桌面級關系型數據庫在企業管理中的應用

李斐

現階段很多企業優先考慮的大中型數據庫，在企業管理中發揮出良好作用。大中型數據庫對于部分基礎事務管理系統建設仍然存在一些不足與短板，需要針對性改善，打造更加貼合企業需要的事務管理系統。本文從企業實際生產經營出發，對建立桌面級關系型數據庫的必要性與可行性進行分析，探討其在企業管理中的常見應用場景。

企業在生產經營中會產生大量信息、數據，為了獲得更多發展機會，企業會對其進行整理、加工、存儲等操作，只有確保這些工作的有序有效開展，才能幫助企業管理者乃至決策層在瞬息萬變的市場競爭中及時獲取做出經營決策所需的最新信息。現階段，越來越多的企業開始引入ERP項目，并積極與軟件開發公司合作，開發訂制化的業務管理系統，逐步實現企業主線生產經營過程資源的高效管理。企業發展過程中，正以日趨普及化、多元化的應用信息系統開展內部資源管理工作。

一、企業建立桌面關系型數據庫的必要性與可行性

（一）必要性

ERP等項目實施更多的是以國際上成熟的標準化、模塊化大型數據庫為模板，然后結合企業現狀與需求，進行訂制化的改造，實踐中收效顯著，大幅加快了企業的管理現代化、管理數字化進程。但在實際應用過程中也存在著一些諸如系統核心固化、國際國內具體管理思維與管理要求存在差異、信息系統龐大難以適應企業內部較高頻率的管理進化要求等問題。特別是隨著企業高質量發展的現實需要，企業管理的“精細化要求－現狀整合－再精細化要求”是一個動態而持續的過程，其中所涉及的數據調整，是大型數據庫的更新節奏無法有效滿足的。為了更好地應對上述問題，企業可以適時適度地引入桌面級關系型數據庫。

另外，傳統大型數據庫在數據信息管理中，具有一些無法避免的先天硬傷：第一，用戶操作不便。大型數據庫系統中的數據和格式具備相應的特定形式，往往集中在用戶界面，但在很多應用需求上，需要做到對信息的快速查詢，將用戶信息及時顯示出來，而系統無法完成該項任務。再加上不同用戶界面對應不同內容，為維護工作開展增加了很多工作量。第二，用戶為了迎合數據庫本身的數據嚴謹性要求，在操作時會出現一些無效記錄，甚至還會遇到一些諸如無法交貨之類的系統難以有效調和解決的問題。而通過應用桌面級關系型數據庫，能夠實現對數據失真問題的及時調整，避免產生數據庫邏輯與現實邏輯相悖的記錄，并可對數據歷史進行追溯，在輔助系統幫助下，能夠方便用戶開展記錄查詢操作。

（二）可行性

數據庫的設計過程，主要是按照數據結構開展組織、存儲和數據管理操作，常見內容包括物理數據層、概念數據層以及邏輯數據層等內容。桌面級關系型數據庫能夠更好地完成數據共享任務，降低數據冗余度，實現數據集中控制操作，突出數據一致性、獨立性和可維護性等特點，強化數據可靠性，這也是關系型數據庫的應用優勢所在。在企業發展過程中，自身運行所產生的數據結構比較單一，對應的操作和查詢要求有限，而通過關系型數據庫應用，能夠發揮這些數據的優勢。桌面級關系型數據庫品種很多，如DBASE系列、MSAccess、FoxPro等，同時還包括一些開放源代碼，最具代表性的當數MySQL。相比大型數據庫，桌面級關系型數據庫編程內容并不復雜，特別是關系型數據庫采用二維表結構儲存與管理數據的模式，使其操作性較強，能夠被更多用戶所接受和靈活使用。較之大中型數據庫，桌面級關系型數據庫能夠滿足企業個性化需求的內在邏輯是其可視化編程的便捷性，企業管理人員依據自身管理經驗可以快速完成數據庫構建，繞開了耗費大量時間、精力的需求調研、產品設計等環節，而且能夠隨時根據管理需要進行快速調整。桌面級關系型數據庫的架構模型如圖1所示。

二、桌面級關系型數據庫在企業管理中的具體應用

（一）用戶及角色管控

企業信息管理系統之中，涉及的運營及管理數據數量龐雜，這些數據往往均存儲于數據庫內，為了確保數據安全，數據庫操作系統安全性維護顯得尤為重要。因此，在桌面級關系型數據庫應用時，相關管理者應禁止沒有權限的用戶訪問數據庫。在用戶開展數據庫操作前，系統可通過用戶標識識別、鑒定等查驗用戶身份，之后由系統進行二次查驗，等到驗證通過后，才可進行正常操作。從用戶標識建設角度來說，常見內容有用戶名稱、用戶密碼兩方面。另外，在企業管理信息系統內部，用戶管理及劃分形式選擇，主要是根據部門職責情況進行的，各職能部門會單獨設立用戶組，并在多個部門內創建用戶，突出各自的管理職能，而且不同用戶具備不同級別的密鑰。例如，企業的市場經營機構在工作過程中，需要將本部門作為一個用戶組，之后根據部門內的分工情況，建立具體的經營大盤數據控制用戶、合同管理用戶等。桌面級關系型數據庫在實際應用時，數據庫管理人員可通過具體語句，在數據庫中建立新的用戶，用戶創建內容主要涉及用戶名、密碼、授權用戶權限等等。

在新用戶開設方面，可依靠CREATE PROFILE語句建立具體的概要文件，之后設定相應參數，限制用戶連接失敗次數。以MSAccess數據庫為例，軟件本身就提供了良好的可視化新建用戶界面，更易于企業基層管理者的使用。從權限角度來說，桌面級關系型數據庫權限內容包括系統權限和對象權限，能夠做到用戶和角色的相互結合，打造邏輯分離制度，保證用戶訪問過程的安全性。例如，企業在利用桌面級關系型數據庫執行管理任務時，可根據不同人員職責，設定系統管理員、部門主管、普通業務人員等角色，賦予其不同權限。其中，系統管理員除了管理數據庫之外，還要對整個系統運行情況進行觀察，分配好下屬人員的權限，同時具備修改權限的權利。

（二）視圖的使用

所謂“視圖”，主要是將眾多數據庫子集展示給用戶，在視圖構建幫助下，用戶訪問數據能夠得到展示，且具備良好的隱私性，針對一些重要數據可自動加密。與此同時，用戶訪問視圖權限同樣能夠進行劃分，避免其他基表被泄露。例如，某些企業發展過程中，用戶需要對企業內部產品材質數據進行了解，對于其他數據如材料價格等則需要進行隱私處理，該操作往往可以借助于視圖構建來實現。雖然視圖建設能夠對用戶的數據訪問權限進行限制，提升數據安全性，但其整體安全性不高，未經授權的用戶也能對特定視圖進行訪問，這一點需要相關管理者重點關注。具體視圖對應內容如表1所示：

（三）與企業實際管理業務的結合

桌面級關系型數據庫在企業實際業務中的應用，更側重于對企業個性化管理的滿足。以筆者所在單位為例，近年來對往年預估應收賬款的管理力度不斷加強，從最早的往年預估應收賬款信息管理、開票與否的管理，逐步向對應的生產動態管理、合同結算管理、結算環節精細化管理、開票計劃與落實管理、原因分析與分類管理等方面進行延伸，涉及多個企業管理職能界面，數據統計、更新的工作量繁雜。這類業務如果放入ERP系統，由于ERP本身模塊化的因素，是無法開展的；如果用訂制大中型數據庫的方式，管理要求的變動也會讓訂制過程變得復雜而曲折，訂制成本也是需要考慮的因素；如果利用傳統的EXCEL表格，數據量偏大，多個部門的人員對數據的錄入、更新存在不便，而且表格列項目的龐雜，本身也不利于提高數據維護的效率。反之，使用桌面級關系型數據庫，則可以提供一個全新的工作思路。依托企業服務器，由業務管理人員通過易學易操作的MSAccess數據庫快速搭建桌面級數據庫平臺，各業務口定期更新需要數據，在數據庫內進行整合匯總，進而實現管理要求。

（四）審計技術

此處的“審計”，是指數據庫自身的運行數據收集、分析、評估，進而形成對數據庫使用現狀的客觀評價。一般來說，審計操作的實施，主要是為了對用戶動作進行監控。通過桌面級關系型數據庫的審計特性，幫助管理者了解和整理數據庫開展的具體活動內容，限制用戶的不規范操作行為。從以往數據庫審計操作中能夠看出，該內容主要設計表和視圖審計以及系統設計兩項內容。目前，桌面級關系型數據庫所支持的審計類型有三種，即語句審計、特權審計和對象審計。從桌面級關系型數據庫允許的審計選擇角度來說，主要涉及以下幾種：第一，語句成功執行、失敗執行；第二，對用戶行為進行審計，其中也包括部分特定用戶行為；第三，對每個用戶會話審計語句執行一次審計操作。企業管理系統在運行過程中，相關人員可以借助于對象審計以及觸發器，實現對系統關鍵表的有效控制。但審計操作會導致系統運行出現一些問題，一般只有在異常操作問題出現后執行。

（五）數據恢復和備份

企業信息管理系統運行時，為了更好地確保信息安全與穩定，避免由于計算機系統故障而引發數據丟失現象，相關人員應做好數據庫安全防護操作。另外，除了數據庫防護機制設定外，還要開展相應備份操作，避免系統出現崩潰影響企業的正常生產經營。在桌面級關系型數據庫應用過程中，數據備份主要涉及物理備份和邏輯備份兩種形式。其中，物理備份包括脫機備份和聯機備份，當數據庫正常關閉后，脫機備份開始進行。聯機備份主要是在數據庫運行時進行備份操作，并不會對用戶正常瀏覽數據庫產生影響。而邏輯備份，是根據數據庫記錄集，并將該類記錄集錄入到文件之中。另外，在EXPORT等程序幫助下，邏輯備份操作能夠穩步實施，并依靠程序完成數據庫恢復操作。常見的備份工具包括EXP/IMP備份、第三方工具等等。無論選擇哪種備份形式，均需要開展數據庫數據文件、日志文件等備份操作。為了維護企業管理系統的穩定運轉，企業管理人員可根據行業特點、數據庫大小、業務關鍵節點完成（如月度、季度、年度結算后）等情況，確定最佳的數據修改頻率，讓數據庫安全備份始終處于最佳狀態。例如，管理者應根據實際情況，對備份內容、周期等進行準確操作，選擇合適的備份手段，確定最佳的保存時間。

三、桌面級關系型數據庫應用注意事項

數據庫共享共用的特點已經深入人心，企業應安排專業部門做好數據庫系統管理工作，通過對各個職能、數據結構等的管理，讓數據資源共享始終處于良好狀態。另外，數據庫在應用時，主要是發揮數據存儲功能，這也要求桌面級關系型數據庫需要呈現出關聯性和秩序性特點，尤其是相同文件內的數據，關聯性優勢理應得到展示，打造統一的數據組織結構，為后續數據應用創造良好條件。更為重要的是，桌面級關系型數據庫具備獨立性特點，相關人員應確保數據庫內外結構處于完整狀態。

結語：

計算機數據庫技術發展到現在，已有半個多世紀，現代企業在生產經營管理中愈發頻繁地使用著數據庫技術。企業在引入國際上成熟而復雜的大型數據庫、借助軟件開發企業量身定制的各種管理業務系統這兩種模式之外，可以嘗試用界面簡化、小巧靈活、能夠充分發揮企業基層經營管理人員經驗積累的桌面級關系型數據庫，打造其數據庫應用體系的“第三層級”，更好地滿足自身改革發展進程中管理不斷深化、變動的客觀需要。這種桌面級的數據庫，在運行成熟后，甚至可以作為企業訂制大中型數據庫時架構基礎的參考，以加快訂制完成的進度，提高其使用的接受度與融合性，縮減訂制過程，降低成本。

（作者單位：中海油能源發展裝備技術有限公司深圳分公司）