建筑設計公司業財一體化管理系統研究
——以J設計院為例

武文宗

（江蘇省建工設計研究院有限公司，江蘇 南京 21005）

一、研究目的及內容

本文在現有資料的基礎上，借鑒國內外企業業財一體化管理系統的先進經驗，探討了通過完善財務信息管理系統，對于建筑設計項目做到全過程監管，真正實現項目的科學監管，加強建筑設計公司對項目的監督和管理，同時提出改進的措施和建議。

本文以J設計院為例，通過分析其現有信息管理系統，發現目前項目管理存在的主要問題以及形成的原因，從原有電子簽章的信息化構建到業財一體化融合構建，通過系統化的數據流轉、信息互通、流程管理，實現數據融合、業務融合、管理融合，促進前后端數據流、業務流、信息流的流轉效率提升，提升后端對前端的支撐和響應能力，以應對復雜的業務變化。

二、J設計院信息管理系統現狀分析

隨著經營范圍的延伸，J設計院原來僅涉及的設計業務，已經逐步往前延伸至項目咨詢、往后延伸至項目施工以及行業內全過程管理的推廣，傳統項目管理系統已無法滿足現有業務的需求。現階段，傳統項目管理系統存在以下三個方面問題：一是業務部門與財務部門缺乏關聯性；二是項目系統和財務系統不同，數據不互通，產生系統之間的信息孤島問題；三是信息不同步導致決策不及時。所以，迫切需要業財一體化的管理系統的建立。

目前，J設計院使用的是三綱電子簽章平臺。由于工程設計企業是典型的技術、知識密集型企業，設計產品是各專業技術人員運用多學科、多專業的知識與技能，利用各類設計輸入資料，通過自己的經驗水平形成的智力勞動結晶。這一輸入產出特性使設計、校審、管理等角色需要對圖紙簽章蓋章時，使用插入簽名圖片的方式安全性難以保證，簽名圖片一旦被復制就會滿天飛，不利于責任終身制的落實。對此，J設計院亟需建立健全信息管理系統。通過電子簽章系統與協同設計平臺的集成，可實現在協同設計平臺上直接點擊簽章，實現圖紙加蓋電子印章和電子簽名，使得圖紙環節的流轉及時順暢，資源共享充分圓滿，告別扯皮推諉。對需要歸檔的終版電子文件進行電子簽章歸檔。實現知識資源管理系統與電子簽章平臺的集成后，只需打開文件，自動驗證歸檔章，即可確認該文件歸檔信息，可以有效保護多年積累的寶貴圖紙資料，改善檔案管理的規范化程度，提高圖檔資料的利用率等。

三、業財一體化信息管理系統的作用

一是促進財務管理內容更全面。無形資產確認、計量的困難，使傳統核算型軟件受到很大限制，管理者在進行財務決策時也很少考慮這些無形資產。除了財務系統外，還包括供應鏈管理、人力資源等系統，可以從各方面對這些無形資產進行分析、預測，豐富了財務管理的內容。

二是可以突出財務管理的整體性。業財一體化管理除了提供必要的財務報表外，還提供多種管理性報表和查詢功能、財務模型和分析模塊、財務管理信息等，為戰略決策和業務操作等各層次的管理提供服務。對于大量規范業務的計量，可以在初始化中進行設置，自動生成相應的憑證，記錄工作可以由系統自動完成，計算和報告中的大部分工作，也通過系統設置進行自動完成。業財一體化管理，保證會計信息的相關性、可靠性，以及財務管理所需信息的質量；系統的實時性又能保證會計信息的及時性。

三是促進財務管理與業務管理有機結合。在一個集成的環境下，當業務系統能夠正常運行時，很容易驅動會計核算系統正常運行，但財務系統很難驅動業務系統。通過構建業財一體化信息管理系統，財務部門和業務部門可以加強聯系，實現數據共享和交流，推動業財融合的實現。

四是有利于細化成本核算對象。細化成本核算對象，按編碼核算成本，實現同一項目負責人內部物資轉移，使成本費用控制高度集中。此外，還可以實時監控采購物資的實際采購價格，及時了解公司各項大宗原材料等市場信息，促進采購成本降低，保證公司成本和利潤的核算更加真實、科學、準確。

五是有利于完善企業資金管理模式。資金管理的兩個重要功能：自動實時生成現金流量表，利用內部銀行結構對企業的資金使用情況進行量化考核。以此進行資金的合理分配與運用。通過構建業財一體化信息管理系統，有助于企業管理者對資金的來源及流向有更清晰的認識，有利于提升企業資金管理水平。

四、建筑設計公司構建業財一體化管理系統的路徑

第一，主動打破信息孤島，全面搭建系統平臺。構建業財一體化管理系統的關鍵是要打破系統之間的信息孤島和做出系統調整，這是建筑設計公司面臨的重大挑戰，公司對系統的需求也從早期的功能實現為主逐步轉向更深入的全過程管理及分析決策支持，以滿足市場的新要求、新機遇。

J設計院通過三綱系統不僅搭建項目管理、生產管理等各類業務系統，也進一步搭建業務收入、人力成本、資產管理等構造業財一體化系統。這種方式不僅信息傳遞速度快，還打通了各個模塊之間的數據流，在這個業財一體化平臺中提供了通用的數據引擎，同時可以和第三方的財務系統進行對接，有助于解決公司內部數據不連貫、不統一、不及時的問題，讓管理者實時可以關注當前業務、財務的動態，為決策提供科學的數據支撐。

第二，充分發揮業財一體化的價值。業財一體化下的項目管理系統，可以通過匹配實際業務需求，統一搭建圍繞業財一體的項目管理模塊，打通項目進度、合同、工時及成本管理之間的數據流，形成實時的數據看板，為業務提供決策支撐和經營分析。

項目業財一體化的價值可以總結為管理的三板斧，分別是開源、節流和決策。通俗地講，就是通過該系統可以直觀地看出哪些項目賺錢，哪些項目的投入可以省錢，然后來幫助管理者做出科學的管理決策，以提高企業的利潤率。

開源。通過拓展的項目以及對整個項目的信息流進行分析匯總，包括項目類型、合作對象、收入支出、人工等等多維度的數據的整合和處理，管理者可以實時得出項目的價值及利潤，從而快速驗證這個項目實際產生的效益。通過實時的利潤分析，相當于為持續向前沖的業務部門加了一個儀表盤，可以讓業務管理者在決策的時候可借助更多的數據支持，以決定業務方向是繼續往前沖還是及時剎車，降低試錯成本。

節流。結合項目進度查看當前的預算結余，例如，當某一個項目的預算支出已經超過80%，而項目進度僅僅只有50%，這時管理者就需要思考如何來合理分配和利用剩余的預算額度。在進行成本管控時，管理者往往也會遺漏一個要點，即人工成本的投入，通過項目管理的項目人員分配，可以統計出項目總體的人工投入成本，多維度地記錄項目成本。最終，通過多維度核算項目的收入、進度、工時投入及費用支出，可以計算出項目的投入產出比，更好地分析整個項目的成本情況。

決策。在業財一體化系統下，整個業務分析就如同一個全身的核磁共振，細化到每個業務神經元，直觀地展示各個業務脈絡的問題，幫助管理者迅速診斷，讓管理者可以更好地在節流方面進行決策，明晰到底是砍人員、砍項目、還是砍預算。在業務決策方面，也提供了更加全面的數據維度，例如，更加全面地分析高價值客戶、主要收入來源區域、最優投入產出比的團隊或個人以及歷史的收入/利潤增長情況，這些都可以通過報表的形式一覽無余。提供全方位的決策支撐保障。基于這一套業財一體化模式，所有的數據都是實時流動的，有助于保證決策的高效性及時性。