制造企業(yè)物資采購周期優(yōu)化研究

張子鍵

采購周期優(yōu)化與加快企業(yè)響應(yīng)速度、提高資金周轉(zhuǎn)率和企業(yè)競爭力等緊密相關(guān)。物資采購是保障制造企業(yè)生產(chǎn)任務(wù)按期完成的重要環(huán)節(jié)，也是企業(yè)降本增效的關(guān)鍵。為滿足重點工程的如期進行，采購周期優(yōu)化是當前企業(yè)面臨的關(guān)鍵問題。在采購過程中，若不能快速、準確、系統(tǒng)地掌握生產(chǎn)過程中的物資需求、采購歷史數(shù)據(jù)、供應(yīng)商的情況等信息，則會因不能科學地對安全庫存進行設(shè)定而導致采購決策的不科學，造成采購周期增加，生產(chǎn)無法按時交貨。因此，需要在有限的交貨時間內(nèi)對采購周期進行優(yōu)化。本文對制造企業(yè)物資采購周期影響因素進行分析，探索制造企業(yè)物資采購周期優(yōu)化的新思路和新方法，旨在在滿足質(zhì)量要求和進度要求的前提下實現(xiàn)項目的按期交付，為后續(xù)制造企業(yè)物資采購工作的高效開展奠定堅實的基礎(chǔ)。

制造企業(yè)物資采購周期優(yōu)化的重要性

采購優(yōu)化是多數(shù)制造企業(yè)所面臨的問題，隨著市場競爭由基于成本的競爭轉(zhuǎn)向基于時間的競爭，快速響應(yīng)成為制造企業(yè)關(guān)注的焦點，企業(yè)也正在不斷追求縮短采購周期以獲得競爭優(yōu)勢。而在采購過程中，由于缺乏科學的理論依據(jù)，單純依靠自身經(jīng)驗來預估采購需求，這種主觀的不確定性經(jīng)常會導致庫存短缺或過剩，無法科學地做出決策，從而導致缺貨現(xiàn)象的發(fā)生或庫存資金的無效占用，影響企業(yè)對客戶的快速響應(yīng)。此外，采購周期優(yōu)化是通過分析影響物資采購周期的因素、尋求縮短采購周期的策略。采購周期優(yōu)化通過研究物資消耗規(guī)律和物資安全庫存，為采購部門確定合理的采購數(shù)量提供依據(jù)，進而降低采購成本，實現(xiàn)采購周期最優(yōu)化，增強企業(yè)應(yīng)變能力，有效地銜接供銷環(huán)節(jié)，達到采購優(yōu)化。

制造企業(yè)物資采購周期影響因素分析

采購周期是指采購方從決定訂貨并下達訂單到收到合格物資的整個周期時間，它包含下達采購訂單、供應(yīng)商確認、發(fā)貨等時間。采購周期的優(yōu)化對企業(yè)具有戰(zhàn)略意義，能降低企業(yè)庫存，減少庫存成本，提高資金周轉(zhuǎn)率。綜合近年來國內(nèi)外關(guān)于優(yōu)化采購周期的研究，物資采購周期主要受以下幾方面因素的影響：

一是采購流程。制造企業(yè)的采購流程具體包括采購員下達采購訂單、供應(yīng)商確認訂單、安排生產(chǎn)、檢驗、包裝、發(fā)貨、運輸?shù)榷鄠€環(huán)節(jié)。其中任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會對物資采購周期產(chǎn)生影響。

二是合作關(guān)系。制造企業(yè)與供應(yīng)商的合作關(guān)系也是影響物資采購周期的關(guān)鍵因素。在短期合作關(guān)系下，供應(yīng)商與制造企業(yè)信息不對稱，缺乏供求信息與庫存信息的有效溝通。在這種模式下，供應(yīng)商不會主動為制造企業(yè)提前準備庫存。而在長期合作關(guān)系下，供需雙方可以通過信息共享等方式來優(yōu)化采購周期，提高采購效率。

三是人為因素。影響物資采購周期的因素還有人為因素的干擾。采購員的人為失誤造成物資采購周期延長的現(xiàn)象屢見不鮮，如采購員的工作失誤、責任心缺失等均會導致采購周期延長。人為因素通過影響采購效率對物資采購周期產(chǎn)生影響。

四是供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定性。制造企業(yè)的物資采購周期也受供應(yīng)商所提供產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定性的影響。供應(yīng)商所提供產(chǎn)品的質(zhì)量越穩(wěn)定，生產(chǎn)周期越短，進而制造企業(yè)的物資采購周期越短。

五是供應(yīng)商產(chǎn)能水平。當供應(yīng)商產(chǎn)能水平不足時，供應(yīng)商即使接到制造企業(yè)的采購訂單也無法立即安排生產(chǎn)，會出現(xiàn)“排隊待產(chǎn)”的現(xiàn)象，造成制造企業(yè)的物資采購周期延長。

六是運輸時間。采購物資的在途運輸時間也是影響物資采購周期的關(guān)鍵因素。當供應(yīng)商距離制造企業(yè)較遠時，物資采購周期會隨著運輸時間的增長而增加。

制造企業(yè)物資采購周期優(yōu)化策略

提高需求預測的準確性 信息不對稱是供應(yīng)鏈中出現(xiàn)牛鞭效應(yīng)的最主要原因之一， 出現(xiàn)需求預測誤差的原因是供應(yīng)鏈中供應(yīng)商對制造企業(yè)的需求不了解，這種供求信息的不平衡導致采購周期延長。為了打破這種局面，必須消除供應(yīng)商與制造企業(yè)之間的信息壁壘，加強供應(yīng)商與制造企業(yè)之間的信息交流與溝通，讓信息流無障礙地在二者之間傳遞，進一步提高需求預測的準確性。

確保信息流在供應(yīng)商和制造企業(yè)之間無障礙傳遞應(yīng)做到以下三點：一是制造企業(yè)內(nèi)部各部門之間的信息協(xié)同。采購部門要與生產(chǎn)和營銷等部門實時溝通，明確每一筆采購計劃的具體需求時間。二是供應(yīng)商與采購員的信息共享，采購員要及時將需求信息傳遞給供應(yīng)商。三是研發(fā)人員要同供應(yīng)商技術(shù)人員加強溝通，如在新產(chǎn)品研發(fā)階段，雙方研發(fā)、技術(shù)人員共同參與新產(chǎn)品的開發(fā)，針對長周期物資，提前做好替代型號物資選型，降低成本的同時縮短物資的采購周期。

合理設(shè)置安全庫存 安全庫存是為應(yīng)對需求預測的偏差和采購周期的不確定性而設(shè)定的保險儲備量。制造企業(yè)應(yīng)建立物資信息數(shù)據(jù)庫，對物資的產(chǎn)地信息、起訂量、采購周期等基本信息進行梳理，形成信息數(shù)據(jù)庫，并定期進行更新和維護，每年年初綜合物資的采購周期、最小起訂量、最小包裝量、年采購需求等信息調(diào)整安全庫存，科學合理地儲備物資。

加強多邊協(xié)同 制造企業(yè)梳理物資采購周期，制定《物資采購周期表》并傳遞給生產(chǎn)、營銷等相關(guān)部門，使其根據(jù)物資采購周期調(diào)整投產(chǎn)計劃，以快速滿足客戶的交貨需求；將物資采購周期傳遞給中標供應(yīng)商，雙方監(jiān)控，當物資采購周期發(fā)生變動時提前告知，實時調(diào)整《物資采購周期表》，加強對采購物資到貨及時率的管理；供應(yīng)商將提早引入新產(chǎn)品開發(fā)設(shè)計環(huán)節(jié)，在研發(fā)選型階段，與備選供應(yīng)商提前進行交流，明確質(zhì)量和技術(shù)要求，以提高供貨的可靠性和準確性，加快新產(chǎn)品研發(fā)進度。

減少人為因素延遲 加強采購人員的業(yè)務(wù)培訓，增強采購人員的物資采購周期意識。采購部門要分析物資采購周期影響因素，對所采購物資的采購周期變化有更加深入的了解，準確把握和預測上游供應(yīng)商采購周期的變化，及時調(diào)整采購策略。同時，采購部門要密切關(guān)注當前國際、國內(nèi)經(jīng)濟形勢及市場供求變化，增強風險意識，根據(jù)原材料物資市場變化制定備貨計劃。此外，加強對采購人員的KPI 管理，建立動態(tài)管理機制，減少因人為因素干擾導致的采購周期延長。

拓寬采購渠道 當供應(yīng)商發(fā)生緊急情況，如設(shè)備故障、產(chǎn)品質(zhì)量問題時，應(yīng)有備選供應(yīng)商可供選擇以應(yīng)對緊急情況。因此，應(yīng)拓寬采購渠道，按品牌對采購物資進行分類，統(tǒng)計各類品牌物資的年采購量，利用大訂單優(yōu)勢，逐步尋求與原廠或一級代理供應(yīng)商合作。此外，在充分市場調(diào)研的基礎(chǔ)上，增加電商平臺采購的數(shù)量，提供多元化的采購渠道，以應(yīng)對供應(yīng)鏈中斷風險的發(fā)生。

建立供應(yīng)商分級管理制度 應(yīng)用Kraljic矩陣，根據(jù)供應(yīng)市場風險水平和利潤潛力將采購物資分為四類，即戰(zhàn)略物資、瓶頸物資、杠桿物資和一般物資。針對不同種類的采購物資實施差異化的供應(yīng)商管理策略。

首先，戰(zhàn)略物資是對制造企業(yè)的生產(chǎn)或最終產(chǎn)品起關(guān)鍵作用，但常常由于供應(yīng)短缺等問題具有較高采購風險的物資。此類物資在最終產(chǎn)品的成本構(gòu)成中占比大。制造企業(yè)應(yīng)與此類物資的供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，參與到供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營過程中，協(xié)同公司研發(fā)、工藝等部門的技術(shù)人員幫助供應(yīng)商解決產(chǎn)能瓶頸、技術(shù)問題，形成雙贏的戰(zhàn)略合作關(guān)系。同時，應(yīng)加強此類物資的供應(yīng)商考評，及時發(fā)現(xiàn)問題供應(yīng)商和引進優(yōu)秀供應(yīng)商。其次，瓶頸物資是具有不穩(wěn)定供應(yīng)條件，但占用成本較小的物資。該物資多為非標準件，通常由特定的供應(yīng)商提供，因此采購風險也隨之增加。制造企業(yè)應(yīng)與此類物資供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，通過發(fā)展可靠、密切的合作關(guān)系，降低采購風險。在采購管理中，可與供應(yīng)商簽訂周期合同。針對長周期物資，應(yīng)加大備選供應(yīng)商的開發(fā)力度，同時利用研發(fā)部門的技術(shù)力量開發(fā)替代品，增加可選物資的供應(yīng)。再次，杠桿物資是供應(yīng)風險性小，但占用采購成本較大的物資。該物資具有一定的標準化和充足的供應(yīng)市場，使得采購風險較低。制造企業(yè)應(yīng)與此類物資供應(yīng)商建立有效的合作關(guān)系。在采購管理中，此類物資以市場競爭為導向，實行最低成本管理策略。最后，一般物資是指采購金額小，采購風險小的物資。制造企業(yè)應(yīng)與此類物資供應(yīng)商建立一般交易關(guān)系。一般物資通常有較多可供選擇的供應(yīng)商，產(chǎn)品的標準化程度較高，因此具有較低的采購風險。此類物資在采購管理中應(yīng)進一步簡化采購流程，盡可能使用優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。

推進供應(yīng)商管理庫存模式 供應(yīng)商管理庫存模式是建立在制造企業(yè)與供應(yīng)商的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系基礎(chǔ)上，制造企業(yè)通過與供應(yīng)商達成合作協(xié)議，以信息共享的方式實現(xiàn)供應(yīng)商自主安排從生產(chǎn)到交貨的模式。制造企業(yè)通過定期對預測的最高與最低庫存點進行維護，以管理供應(yīng)商庫存。首先，供應(yīng)商管理庫存模式是一種非常有利于雙方的供應(yīng)鏈管理模式，將庫存的更新和補充的決定權(quán)交到供應(yīng)商手中，使供應(yīng)商能夠根據(jù)制造企業(yè)的實時需求更加靈活地調(diào)整產(chǎn)能，提高了供應(yīng)商生產(chǎn)的柔性。其次，供應(yīng)商管理庫存模式實現(xiàn)了供需雙方的信息共享，提高了供應(yīng)商對制造企業(yè)需求預測的確定性，使供應(yīng)商的生產(chǎn)時間和數(shù)量調(diào)整為更適合于制造企業(yè)。最后，供應(yīng)商管理庫存模式省去了制造企業(yè)下達采購訂單這一步驟，簡化了訂貨手續(xù)，縮短了采購流程。供應(yīng)商的實時補貨降低了物資缺貨現(xiàn)象，從而縮短了物資的采購周期。