大數據技術在檔案管理中的應用探討

侯俊麗

摘?要：如今我國信息技術發展迅速，在不少的領域運用廣泛。提升了我們的生產和工作效率，促進了社會經濟的發展。大數據技術是信息技術的一種表現形式，其能夠提升信息的使用效率，能夠在海量的信息數據中充分篩選出需要的信息資源并加以運用，提升工作效率。將大數據技術融入到檔案管理中，使檔案工作升級轉型，使檔案管理工作不斷朝著現代化和信息化的方向發展，該文就大數據技術在檔案管理中的應用進行分析探討，并提出一些卓有成效的措施。

關鍵詞：大數據技術??信息技術??檔案管理??策略探討

中圖分類號：G270?????????文獻標識碼：A

Discussion?of?the?Application?of?Big?Data?Technology?in?Archives?Management

HOU?Junli

（Patriotic?Health?Service?Center?of?Inner?Mongolia?Autonomous?Region，?Hohhot，?Inner?Mongolia?Autonomous?Region，?137400??China）

Abstract：?Nowadays，?China's?information?technology?is?developing?rapidly?and?has?been?widely?used?in?many?fields，?which?improves?our?production?and?work?efficiency?and?promotes?the?development?of?social?economy.?Big?data?technology?is?a?form?of?information?technology，?which?can?improve?the?use?efficiency?of?information，?fully?screen?out?the?needed?information?resources?in?massive?information?data?and?use?them，?and?improve?work?quality.?Big?data?technology?is?integrated?into?archives?management?to?promote?the?upgrading?and?transformation?of?archives?work?and?make?archives?management?continuously?develop?in?the?direction?of?modernization?and?informatization.?This?paper?analyzes?and?discusses?the?application?of?big?data?technology?in?archives?management?and?puts?forward?some?effective?measures.

Key?Words：?Big?data?technology;?Information?technology;?Archives?management;?Strategy?discussion

如今我國已經進入了社會主義新時代，我國的企業或事業單位都面臨著新的發展機遇，在此背景下，企事業單位的檔案管理工作也面臨著新的挑戰。此外以大數據技術為代表的新型信息技術已經逐漸地走向千家萬戶，豐富和便利了人們的學習和生活，傳統的檔案管理模式逐漸被淘汰，為了提升檔案管理質量，使檔案管理工作取得高質量發展，應當運用新技術、新思維和新方法對檔案管理工作做出革新，使其不斷適應實際需求，越來越規范，越來越能夠為經濟社會發展作出貢獻。

1?大數據技術在檔案管理工作中的重要意義

大數據技術，顧名思義就是使用發達的現代互聯網技術，精準篩選和定位大量的資源信息，并加以吸收轉化和利用。大數據技術在很多的行業都有廣泛應用，提升了人們的交流能力。尤其在檔案管理工作中具有重要的意義[1]。

1.1?能夠提升檔案管理的質量水平

檔案管理工作從整體來看比較復雜，人力資源檔案管理往往需要與大量的檔案資源打交道，并使用一定的方式做好利用開發，做好整理和分類，在此進程中應當不斷提高檔案管理的質量，讓檔案管理工作能為整個單位的發展做出貢獻。將大數據技術融入在檔案管理中，不但能夠克服過去檔案管理工作的缺陷，還能促進檔案管理的升級與轉型，實現信息化飛躍，大數據技術能夠對大量的檔案資源信息做出整理與篩選，節約了人工成本，使檔案管理的效率不斷增強；另一方面大數據技術可以讓檔案工作準確率更高。在大數據技術下，檔案資源能夠合理有序地儲存在對應的位置，方便人們使用和共享，傳統的檔案管理模式一般較為滯后，主要依賴人工模式，這樣不但效率低下，而且錯誤率較高，此外在傳統模式下檔案資料比較混亂，使用大數據技術能將這些混亂的檔案重新整理到一起，使其變得條理清晰。

1.2?能夠加強企業或事業單位的信息化建設

大數據技術的深度應用越來越使企業和事業單位意識到信息化建設的重要性，因此企業和事業單位在檔案管理中使用大數據技術，能夠加強檔案管理的信息化能力，讓檔案管理能夠適應新型的信息化建設體系。首先在檔案管理中以大數據技術為開端，能夠使整個單位的信息化流程更加明確，能夠促進單位的信息化發展質量，能夠根據工作實際情況建立一套先進的信息化系統，不斷提升內部的管理效率，促進企事業單位實現高速發展。

2?當前大數據技術在檔案管理中的應用現狀及出現的問題

2.1?頂層設計工作不足，管理層認識不夠

一個企業或事業單位的檔案管理工作要想得到較大的突破發展，需要做好頂層設計工作，需要管理層或領導層制定一個明確的發展計劃并付諸實施，以帶動整體工作的進展。但是當前依然面臨著一些問題，主要體現在以下的幾個方面：

（1）相關領導和管理層缺乏遠見的思維和洞察力，不能意識到大數據技術的重要意義，不能有效引進先進的大數據技術和先進的大數據理念，導致工作質量具有一定的局限性。落后于其他的單位；（2）有的企事業單位不能對檔案管理工作做出精準的定位，認為檔案管理工作僅僅應當由檔案管理部門來負責運轉及管理，沒有意識到檔案管理工作是一項綜合性和協調性強的管理工作，其需要多個部門來參與建設與管理，因此在這種背景下，檔案管理工作就不能取得發展與突破，更不能與大數據技術相結合；（3）領導層與管理層缺少完備的檔案管理計劃，不能使用先進的理念和技術推動檔案管理工作高效率落實，有的雖然制定了管理規劃，但是不能與企事業單位具體的發展實際相結合，錯失了許多的機遇[2]。

2.2?檔案管理信息化能力比較低

如今大數據技術逐漸走向人們的視野，但是也應當看到在部分的企事業單位依然不能將其有效利用，依然不能熟練應用大數據技術使檔案管理工作走向成熟，這樣就會導致信息化程度較為低下。人力資源管理是一項綜合性的管理工作，需要密切聯系各個部門各個機構，其會產生大量的人事檔案資料，包含人事考核、人事變動、人力資源規劃等等，這些檔案資料會隨著企事業單位的運行而不斷存在，如果依然沿用傳統的檔案管理模式，將會給實際工作帶來較大的困難。因此要想使上述復雜的檔案資料能夠得到有效開發及利用，應當加快檔案管理信息化的建設力度，使大數據技術能夠參與到檔案管理的全流程。

當前部分企事業單位的檔案管理信息化能力低下主要體現在以下的幾個方面：

（1）企事業單位信息化建設的意愿比較低，不能與時俱進，運用發展和辯證的眼光去看待問題，認為大數據技術會對內部其他管理工作造成影響；（2）信息化建設效果不顯著，有的企事業單位雖然能夠重視大數據和信息化的應用，但是信息化建設的思路是錯誤的，信息化建設的目標不精準，與實際發展不相符。不能使用好各種資源和信息技術，無法按照檔案現狀構建完備的信息化檔案管理平臺；（3）缺少與大數據技術等有關的先進的信息化設備，不能及時購買或引進。在使用資金購買時，工作質量比較低，無法第一時間落實下去。尤其在調配資金和審批等流程中，存在著一定的形式主義，走的流程較多，不能及時運用充足的資金購買先進的設備。綜上可以看出，長此以往，企事業單位內部的檔案管流就不能得到長足有效的發展，人力資源管理工作的質量也會降低[3]。

2.3?專業化檔案管理人才較為稀缺

在人力資源檔案管理建設的進程中，要有專門的檔案人才管理，人才是檔案工作得到優化的前提和保障，人才也是提升檔案管理的質量，但是如今不少的企事業單位沒有完備的人才，集中體現在以下的幾個方面：

（1）人才引進沒有加強考核，直接致使內部人才隊伍素質低下，無法適應當前信息背景下檔案管理的需要；（2）檔案管理部門崗位設置不明確，職責權限不明確，使檔案人員對業務不熟悉，耽誤了工作；（3）內部檔案人員結構比例不合理，有的檔案人員年紀較大，不熟悉信息化技術和信息化管理模式，依然沿用傳統的工作模式來工作。

2.4?檔案管理模式需要完善

人力資源管理部門的檔案管理工作比較復雜，產生的海量的檔案信息資料需要分類有序整理，并將其儲存和歸檔，因此需要結合大數據技術的特點，運用先進的工作方法和工作經驗去建立一套完善的檔案管理模式。當前的檔案管理模式較為落后，主要體現在以下的幾個方面：

（1）在傳統的檔案管理模式中，不少的檔案管理工作者往往只重視后的檔案歸檔工作，不能及時加強對前期資料檔案的管理，無法及時運營，致使前期的工作出現失誤時不能有效解決，事前控制力度不夠，這樣就會對整體的檔案工作造成影響，使檔案工作不能與大數據信息技術密切配合；（2）缺少有效的檔案管理體系，在大數據背景下，企業的檔案管理體系要持續完善，應當構建完備的檔案管理體系。當前企事業單位的檔案管理思維比較滯后，不能及時引進先進的檔案管理理念來提升內部檔案工作的發展[4]。

3?在大數據背景下提升檔案工作質量的發展策略

3.1?加強頂層設計，加大重視力度

企事業單位的領導層應當加強頂層設計，加大重視力度，不斷地加強統籌兼顧，運用先進的策略來促使檔案工作取得高質量發展。可以從以下的幾個角度來加強：

（1）應當加強洞察力，提升遠見，相關領導層應當意識到大數據技術的重要價值，能夠及時引進先進的管理思想和管理技術，不斷學習和借鑒其他企業或單位的優勢經驗，并將其與自身的工作相結合，形成自身獨具特色的大數據技術檔案管理理念；（2）應當精準定位檔案管理工作的職能和作用，精準定位檔案工作的界限及范圍，精準定位檔案工作需要哪些部門來參與，需要哪些部門做什么工作。明確上述各個要點后，應當緊緊圍繞檔案管理部門，提升工作能力，使其他各個部門加強協調配合，在大數據技術的指導下，共同完成檔案管理工作的建設與管理，不斷提升人力資源檔案管理的發展，為內部創造一個良好的發展環境[5]。

3.2?建立完善的檔案管理體系

對于各個檔案機構和檔案部門內部來說，應當建立一套完善的檔案管理體系，使檔案工作適應自身發展，適應時代的發展。首先應當建立一套完善的檔案管理制度。制度是提升檔案管理能力的前提，一個良好的檔案管理制度能夠為檔案工作提供保障，制度應當切實可行，尊重檔案工作的發展規律，能夠結合本單位的實際情況，為實際檔案工作運營提供理論支撐，當實際檔案工作出現問題時，能夠用制度來約束和規范，用制度來解決，制度應當能包含整個檔案工作全過程，包括檔案資源開發和利用、檔案資源的整理和歸檔、檔案資源的共享等等，制度也應當成為全體檔案人員共同遵守的規范；其次相關單位的領導者也應當根據本單位的真實情況，構建一套完備的檔案管理發展目標和發展規劃，檔案管理目標是單位在短期或長期內實現的一個發展前景，能夠激勵全體檔案人員積極工作，共同朝著目標邁進，在制定目標時不能脫離實際，應當結合實際工作能力來制定，在制定完目標后還應當制定一套詳細的規劃，在制定檔案管理規劃時應當從多個方向和多個角度來考慮，應當密切聯系實際，加強統籌規劃，層層分解任務，使得檔案部門的每一位在崗人員都能夠明確自身的職責，都能夠有序完成工作崗位上的任務，各個部門應當加強合作，加強對接，提升工作效率，從而使規劃逐步變為現實，不斷實現檔案管理的整體目標。

3.3?提升檔案管理的信息化建設水平

如今我國已經進入了信息化時代，在大數據背景下，檔案建設也進入了一個新的發展階段，檔案管理信息化能夠使檔案工作更加便捷，能夠提升檔案管理的能力和管理質量，能夠解決傳統的檔案管理不能解決的問題，尤其能夠提升一些黨政部門的行政效率，促進我國經濟社會的發展，因此應當不斷地提升檔案信息化的建設水平。可以從以下幾個方面來加強工作：

（1）各個檔案部門應當按照自己的實際工作，及時分類整理資源檔案，構建完備的檔案資源儲存的標準體系，并運用先進的信息技術方法及時存儲信息化檔案信息，并構建一個優良的信息數據存儲，為檔案信息化管理打下基礎；（2）在內部構建完善的信息技術平臺，讓檔案工作能夠依據這個信息化平臺來運轉，使檔案部門同其他部門加強交流和合作，對一些重點的檔案信息要第一時間共享，讓各個部門不但能夠自由工作，又能互相銜接，不斷提升檔案工作的質量；建立一套完備的信息系統，工作人員使用信息系統加強工作質量，建立雙向通信窗口；（3）應引進高效的信息化檔案管理設備，檔案管理部門應當認識到信息技術的巨大優勢，堅持用網絡技術來開展檔案管理，促進各項工作取得較快發展。信息化設備在存儲、利用檔案的過程中發揮著巨大的作用，應當將重要的視頻資源、音頻資源等存儲在電子檔案中，并運用先進的信息技術進行管理；各級檔案部門還應使用完備的信息管理系統，發揮信息技術優勢，收集整理檔案信息，規范信息數據庫，并建立索引，便于能及時查找到對應的信息檔案。與此同時，每一個單位和部門應當根據自己的工作實際，建立檔案管理平臺的過程APP和過程標準，使信息平臺實現高效運轉[6]。

3.4?提升檔案管理人才的專業技能和綜合素質

在現代檔案工作建設的進程中，檔案管理人才發揮著重要的作用。檔案人才一般位于工作一線，是工作執行人，因此應當不斷提高檔案人員的能力，提升其技術質量。首先，檔案部門理論聯系實際，給檔案部門設置權限明確的崗位，每一個環節和每一個流程應當如何開展都應當明確指出，例如通常的檔案管理工作都具備以下幾個流程：檔案資源的利用及開發、檔案資源的歸檔整理、檔案資源的共享等等，應當按照檔案管理的規劃，讓崗位人員可以有效完成工作；其次應培訓檔案管理人員，不斷提高其職業能力，使其掌握工作所必備的技能，一些企業和單位部門可以運用自身的優勢，聘請一些知名的專家學者來講學，通過集體培訓的方式使檔案人員加強學習，尤其使其能夠掌握信息化檔案管理技術，使檔案人員能夠運用信息技術的方法來開展工作，還應當引入先進的管理理念，在互聯網信息技術時代，檔案工作的管理理念也發生了根本性的變革，應當與時俱進，將先進的管理思維運用其中，還應當加強檔案人員實踐環節的培訓，使其能夠及時熟悉檔案工作的正確操作流程；最后還應當注重加強檔案人員的職業道德，檔案工作不僅需要法律制度來約束，還應當提升檔案人員自身的道德修養，使他們擁有職業道德感，自覺地維護檔案安全，自覺對做好保密工作。

3.5?加強檔案管理的法制化

我國是一個法治國家，中國特色社會主義法制制度是我國的主要制度之一，無論什么行業都應當健全法制建設，運當從法律的角度來解決各種問題。應當進一步完善檔案工作的法律建設，夯實法制基礎，提升檔案治理的效率，使其能夠適應我國的現代化建設；主要從以下幾個方面來開展：

（1）應當加大檔案法制的教育和宣傳力度，使得檔案人員能夠知法尊法，能夠運用法律思想來做好檔案管理工作，在內部形成一股優良的氛圍，使得每一位檔案人員都具備良好的法律意識，為檔案工作營造一個良好的法律環境，例如可以開展檔案宣傳進學校、進機關單位、進社區、進企業等，使每一個人都具備一定的檔案意識和法律意識；（2）應當健全并完善檔案責任制，不斷履行檔案監督責任，改善責任清單制度，嚴加防范檔案工作的安全底線，能夠依據正確的法律法規來處理違法的檔案案件，使其起到警示和教育作用。

4??結語

如今我國已經進入信息化時代，檔案工作的重要性也逐漸被凸顯了出來。在新時代，大數據技術的綜合運用給檔案管理工作提供了發展便利，企事業單位應當善于抓住機遇，應當不斷提升認知能力，加強統籌規劃，注重運用先進的管理思想和管理策略來提升檔案工作的效率及質量，不斷提升檔案工作的質量。本文首先闡述了大數據技術在檔案管理工作中的重要意義，其次指出了當前大數據技術在檔案管理中的應用現狀及出現的問題，最后提出了在大數據背景下提升檔案工作質量的發展策略，具有一定的借鑒意義。

參考文獻

[1]?馮霞.大數據信息技術在檔案管理中的運用探究[J].青春歲月，2021（5）：470-471.

[2]?凌瑞英.大數據技術下服務導向型檔案利用管理策略[J].蘭臺世界，2019（6）：109-111.

[3]?蔣珍.以大數據技術引進為基礎的檔案管理信息化轉型探討[J].城建檔案，2021（2）：23-24.

[4]?魏東奎.大數據技術在檔案管理中的應用[J].科技風，2020（16）：98，100.

[5]?孟思涵.大數據時代數字金融檔案建設與應用研究[J].蘭臺內外，2021（3）：33-34.

[6]?于奎彬.大數據環境下電子商務檔案管理研究[D].保定：河北大學，2018.