數字化背景下企業財務共享費用報銷優化研究

龐曉宇　袁偉

摘要：費用作為企業日常經營中經濟利益流出的重要形式，必須與企業具體的經濟事項相關聯，其支出具有一定的合理范疇，加強對費用的管控，是企業日常財務管理工作的重要內容，也是內部控制的關鍵點。文章以施工企業A集團為例，從實際出發，結合財務數字化轉型背景分析了該企業財務共享費用報銷管理的現狀及問題，并用數字技術賦能流程優化與數據管理，實現系統整合與效率提升，以期為同類企業提供參考。

關鍵詞：財務共享；費用報銷；數字化轉型；優化

一、引言

隨著大數據、云計算、人工智能、區塊鏈等技術的迭代更新，數字時代已然到來，新技術的發展為財務智能轉型與升級帶來新的機遇和技術支撐。財政部《會計改革與發展“十四五”規劃綱要》中明確提出“切實加快會計數字化轉型步伐”，國資委《關于中央企業加快建設世界一流財務管理體系的指導意見》指出“財務管理變革”要加強“技術賦能”，主動運用“大智移云物區”等新技術推動財務管理“數字化、智能化轉型”，“實現以核算場景為基礎向業務場景為核心轉換”。財務共享服務中心在各大集團企業的建立與應用，為財務數字化提供了平臺和數據基礎，但其應用現狀與最初期望仍存在一定差距，面臨著共享服務系統的連接性不足，數據采集和利用能力不足，對經營決策的支持能力不足等問題。因此，在外部技術和政策雙重拉動、內部問題驅動下，推進財務共享服務的數字化轉型迫在眉睫。

費用的報銷與管理作為財務工作的重要部分，貫穿于企業經營管理的全過程，隨著財務共享的發展，新技術賦能企業費用報銷管控引起廣泛研究。云計算具有實時按需獲取資源、分布式無限虛擬計算、自動故障遷移的特點，利用云計算構建財務共享中心的費用報銷管控模型，可以有效提高企業費用報銷效率，降低財務風險。隨著財務工作的模式變革，紙質票據的管理成本加重，利用光學字符識別（OCR）提取票據信息，優化數據采集方式，能有效降低人力物力成本。利用機器人流程自動化（RPA）替代重復、可復制及規律性的任務，有利于提高報銷效率與質量。伴隨企業規模的不斷擴大，且與供應鏈上下游關系越來越緊密，財務管理的難度進一步加大，運用網絡系統平臺和接口技術便于解決各種內外部組織之間的復雜交流，消除信息孤島。以大數據和云計算賦能費用管控，構建預算管理閉環系統，可以有效提升預算管理的精細性與效率。利用數據挖掘和人工智能技術廣泛采集信息并模擬專家對復雜問題的求解和推理能力，自動處理財務管理中半結構化和非結構化問題，有利于推進會計信息系統由核算型向經營決策型的轉變。但技術賦能的體現不僅局限于新技術在會計領域的應用，更重要的是思維的轉變，即數據和技術作為新的生產要素，推動經營管理的變革。

鑒于此，本文針對A企業財務共享費用報銷管控現狀與問題，結合數字技術改進現有系統，用自動化的方式連接系統斷點優化業務流程，用數字化的方式采集、處理數據，用智能化的方式支持風險應對與經營決策，實現流程的自動化與管理的智能化。

二、A企業財務共享費用報銷管理現狀及問題

（一）A企業財務共享費用報銷管理現狀

A企業是一家集勘測設計、工程施工、安裝裝飾為一體的大型現代國有企業，其主營業務立足于房建工程、基礎設施工程、房地產、設計四大板塊。作為建筑施工企業，其業務具有地區分散性且工程建設周期一般較長，該企業采用“集團總公司-區域分公司-專業公司-項目經理部”的組織管理模式，實現了指揮統一且專業分工明確，但也造成部分機構職能的重復設置，財務管理的效率及規范性有待提升。

公司于2017年開始財務共享服務建設并從一般計稅的新工程項目試運行，至2019年初推廣至所有項目，實現全面上線，初步形成了包括影像管理、財務核算、業務流程發布、資產管理、預算及稅務管理等服務財務領域的能力中臺，財務數據質量顯著提升，促進了業務與財務的一體化。其中，費用報銷管理業務已形成了統一的標準與規范的流程，根據經濟事項的內容不同設有辦公費、差旅費、會議費、業務費、其他經費等單據類型，流程上分為報銷申請、單據審核、資金支付與檔案管理等諸多環節，一定程度上加強了費用管控力度，實現了資金批量支付與憑證的自動生成。

（二）主要問題

雖然該企業費用報銷與管理業務已取得初步成效，但由于系統的建成并非一蹴而就，需要較長的建設周期和高昂的投資成本，且其開發運用難免與頂層設計存在一定的期望差，所以仍存在諸多痛點問題。從其應用現狀看，即使財務共享服務模式使得費用報銷在規范化方面得以提升，但依然存在大量附加值低和重復性高的操作環節，現有系統對費用開支的風險管控也有欠缺，未能保證工作效率與質量，人力成本也存在較大的降低空間，以上均是系統進一步優化的關鍵所在。

1. 數據采集的效率提升與成本壓縮效應不強

共享服務模式下，費用報銷的第一步是業務流程的申請，業務人員根據經濟事項的性質確定報銷類別，據此發起業務流程、錄入費用信息、上傳單據并提交審批。該企業現已實現PC端和移動端兩種報銷途徑，但由于移動端報賬體驗感不佳，業務人員仍大都采用PC端，移動端開發尚未達到理想效果。其次，在單據費用信息錄入方面，企業目前主要采用手工錄入的方式，雖然部分增值稅專用發票可以從稅務系統直接推送，但由于技術尚不成熟，其精準度與連接的穩定性仍有待提升，其他票據信息則主要依靠手工完成錄入。當單據較多時，報銷效率將受限于信息錄入的速度，且隨著精力耗費，錯誤率也會有所提升。最后，由于當前電子發票尚未完全普及，業務人員需對紙質發票進行粘貼、掃描拍照獲取影像資料并上傳，電子發票也需打印隨其他附件資料移交至財務，大量繁瑣的程序導致低附加值投入的同時造成人、財、物資源的浪費，還可能引發票據的遺失。

2. 審核工作量大且效率較低，報銷時效性不足

費用報銷業務關乎企業多數員工的切身利益，報銷的時效性不僅是財務部門工作效率的重要體現，關系費用信息的及時確認、計量和報告，也一定程度上影響報銷員工的工作積極性。A企業分支機構眾多，工程項目遍布國內外多個地區，且財務部門多實行集中辦公，多數業務與財務人員不在同一地區，存在地域性的協同差異，所以費用報銷用線上線下審批相結合的模式。該模式雖然一定程度上提高了審核效率，但由于審核時以影像信息為主，效率受信息上傳質量因素的影響較大。此外，票據類型的差異也將導致審核工作繁雜，特別是對各類發票的真實性、合法性核驗，需投入大量的時間與人力，造成審核效率低下，且隨著業務量的增大，易造成大量單據堆積，從而導致審核不嚴格，審核質量難以保證。

報銷流程中，發票作為重要的憑證是財務審核的重點，由于發票尚未完全實現無紙化，線上審核有時流于形式，項目基層財務審核紙質報銷單后，還需線上再次審核，反而增加了工作量。此外，由于日常業務量眾多，面對海量單據，企業現有的共享系統對業務流程的分配規則仍需改進，應考慮到當單據緊急程度、風險等級等因素，進一步改進算法規則，綜合考量多種因素實現對業務流程的智能分流，避免因財務共享中心處理不及時可能給企業日常經營造成的不利影響。

3. 風險防控自動化程度低，人工操作較多

內部控制作為企業的免疫系統，是企業風險管理不可分割的一部分，其目的在于防止企業資產流失、保證會計信息質量、確保經營戰略有效實施。有效的內部控制滲透于生產經營活動各方面，在企業日常活動中起到防御、穩定和監測的作用。

由于當前發票尚未實現完全無紙化，企業對電子發票的管理仍不健全，難免會出現重復報銷等違規情況，對此類風險的識別主要依靠財務人員的謹慎程度，現有系統尚未實現自動校對識別功能。此外，目前A企業費用報銷側重對單個流程費用標準與合規性的審核，忽略從整體及相關性（如收入與費用確認的相關性）視角對費用開支的管控，給業務人員提供了可操作空間，如對單次超出標準的費用拆分開票多次報銷。當某項費用超出合理范疇時，能否及時發現潛在風險點并采取應對措施，完全依賴于財務人員的風險意識及專業性水平。因此，對風險的識別及管控是企業現有財務共享系統待解決與優化的。

4. 缺乏數據的可視化分析，預算管理流于形式

無論是受托責任觀還是決策有用觀，都強調獲取及時的、如實反映的會計信息，減少不對稱性。會計信息作為重要資源，既是企業生產經營的結果，也為業務活動的開展提供依據，作為企業的數字中臺，財務共享的職能不僅局限于會計核算，更體現為數據的獲取、管理與利用。而A企業現有財務共享對經營決策的支持作用仍有待提升，業務人員對財務共享的認知與頂層設計存在偏差，阻礙了業務與財務的雙向融合。

A企業業務分布呈現明顯的跨區域特征且項目眾多，財務人員的專業性水平也存在一定差異，使得預算管理流于形式，對費用開支缺乏細致的預算，對費用支出的管控意識較為薄弱。利用費用可視化分析為預算制定提供科學的數據支撐，是該企業財務共享系統的盲區。此外，由于缺乏有效的數據分析，當決策者需要某項數據時，需財務人員即時統計，信息提供速度將受限于手工統計的低效率，且不能保證準確性，從而影響決策制定。

三、A企業財務共享費用報銷管理優化路徑

針對業務流程存在的問題，本文主要從以下三個方面提供了解決思路：應用OCR識別、端口連接、跨系統數據遷移實現數據的自動采集；應用RPA技術、風險評定實現單據智能分流與審核；通過風險實時監控實現對潛在風險的持續跟進。此外，由于現有共享系統的管理功能未得到有效應用，對此企業應樹立“大會計”的理念，實現財務會計、管理會計與內部控制的集成與統一，連接并整合企業及其利益相關者，注重數據的管理與價值應用，將數據可視化分析納入系統，為預算與決策的制定給予更科學的支撐。

（一）優化數據采集方式，加快生態場景構建

針對業務流程的申請，應充分發揮“兩種途徑”的作用，加強移動端報銷路徑運行的穩定性，優化頁面設計，降低響應延時性，增強用戶的體驗感，提高申請的效率與便捷度；針對票據信息的錄入，應進一步優化企業共享系統與稅務系統的數據對接，提高數據傳輸的精準性與穩定性；針對影像信息的采集，應使用OCR與自然語言處理技術（NLP）實現對支票、發票及其他附件的有效識別，提取關鍵字段信息，并轉化輸出為口徑統一的結構化數據，提高數據質量，并利用RPA模擬人工操作，基于明確計算機規則編寫腳本，替代簡單重復且規律性的任務，實現信息的自動錄入與跨系統的數據遷移。

作為企業大數據平臺建設的基礎，著眼于業務活動的價值鏈、注重價值生態系統的打造，是數字時代財務共享的發展方向。企業應打破傳統的封閉、固化思維模式，以數據為核心，以價值生態系統為范圍，逐步搭建智能財務生態場景。作為建筑施工企業，工程項目常分散于不同地區，差旅費是其費用開支的重要組成部分，因此，企業可以將差旅費用報銷管理作為打通內外部系統的突破口，將財務共享平臺與互聯網商旅平臺進行底層數據層面的集成，建設嵌入式商旅管理應用程序，實現費用信息端對端獲取與報銷申請的自動生成，簡化業務流程，打通業財壁壘，也有助于提高費用報銷的時效性，使費用歸屬期間準確無誤，提高企業會計信息的及時性與可靠性。

（二）關鍵節點控制，實現審核自動化與智能化

在單據審核階段，A企業財務審核的要點包括：費用報銷是否合理、信息錄入正確與否、發票或收據是否合規、其他必要附件是否齊全等。對于費用報銷的合理性判斷，可以利用規則引擎，根據支出類型及企業相關費用報銷制度，在系統中植入各項費用開支標準與附件上傳規則，并將費用預算納入合理性評判標準中，在流程發起階段對費用開支的合理性進行初步審核，降低因此產生的駁回率；對于發票或收據的合規性審查，通過預先設定票面規則自動讀取并審核日期、金額、應稅行為信息、購銷雙方信息等，并運用RPA完成發票真偽查驗，自動稽核其真實性，降低人為因素導致的錯誤率，提高單據審核效率；當共享系統無法按照預設的規則自動處理時，將自動識別并轉入人工審核通道。

報銷審核的時效性尤為重要，且海量單據更是對財務人員提出了更高的要求。因此，企業應注重對流程的合理分流與排序，根據“依風險定分配，先發起先審批”的原則對業務流程智能化分配，有利于加強風險管控，提升審核效率。對一些重要且緊急的單據，應設置特殊通道，由業務發起人提出申請，通過優先排序實現優先及加急審核執行路徑，避免因流程未能及時處理造成的不利影響。

（三）設定風險等級，實時風險自評與管控

現有研究大多提出建立業務流程申請人信用機制，將報銷時效與信用等級相對接，一定程度上降低了風險。除了對“人”信用評級，還可以根據經濟事項的內容對“流程”評定風險等級，運用機器學習技術，挖掘提取大量單據數據，通過模型構建總結每種費用開支的歷史風險特征評定風險等級，并綜合考量多種因素影響，利用遺傳算法等智能優化算法優化業務量分流路徑，實現基于不同規則下的審核執行路徑。當企業的風險管控能力達到一定程度后，可將上述方式結合構建多維風險等級模型，提取關鍵風險節點制作風險等級地圖，實現對每項流程的風險自評。

針對風險評估結果，企業應進一步完善共享系統的自動管控功能，運用柔剛并存的控制規則，實現智能化風險應對，將風險控制在可承受程度之內。以員工借支備用金為例，系統根據借支期限與申請人信用評定風險等級，并設置自動防御機制，設置時間節點定期作出風險提示與借款核銷提醒；若提示后仍久未歸還，系統將自動調整風險等級，并自動采取相應措施進行管控，及時降低或消除風險；針對一些特殊款項，系統可根據企業費用報銷管理制度，支持延期還款，使費用報銷場景更靈活、可控。此外，還應通過關聯分析等持續改進規則引擎、優化風險模型，針對流程的不同階段分別進行事前風險評估、事中風險監督與事后風險應對，形成全方位的風險評估與控制閉環，更精細化地控制共享作業操作風險。

（四）數據可視化分析，促進業財深度融合

決策有用觀認為會計的首要目標是提供對決策、控制、業績評估有用的信息。作為綜合性的財務管理與數據共享平臺，基于企業動態經營數據實現自動化分析、可視化實時報告，將財務數據的運用提升至業務前端，促進業財深度融合，是財務共享服務的發展目標。調研結果顯示，目前該企業財務共享平臺的作用更多地側重于會計核算，業務人員對財務共享的認知多為“財務部門的核算系統”。有效的數據是科學決策的基礎，要實現“數據驅動決策”，應不斷完善企業財務共享服務的數據管理功能，實現平臺由數據存儲向數據全面采集與利用的轉型。

就費用報銷而言，應著眼于管理的全流程構建多維分析體系。首先，對業務流程實時跟進，可以及時查看狀態、發現問題并分析，實現流程單量、審核時效等指標的可視化，有利于為后續流程優化提供數據支撐，也有助于量化員工業績考核與評價；對費用動態實時分析，包括費用發生額的變動特征、費用與收入和預算的關系等，根據管理需求自動篩選數據并提供直觀展示。其次，應結合風險模型與企業內外部環境，根植企業價值鏈深度挖掘相關數據，通過多維分析，綜合釋放數據價值，實現業務審批流、控制流與數據流的統一，助力管理者全方位把控報銷數據，縮短從獲取信息、做出決策到采取行動的鏈條，發揮財務數據的價值創造功能。最后，基于大數據的描述與診斷性分析，企業應利用人工智能技術預測業務的未來發展，將機器預測的“最優解”與決策者個人研判充分結合，加快推進智能決策“駕駛艙”構建，輔助決策者作出科學合理的戰略決策選擇，使會計信息充分融入財務管理與企業決策制定中，促進資源的優化配置，提升協同效益。

四、結語

費用報銷作為財務共享服務的核心業務之一，其數字化、智能化變革是大勢所趨，如何利用數字技術有效搭建智能財務場景仍需要不斷地探索。本文基于對A企業財務共享費用報銷管理現狀與問題的分析，著重從流程整合與數據管理角度探索了其數字化路徑。通過規范化、自動化的流程設計將費用報銷管理制度以系統的方式呈現，有助于減少冗余流程，提高費用報銷審批效率，提升用戶體驗和財務服務水平。通過智能化的數據管理將報銷過程和結果以可視化的形式直接傳遞至各環節，有助于提高費用報銷的風險管控水平，為科學、合理的預算與決策服務，隨時隨地提供高質量的信息，促進財務的轉型與價值創造。除此之外，要將上述優化路徑落到實處，企業應綜合考量可行性因素與成本效益原則，逐步穩步按需推進。

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（作者單位：龐曉宇，合肥工業大學管理學院；袁偉，中鐵建工集團上海分公司）