淺談工程檔案電子文件歸檔管理

文/國網新源控股有限公司 馬琳 王艷；河南洛寧抽水蓄能有限公司 張劍陽 張婉琪 賈體坤

在當今社會，信息交流和共享越來越依賴于電子信息技術，例如通過電子技術生成和傳輸的電子文檔，在生活各個領域的幾乎所有的組織活動中使用。在信息化程度如此高的條件下，檔案管理部門如果繼續采用傳統的紙質文件保存方法，不但會因為大量重復工作造成低效率、資源浪費，而且一旦發生丟失損壞是不可逆的。這些情況一旦發生，將會給項目帶來不可估量的損失。因此，這就需要利用日益先進的現代科學技術，對文件電子歸檔問題進行深入研究，為文件的電子歸檔提供合理適用的方法，為歸檔和現代社會活動的各個方面提供資源保障。

一、電子文件的特點

電子文件具備以下幾個特點：

（一）信息的非人工識讀性。電子文件采用二進制語言，不能作為物理文件直接讀取和理解。此外，在傳輸和存儲只能通過特定計算機程序解碼讀取的數字信息時，可以采用加密、壓縮和其他方式處理。

（二）對軟件、硬件和標準系統的依賴。當歸檔系統采用了不同架構的計算機系統，或者在編程時采用了不同的編程語言和系統框架，這個時候不同系統生成的文檔就會存在不兼容的問題。對于這種情況，對文檔進行修改或者應用時，必須對文檔進行格式轉換并保存源文件，防止合并時出現亂碼或者無法閱讀的情況。

（三）可區分媒體內容和形式。電子文檔依附于計算機系統，因此更改便捷性較高，并非通過單一關系依附于媒體。也就是說，電子文檔可以保證其內容不改變的情況下，在多種媒體中進行閱讀和更改操作。

（四）信息的可變性和不可靠性。電子信息便捷性給歸檔帶來了便利的同時，也讓整體的信息變得容易更改，只要打開文檔即可進行便捷更改，因此導致文檔信息可變性比較高。另外，電子文檔的安全性雖然高于傳統文檔，但電子文檔也存在受損的情況，一旦存儲方法和操作方法不當，或原始系統出現異常，都有可能對電子文檔造成影響，改變其原始信息。這種可變性也對電子文件歸檔管理質量提出了新的要求，必須采取對應措施進行有效防范，保證信息的原始性。

（五）高密度存儲。不同于傳統文檔紙質的保存方式，電子文檔的存儲是通過數字技術進行，因此僅僅通過小小的一個硬盤，就可以存儲巨量的文件。

（六）多媒體集成。電子文檔也拓展了文檔的形式，傳統的文檔只能通過文字和圖片進行存儲和演示，而電子文檔可以留存文字、圖片、視頻、音頻等多種媒體形式，在展現性中拓展了其應用性。

二、電子文檔歸檔管理范圍

根據電子文檔歸檔管理原則，電子文件的提交范圍如下：

（一）在本項目產生的所有工程或職能文件信息。需要電子信息歸檔的，必須參考項目電子信息歸檔的有關規定，如科技檔案歸檔規范、成本檔案歸檔規范。電子信息檔案的源文件保存、修改、修改記錄等應完整無缺，手稿編號應一并標注歸檔。

（二）確保電子文件（包括相關目錄數據和歷史數據處理元數據）的長期真實性、完整性、可用性和安全性。對于已經歸檔的電子信息源文件已經和對應的電子文件作為同類保存，在保存時必須保證對應信息完善，如文件標題、保存日期、重要級別、特殊備注等，為文件的保存提高標準化程度；對于要記錄的電子文檔處理活動的業務行為以及行為發生的時間、主體等元數據進行記錄。

（三）在工程建設基建活動的過程中，應對接業務系統生成的原始電子文件。例如，OA等電子系統直接形成的工程收發文電子文檔，工程項目基建管理信息等系統中生成的項目管理、安全管理、技術管理、綜合管理等電子文檔。

（四）在編制、管理和分類過程中組織和收集的電子文件及其組成部分、內容和格式屬性以及底層元數據必須完整全面。必須將電子文檔的組成部分作為一個整體收集起來，以保持它們獨特的有機聯系。在電子文件生成的各個環節，包括電子文檔的內部信息、背景等，都需要依靠元數據進行存儲。也就是說，元數據分布于各個流程之中。拿設計文檔信息舉例，在整體管理中，元數據必須涉及需求溝通、設計準備、設計審核、設計存檔、系統提交和銷毀整個流程。

三、工程檔案電子文件歸檔管理存在的問題

（一）缺少收集、整理功能。目前，絕大部分電子文件歸檔系統在需求分析和功能設計方面，一般集中在電子文件的歸檔階段，缺少收集和整理的功能。電子檔案管理需要在檔案管理系統中加入電子文件分類、收集、整理、保存期限、位置、檔案文件格式、參考資料保存等功能。對于工程項目電子信息檔案管理系統來說，由于缺乏這類檔案功能和數據接口，電子檔案的實施受到阻礙，在后來確定了電子檔案管理的需要后，建立了電子檔案系統，在原有的基礎上對其進行升級或者改造，由于前后需求差異或矛盾導致難度過大，難度和工作量可以匹配重新構建系統。

（二）保證電子文件真實性、完整性、可用性、可靠性的手段缺失。電子文件的特點是“雙刃劍”。因此電子文件的易撰性給項目帶來便利的同時必須對易撰性進行管理防范，以防止帶來的項目損失。因此，提高電子文件的原始性和質量尤為重要，在歸檔后保護電子文件必須進行對應措施的防護。從現有的項目可以發現，目前部署的部分業務系統中采取必要措施，比如加密認證、圖片簽名、圖像識別等，確保電子文件是可靠、可查閱的。但存檔后可能會出現文檔模糊等問題，應該通過進一步打開檔案界面來解決可能對電子格式檔案保存產生不利影響的問題。此外，在設計之初，沒有充分考慮和對接歸檔需求問題，導致數據接口不一致、參考資料不完整等問題，對電子檔案的反饋產生了不利影響，導致參考資料缺乏，無法保證真實性、完整性、可用性和可靠性。

（三）歸檔管理職責交叉。根據我國現有的工程檔案信息管理現狀可以發現，目前我國工程項目建設單位并沒有獨立的檔案管理機構，因此在檔案信息形成的整個周期必然涉及多個部門作業。對于大部分工程項目來說，檔案部門被分為立檔部門和管理部門，這種部門的銜接和協同作業必然會因為一些差異導致檔案標準不統一的問題發生。根據電子文檔管理系統使用流程，可以將電子文檔形成、處理、存儲、傳輸和長期保存歸為一個周期，而根據業務部門責任分工可以將此周期分為兩個階段：第一階段由檔案立檔部門處理；第二階段由檔案管理部門處理。由于不同的部門的業務流程和標準的差異，經常會導致電子文檔歸檔操作協同管理效能低下，最終導致部門之間的對接成本較高，一旦出現異常情況，往往會出現推諉扯皮的現象。而在檔案編制部門的管理階段，OA等業務前端系統需要與電子檔案管理功能相結合，由于檔案幾乎不涉及某些業務流程，這就讓最終形成的電子文件自身存在一定缺陷或弊端，對其完整保存形成不利影響。此外，文件創建時和歸檔管理后由各部門監管，存在職責范圍不清、流程標準化程度低等問題。不同部門的職能存在差異，從利益相關角度分析，其作業流程和標準也會不盡相同。另外，考慮到我國工程項目職能部門標準化作業程度低、信息化和科學化管理理念不足等問題，在權限的劃分上很難有標準的依據，一旦出現職能交叉或者職能空白的情況，對于電子文檔的歸檔管理就會造成負面影響。

四、工程檔案電子文件歸檔管理優化措施

（一）構建歸檔管理標準體系。在任何涉及多個部門協同工作或者作業流程較長需要多個環節進行的工作，標準化作業就顯得尤為重要，這一點適用于工程檔案電子文件歸檔工作。科學合理的規范化、標準化能夠提高文檔信息管理的效率。除此之外，可以減少各個部門之間因為信息的差異產生的溝通成本和風險。相反，一旦規范化、標準化建設程度不足或不合理，對于電子文件的管理就會出現信息流失缺失，還會對電子文件的公信力造成不可逆的影響。電子文件歸檔管理復雜程度較高，涉及多個流程多個部門之間的協調統一。許多因素和交易相互重復、相互影響，需要建立統一、協調的系統規則，使電子檔案管理更加高效。建立完善的電子文檔管理標準體系非常重要。標準體系的建立，對于施工企業的各個環節都會產生良性的作用。

（二）確保歸檔電子文件的保存質量。當電子文檔歸檔完成后，在保存中一定注意檔案的原始性，包括其完整性和有效性。由于電子檔案的易修改特點，所以在歸檔完成之后，一定降低其修改和變動風險，這樣才能根據檔案有效的溯源到初始信息，所以必須提供相關元數據就顯得尤為重要了。在歸檔過程中，對于電子文件的原始信息一定要核對清楚之后再歸檔處理，如信息生成日期，相關責任人，對應資料是否完整，出現信息缺失的情況務必溯源問題，補齊對應信息和資料之后才能歸檔。電子文件在移交過程中需要注意質量問題，在移交過程中，必須依照保存清單核對所有的信息和資料是否完全移交，在移交過程中，移交雙方需要對接電子文檔的存儲格式以及支持的讀取軟件，以便于文檔信息的高效利用，在后期的存儲中，也需要定期對所有文件進行歸檔檢查，對于信息龐雜的文檔需要制訂對應的存儲目錄，以便于快速查找。對于歸檔電子文件的安全管理往往有兩條路徑：第一，保存設備的安全性。根據電子文檔傳輸和保存原理，電子信息的存儲狀態通過脫機方式存儲于各個設備之中，一旦設備出現危機，那么存儲的信息也就面臨同樣的風險，所以確保存儲設備遠離磁、光等環境。第二，保全管理路徑就是保存源文件本身。信息的丟失和改變會大大影響其內容的原始性，所以對于源文件必須通過有效的管理手段進行，設置專門的管理崗位，對于信息修改增加審核程序，除此之外，可以通過加密和備份的方式進行保存，不到萬不得已，不能更改源文件信息。

（三）明確電子文件歸檔職責。電子文件源文件的真實性是文件核心價值所在，而電子文檔的保存又涉及多個部門，因此，必須確定每個部門的職責，務必清晰其職責范圍，不能出現職責交叉現象，整個管理和保存流程都應該設置對應的監管設備或流程。檔案管理人員和檔案工作人員還應參與電子文件管理系統的開發和功能設計，如OA系統、基建智能管控系統等。

如上所述，電子文件涉及多個部門，各個部門之間首先要進行管理規劃，建立完整的管理系統，以此為基礎，進行責任分工。具體分工可參照以下進行：對于檔案信息編制部門，可以負責電子文件的設計、生成以及提交系統這些職責；對于檔案管理部門，可以完成文件的保存、提取、移交工作。檔案生成和管理部門負責確保機密電子及電子文件的私隱。對于已經制訂好的標準和流程，在文檔的編制和管理工作中都必須按照要求進行。通過信息系統的技術支持，在完成歸檔作業之后，對于整體的流程需要檢查反饋，發現異常需要重新歸檔或修改對應信息。只有各部門明確履行職責，協調工作，才能編制和歸檔電子文件。

五、結語

電子文檔歸檔管理能夠避免傳統管理模式的各個弊端，信息化技術有效提高了項目的管理效率，也提高了信息歸檔的安全和質量，可以提高項目責任人信息化管理意識。因此，為了更好地推進工程檔案管理工作的發展，加強工程電子檔案的保管和管理利用十分有必要。