數字化背景下企業檔案管理創新研究

周生傲

摘要：黨的十九大強調，要加快建設創新型國家。檔案管理是企業生產經營活動中一項重要的基礎工作。企業檔案管理的對象包括與企業有關的各種文件資料、企業的歷史檔案和各種信息資產。在當前數字化時代背景下，企業檔案管理相關工作與以前傳統的企業檔案管理相關工作不同，方法更加創新，思想更先進。積極學習、研究和掌握數字化時代背景下企業檔案管理工作的基本原則與方法，有助于促進企業基層檔案管理人員工作服務質量的不斷提高。該文主要圍繞“數字化背景下企業檔案管理創新研究”問題展開具體的分析研究。

關鍵詞：數字化背景?檔案管理?企業?信息化?創新管理

中圖分類號：G271?文獻標識碼：AResearch?on?the?Innovation?of?Enterprise?Archives?Management?under?the?Background?of?Digitalization

ZHOU?Shengao

（Guangxi?Minzu?University，?Nanning，?Guangxi?Zhuang?Autonomous?Region，?530000?China）

Abstract：?The?19th?National?Congress?of?the?CPC?emphasized?the?need?to?accelerate?the?construction?of?an?innovative?country.?File?management?is?an?important?basic?task?in?the??production?and?operation?activities?of?the?enterprise.?The?object?of?enterprise?archives?management?includes?various?documents?related?to?the?enterprise，?historical?archives?of?the?enterprise?and?various?information?assets.?In?the?context?of?today's?digital?age，?the?work?related?to?enterprise?archives?management?is?different?from?that?of?previous?traditional?enterprise?archives?management，?with?more?innovative?methods?and?more?advanced?ideas.?Actively?studying，?researching?and?mastering?basic?principles?and?methods?of?enterprise?archives?management?in?the?context?of?the?digital?age?helps?promote?the?continuous?improvement?of?the?service?quality?of?enterprise?grassroots?archives?management?personnel.?This?article?mainly?focuses?on?the?specific?analysis?and?research?on?the?problem?of?"research?on?the?innovation?of?enterprise?archives?management?under?the?background?of?digitalization".

Key?Words：?Digital?background;?File?management;?Enterprise;?Informatization;

Innovation?management

在企業的生產經營發展過程中，企業內部檔案管理是指企業在實際生產管理經營和檔案管理業務活動中已經形成的，對整個國家、社會和其他企業都具有重要保存參考價值的各種不同形式的文件記錄材料。隨著企業數字化發展背景下企業信息時代的快速到來，為了更好地發揮我國企業內部檔案對促進企業健康發展的指導作用，必須切實做好企業檔案管理基礎工作，加強我國企業內部檔案管理者的信息化體系建設，改變原有的檔案管理模式，實現企業內部的信息資源共享，提高企業檔案管理者的工作效率，促進企業的快速健康發展。企業的檔案工作與數字化創新相互作用，企業要與時俱進，運用新的思維、新的手段、新的技術，來不斷提高檔案管理水平。

1?數字化背景下企業檔案管理工作概述

1.1概念

檔案管理是指對檔案信息和檔案實體進行整理，并且為檔案使用者提供各種服務。開展信息時代的檔案管理服務，是指在信息化企業中開展檔案管理工作。在改進傳統企業檔案管理技術的基礎上，利用檔案信息管理技術開發新型檔案管理服務，可以有效保證新型檔案管理工作的有效性，提升新型檔案管理服務的效果。開展檔案管理服務工作組成環節可分為檔案收集—資料整理—檔案價值評估鑒定—檔案保存—資料編目—檔案檢索—資料統計—檔案編輯—資料編纂—檔案利用等多個部分。檔案信息管理技術的充分應用，可以充分發揮新的檔案管理價值，為廣大檔案管理用戶服務。因此，在信息時代，必須開展新的檔案管理服務，充分正確地認識和看到檔案管理服務的重心正在發生變化，完善檔案管理服務的新組織模式，真正發揮作為檔案管理服務工作者的價值。

1.2特點

數字化背景下，企業開展檔案管理相關工作具有明顯的企業信息化發展特點，能夠有效讓檔案管理相關工作真正實現信息多樣化、全面化，真正充分發揮檔案管理工作核心價值。其特點主要分為以下幾個方面。

1.2.1?全面化特征

在數字化背景下組織開展企業檔案管理服務工作，不僅包括企業生產資料檔案、人事檔案等主要企業檔案管理服務內容，而且包括企業在日常運行管理過程中的所產生的一切管理數據。全面準確把握現代企業內部現有數據資料，豐富企業檔案管理內容，能夠為現代企業組織實現各類檔案管理服務價值發展提供必要的數據基礎。因此，企業在組織開展各類檔案管理服務工作時，應該充分正視當前信息時代下的企業檔案管理服務工作的新要求，全面組織開展企業檔案管理服務工作，擴大企業檔案管理服務工作的內容量。

1.2.2?數字化特征

用檔案數字化等技術手段開展企業檔案管理相關工作，其特征具體表現為：（1）用檔案數字技術方式收集各項檔案資料，并通過企業數字技術手段進行相關數據收集整理；（2）通過構建企業檔案管理人員數據庫，用管理數據庫方式儲存各項企業檔案管理人員信息，實現了企業的數字化檔案儲存；（3）充分有效利用檔案信息管理技術，為企業檔案使用者和管理者提供各種檔案服務，實現高效、智能的檔案管理。

1.2.3?高價值特征

在這個信息時代，企業內部檔案不僅是企業記錄的重要數據，也是企業日常經營、生產、決策和管理的重要依據。只有在全面準確把握企業檔案本質的基礎上，企業才能真正更詳細地分析和了解企業內部檔案運行的信息，做出最科學的企業管理決策。因此，在新的信息時代，企業內部檔案管理工作者的價值才能得到真正的最大化和有效的挖掘，才能充分參與新的企業管理決策，從而真正實現企業檔案管理的最高價值。

2?企業檔案管理工作現狀

2.1檔案管理標準缺失

目前，很多大型企業的業務檔案管理往往通常會因為存在不同一種程度的技術缺失，其通常都只是簡單地進行收集、分類、歸檔和管理備案企業檔案。但是，檔案管理必須嚴格遵循一定的使用標準，而企業檔案統計信息的管理標準化和使用規范化必不可少。檔案管理人員在日常進行檔案管理往往無法依據明確的企業檔案管理標準正確處理各項重要問題，導致企業檔案管理信息工作可能出現重大偏差。因此各企業應該積極加強企業檔案管理信息工作使用標準化體系建設，設置企業檔案管理信息工作使用標準，讓企業數據信息資源在管理轉化、傳輸使用過程中更加真實、可靠，提升企業檔案管理工作信息化檔案管理水平。

2.2檔案管理技術落后

傳統的檔案管理中，文件、檔案種類多、內容雜，不利于整理。紙質文件和檔案的歸檔需要人力物力的配合。有的單位保管條件差，配套設施不完善，空間環境和防護硬件設備不符合文件檔案保管的安全要求。受數據環境的影響，受潮、發霉、蟲蛀，甚至丟失、損壞，文件、檔案的保存失去了本來的意義。檔案工作管理流程僅由本地檔案的相關管理人員派出來負責管理檔案分類，相關的檔案資料收集檢索管理方式趨于機械化與操作簡單化，故而往往無法充分發揮本地信息化檔案管理的巨大優勢。

2.3人員專業素質不強

檔案管理人員素質低下是限制當前檔案管理效能的關鍵因素之一。根據一項調查，約有67.54%的檔案管理員工是沒有經過專門的培訓，由此可以看出檔案管理缺乏專業人才[1]。但在傳統企業檔案管理員的工作中，對企業檔案管理員的素質要求比較簡單，只要是負責歸檔、移檔、收集整理信息等相關工作人員就可以了。檔案工作者缺乏主動意識，導致在實際行動和工作中產生“拖、等、靠”的消極思想，不能及時收集、管理和利用繁瑣的文件和檔案，造成漏洞不斷積累，造成檔案管理的被動局面。管理意識落后，制度弱化，跟不上時代。

3.數字化背景下企業檔案管理創新方向

3.1數字化

要克服傳統的企業檔案管理方式的缺陷，必須將其數字化，這是我國新形勢下企業檔案工作的重點和重點。一方面，由于采用了數字技術，可以最大限度地彌補由于人工操作而造成的文件遺失、破損等問題，延長了文件的使用壽命；另一方面，數字化檔案室能夠從2D向3D轉換，克服了傳統的紙質文件僅限于平面顯示的弊端。利用數碼終端機屏幕，不但能再現文字，而且能利用圖片、音視頻等技術來展現立體圖像、影像或模型。尤其是在各類工程文檔中，能夠用大量的圖表和圖標來進行立體的展示。這種措施是最大限度地恢復文件信息的一種方法。

3.2平臺化

在數字化文件技術革新的基礎上，實現了對企業的信息化改造，也就是建立一個數字化的數據處理系統，使文件的快速傳送和大量的數據的儲存。該系統的改造能夠有效克服以往手工操作下不同部門、人員之間文件傳遞的困難和延時，而這些文件資料在得到許可后，可以在任何地方、任何時間、任何地點進行查閱和利用。它打破了傳統的辦公方式，通過網絡技術，打破了傳統的地域局限，使企業的文件能夠真正做到7×24個工作日。

4?數字化背景下的企業檔案經營的改革對策

4.1轉變檔案管理觀念

在企業檔案經營的改革中，必須首先改變觀念。要把信息化的概念運用到檔案信息化之中，以達到最大限度地發揮其作用。企業在深入開展經營檔案管理相關工作時，應該牢固樹立正確的檔案管理發展方向，才能夠有效推動企業檔案管理相關工作健康開展。一方面，要不斷加強對企業檔案管理相關工作的高度重視。企業檔案管理工作人員要擺脫企業傳統觀念上的束縛，探尋企業檔案管理相關工作的內在價值，從而主動參與完成企業檔案管理相關工作，凸顯管理檔案的實際應用價值。另一方面，要在工作中緊密結合中小企業內部信息檔案管理的相關技術。另外，檔案管理工作人員們還要積極和同事交流管理工作實踐經驗，真正落實學校檔案管理各項工作。

在企業的檔案管理工作中，要堅持低碳環保、以人為本等理念，通過綠色評價和監測所搜集的文件資料，以防止由于公司大量的數碼文件而導致的“信息污染”及“信息泛濫”。

4.2健全企業檔案管理體系

建立健全檔案管理系統是改善檔案管理首要的條件[2]。建立公司的檔案管理研究和評估機制，對檔案管理人員定期來進行績效評估，并將評估標準納入公司的人才管理流程，以實現標準化和標準化發展[3]。信息化建設還包括數據采集、數據庫建設、安全管理等工作內容，需要多個部門的配合。落實企業內部檔案管理信息系統建設工作，不僅僅能夠讓檔案信息的有效利用率越來越高，還可以推進企業內部檔案管理信息與其他社會信息、媒體信息相結合，使企業內部的檔案管理信息內容更加豐富，體系更加完整。

4.3運用現代化檔案管理技術，對員工賦能

文件的實施主體是人。人才隊伍建設是技術革新、觀念革新、工藝革新的重要保證。當前，我國的企業人事管理仍停留在傳統的控制模式下，遵循傳統的規則、規范和制度，無法有效地實現人力資源的有效利用。在數字社會，企業要實現對員工的賦能，實現對企業的檔案管理進行數字化改造。

4.3.1 知識賦能

在對員工的培訓中，要充分調動員工積極性。堅持以“以人為本”的理念，不斷提升檔案事業的人才質量，以更好地滿足企業的創新經營需求。在企業的檔案經營中，要充分調動職工的積極性。通過對職工進行管理訓練，調整職工的思想認識，調動職工的工作熱情，為企業的檔案管理方式的變革提供有力的支撐。在企業的信息化建設中，要加強對企業的信息化管理和專業化的培訓。對于檔案管理人員而言，其職業要求包括以下幾個方面。（1）會同省、市檔案館組織相關培訓學習，檔案管理人員要樹立終身學習的理念和危機意識，充分調動積極性，根據自身情況積極學習，緊跟時代步伐。（2）通過系統、專業的培訓和學習，檔案工作者可以掌握全新的檔案管理知識，創新工作，建立獎懲機制。（3）在新的檔案管理人員招聘方面公司需加大資金投入比重，吸引更多年輕專業的人才加入到檔案管理中來，為信息時代檔案管理團隊注入新的血液，以老帶新。（4）不斷優化檔案管理人員組織，為檔案管理創新思路。

4.3.2 技術賦能

在企業的檔案工作中，必須運用多種先進的技術，比如檔案管理技術、高速微型的電子文件管理技術等。應當提供專業的相關技術培訓，使員工擁有數字化環境下的工作能力。技術賦能，指的是在信息化的背景下，通過培訓相關的技術、技能和方法，使管理人員能夠熟練地運用現代化的技術，以適應電子文件管理的需要。隨著時代的發展，檔案館的館員必須積極地學習現代科技，并熟練運用數字化的管理手段。在技術賦能的基礎上，各級檔案管理部門要及時組織實施數字化檔案管理的專題培訓，以提高人才培養的實效性。檔案管理的數字技術主要有辦公自動化系統、RFID技術、檔案信息數據庫管理技術、數字檔案網絡輔助存貯技術等。通過技術培訓，使檔案管理者盡快地學會有關的技術手段，推動檔案工作從單一的形式走向復雜的發展。

檔案網絡管理能夠利用數字虛擬化檔案信息，對各種企業檔案信息資源進行實時儲存和再處理。利用互聯網能夠實時獲得各種多方面的信息資源，不僅大大增加了企業檔案管理資源，也為企業檔案的實時查詢與綜合利用管理帶來了方便。面向低速微型企業的數字文件管理系統技術，不僅可以有效解決我國傳統紙質企業中大量文件的安全問題，還可以避免數碼照片、圖片文件褪色等異常現象。同時，使用文件檢索管理功能可以提供快速而廣泛的文件查詢管理服務。這種管理方式完全集成了各種多媒體管理功能，圖文和聲音數據并存，可以使檔案信息的管理更加豐富。需要注意的是，在云中備份數據時，應構建防火墻、數字驗證碼、密碼驗證技術和入侵檢測技術，使企業數字文件更加安全。

4.4實現檔案資源的整合與共享

企業員工可以根據自己的實際需求，個性化檔案工作管理需求，點擊鏈接進入新的企業檔案鏈接，獲取更多與自己日常工作所關的信息，及時找到企業檔案管理信息資料來源，以及相關的其他企業檔案信息。企業檔案管理資源信息化平臺建設要全面整合整個企業的檔案資源，建立信息化的檔案共享管理平臺，根據員工的工作崗位和實際工作管理內容，設置相應的檔案訪問管理權限。在沒有經過主管機關許可的情況下，雇員可以在自己的職權范圍之內查詢文件，從而達到了檔案信息的共享。

4.5 創新管理為企業檔案數字化轉型提供保障

從管理的角度看，企業的管理體系包含了歸檔管理、自動化管理、制度管理和文件管理等方面。在進行企業經營制度的改革中，既要注重各個環節的改革，又要完善內部的工作程序，確保各個環節之間的有機聯系。例如：企業檔案數字化、自動化改革后，要對檔案的工作進行再設計，合理安排人員，使技術和經營達到最大程度的協調。這樣才能切實地提升企業的檔案管理水平[4]。

技術革新是檔案管理數字化變革的主要內容支持。隨著信息化進程的加快，各類信息技術的運用逐漸深入到企業的檔案管理之中。實際上，在檔案的管理手段和手段方面，現代科技是企業經營管理改革的主要推動力。在科技創新的推動下，傳統的紙質文件向電子文檔轉化。隨著信息化、區塊鏈、數據挖掘、等等技術的不斷涌現，越來越多地應用于企業文檔的創新。

在現行的檔案工作中，確保資料的真實是最根本的。而在技術上，其不可偽造的特性能夠適應文件的真實性。為了保證檔案資料的真實，必須加強資料的保密，做到提前預防，防止資料遭到損壞、篡改。加密算法、點對點傳輸、分布式數據存儲以及共識機制等技術的融合，能夠保障文件的安全。在此基礎上，運用不對稱加密機制，如簽名、時間戳、哈希值運算以及鏈路構造等技術，可以防止文件資料被人動手腳，從而保證了文件資料的唯一性和真實性[5]。區塊鏈技術的基本思想是在后面的區塊中嵌入上一條區塊鏈的散列值，從而使文件的信息“塊塊相扣”，任何一條文件的錯誤被篡改，都會引起后面的數據塊中散列值的變化。它突破了傳統的文件管理思路，使文件具有“活的能力”。例如：中國石油公司引進了一個區塊鏈技術，以保證企業每個存取階段的使用都是真實的。在特定的運作中，包括檔案哈希值上鏈存檔、資料存檔、檔案接受存檔存證、日常巡查檔案上鏈存證、存取檔案上鏈存證等資料。檔案管理員在核實檔案真實性時，會呼叫區塊鏈認證，將檔案資料所產生的散列值與存檔鏈存證進行比對，從而確認檔案資料的真實性[6]，即可驗證檔案信息的可信度。

利用因特網技術，對檔案資料進行智能的處理與防范，為檔案資料的安全提供了技術保證。特別是在進行歸檔時，利用閱覽機和寫字機將存檔資料錄入到RFID卡中，使其與存檔之間產生一一對應，使存檔資料與資料庫之間產生了一種相互聯系。在文檔被借出后，能夠根據文檔的標記信息，對文檔進行即時追蹤，并能迅速地對對應的文檔進行數據的鎖定，從而實現對文檔的追蹤和監視。同時，通過與安全防范系統相結合的方式，建立起一套完整的文件資料防盜報警體系。比如：通過無線電波竊聽探測門把電子竊聽與讀取裝置結合起來，當非法文件離開檔案室時，會自動啟動。該系統在各大公司檔案資料的實際管理中得到了廣泛的運用，目前，國網江蘇電力公司已建立了智能檔案倉儲系統，利用物聯網、云計算等技術，引入智能檔案密集架、RFID電子標簽管理系統、安全防盜門控報警系統[7]、RFID電子標簽打印機實現檔案智能定位、智能上架，并通過RFID電子標簽打印機實現檔案智能定位、智能上架，極大提高了數字檔案管理效率，同時也推進了檔案倉庫業務管理模式的創新。鑒于企業的檔案工作的復雜和多元化，尤其是那些具有歷史意義的資料的收集、鑒定、著錄、保管和整合，就顯得尤為緊迫[8]。

5?結語

總之，面對數字時代的變化，企業的管理人員必須主動拓寬檔案管理途徑。企業檔案管理工作具有內容復雜和種類繁多的特點，尤其是對有一定歷史意義的無組織文件資料的搜集很有難度。信息的描述、存儲與整合是當前信息化建設的必然要求。通過建立健全的檔案管理制度，使檔案與各相關單位緊密協作，對檔案管理工作的改革起到了促進作用。我國近年來注重信息技術的發展，檔案管理也步入了信息化、數字時代，因此企業要推動檔案管理工作的信息化，加強檔案管理的創新工作。

參考文獻

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