E企業費用管理體系研究

鄭雨晨

摘要：對于企業的財務管理而言，費用管理是不可或缺的一部分。在國家提倡節約，遏制浪費的大背景下，企業的內源節支是實現效益提升的管理手段之一。目前，對于集團型企業而言，集團總部的管理層關注的是如何進行降本增效，合規經營。因此，提高費用管理的能力，發揮保駕護航的作用，利用企業財務管理工具，為長短期決策提供有利的支持。在信息化的時代，大多數企業可以利用科技化、智能化等技術，對大數據進行收集、整理和分析，給企業帶來便捷的同時，也對企業管理提出了更高的要求。從目前企業運營過程來看，費用管理依舊存在不少問題，比如，費用預算與企業戰略脫節、費用合規意識淡薄、費用控制執行不精準、信息系統不完善等。針對涉及的問題，文章從企業的費用預算應當結合企業的戰略目標、不斷加強員工費用支出合規意識、建立完善的費用考核機制，以及加強財務信息系統建設等方面進行了研究探索。通過理論指導實踐，同時在實踐中不斷改進并加以完善，促進企業穩步發展。推動企業在中國市場上，乃至國際市場上具有更大的競爭力和更多的話語權。

關鍵詞：集團企業；會計信息化；費用管理

一、E企業費用管理的概況

（一）目標設定

企業在費用管理過程中，首先為實現企業的短期戰略目標而努力。在開展費用管理工作時，實現費用動態管理，以月度、季度為周期，科學設定費用管理目標，將動態費用管理工作落實到位，合理控制費用支出，從而提升整體財務管理水平。

早期E企業費用管理主要是在目標制定的過程中，對于外部數據的獲取相對困難。通過集團財務云平臺，利用連接外部的公共云以及內部的私有云，就可以獲取外部的行業數據，同時也能夠獲取內部生產、財務、銷售等相關數據。然后針對內外部數據進行SWOT分析，就可以聚焦費用預算的總體目標。SWOT分析工具在進行戰略分析中，可以從內、外部兩個角度進行處理，一是分析其外部環境，通過波特五力模型，從其相對應的五個維度來對企業的機會與威脅加以分析。二是按照企業內部的數據信息，從而分析自身的優勢與劣勢，以此來明確企業的實施戰略，并且將戰略作為基本導向，這樣才能夠表現出企業的根本戰略目標。

企業需要提高費用管理的認知水平，與戰略成本管理的要求相結合，運用戰略思維，將成本費用與同行業市場環境進行對標，促進企業合理配置資源；同時將省下的資金投放在企業抗風險的資產上，從而提升企業競爭力。

（二）管理方法

1.制度管理

在國家法律法規的大框架下，企業管理的各個方面都需要有規則、有依據，可謂無規則不成方圓。在企業的費用管理中，制度規范了費用標準、審批流程、費用使用人員范圍等相關內容。

2.計劃管理

各成本中心為一個預算單位，按照年度工作計劃，制定預算單位的年度費用預算，經過“二上二下”的溝通方式進行費用使用額度協調分配。

3.定額管理

根據費用管理規定，每項費用均有標準，對部分費用根據其特點采用定額管理的方式給予資源支持，超過定額的經濟業務要分析超標準的原因，判斷其合理性后再作處理。

4.精細化管理

在信息化時代的洪流中，對于企業的變動費用，可以通過精細化管理，把費用項目的顆粒度把握的更加精細準確，力爭節省下每一分不該花的資金。

（三）管理內容

E企業對費用支出主要從預算管理、合規管理和費用考核評價進行全面管理。

1.預算管理

根據上年實際發生的費用金額和本年工作計劃，對年度費用支出做出總體預算安排，再分解到各成本中心。

2.合規管理

什么錢該花，什么錢不該花？在企業執行過程中，業務部門要有合規支出意識，財務部門要對業務支出進行合規審核，對于不符合規定的，有權予以拒絕。

3.考核評價

企業應當階段性對各成本中心進行預算執行分析，同時，與考核績效評價掛鉤，做到獎懲并舉，起到引導示范作用。

二、費用管理的流程和管控的關鍵點

（一）費用管理流程

費用管理的流程是通過每年第四季度編制費用預算；待權力機構批準后，下達預算年度金額。企業根據需要，可以“分步式”下達預算，也可以全部下達預算；在業務發生時，對費用進行預申請；再對審批后的費用進行報銷支付；費控平臺可對支付后的單據進行推送，到達核算平臺記賬；最后核算平臺將準確無誤的數據推送到預算平臺進行分析考核。

（二）管控關鍵點

企業利用預算管理手段，建立費用管控體系，通過事前、事中、事后全過程管理，對于業務過程中的出現的各種浪費及時發現并對其進行糾正和消除，從而幫助企業降低費用支出，提高整體利潤水平。

1.事前

E企業對于費用管控，采用事前編制費用預算，利用智能財務平臺中預算編制模塊，按照集團的總體發展戰略和年度的經營指標，對各成本中心發放同期費用支出實際情況，便于成本中心編制下一年度預算。

在預算編制時，結合企業戰略目標，采取費用增長不高于收入增長的原則，對費用支出進行總體安排。同時，對不同成本中心分配額度，按照貢獻度大小原則進行差異化分配。即使成本中心報送了下一年度的費用預算，財務部門對各成本中心之間進行調整，向可以為企業創造效益的部門傾斜。預算編制結果直接影響當期的費用支出，因此，資源分配應當謹慎。

2.事中

企業運營過程中，對預算執行管理，可以按照分布下達預算的方式進行控制，對于部分費用預算可以按月按季進行釋放，有效提示使用部門企業的資源是有限的，要對當年重點項目適當支持。因此，在執行過程中，需要全方位管理，進行追蹤、監管和提示，提高各部門費用預算執行效果。

另外，在執行過程中，經常發生費用預算調整等工作。作為大型的企業集團，由于日常的生產經營業務數額相對較大。所以，E企業就需要利用財務云平臺來做好財務、成本以及資金管理，并且結合對應的模塊，將其相互聯系起來，從而精準把控各模塊之間的聯動關系，通過費用管理系統，有效的預算控制和調節每一個模塊。

E企業通過費用管理云平臺，有效連接了財務部門與業務部門。當發生業務支出時，平臺以通過預設的預算金額為上限，控制費用在預算內支出，同時，數據通過平臺直接到達財務部門，及時對實際發生數據進行監控與指導，進一步加快業財融合。當預算可用額不到百分之二十時，費用管理云平臺就會進行預警，以“紅黃燈”的形式提示業務部門。超出預算支出的部分會被凍結，所以相關責任人和管理人員應隨時查看預算的執行情況，并且做好預算支出的合理安排，從而將費用控制在數據范圍之內。不難看出，在費用管理云平臺使用之后，有效提升了費用管理的可靠性、相關性和實時性。

3.事后

以費用預算為目標，應當關注執行部門，對費用執行情況進行分析和考核，預算考核作為企業實現激勵約束的重要方式之一，應用時需關注費用預算是否超出預算，是否存在節余現象，并查找預實差異的原因。將執行結果與績效掛鉤，提高每位員工的參與度，從而提高費用管理水平。

E企業通過建立智能費用管理系統，將業務、財務部門連通，初步做到了業財融合。在財務部內部，將報銷中心、財務核算中心、數據中心以及財務管理中心連通，使每一個員工都能通過費用管理系統查看年度費用支出情況。同時，財務部門可以看到企業或個人的支出情況，并加以分析，將分析的結果與年度績效薪酬掛鉤，將員工的實際經濟利益和企業的經營業績直接掛鉤，這樣就可以滿足預算的有效考核。

通過考核結果，財務部門會對企業的整體資源進行有效分配。將有限的資源，用到更加合理的地方，避免造成浪費，促進企業更好發展。

三、費用管理的現狀和問題

（一）費用預算與企業戰略脫節

企業戰略是通過合理分析企業內外部環境，對企業未來生存與發展指明方向，費用預算是保障企業戰略實現的一部分。所以，重視費用預算對企業的發展戰略尤為重要。各成本中心的預算編制人員應當了解本中心的工作計劃和企業的發展戰略，但由于部分成本中心的人員缺少信息交流渠道，對企業的發展戰略與實際情況不了解，同時，亦無法獲取企業外部的信息。因此，產生了信息不對稱的情況，難以合理編制企業的費用預算，難免會脫離企業戰略目標，導致費用預算與企業戰略出現脫節的現象。

每年底財務部組織總公司職能部門編制下年度費用預算，編制依據是預測本年利潤率和1-10月實際執行數相結合的方式，這種方法均采用當年數據為基數，編制下一年度費用預算，脫離了下年的工作計劃，與業務規劃匹配度低，難免會出現預算偏差。在項目的費用管控上，各項目缺乏明確的費用使用目標。導致年度內費用超支情況頻出，各部門頻繁增加預算，增加了財務人員的工作量。

（二）費用合規意識淡薄

部分員工費用合規意識淡薄，超范圍開支、超標準開支、虛假列支甚至越權審批開支，不重視企業收入費用使用效率。在業務發生之前與財務人員就支出項目有效性和合規性缺乏溝通，致使事后不好處理費用支出項目及業務部門和財務部門之間的關系。

（三）費用控制執行不精準

目前的科技手段可以使企業財務管理實現數字化、智能化、精細化，促使企業對費用成本管控的顆粒度更小、管控手段更精準，從而提高費用管理水平。但在E企業里，費用管理的顆粒度還不夠細致，無法將費用管控精準到單個成本中心、費用項目，以至于無法快速提供企業管理層需要的費用數據，難以達到精準管理的目的。

（四）信息系統不完善

目前E公司的財務系統分別有費用報銷系統，費用預算系統，用友賬務系統，但各系統之間集成不到位，非無縫連接，預算系統目前的編制功能非常弱，更多的只是在費用報銷環節進行監控，利用預算科目控制費用支出，但預算系統內的預算使用，并不與年度考核相掛鉤。

日常的費用分析報表，無法提供有效支持、效率較低，基本全靠人工完成，財務人員從賬務系統中導出明細數據，根據預算對費用進行各職能部門、費用分類等歸集，再根據管理需要深入分析。各系統基本無法提供制式報表。全人工的操作，準確性及時效性均無法得到保證，效率較低。在做同比分析或多年度的趨勢分析時，更需要耗費大量的人力和時間，無法有效支持業財整合和業務伙伴的財務目標定位。

四、費用管理體系建設的建議

（一）確定與企業發展相一致的費用管理目標

工作思路：從目標管理及考核配套入手，基于合理的資源分配邏輯，定性定量的目標導向，匹配董事會目標，建立全考核體系。

編制預算時，確定適當的年度費用支出率，配合各職能部門年度工作計劃，這些部門的費用多為固定費用，與業務達成的線性關系不大，將采用預算定額管理的方式。

E企業在基于財務員的費用管理體系的建立健全中，其主要包含了委員會、預算工作組、基礎業務部門和對應的財務部門，而核心就在于費用管理云平臺系統。在費用管理系統中，通過財務云平臺的合理使用，就可以將外部的環境數據后期，并且與內部的經營數據以及財務數據相互結合起來，這樣就可以提供數據方面的決策依據，服務預算目標的制定以及預算工作組的預算編制工作。

E企業中的管理委員會、預算工作機構以及相對應的業務部門和財務部門，通過費用預算云平臺就可以實現相互之間的對接，這樣就可以滿足預算的上傳下達，同時也可以確保預算的監督、反饋與調整，將其中重復的、多余的環節剔除。通過財務云共享模式的應用，E企業費用管理也將傳統的體系框架打破，通過費用管理云平臺，基礎財務基礎，這樣就為集團提供了全面的服務，實現管理層級的簡化，最終滿足相互之間預算信息的交流與傳遞，同時也將集團預算流程功能的重疊問題消除，從而幫助企業節約預算管理成本，實現管理效率的全面提升。

（二）加強企業員工費用合規意識

為貫徹落實中央八項規定精神，強化合規意識，嚴肅財經紀律，加強企業員工費用支出合規意識，特別是業務人員。強化預算管控、審批管理，嚴格交易真實性管理，并將其納入內部審計重點內容，加大監督力度。同時，加強企業宣貫工作，將費用合規意識貫徹到每位員工，特別是一線執行操作的員工，使各項規章制度入心入腦。

（三）建立費用使用考核機制，完善費用閉環管理

建立完善的費用管理機制，形成以費用預算、審批控制、合規支出、以及年終對費用指標執行情況進行分析考核的閉環管理過程。更好的引導成本中心對費用支出的行為，創建節約型的組織，推動企業實現戰略。對于執行率高的單位，給予適當資源支持；對于執行率低的成本中心，給予適當懲罰。

（四）加強信息系統建設，提高費用管理效率

建設信息系統來全面支持費用管理就是至關重要的環節，這樣才可以確保費用管理的實時性、科學性與準確性。為了更好的研究集團企業的費用管理問題，從財務信息化整體藍圖進行描繪及規劃。將費控系統、預算系統、賬務系統打造為一體化系統，從費用立項申請、預算鎖定、款項申請、預算占用及釋放、會計核算、財務報表、費用分析報表等，希望通過系統實現自動化、智能化，從而釋放人力，提高管理有效性及工作效率。同時，根據業務需要可將信息進行協同共享，將資源進行有效分配，避免造成浪費，促進企業更好發展。

五、結束語

總而言之，伴隨著企業現代化管理水平的不斷提高，對內部控制的要求也在持續提升，這就需要落實費用管理。因此，作為集團企業，就需要真正的將費用管理和現有的財務云平臺結合起來，這樣就可以將費用管理真正落到實處。因此，集團企業基于財務云平臺的合理使用，就可以找到集團運行過程中出現的各種問題，從而通過財務云平臺的合理使用，最終減少費用管理帶來的影響，以此來促進集團的可持續發展，真正實現與時俱進。

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