，要進一步完善平臺的相關功能，結合實際需求，在Admin平臺上針對賬戶開設相應的權限，在填報、查閱電子文書時做到快捷、準確。

（二）改變文書檔案管理方式

目前，負責文書檔案的工作人員應順應時代潮流，創新和改革過去的檔案管理方式。第一，積極引進現代化的信息技術和電子技術，進一步完善文書檔案管理系統，實現檔案管理的數字化、便捷化，提升信息數據管理的安全性和可靠性，并將更多的先進技術應用到文書檔案數據資源和各個環節中。

第二，提升文書檔案管理人員的業務能力和電子技術操作水平，增加業務知識儲備，以此落實高效率、高質量的文書檔案管理模式。

第三，在信息化和網絡化方面要加快步伐，不斷強化文書檔案安全防護等級，注重定期更新升級網絡系統，提高信息化管理的個性化和針對性，進一步提升文書檔案管理水平，滿足實際的工作需求。在醫院內部局域網中利用Web實現部門資源的共享，通過利用豐富的檔案信息資源，加強院辦與院內其他事業單位間的溝通，建立良好的合作關系，促使醫院辦公室文書檔案資源得到高效利用。

（三）提升管理人員的綜合素養

如今，醫院文書檔案管理工作難度不斷增加，管理人員的綜合素質直接關系到檔案管理工作水平。為進一步提升工作效率，第一，應對人才選拔環節嚴格把關和審核，做好人才建設工作，對在職管理人員進行經常性的業務技能培訓，提升業務能力、綜合素質水平。

第二，在培訓過程中，切實把現代信息技術與院辦檔案管理工作相結合，增強檔案管理工作人員的信息化技術能力，確保適應新時期下檔案電子化管理工作的需求，從而為檔案管理工作平穩、長遠的發展奠定基礎。

第三，加強自學，在實踐中不斷探索檔案管理新方式、新技術、新模式和新體系，主動與其他科室溝通和互動，及時將文書電子檔案資料收集入庫，從而提升文書檔案存檔效率。

（四）改進文書檔案安全系統

第一，自上到下全面宣傳電子檔案管理工作的重要性，提高文書檔案管理工作的質量和效率。第二，存儲文書檔案的計算機軟、硬件要實施專人專管。第三，從長遠目標出發，設立專門的管理崗位，如果在安全等方面存在管理軟件的漏洞，需要自動升級防火墻，避免遭受網絡病毒和黑客入侵。第四，定期對保存文書檔案的計算機進行硬件設施升級，在信息數據各個方面設置訪問權限，做好信息數據資源的安全防范工作，合理保存文書檔案數據。第五，按照檔案管理工作的本質特征，對管理人員開展網絡安全宣傳教育，促使全體職工充分認識文書檔案安全的作用，讓管理人員養成隨時殺毒的習慣，確保數據傳輸和存儲過程的安全。

此外，醫院領導要重視文書檔案管理體系的完善及其安全系統的建設，在硬件上不斷加大對檔案電子化管理的投入，有效銜接辦公自動化系統與文書檔案管理網絡系統，把握每個細節，實現檔案管理信息資源的數字化建設，為后續檔案管理整體工作的有效開展奠定基礎。

需要注意的是，在文書檔案管理實踐中，備份檔案材料也是重要保障。合理備份文書檔案可以有效應對大多數的信息安全問題，確保在計算機設備或網絡出現意外情況后可以找回信息數據。

（五）加強文書檔案多元化管理

大數據背景下，醫院文書檔案信息來源較復雜。為此，管理人員要加強多元化管理，根據各類信息的不同特性優化電子化管理方式，促使電子信息技術與文書檔案管理的深度結合。一方面，管理人員要采取不同渠道進行多元化管理，利用電子化技術優化收集歸檔方式，完成數據信息檢索工作，實現針對性管理目標，發揮電子化技術的作用；另一方面，充分利用電子化技術輔助文書檔案收集與歸檔工作，將對應的條形碼掃描后存入電腦，在做好原始資料存儲工作的前提條件下，全面讀取文書檔案資料信息，避免意外情況及其帶來的負面影響。

新時期下的醫院文書檔案電子化管理可以在互聯網平臺中針對不同模塊進行有效管理，代替傳統管理模式中的各項環節，通過自主規劃模塊、分支等措施提高工作的便捷性。未來，醫院要將文書檔案工作建設重點放到電子化上，更新所需的數字化設備，合理選擇掃描儀、計算機、打印機等設備，以此打造智能化安全管理系統，不斷推進醫院文書檔案向著電子化方向發展。

四、結語

總而言之，醫院文書檔案電子化管理是時代發展的必然趨勢，本質是為醫院管理工作提供決策性依據，對醫院整體效能的提升具有關鍵作用。為了推進單縣中心醫院文書檔案工作的進一步發展，應要求相關人員充分認識文書檔案電子化管理工作的重要性，不斷健全管理制度，將管理職責和管理任務合理分工，積極尋找問題的科學解決辦法，為文書檔案工作的改革創新提供必要的幫助和支撐。

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