清單管理嵌入管理會計體系探索

李冬平

管理會計作為一種新型的決策支持系統給企業注入了新的力量，其在加強企業經營管理和提高企業經濟效益的作用日益明顯。將清單管理的方式納入管理會計發展體系中，對于提升企業內部管理水平有著積極的作用。本文闡述了清單管理的概念與特性，并對管理會計體系中嵌入清單管理的邏輯性及可以以何種方式嵌入清單管理進行了初步研究，旨在為加強管理會計體系建設、強化清單管理提供參考。

管理會計的主要職能是為企業管理者提供財務數據分析以及決策建議，但這樣的職能設定往往會與企業經理的管理職能相重疊，以至其難以獲得足夠的重視。同時也有人對管理會計的實用性產生懷疑，認為其并不能為企業直接創造價值。而清單管理作為一個有效的管理工具，可以使管理會計的工作職能得到補充，將能夠為企業創造出更多的價值。

一、清單管理的概念

清單管理指針對某項職能范圍內的管理活動，分析流程，建立管理明細，并對流程內容進行細化、量化，形成清單，列出清晰明細的管理內容或控制關鍵點，檢查考核按清單執行。具體來說，就是在復雜的業務活動、管理活動以及與之相關聯的輔助活動中，運用“精益”的思想，克服以前僅靠經驗確定其關鍵因素，而是通過對各因素之間的相關性和重要性進行分析，識別出關鍵的控制點，繪制出高效、簡潔、清晰的管理清單，用于監督、檢查和評價績效的實施。清單管理的實質是一種嚴格按照既定規則來組織企業的經營活動的管理和控制體系，而把清單管理引進到公司內部，其實質就是把某些潛規則進行明文規定和標準化。

二、清單管理的類型

清單管理針對不同的管理項目、管理對象、管理內容，有以下不同的表現形式：

1.臺賬式：如人力資源要建立《員工花名冊》，設備管理要建立《設備清單》，采購控制要建立《供應商名錄》《采購清單》，銷售部門要建立《客戶清單》等。

2.檢查表式：如在《資產巡檢表》上，可以建立關鍵設備的名稱、保養部位、保養時間、保養效果，細化到最小點。設備需要保養時，各個崗位上的員工只需要根據清單上列出的部位進行保養即可，既不會出現遺漏，又可以讓每個關鍵環節都得到有效保養。

3.總結式：總結式在制度規定的描述上，表現為簡明扼要指明問題的關鍵和核心所在。如“四無”是：現場必須做到無垃圾、無雜物、無閑聊人員、無亂放成品半成品；“五不走”是：當班任務不完成不走、設備不擦凈不走、材料不放整齊不走、工具不清點好不走、現場不清掃不走。

4.可追溯式：在清單的動態化管理中，對于量化的數字型變動情況，采用打“正”號，以反映實時的狀態。對于檢查類清單，簡單而高效地打“√”、打“×”法，以跟蹤每個工作執行和檢查時的狀態。

三、清單管理的一般特征

清單管理的一般特征是：（1）防錯性。在信息資源日益多樣化、復雜化的今天，人們面臨著海量的信息，需要加工、處理和歸并，其中有些信息的復雜性已經超越了個體所能控制的范疇，在使用過程中難免出錯，但是如果利用清單進行管理，可以有效地降低失誤率，對認知缺陷、記憶缺失、注意力不能集中等方面起到制約作用。（2）重要性。清單中并沒有詳盡地列出內容，也沒有詳盡的說明書，它只包含了以科學理性判斷為依據的關鍵性元素和必要的基本因素，并清楚列出了必要的程序。（3）明確性。好的清單通常要求有明確的測試步驟，即使是在最復雜的環境中也能方便地操作，做到簡潔、快速、高效和實用。（4）高效性。在制定計劃時與員工在每個步驟都做好積極溝通，保證了關鍵的資訊能精確、全面，有條理地做出決定，并有計劃地進行。（5）執行性。清單中對各項執行時間設定了明確的檢查位置、檢查方式。這樣的清單簡潔清晰扼要、目的明確。譬如手術中的物品清點，就完全參照清單對手術器械進行一對一的清點，對確保手術嚴密具有重要的作用。（6）預見性。通過對以前事件規律進行歸納總結，對將來的不確定做出預判并提前規劃是項目清單管理的關鍵，只有提高了預測能力，方能凸顯全方位、細節化的特征。（7）動態性。由于企業內部和外在的環境是不斷變化的，清單管理作為實現企業管理目標的一個工具，也需要不斷進行調整和完善，以準確反映該項管理活動的實時狀態。

四、清單管理嵌入管理會計體系的邏輯性分析

在管理會計體系中引入清單管理，能夠有效地對企業經營活動的規模和運行軌跡進行有效的控制，可以有效地提升管理會計工作的效能，從而實現公司的發展戰略目的。

（一）必要性

管理會計與清單管理的特征有著緊密的相關性，對兩者分別進行分析后發現，清單管理有兩項重要特征：執行性以及預見性，管理會計也具有戰略以及價值創造兩項屬性。對上述四項屬性進行兩兩組合分別可以滿足目標統一性要求、過程聯合性、性質互補性要求以及操作有效性追求，上述四項企業需求之間相輔相成、互相關聯，可以為企業目標的實現提供最有效的保障。

（二）可行性

在管理會計系統中執行清單管理，其可操作性程度高，是一種比較簡便的管理方法。從組織的能力要求和技術資源層面來看，國內大多數的公司都可以實施這種管理。在實施嵌入的同時，只需要企業能夠在技術、人力、財力等方面給予適當的資源支持即可。這樣，就能使企業的管理會計得到有效的發展，如果在對清單進行管理時，能充分利用信息系統，這樣就更能有效地增強公司的核心能力。

（三）可接受性

將清單管理納入管理會計系統，并不會對企業現有的組織架構、信息系統、業務流程、運營模式及財務管理系統產生顯著的影響。各職能部門都可以在現有的工作流程上整理管理清單，為公司的戰略轉型及發展提供所需信息。在此過程中，一般的管理者和職工都不需要更新管理制度，而實施這種管理模式的人力資源阻力也比較少。雖然在進行嵌入時，會在一定程度上受到時間、道德、政策等方面不穩定因素的影響，產生一些不利結果，但是其所形成的風險相對比較容易進行控制。

五、清單管理在管理會計體系中的積極作用

從屬性上看，清單管理可以彌補管理會計的不足。第一，清單編制具有很強的專業性。根據大數據分析方法、電子管理表格等，可以很好地運用各種價值通道來實現公司的盈利，這也是管理會計的核心。第二，清單采用量化管理方式。能夠豐富管理的細節點，通過會計類管理表單可以對各單位數據進行全面的統計，從而完成管理會計中的定量化需求。第三，通過對各種重要性不同的業務進行分類管理，針對某些投資金額巨大、項目性質復雜、影響程度高及人員復雜的項目，可以提取其中關鍵節點及關鍵因素，并有針對性地進行關注、調整，在此過程中實現成本和收益的均衡，給管理會計進行全面的分析和優化提供方便。第四，這是一種全面參與式的管理方式。清單管理可以全面、全方位記錄每一事項的細節，包括發生時間、參與人員、參與方式、結果預期等等，讓人人都明確自己在這過程中的位置和作用，提高責任意識；也能很好地找到各個節點的負責人員，讓管理更方便有效。第五，以管理表單為導向的經營模式是一種具有結果導向的經營模式，可以從深層次的總結中得到比較有規律、更符合事實的經營方向。這樣的評價方式，有很好的說服力，有很好的指導作用，可以指導員工組織、部門實際運行、生產；為客戶的營銷工作和數據支持，提供有效的道具指南。

六、清單管理在管理會計體系中的局限性

不得不承認，清單的管理方法太過繁瑣，所以在運用起來的時候，難免會有弊端。首先，如果系統太多、太復雜，會使公司的政策制定過程變得太慢；其次，要處理好該項業務，可能必須要有更多的管理和會計人才。另外，會造成公司工作模式過于僵化，效率低下，管理成本高昂，管理人員數量過多，溝通效益低下，人員協作不力等問題。而且，以“定量分析”的形式進行清單的管理，與靈活的管理策略相沖突；因為在此過程中，人們會忽視真正的情緒，也不會過多運用到經營技巧。在運用清單進行對人員的管理時，員工并不能感受到真正的溫馨，從而影響到公司的長期發展和企業文化建設。因此，在未來的管理工作中，我們要根據自己的實際情況，制定相應的柔性管理，保證管理的創造性和主動性，特別是在處理突發事件、商業機會的探索、機遇的把握等方面，賦予經理人更多管理權限空間，使其可以針對自己的工作內容進行高效探索，更加靈活地處理工作過程當中遇到的問題。

七、清單管理嵌入管理會計體系的實現方式

在市場經濟快速發展的今天，將清單管理納入管理會計系統，已經成為企業提高內部控制質量的重要手段。因此必須采取行之有效的方法和措施，使清單在管理會計系統內的作用得以充分體現，發揮出其巨大的實用性。

（一）利用戰略清單合理配置資源

企業戰略可以指引長遠發展方向，明確發展目標，指明發展點，并確定企業需要的發展能力，戰略的真正目的就是要解決企業的發展問題，實現快速、健康、持續的發展。在企業的發展過程中，可以用戰略清單將其有機地反映出來，從而能夠對公司的發展策略、能力和資源進行全面剖析，而這些能力和資源，可以用來進行戰略計劃的制定。具體地說，可以從實現目標的能力和目標的重要程度兩個層面進行，運用平衡計分卡片，從財務、客戶、內部運營、學習與成長四個角度建立清單管理。

（二）利用生產清單節約生產成本

目前，在競爭日益加劇的情況下，成本控制是企業最大的競爭能力。為了對成本進行有效的管理，需要對產品成本進行準確計量并不斷優化降低成本。在這種情況下，管理會計可引入生產清單，將生產所必需的各類生產要素羅列在表格中，將生產成本以動態的形式展現，以便于實時關注成本動向并及時進行調整。例如，某項生產活動只耗用人力、動力以及材料，則管理會計可將各類資源的使用情況及時地統計并收錄大數據庫中，并將其用清單的方式展現出來。此時，管理會計可以通過對某一階段的數據進行分析并統計出該階段的生產成本，當該階段的材料成本與動力成本明顯下降時，則可以推斷該階段的人力表現具有優勢，那么就可以總結此階段的人力特點，并加以廣泛推廣以降低該生產活動的成本，從而提高公司在市場上的競爭力。

（三）利用銷售清單優化管理模式

銷售過程歷時較長其變數較多，管理會計可依據該項工作的主要特征制定銷售清單，以提升銷售工作的有效性。首先，管理會計可以把銷售細分為不同的項目。以銷售量為例，將年銷售量分解為月銷售任務，并針對不同地區前一階段的銷售情況，將總銷售任務再次按地區分解，從而制定出各地區當月的銷售目標。其次，管理會計可依據銷售部門的計劃，將實現該目標所需的步驟以清單的模式列示出來。這樣，銷售部門會取得完成年度目標的路線圖，其工作內容和方式也更加精準。同時管理會計也可與銷售部門及時溝通，當其中某一項事項完成后，管理會計可將其備注完成，若某項工作未能按時完成，則管理會計需要及時提醒，這樣在無形中就可以提高企業的效率并提高企業的競爭力。

（四）利用工程項目清單提高建設工程的整體效益

企業在發展過程中，會面臨許多大大小小的建設工程項目，在項目管理過程中除了工程質量的追求，工作效率也同樣重要。新時期，與之相關法律法規、制度等的日益完善、內控需求不斷提高，因各種繁瑣的審批手續導致建設流程被拉長，而且有時候多個項目一起減少，這導致對項目的全面掌控難度就會加大。這時候建立清單管理，將大大有助于管理人員迅速掌握項目整體進度，逐項對比、審視關鍵節點的完成情況，以確保后續工程按計劃開展；同時還對項目進度計劃表的編制、項目整體完成進度予以控制，后續相關部門的配合工作提供相關數據；項目完成后對清單中各子項的完成情況及時間耗費進行系統的歸納整理，得出一套在新的工程項目中可以用來借鑒的參考性指標，最終提高公司的整體工程建設的質量及效率。

結語：

總之，清單管理是一種高效的管理工具，將它嵌入到管理會計體系當中，能夠明顯地增強管理會計的專業性、系統性、針對性、合理性等。從以上的分析可以看出，管理會計可利用各類型的管理清單為企業的發展提供幫助。清單管理嵌入，同時也能促進企業管理人員管理經營活動，不斷地學習和應用清單管理，并不斷地將其豐富，發揮出更大的效能，從而不斷提升企業的綜合管理能力并給企業創造更高的利潤。

（作者單位：中新蘇州工業園區環保技術有限公司）