企業采購的內控流程設計與控制研究

魏玲

摘要：如何優化企業采購的內控流程是很多企業一直潛心研究的重要課題，其與企業經濟效益的提升有著密切的聯系。對此，筆者將圍繞內控流程設計與控制這一核心內容，基于企業采購的視角針對內控流程概述、存在的問題以及實踐策略等多個方面展開一系列的探究和討論，旨在為從事企業采購內控管理工作的相關人員略陳管見。

關鍵詞：企業采購；內控流程；設計；控制；策略

中圖分類號：F274

引言

企業采購是內控管理工作中的重要內容，同時也是維持企業各項經營活動高效開展的關鍵所在。采購內控管理成效會在一定程度上影響企業的經濟效益，因此企業管理高層需明確采購工作對于企業運營發展的重要意義，并對其內控流程設計與控制加以重視，這也是筆者將要同大家分享和探究的主要內容。

一、企業采購的內控流程概述

企業采購的內控流程通常涵蓋四個重要環節。首先，是采購計劃審核環節。在此過程中，企業必須不斷地對產品的供應范圍及其審核過程加以明確，清晰明了的采購項目審核流程能夠有效推動企業采購活動的各項職責以及權限的落實。其次，是供應商的動態評估環節。在采購過程中企業還應建立科學的供應商評估系統，以科學、合理的評估指標對供應商進行定期的評估研究，以此為依據幫助企業按照最新的評估結論對采購計劃做出調整。再次，是采購驗收環節。企業必須不斷加大對此環節的內控管理力度，將供貨時間、供應方法以及驗收流程進行細化，實現對采購流程的透明化、信息化管理。最后，是付款審核階段。在該階段中企業必須對應付賬款與預付賬款的權責范圍以及付款條件進行明確，并在采購項目的內控流程中嚴格執行［1］。

二、企業采購內控流程存在的問題

（一）采購合同訂立與審核不當

采購合同履行是否合法合規，能否根據合同內容執行完畢，將會對企業的經濟效益產生直接影響。采購合同因訂立或審核不當而產生的內控問題主要體現在以下幾點：首先，采購價格偏高。企業在簽訂采購合同之前，未能綜合、全面地對當地市場進行調研，對市場價格缺乏深刻的了解，因此難以根據當前的市價準確地對供貨商采取調整報價等措施，未能開展規范的招標工作，因而導致采購價格偏高。其次，合同條款并未執行。部分企業在采購合同中已經注明了違約條款，可是當采購項目中實際發生違約行為時，該條款卻形同虛設，企業并未執行。由于供貨商原因而無法及時交付，影響企業正常運營的情況，企業也并未依法追繳違約及索賠責任，繼而使得企業承擔了相應的經濟損失。再次，在企業招標環節作弊。部分投標供貨商為了能夠成功地拿到招標合同，有時會采用一些非法手段，對企業采購項目負責人實施行賄討好，套取企業的采購報價底線，并予以虛假優惠，以此來實現成功中標的目的。但是在實際的供貨中，供貨商想要達到利潤最大化，以次充好，從而在一定程度上對企業造成經濟損失。最后，缺乏對采購合同審核工作的重視。部分企業通常會將采購工作的重點放在質量驗收和付款審批，從而極易忽略采購合同審核工作的重要性，缺乏科學、規范的采購合同審核流程，最終導致合同審核工作趨于形式化，無法真正發揮其審核作用。

（二）供應商的準入不嚴謹與評審不規范

企業供應商通常會有明確的準入管理制度作為采購內控管理工作的基礎，但若是對市場準入管理制度并不清楚，便會有人為因素的影響，而無法嚴格依照規范程序對供貨商進行審核評價，此時所采購商品的質量、價格以及供應日期等均無法得到保障。此外，若是對供貨商沒有科學地開展內控考核，也沒有把定量及定性的考核指標有效地整合在一起，就會出現供應商的準入評審工作趨于形式化，而采購人員則有一定的契機徇私舞弊。企業若沒有把供貨商評審工作落實到位，僅僅進行形式上的供貨商評估，而不在具體的實施中按規定落實，便會導致采購商品的質量得不到保障，且采購價格被高估，長此以往勢必會對企業的發展前景產生負面影響。

（三）采購驗收不嚴格，采購到的貨物質量存在瑕疵

部分企業因人力資源有限而導致采購部門的人員配置不足，采購崗位和驗收崗位未能得以分離，經常由同一人員所兼任，這會造成采購驗收工作不嚴格，使得企業所收到貨物資質量存在瑕疵。比如，采購驗收人員自我監督意識薄弱，導致驗收成效不佳，瑕疵品數量較多。再比如，采購驗收人員以公謀私，以次充好，因而導致貨物質量水平堪憂，不利于企業的長遠發展。

（四）采購付款審批環節控制不到位

企業在開展采購工作之前需完成采購合同的簽訂工作，而采購合同必須在平等、公正、透明的原則上進行簽訂，并同時對采購價款、質量標準、交貨時間、支付方法以及經濟違約責任賠償范圍等內容作出清楚的標注。由于采購合同涉及企業資金流轉等問題，因此企業針對采購合同的前期審核工作尤為重要。基于此，企業需要充分將采購工作與付款審核工作進行分離，把職責和權利都進行明確，以便于對采購活動進行更有效的監管。若企業采購內控管理中并未對財務人員設有單獨的審批權，則無法確定合同文件、入庫單、收據文件的內容均是一致且有效的［2］。此外，若企業采購項目中的財務人員未能與供貨商完成應收賬款與日常賬務的核算工作，無法依照合同要求完成賬目核對，雙方就無法對采購內控管理工作中所出現的問題進行有效地解決，從而給企業造成經濟損失。

三、企業采購的內控流程設計與控制實踐策略

（一）制訂符合需求方向的產品采購計劃

企業采購部門應當按照實際狀況，合理制訂科學的采購計劃。采購計劃應當與企業的采購預算、運營規劃、庫存管理和市場物價變化相契合。采購人員可以通過科學合理的計算方法，明確企業全年的最高采購量和按次實施的最高采購量。通過這種方式，不僅能夠有效防止企業因單次采購數量過多而浪費企業流動資金，造成庫存量過多，同時還可以合理地計劃最佳采購時間節點，在保障企業能夠維持正常生產規劃的同時，避免因頻繁采購而消耗的時間和精力。

舉例說明，企業的管理部門可以在產品的配送工作中多和運營部進行溝通聯系，根據企業在各商圈的門店分布情況和業務狀況來制訂產品的配送計劃。另外，對統配產品的種類和數量也要謹慎判斷。具體可以從市場價格和庫存儲量的角度進行統籌規劃，合理制訂符合企業需求方向的產品采購計劃，并將此計劃提交至企業采購項目負責人進行審核，相關負責人簽字批準后方可實施相應的經營活動。這種標準化的采購執行模式可以有效提高采購內控管理執行成效，減少不必要的經濟損失。

（二）提高產品質價比審查地位

市場價格的波動是瞬息萬變的，因此當企業采購人員制訂貨物采購計劃以后，就必須立即對當前的市場行情進行客觀、全面的分析和判斷，這也是企業開展采購項目的基本要求。舉例說明，企業在開展某種特定產品采購工作時，必須針對銷售產品的真實數量進行統計，再對產品銷售的周期性特點進行客觀分析，并以此為依據確定當前時期該產品的采購數量。而針對該產品的同類產品，企業可以就其知名度和質價比進行對比分析，在評價其品牌力和質量的同時，與同類別或同價位的產品進行橫向比較，并將最終的對比結果提交給企業的采購負責人，由其授權確定后才能進行后續的產品采購活動。

（三）嚴格控制供貨商準入標準

首先，企業需要確立供貨商準入標準。進一步完善和優化供貨商準入標準的評價系統，再根據企業自身的經營狀況對供貨商的資質、能力、技術優勢、產品質量、服務水平以及物流配送方式等多個方面進行全方位的考核，必要時還應該組建專業的評估隊伍，針對供貨商展開實地考察與調研工作，篩選出合適的供貨商并與之形成合作。其次，針對供貨商實施動態評估。企業在制定供貨商的動態評估標準時需將其財務狀況、公司聲譽、供貨準時度和產品質量使用合格率等數據信息列入動態評估范疇，信息評估管理系統必須不斷更新，將評估結果實時分享到企業采購內控管理部門，并按照評估結果對供貨商實行等級劃分，以便于采購內控管理人員對供貨商進行統一管理。最后，企業還應與供貨商建立良好的合作伙伴關系。在供貨商數據庫進一步優化后，企業可根據定期的考核指標進行供應商的分類和篩選，不斷淘汰不符合采購要求的供貨商，再引進新的供貨商形成競爭局面，最后和優秀的供貨商建立合作伙伴關系，并不斷加大與之合作的力度，通過合作使雙方的資源優勢得以充分發揮，從而進一步推動企業的長期穩健發展。

（四）加大對采購合同的審核力度

為進一步優化企業采購內控流程，采購部門還應對采購合同實施全面審核。在企業簽訂采購合同的初期階段，應重點規避采購合同的盲目簽訂、錯誤購買、虛增購買成本費用等現象，并嚴格遵循先消耗現有存貨，后實施采購的基本原則，避免錯誤的采購而造成存貨積壓、擠占企業流動資金等問題。此外，企業還應按照訂貨選廠、質量擇優、產品選型、價格選廉、運距選近、供應條件擇優、服務水平擇優的宗旨，適當加大對采購合同條款的審核力度，并規定企業在開展過招標活動后，需對中標供貨商再重新開展一次議標活動，從而進一步降低企業采購成本，維護企業長遠的經濟效益。

（五）完善企業審查會計信息系統

企業在針對采購工作實施內控管理時可以引入先進的信息技術，從而形成系統化的審查會計信息內控管理系統。在實施過程中，企業所有的采購支出票據以及電子收付記錄都可以通過信息系統來實現統一存儲，在完成企業財務管理信息的同時，還可以實現對企業采購項目所涉及的各個環節的統一內控管理。在此基礎上，企業還可以系統化管理相應的采購收據、采購合同、采購產品質檢報告、物流發票等相關憑證，以此來顯著提高企業采購內控管理效能，最大程度上保障采購數據信息的真實可靠性，還可以長期留存［3］。

（六）采購業務不相容的崗位應相互分離

首先，采購計劃的申報崗位與審批崗位要互相分離，避免企業采購項目出現由一人決定的情況，從而減少部分產品大量存貨而積壓閑置或浪費等問題的產生。其次，供貨商的咨詢比價崗位與最終價格確定崗位要互相分離，這才能確保供貨商選擇的公平性，并且可以有效規避舞弊風險。再次，采購合同的擬定崗位與合同審核批復崗位要互相分離，重要條款都要經企業法律部門確認經濟責任條件后再進行簽署，這樣有利于保護企業的合法權益。最后，采購產品的驗收管理崗位與會計財務管理崗位要進行賬實分離，其目的在于保障賬實一致。針對一些特殊崗位，企業還可以設置人員定期輪崗制度，以期充分發揮采購內控管理職能。

（七）落實企業采購產品質量的審查工作

針對采購產品所開展的質量檢驗工作需在產品入庫之前加以落實，嚴格按照事中監管方案實施，在進行外觀檢驗工作的基礎上，由內控監管部門和產品質檢部門使用不同方式實施協同質檢，以確保產品質量與采購要求相符。另外，企業還應將具體的質檢分析單據提交至內控管理部門加以審核，以確保質量檢驗數據分析的準確性和真實性。

（八）加大采購付款流程管理力度

采購付款環節的審核工作必須由財務部門獨立完成。審核范圍包括發票信息、合同條款等，財務人員需對各項資料進行比對，如發現異常問題，需在第一時間提交至業務部門進行整改。在采購付款的審核過程中，財務人員需在核實以后才能進行銷賬，支付前要求采購人員提供付款方案，待財務部門核實以后才能進行采購付款。此外，企業還應深入貫徹落實采購項目的定期對賬工作，財務部門需定期編寫對賬信息清單，交由采購部門和供貨商核實以后進行信息回傳，一旦出現信息不一致的情況，財務人員必須對其重新進行審核，以便能夠及時糾錯，提高采購付款流程的規范化。

四、結束語

綜上所述，為充分發揮內控管理在企業采購中的積極作用，采購部門應深入研究內控流程的設計與控制工作，并積極制訂符合需求方向的產品采購計劃，提高產品質價比審查地位，嚴格控制供貨商準入標準，加大對采購合同的審核力度，完善企業審查會計信息系統，采購業務不相容的崗位應相互分離，落實企業采購產品質量的審查工作，加大采購付款流程管理力度，從而更好地助力企業長期穩定發展的戰略目標。

參考文獻：

［1］易云峰.企業采購的內控流程設計與控制研究［J］.當代會計，2020（20）：34-35.

［2］郭興月.制造業企業采購內控流程的設計與控制研究［J］.納稅，2020，14（10）：89-91.

［3］柳鵬鳳.制造企業采購內控流程設計與控制研究——以A公司為例［J］.納稅，2020，14（05）：194-195+200.