信息化驅動高校會議中心服務轉型策略與實踐

張賽男

信息化驅動高校會議中心服務轉型策略與實踐

張賽男

[北京大學會議中心]

利用新技術提升高校會議中心的服務質量和效率，并實現智能、便捷、定制化的專業服務，涉及高校會議中心信息化服務轉型的的問題。研究信息化基礎設施建設、數據管理與分析能力提升、人員素質與能力的提升，以及安全風險防范與應對措施等問題，提出基于多樣化的數字化服務平臺、促進內外部資源的整合與共享、加強數據安全保障與隱私保護，以及推動創新業務模式的實踐與發展等策略推動高校會議中心的服務轉型與提升。并且，根據實踐案例指出高校會議中心服務轉型存在的問題，進而提出了解決問題的具體措施。

會議中心; 信息化建設; 業務支持; 服務創新

隨著信息技術的迅猛發展，數字化、網絡化、智能化的社會發展趨勢已經成為全球范圍內的共識。[1]2018年以來，國家陸續發布《教育信息化2.0行動方案》《中國教育現代化2035》《“十四五”國家信息化規劃》等政策，持續推動教育信息化發展。[2]會議中心作為高校重要的信息交流平臺和服務保障平臺，完善且先進的信息化應用和管控對于提升會議中心綜合服務質量、加強資源整合和共享、保障信息安全、創新業務模式都具有重要的意義，也為學校整體實力的提升和“雙一流”建設提供有力支持。

一、 利用信息化進行服務轉型的關鍵問題分析

高校會議中心（以下簡稱“會議中心”）的業務一般包括會議支持、餐飲住宿、活動承辦、人員接待等，在實際業務管理流程上需要技術支持和相關咨詢服務。信息化在會議中心業務管理流程中起到重要作用，線上業務可以提高會議服務的效率和準確性，利用信息化系統管理和監控設備，可以記錄、分析和歸檔業務數據，支持協同辦公和提高組織效率，保護數據信息的安全性和可靠性。然而，在實施過程中，仍面臨著一些問題需要解決。

（一）信息化基礎設施建設

基礎設施建設是利用信息化進行服務轉型的先決條件。[3]通過建設穩定、快速的網絡環境，配備先進的設備和軟件，建立可靠的數據中心和智能化管理系統，可以實現會議中心的高效運營，不斷提升服務質量。在討論利用信息化進行各項服務轉型時，應將基礎設施建設放在重要位置，并結合實際需求進行技術評估和預算計劃。同時還應建立健全設備監控和維護機制，定期進行設備巡檢、性能評估和升級等工作。這樣才能確保基礎設施滿足業務實際需求，并為信息化服務的順利開展提供可靠的支持。

（二）數據管理與分析能力

數據可以為經營管理提供準確的信息以支持高效的決策制定，從而提升會議中心整體的運營績效。要建立數據收集與存儲機制，選擇適當的數據采集工具和系統，確保數據的高效收集和傳輸。同時，還需要建立安全可靠的數據存儲系統，保護數據的機密性和完整性。而后選擇合適的分析工具與技術、建立數據分析團隊進行數據質量管理，并將分析結果應用于決策和服務優化中。這樣可以使會議中心乃至整個學校全面利用數據資源，為提升各項服務水平和決策質量做出更加科學的支持。

（三）人員素質與能力提升

工作人員需要具備專業的技術素質與能力，并熟練運用業務管理系統、數據分析工具、在線會議平臺等信息化工具，收集、整理、分析和利用實際經營過程產出的相關數據，為各項服務提供決策支持和優化方案。工作人員需要與內部各部門及外部供應商、服務對象等進行有效的溝通和協作。此外，還需要不斷關注行業的最新動態、新技術、新服務模式，發現現有服務中的問題和瓶頸，并提出創新的解決方案。通過培訓、知識共享和激勵機制提升人員素質與能力，打造高素質的團隊有助于推動會議中心的持續改進和發展，并適應信息化技術的變化升級。

（四）安全風險防范及應對

信息技術在提供高效、便捷服務的同時，也帶來了一系列的安全風險。這些安全風險主要包括數據安全、網絡安全、身份認證與訪問控制、第三方合作以及安全意識方面的風險。[4]數據泄露、網絡攻擊、身份冒充、以及員工的培訓不足和缺乏安全意識等問題都可能對業務服務過程中的安全性產生影響。為應對這些風險，會議中心需要建立完善的信息安全策略與政策，加強網絡安全防護措施，確保數據的安全傳輸與存儲，實施嚴格的身份認證與訪問控制措施，加強與第三方合作的風險管理，同時強化員工的安全意識培訓，確保信息化轉型過程中的安全可靠性。

二、 信息化驅動下的高校會議中心服務轉型策略

（一）提供多樣化的數字化服務平臺

可以建設多樣化的數字化服務平臺，推動服務轉型，滿足用戶需求，提升會議中心的競爭力和發展潛力。首先，需要深入了解用戶需求，通過調研和用戶反饋需求和痛點，為平臺的設計和功能提供有針對性的改進意見。其次，建設強大的信息技術平臺，包括云計算架構、網絡基礎設施和數據中心，為多樣化服務提供支持。在數字化服務平臺上增加多種功能模塊，如會議預訂、會議支持服務、設備維保、餐飲服務等，滿足不同用戶的需求。同時，通過積極推廣和用戶培訓，提高用戶知曉度和使用率，持續優化用戶體驗。并利用創新技術應用，如人工智能和大數據分析，提供智能化的會議服務體驗。

（二）促進內外部資源的整合與共享

應積極與校內教學部門、科研機構和學生組織等合作，共享教學資源、科研成果和學生創新項目，以提供更豐富、有內涵的服務。同時，與后勤和人力資源部門合作，整合場地資源和人員調配等，提升工作效率和服務體驗。另外，會議中心還應積極拓展與外部合作伙伴的聯系，如企業、政府機構和社會組織，共享他們的專業知識、技術資源和高品質服務，提供更全面、專業的會議服務。此外，還可以利用現代信息化技術建立數字化平臺，通過共享經濟模式分享會議資料、設備租賃和餐飲服務等，促進資源的優化配置。通過內外部資源的整合與共享，使得會議中心能夠融入行業生態協同發展，快速推動服務轉型與提升。

（三）加強數據安全保障與隱私保護

應建立嚴格的數據管理和安全策略，包括數據存儲、傳輸、處理和備份等方面的安全措施，確保數據的安全性和完整性。其次對敏感數據進行加密存儲和傳輸，以防止信息泄露和非法訪問。同時，建立訪問權限控制機制，根據不同角色和權限，限制對業務數據的訪問和操作，保護數據的機密性和完整性。除了技術措施，會議中心還需要加強對員工的信息安全教育和培訓，提高他們對數據安全的認識和意識，避免內部人員的不當行為導致數據泄露或濫用。通過加強數據安全保障與隱私保護來增強用戶對服務的信任感，防止網絡攻擊和數據泄露，以滿足合法合規要求。

（四）推動創新業務模式的實踐與發展

要推動創新業務模式的實踐與發展，一是要引入新興科技和數字化技術，如虛擬現實、增強現實、人工智能等，提供更豐富、多樣化和個性化的會議體驗；二是借鑒共享經濟模式，與其他高校會議中心、企業、酒店等合作，共享資源，提供靈活、多樣化的會議解決方案；三是探索新的商業模式，推出定制化套餐和增值服務，滿足不同用戶群體和會議需求；四是注重市場營銷和推廣，積極宣傳創新業務模式的獨特價值和優勢，參與學術組織和行業協會的活動，提升會議中心知名度和影響力。

三、 實踐探討與案例分析

北京大學會議中心作為北京大學后勤系統的組成部分，是集會議承辦、會場服務、海外團隊接待、文藝演出、電影放映、餐飲服務、酒店住宿、公寓管理等多種功能于一身的專業化服務實體。會議中心采用企業化管理模式，現有建筑面積23.4萬平方米，擁有一個兩千余座位的禮堂和40個大、中、小型會議室，各類不同風格特點的餐廳6個，接待床位5000多張及其他綜合服務設施，員工近1000人。受教育信息化和現代服務業信息化的雙重影響，中心信息化建設內容包含了基礎設施信息化、行業技術信息化、組織信息化和資源信息化四個部分。

（一）基礎設施信息化

中心信息基礎設施的工作重點是計算機化和網絡化。經過多年發展建設，會議中心現已有4000多個網絡信息點，各類辦公電腦300余臺，服務器10余臺，打印機、復印機、各類POS機（校園卡機、支付寶、制卡機）等，實現了新一代校園網“雙萬兆到樓，千兆到房間，無線全覆蓋”的一體化接入網絡，為信息化應用打造了良好的基礎環境。

（二）行業技術信息化

引入多種專業信息系統，對管理和服務手段進行持續改造和提升：引入工程類控制系統如消防報警、安防監控、樓宇自控和能源計費等，自動化運維和技術防范水平得到提升；財務管理、人力資源管理和協同辦公系統支撐內部管理，實現信息流動可見可控，提高共享效率，降低成本；服務管理系統以酒店管理為主，實現多元化的銷售管理、智能化的服務管理、前置化的財務管控和一體化的主營業務管理；網站、信息發布系統和微信公眾號矩陣實現及時動態和服務資訊的傳達，便于師生和服務受眾了解情況。隨著行業技術發展，會議中心將升級更多技術先進、架構科學、配置靈活的應用系統，以實現精細化管理和個性化服務。

（三）組織信息化

組織信息化著眼于人力資源的信息素質開發和利用，包括現代管理理念的樹立、知識型組織的建設、全員信息素養的提升和信息化崗位和部門的設置等。在中心層面設立信息化小組，負責貫徹落實學校和上級部門信息化工作部署要求、統籌協調各個管理部信息化工作并提供技術支持。各部門網信工作部門和人員負責信息基礎設施和信息系統的建設運維工作。信息技術對會議中心的作用逐步由被動支撐轉變為主動支撐，由技術支撐擴展到技術加管理支撐。

（四）資源信息化

會議中心資源信息化包括對內和對外兩個方面。

1. 利用行業服務信息化資源賦能校園服務

積極利用社會資源，借力行業服務信息化發展。通過引入美團外賣等應用系統，實現校園內配送服務，滿足師生用餐需求；探索機器人參與校園服務，提供智能送餐、送物和消毒服務，提升用戶體驗，降低管理成本，展現高校現代化服務品質；引入共享智能服務設備，如自助洗衣機、共享打印機和充電寶，提供方便的校園服務，展現高校后勤與時俱進的現代化服務品質。

2. 利用教育信息化資源創新服務管理模式

基于校級數據共享平臺和一站式網上辦事大廳，自主開發了微信端劇場影院在線售票系統，方便校內外觀眾進行購票操作。此系統建成后被納入學校后勤綜合服務平臺，在線售票服務作為平臺的應用模塊之一，豐富了學校的后勤系統信息化服務體系。此外，會議中心還上線了“人臉識別入校”、“網上報修”等系統，便利了師生員工的日常生活。在疫情防控期間，會議服務也逐漸實現了線上會議的多樣化功能，包括在線投票、在線選舉等，滿足了各類會議的多元化需求。

信息化驅動的高校會議中心服務轉型勢在必行，豐富的應用和便捷的服務也具有廣闊的發展前景和潛力，但也面臨技術實施、安全風險、用戶接受度和適應性，以及資金投入和可持續發展等挑戰。高校會議中心需要與學校各部門、科技企業、學術界及行業協會等密切合作，加強技術研發與創新，共同推進信息技術的長遠發展。

[1]梁微,錢彤,范鑫.經濟新常態下高校后勤管理信息化建設[J].中國管理信息化,2023,26 (08):190-192.

[2]孔祥君.高校后勤信息化建設的現狀與對策[J].冶金管理,2022(21):93-94+97.

[3]李蘭芳.高校后勤信息化建設路徑思考[J].經濟研究導刊,2022(30):149-151.

[4]張璋,李建華.高校后勤信息化自我監督體系構建探索——以北京H大學后勤管理應用為例[J].高校后勤研究,2022(09):28-31+34.

北京市高等教育學會2022年課題(項目編號MS2022342)研究成果之一。

（責任編輯：楊書元）