企業財務信息化建設問題及對策分析

文/曾弘峰 （上海市榮慶國際儲運有限公司）

智能化、數字化、信息化的廣泛應用給人們生產生活帶來了極大的便利，各種社會活動的變化與傳統物流運輸行業息息相關，而各種信息化產品的出現使得很多企業經營者發現了商機，紛紛加入物流運輸領域，比如跨境電子商務、互聯網零售業等的崛起都成為了傳統運輸行業有力的競爭對手，再加上海關也會經常提出一些要求，客戶也越來越傾向于定制化服務，國際運輸類企業不得不緊跟時代變化，做出適當轉變，適應內外部環境變化。東方物流企業信息管理部長提出在數字化時代，必然要通過信息化技術來應對敏感的外部環境，企業內部員工從上至下都要有一定的數字化思維，從數字化、信息化維度看待服務、經營創新。鑒于此，本文主要探究了物流運輸企業財務管理信息化系統軟件方面的情況。

一、企業建設財務管理信息化過程中存在的問題

（一）對財務信息化流程建設認知不足

部分企業經營者并沒有真正認識到財務管理信息化軟件系統對企業發展的重要性，也忽略了財務部門新的管理和決策職能體現。所以實際建設財務信息化軟件時，也不會花費足夠的精力，其他人力資源部門、制度體系相關人員、各種低層管理人員在領導意識的影響下，也會認為財務信息化建設工作不重要，以至于關于財務管理信息化的制度體系、流程設置、預算管理、人員組織架構設置等都較隨意。部分企業建設財務管理信息化軟件系統時，經營者會受傳統固定思維模式影響，存在一定誤區，認為這僅僅是財務人員工作任務，各種系統維護、操作培訓、業務流程核查、反饋解決問題等都由財務部門全權負責，導致財務人員工作量極大，工作壓力也較大。據調研，某大型企業財務人員平均每天工作時間為11 小時，其中3 小時做基礎核算工作；3.5 小時做業務流程審批；1.5 小時進行業務流程梳理、查看；2 小時用于處理系統問題；1 小時處理其他財務工作[1]。

（二）缺乏高素質人才

一般企業在業務經營過程中，會花費大量資金在推銷、運營、戰略投資、籌劃等方面，而忽略內部人員的技能培訓和發展前景預測。部分優秀財務人員因為在企業得不到相應的發展方向，認為自身價值無法正常體現，進而會出現大批量離職情況，給企業造成嚴重的人才損失。而且企業對于財務部門的人員架構設置不合理，多數員工實際財務工作經驗較少，年齡較少，在財務和業務方面的專業知識技能也有限，只有少數負責人、財務經理、總監等有足夠的工作經驗，但是多數工作都是由基層財務人員負責的，他們會因為對企業實際業務活動流程、業務重點等不了解，在面對實際問題時，無法及時采取有效措施，也無法充分發揮財務部門管理和決策職能，甚至會因為個人綜合能力不足給企業財務工作帶來負面影響。

（三）缺乏問題反饋機制

部分企業在實際經營過程中并沒有意識到信息反饋的重要性，沒有設置基層員工反饋信息的有效渠道，很多中高層領導人員對一線業務活動流程、經營狀況等沒有正確、全面的了解，所以做出的決定可能存在一定的片面性，而基層員工是最貼合一線業務的人員，但是即便有想法也沒有合適的信息反饋渠道，所以很多問題沒有被及時解決，一段時間后，問題也會變得越來越復雜，可能已經給企業造成了比較嚴重的損失，甚至是不可逆損失[2]。在應用了財務管理信息化軟件系統后，同樣會有類似的問題，因為基層員工是實際使用系統軟件的人員，但是他們使用后的意見并不能通過有效途徑反饋至領導層，以至于領導層還沉浸在一切良好的虛幻經營中，不利于企業財務管理水平的提高及長久的運營發展。

（四）系統間互聯互通性差

企業普遍將財務管理信息化系統應用在個別職能部門或者個別功能板塊，并不能實現全部業務活動的信息化、自動化，所以實際上軟件系統的使用有很大的局限性。即便企業后續重新設置了新的子系統投入應用，也會因為新系統和舊系統間缺乏有效的數據接口，數據處理邏輯存在較大差異，使得新舊系統都處于較封閉狀況，無法進行不同部門間數據信息聯通、共享。所以實際工作人員利用新系統、舊系統獲得的結果也有差異，員工需要人工對比后選擇合適的數據結果，這樣既降低了工作效率，也無法保障其選擇數據的準確性，給企業財務工作帶來了較大困擾。

（五）系統自動化程度低

大型集團型企業實際經營范圍廣，涉及的子公司、分公司數量較多，所以相應的財務工作也較繁瑣、復雜，如果單純依靠財務人員人工進行核算，工作效率低不說，正確率也無法保障，所以企業急需要一套功能齊全、自動化的財務管理信息化軟件系統輔助財務管理工作。部分企業雖然當前會引入簡單的信息化技術，但是只是在少數環節應用，并沒有實現信息化的普及，比如K 企業會計報表制作、經營報表制作、賬務匯總前期工作是半自動化模式，但是后續還需要人工進行核對，還有租賃合同、租賃收費和繳費、營銷費用管理、稅費管理、銀行貸款本息償還等都是依靠人工處理，顯然該企業財務管理信息化建設水平較低，根本不能幫助財務人員減少工作負擔，而且部分財務人員因為對信息化理論實踐知識不懂，在實際操作中人為誤差也較大[3]。

二、企業建設財務管理信息化對策

（一）提高對財務管理信息化流程認識

企業建設財務管理信息化軟件系統并不是單純地把一些簡單工作交由機器處理，更重要的是對現有業務活動流程進行全面梳理、整理、優化，刪減不必要的環節，簡化冗雜環節，保障引入信息化軟件系統后，各環節依舊能夠在系統中有序開展。所以企業進行財務管理信息化軟件系統建設過程中，需要各職能部門積極主動配合。對此企業要首先從領導層思維意識著手，提高其對財務信息化的重視程度，也相應投入足夠的人力、物力、財力等資源，保障財務信息化軟件系統能夠順利建設。在領導層樹立正確的財務信息化管理意識后，還要加大財務信息化知識體系在企業內部的宣傳力度，讓更多層級人員、基層人員能夠在潛移默化中受到周邊氛圍熏陶，積極主動配合財務信息化軟件建設工作開展，在后續業務流程梳理、財務系統功能建設等方面各部門都要提出實際需求，才能保障最終建設的財務軟件符合實際業務活動、相關崗位人員操作習慣[4]。

（二）重視人才培養

現階段市場上對于新型綜合型號財務人員的需求量很大，但是供應量遠不如需求量，所以存在著較大的人才缺口，各大企業綜合型財務人員的缺乏也是常見現象。為此，企業應該加強對內部財務人員的綜合性技能培訓，可以定期邀請專家開展講座，也可以與兄弟企業進行人才交流學習等。企業也可以與各地高校建立合作關系，聯合培養相關人才，給予優秀畢業生畢業直接入職工作的機會。如果企業有足夠的經濟實力，可以選擇外聘優秀的行業頂端財務人才，由優秀人才帶領企業內部財務人員學習專業知識技能，不斷提高個人綜合素質，帶領整個團隊共同進步。企業還要制定科學合理的在職員工培訓制度體系，讓各部門、各崗位員工都能夠在實際工作中不斷學習，找到適合自身發展的職業規劃路徑，并為之不斷努力。

（三）建立問題反饋及解決機制

財務管理信息化軟件系統還有一個重要功能，就是反饋、分析、解決問題，為此企業需要建立完善的問題反饋及解決機制，具體操作流程如圖1所示。對于大型集團型企業來講，可以在總部設置問題反饋處理小組，各子公司、分公司安排專門的人員負責與總部進行信息溝通交流，并告知財務軟件研發人員。對于比較簡單，分公司人員可以馬上解決的問題，則馬上處理，并形成完整的紙質報告留檔保存；對于反復存在，可能產生較大影響的問題就要及時反饋給總部問題反饋處理小組成員，并進行會議討論，分析其存在的原因，從源頭上找到解決辦法，提出最終可執行意見，避免類似問題后續重復出現。

圖1 企業反饋、分析、解決問題的路徑

財務管理信息化建設項目實際上線運行后，軟件開發人員還要進行系統運行情況追蹤查看，監管用戶實際使用情況，收集客戶體驗感，并根據實際過程中使用狀況，不斷優化部分功能。另外，企業還要在軟件研發人員的幫助下編制較詳細的用戶使用說明書，匯總普遍存在的問題及具體解決措施，定期給內部員工進行專業性培訓。對于特殊環節，還需要提前設置應急備用計劃，保障在短時間內企業可以正常運行。

（四）加強軟件功能開發

各大企業在進行財務管理信息化軟件系統建設時，可以選用獨自研發、與研發機構合作研發、外包研發等模式，一般考慮到軟件系統與企業實際業務活動的貼合度，會采用與研發機構合作的方式共同開發軟件。這種方式是研發人員提供技術、內部財務人員提供需求，雙方進行深入溝通交流后開始建設，并且前期花費成本費用較高，但是一旦系統運行能夠保障其符合實際業務活動流程。

財務管理信息化軟件系統建設過程中，需要包含諸多功能板塊，如資產租賃、資金管理、線上報賬、移動辦公APP 等。其中線上報賬是與銀行建立了合作，能夠實現在線支付、網銀支付、自動支付等，提高了財務管理水平；移動辦公APP 的開發能夠讓用戶實現隨時隨地辦公，通過各種終端產品，手機、平板、電腦等都可以進行遠程賬務報銷、審核、查詢等，突破時間、空間的限制[5]。

（五）完善獎懲制度體系

部分企業在實際經營過程中會側重于對業務部門人員個人績效考核，而忽略財務人員的績效考核和獎懲，這樣會嚴重損害財務人員工作積極性，影響財務人員對崗位工作的熱情和效率。所以，為了激發財務人員工作積極性，需要對財務人員設置完善的績效考核制度和相應的獎懲體系，以增強財務人員對崗位職責的認同感和對企業的歸屬感。

對于財務管理信息化軟件系統建設同樣如此，因為財務軟件系統建設過程中，各職能部門都在參與，所以要對所有參與的人員設置相應的績效考核指標，并設置配套的獎懲制度，來保障財務信息化軟件系統的有序開發建設。在設置各崗位績效考核指標時，需要對全部系統軟件建設流程進行梳理，保障所設置考核指標合理、可行。

（六）強化信息化安全管理

企業應用財務管理信息化軟件系統能夠給相關人員帶來極大便利的同時，也潛藏著各種安全性風險，比如信息化軟件系統主要應用了開放式網絡系統，這種系統本身安全性較低，很容易被外界黑客非法入侵、獲取企業核心數據信息；內部用戶使用權限設置不合理，存在數據信息被拷貝、泄露的風險；財務系統無法正常運行會使企業業務活動被迫中止，所以企業在進行財務管理信息化軟件系統時，還要著重考慮安全性防范問題。

一方面，企業要制定科學嚴謹的內部控制制度體系，對系統軟件開發、組織架構設置、登錄權限設置、系統運行環境、核心資料保存等都要有詳細規定，及早預防各種風險。另一方面，可以提高軟件系統安全防范功能，比如設置高級網絡防病毒、定期安全監測、VPN、多重防火墻、人臉識別權限登錄等方式，保障各個環節能夠正常運行，以保障企業信息安全[6]。

三、結束語

綜上所述，在運輸類企業進行財務管理信息化建設對企業發展至關重要，財務信息化軟件能夠幫助各環節工作人員自動、高效進行基礎數據匯總、整理、分類、查詢、分析、判斷等工作，另一方面有助于減少人工工作量，讓更多財務人員有時間研究管理、決策職能，一方面也提高了財務管理效率和質量，降低了財務風險。上文中詳細分析了企業建設財務管理信息化軟件期間存在的問題，后文也相應提出了合理的改進對策，具體對策有：提高對財務管理信息化流程認識、重視人才培養、建立問題反饋及解決機制、加強軟件功能開發、完善獎懲制度體系、強化信息化安全管理等。希望本文提出的意見能夠幫助更多企業加強財務信息化軟件系統建設管理，實現高效的財務信息化運營，提高企業財務管理水平和風險防范能力，促進企業內在價值穩步提升[7-9]。