大數據時代檔案管理信息化對策研究

任玲 晏喜麗

大數據促進檔案朝著現代信息化方向的發展，同時也對檔案管理提出了更高的要求。檔案管理信息化建設是實現建設網絡強國的重要一環，也是實現檔案管理高質量發展的必然要求。因此，在開展檔案管理工作中，檔案管理人員需要提高站位，高度重視檔案管理信息化建設，不斷錘煉職業素養；同時把大數據與檔案管理結合起來，運用數據思維開展檔案工作，推動檔案管理實現新發展。

一、大數據時代檔案管理信息化建設的意義

1. 整合檔案數據資源

傳統的檔案數據資源較為分散，各類檔案信息屬于不同系統，存在交叉情況，且由于一些檔案歷史較久，查找相關檔案信息步驟繁瑣。隨著時代發展變遷，檔案建設標準不斷更新，檔案內容日趨復雜，零散分布的模式已不適合現代化發展的需求，檔案信息化建設尤為必要。檔案管理信息化建設有利于分類整理檔案數據，整合現有資源，全方位、多維度優化檔案數據資源，備注檔案編號與標識，以更加清晰的方式將檔案數據展示給讀者。同時，檔案信息化建設還有利于形成完善的檔案編研機制，確保檔案資源有效優化配置，減少管理難度，提高檔案管理人員的工作質量和工作效率，為檔案資源的開發和利用提供重要支撐。

2. 提升檔案服務水平

借助檔案信息化建設，檔案管理部門能夠利用數字掃描先進技術，提高檔案信息存儲數量，降低檔案存儲成本。信息化建設將檔案資源匯聚到一個存儲系統，利用大數據搜索引擎，有效提高檔案資料的調取效率，讓調取人員在短時間內獲取檔案數據信息。與此同時，大數據的信息推薦機制，使得搜索引擎也會根據搜索記錄推送相關信息，滿足不同部門對檔案資料的使用需求。利用信息化建設，充分發揮數據的價值和作用，主動構建聯動機制，將日常工作與信息化建設有效融合，建立檔案數據共享機制，為各部門提供個性化特色優質服務，有效減輕部門檔案查找工作量，促進檔案更好地服務相關部門。

3. 促進智慧檔案管理

相較于傳統的檔案存儲方式，檔案管理信息化建設能克服紙質檔案存儲難、易丟失、難查找的缺點，確保檔案存儲的完整性和安全性。大數據背景下，檔案管理信息化建設不僅對保存檔案數據、發揮檔案信息價值具有重要價值，而且提高了檔案資源利用率，實現了檔案資源跨界、跨行業、跨地域管理，高度整合了現有檔案資源，促進了企業共享檔案資源信息，實現了智慧檔案管理。隨著檔案管理信息化建設的深入，檔案資源壁壘逐步被打破，檔案信息快速流轉融合的步伐會進一步加快，檔案管理現代化建設將會持續深入，檔案資料的查詢也將更加智能高效。

二、大數據時代檔案管理信息化建設的現狀

1. 檔案管理信息化建設重視不夠

當前企事業單位普遍對檔案信息化建設重視不夠，檔案信息化建設步伐緩慢。首先，現有檔案信息資料較多，整理工作具有較大難度，前期收集和整理相關信息資料會花費大量時間，管理效益在短時間內也難以看到，導致部分檔案管理人員有畏難心理，選擇直接放棄該項工作。其次，檔案信息化建設是一項系統性工程，部分檔案管理人員短期內難以看到該項工作的效益，導致企事業單位普遍不夠重視。最后，檔案管理部門的邊緣性和封閉性較強，電子技術和移動互聯網的蓬勃發展讓受眾可隨時獲取電子資源，檔案管理部門缺乏信息化主動創新意識，檔案服務意識有待增強。

2. 檔案管理人員業務素質不強

檔案管理信息化建設人員是影響檔案信息化建設的質量和效率，當前檔案管理信息化建設人員專業性不強，多數管理人員并非檔案專業畢業，由于工作分配不同，檔案管理人員往往由其他崗位人員兼任，其管理理念和專業技能跟不上新時代檔案管理要求，信息技術、云計算的不斷發展，讓本就缺乏計算機網絡技術知識的檔案管理人員短時間內無法適應，更不能利用專業知識推動檔案信息化建設，同時，檔案管理人員沒有形成數據思維，創新意識不強，普遍認為自身的工作是收集檔案數據，保存數據的完整性即可，未主動利用信息化建設對檔案管理進行創新和優化；對信息化建設流程不清楚，只能利用管理平臺對數據進行簡單傳輸，無法及時利用平臺分析檔案資料內在價值。

3. 檔案管理過程不規范

多數企事業單位不重視檔案管理，導致檔案管理過于粗放。首先，隨著企事業單位的不斷發展，檔案資料信息量快速增加，給檔案信息化管理帶來很大的壓力，且檔案信息化建設處于發展階段，檔案分類標準不統一，至今未形成一套行之有效的檔案信息化管理制度。其次，檔案管理安全性欠佳。傳統紙質檔案可能存在損壞或者遺失，在大數據背景下，檔案資料存儲在網絡上，線上管理為主，數據信息互相連通，一旦泄密或者遭到惡意破壞，會對檔案管理工作帶來不可估量的損失。再次，檔案管理信息化水平參差不齊，受網絡系統訪問的影響，在訪問人數較多的情況下會發生卡頓的問題，影響檔案資源使用效率。最后，檔案管理單位未形成適應新時代發展的新管理理念，從而無法為檔案信息化管理賦能。

三、大數據時代檔案管理信息化建設的措施

1. 提高思想站位

企事業單位檔案管理部門要提高思想站位，從更高的角度思考檔案信息化建設意義。檔案管理部門要率先開展檔案信息化建設工作，充分發揮帶頭作用，以先進的管理意識促進檔案信息化建設，穩步高效推進檔案信息化建設執行。制定檔案信息化建設推進計劃，建立長效反饋機制，按照時間節點有序推進，及時反饋建設過程中遇到的困難，積極征求上級單位建議，詢問下級單位開展情況，從全局角度出發，全面開展檔案信息化建設。檔案管理人員要深刻認識開展檔案信息化建設工作的重要性，利用先進的技術和管理理念，將信息化與檔案管理融合到一起。

2. 提高人員信息化素養

檔案信息化建設需要懂業務、會管理、掌握信息技術的專業化高素質人員，培養這樣一支高素質人員隊伍，可從以下幾個方面著手：一是加大培訓力度。通過開展信息技術、計算機技術線上和線下培訓，使檔案管理人員充分掌握所需技能，提高檔案管理人員的信息素養。二是引進優秀人才。針對檔案管理人員身兼數職、專業性不強的情況，積極引進優秀人才，選擇專業能力強、職業素養高，充分了解信息技術和知識的優秀人才，激活內部“活性”，促進內部人才融合，提高人才專業水平。三是組織外部學習交流活動。對標先進企事業單位，引進先進企事業單位檔案管理經驗，為本單位檔案管理注入活力。

3. 健全體制機制

企事業檔案工作涉及多個管理層級與業務領域，只有協同治理才能發揮最大效應，因此構建明確的權責分工體系、制定完善的檔案制度是實現檔案信息化建設的必然要求。針對企事業單位檔案基礎業務標準規范龐雜、內容交叉矛盾等問題，結合國家和行業標準，按照專業、規范、清晰、實用與簡潔的要求，制定《檔案管理手冊》，側重規范檔案工作人員的管理行為，如檔案錄入關鍵詞、文件大小格式、檔案錄入注意事項，通過規范信息化建設的操作流程，形成專業規范操作手冊，形成一支專業的檔案管理信息化隊伍，傳播檔案信息化知識。

四、結語

檔案管理信息化建設功在當代，利在千秋，在整合數據資源，提高檔案使用效率，實現檔案智慧化管理方面，檔案信息化建設有著不可替代的優勢。但也需注意到，當前檔案信息化建設重視程度不高、人員素質參差不齊、建設過程不規范等帶來的挑戰。因此，檔案管理部門需要提高思想認識、提升技能水平、健全體制機制。