國有企業行政業務精益化管理探索與實踐

王禹、伊志強、趙明 /北京衛星環境工程研究所

黨的十九屆四中全會指出，必須堅持一切行政機關為人民服務、對人民負責、受人民監督，創新行政方式，提高行政效能。作為國民經濟發展的中堅力量，國有企業要爭做改革路上的排頭兵，創新行政管理方式，提升管理效能，加快服務型行政部門的建設。企業行政管理與政府行政管理、企業管理略有不同，是為企業的改革發展而遵循一定的法律、規章制度及方法進行對企業職能性管理的總和，企業行政系統作為企業的中樞系統，在企業運轉中起著承上啟下的作用。企業行政業務精益化管理，是對行政管理模式、管理結構和管理內容持續優化的過程，既要注重效率和質量，更要精簡成本，細化優化行政管理工作中的每一個環節、每一個流程，確保每個環節和流程順暢銜接，促進行政業務向高質量、高效率、高效益轉變。

一、國有企業行政業務管理現狀

國有企業行政管理部門是按照傳統的行政管理模式建立起來的，行政業務在服務水平、管理流程、制度體系、成本工程及信息化等方面不能較好地適應新形勢下高質量發展的要求，與行政業務精益化管理仍存在一定的差距，具體體現在以下幾個方面。

1.“服務型”機關建設仍在路上

新形勢下行政業務管理的理念核心是服務企業發展，為企業生產和經營活動提供優質的服務保障，做好服務工作是高質量發展的基礎，大部分國有企業行政管理部門的服務理念及意識有待加強，與建設服務型行政機關的目標仍存在差距，用心服務好一線的手段方法欠缺，服務的標準化、規范化程度不高。此外，由于往往一項業務依賴某一人，部門整體效能制約了服務水平提升。

2.管理流程架構仍有進一步優化的空間

行政管理流程設計的出發點是工作目標的達成效果而不是工作過程本身，但隨著組織機構、管理環節的增多，國有企業部分工作流程繁雜、工作效率低下等問題時有凸顯。主要表現在3 個方面：一是審批流程環節冗雜，大部分審批流程設置多級審批，最終審批事無大小往往都堆積在領導審批的環節；二是工作交叉點繁多，同一事項需要走多個流程，存在權責不清晰、推諉扯皮的現象；三是重審批、輕監管，過分依賴流程審批，存在大小事項都通過流程審批進行管控，缺少監管意識。

國有企業已在各個管理事項中普遍應用信息技術，一定程度助推了管理效率的提升，但目前應用的信息化系統由于缺少系統規劃及統籌布局，推動行政精益化管理的效果未達到預期，信息系統繁多，類型各異，良莠不齊。系統無關聯，信息有孤島，各系統間彼此孤立，流程無關聯。同時，各業務部門也都是各自為政，所產生的信息化數據沒有實現信息的共享和使用，無法實現數據增值，不能有效促進不同業務工作更加高效開展。

3.管理成本仍需進一步控制

新冠疫情對經濟的沖擊要求各級行政機關必須真正過緊日子，各項支出務必精打細算，大力提質增效，把每一筆錢都用在刀刃上、緊要處。新形勢下國有企業管理人員的成本意識相對薄弱，與全員、全過程、全要素成本工程建設的總體要求相比仍存在差距；各個環節管理成本仍有進一步控制的空間，行政成本改革的措施還不到位。

4.規章制度體系建設仍需進一步加強

國有企業基本建立起一套較為完整的規章制度體系，但隨著自身改革發展工作不斷向前推進，原制度體系建設設計問題逐漸凸顯。主要分為以下幾個方面：一是不適應，不適應新的發展需求，不適應上級部門的新要求；二是不規范，制度管理業務框架不合理和制度層級不清晰，且制度名稱不規范；三是不科學，制度層層傳遞，導致上下“一般粗”，也存在不以上級制度為依據，僅考慮自身特點的問題。

5.信息化水平無法高效支撐精益化管理

國有企業已在各個管理事項中普遍應用信息技術，一定程度助推了管理效率的提升，但目前應用的信息化系統由于缺少系統規劃及統籌布局，推動行政精益化管理的效果未達到預期，信息系統繁多，類型各異，良莠不齊。系統無關聯，信息有孤島，各系統間彼此孤立，流程無關聯。同時，各業務部門也都是各自為政，所產生的信息化數據沒有實現信息的共享和使用，無法實現數據增值，不能有效促進不同業務工作更加高效開展。

二、國有企業行政業務精益化管理實踐

北京衛星環境工程研究所從日常行政管理事務的細節入手，將精益化理念融入到行政管理各個方面，全方位提升行政業務精益化管理水平。

1.優質服務助推精益化管理

研究所持續加強行政工作思維的創新與改變，積極轉變工作思路，以構建服務型機關為目標，創新提出了“主動服務、規范服務、精益服務”工作理念，站在業務辦事者的角度進行思考并改進問題。

（1）換位思考，創新服務方式

為讓一線員工更清楚了解各項行政管理流程，讓業務辦理更加順暢，組織開展行政業務指南編寫。重點解答辦理流程、步驟及重點關注事項，參照使用說明書的形式，讓辦事者一圖讀懂各項管理流程，助推“一站式辦理”，將服務送到基層的心坎中。以會議組織要素為例，該指南以表格的形式全面系統梳理出會議準備、會議召開、會后處理的先后流程、注意事項、預估風險、保障條件等要素，充分描述研究所辦會的特點，將會議組織各環節、全要素系統展現出來，讓辦會變得一目了然，大大提高了辦會的效率。

（2）固化經驗，促進服務標準化

研究所進一步細化各項業務的工作流程及工作程序，明確重點關注事項，以流程圖外加各環節工作重點形式形成行政業務標準作業指導書。指導書是在實踐操作中不斷總結、優化和完善而來的產物，綜合了行政管理人員在事項管理方面的先進經驗，避免了管理人員的一些不良操作習慣和不同理解所帶來的問題，對操作流程進行細化、量化和優化，不斷消滅憑經驗做事、各員工工作標準不一的問題，持續為一線部門提供標準化服務。

2.多措并舉，持續開展管理流程優化

研究所針對各項業務流程在實際執行過程中遇到的卡點、堵點問題，充分在各部門征集意見建議，并與規范要求對標分析，不斷開展管理流程優化。

（1）完善決策環節

針對審批流程環節冗雜、大部分流程需要最高決策者批準的問題，開展可行性研究，強化前期審核把關，對前期流程把關能夠具備合規條件的，適當舍棄最高決策者審批環節，同時進一步明確層級間的審批權和監管權。此外，在同步放權、聯動放權的同時，把權力和責任下放統一起來，使管理鏈條縮短的同時確保職責不會缺失。

（2）建立職責明晰、精簡高效流程

針對審批流程存在業務交叉，同一事項需要走多個流程的問題，本著“業務誰主管，審批誰負責”的原則，明晰部門間權責關系，理順層級部門間辦事環節；從研究所全局出發，開展審批流程再造，合并審批流程的“同類項”，將分散的審批職權和審批事項向“一門、一網”集中歸集，確保各項工作職責明晰、精簡高效。

（3）完善主動監管機制

針對過度依賴流程審批、事項把控全靠流程審批的問題，加強對管理流程的事前預控，進一步減少非必要審批流程，將流程審批轉化為主動監管。同時，完善事中、事后監管體系，聯合紀檢部門開展聯合監管與綜合監管，有效減少重復監管和多頭監管。

（4）流程建設與制度建設有機融合

規章制度是流程得以有效執行的保障，研究所強化制度與管理流程的聯動機制，將管理流程優化的成果固化到規章制度中，為流程優化成果提供制度依據。

3.精打細算，嚴控管理成本

研究所通過抓系統全局、抓源頭控制、抓過程管控、抓全員意識，努力做到向成本管控要效益、要質量、要競爭力，按照全員、全過程、全要素和面向成本形成過程的管控體系的成本理念，基于研究所業務特點，形成成本管控的手段和重要環節。

（1）增強成本觀念，強化全員成本意識

教育引導全員牢固樹立“過緊日子”的思想，營造良好的成本管控氛圍，糾正錯誤的慣性思維和傳統習慣，讓成本管控成為企業文化的重要組成。研究所采用多種方式及時準確向相關人員提供成本信息，不斷提升員工的成本觀念，將成本意識深入到每位員工心中，形成節約成本、控制成本的良好氛圍。

（2）突出重點，力求實效

通過降低外協采購成本、加強物資采購標準、強化物資跨部門跨項目統籌使用管理、精細化運行保障成本管理、強化資金運作管理等一系列強有力的措施，推動研究所成本管控工作取得實效，促進經濟效益高質量發展。

（3）設置考核激勵，充分激發積極性

研究所將成本管控情況納入考核管理，進一步明確各項成本的經濟責任，同時將各部門及個人的責任落實到位，嚴格獎懲，建立成本管控與個人績效掛鉤機制，通過成本考核、成本分析，評定各部門及人員的業績，督促各部門及人員采取更加有效的成本管控措施。

4.建設適應現代治理能力的規章制度體系

研究所以構建形成與管控模式相適應的體系健全、行為規范、運轉協調、精簡高效的規章制度體系為目標，深入開展規章制度體系建設，形成了“1+2+4”工作舉措，高質量推進規章制度體系化建設。

（1）搭建1 個架構

根據業務及制度體系實際，在原有制度框架模塊的基礎上進行完善，以研究所戰略—業務運營—管理支持—內部監督—黨的建設為主線，構建由功能板塊、業務模塊和業務子類構成的多層級制度管理業務框架。

基于制度內容和可操作性對制度進行分類是制度自身的內在屬性。研究所以中國航天科技集團有限公司的根本制度為基礎和依據，按照制度屬性，將制度分為3 個層級，同時將制度的名稱進行統一規范，包括基本制度（“規定”“規則”）、具體制度（“辦法”）和操作制度（“細則”“規范”）。

（2）完善2 項管理要求

完善規章制度編寫規范和審批規范。編寫規范為規范制度編寫工作提供具體的操作規則和標準，為制度的起草、審議和修改提供技術層面的支撐。審批規范一是明確分級分類決策機制，根據制度層級、業務領域，建立責權對等的分級分類制度決策機制;二是拓展制度管理外延，實現制度的計劃、制定、執行、評估、改進、清理的全生命周期管理，為制度的立、改、廢工作提供制度依據。

（3）健全4 項管理機制

一是“縱貫線”對標機制。對標最新國家法律法規及相關要求，確保符合法律法規要求；對標上級最新制度要求，確保規章制度與上級要求相協調、相匹配；對標自身發展實際，確保與現行管理要求一致。

二是規章制度匹配機制。對各個業務規章制度之間的關聯和匹配關系進行識別，形成關聯規章制度矩陣表，并應用好“矩陣”數據開展規章制度的制修訂工作。

三是制度體系“瘦身”機制。直接引用執行已具有具體操作指導性的上級制度，不再重復編制相關制度；按照“同類業務一項制度”的原則對相關業務規章制度進行合并精簡。

四是監督保障機制。從內部部門自查、專項檢查以及外部檢查3 個方面全方位立體開展監督，將自我檢查與外部檢查有機結合。

5.搭建管理駕駛艙，為精益化管理賦能

國有企業信息化建設提出加強數據基礎和數據治理體系的建設。研究所以打通業務系統之間的數據孤島、加強數據融合為目標，搭建起一套對內能夠輔助領導層決策，對外能夠發布統一數據接口的管理駕駛艙系統。

管理駕駛艙系統聚焦信息孤島、數據斷點問題，實現業務數據按需貫通，高效提取。主要分為3 個層級實施數據的信息化管理，第1 層級為綜合板塊，除了集成會議、公文、表單等的行政綜合管理模塊外，還將經營財資、科研生產以及集中辦公納入其中；第2 層級為主題數據分析板塊，主要是各業務的具體數據情況；第3 層級為具體執行板塊，可以看到各個具體業務報表內各項目詳細執行的狀態信息。該系統對研究所之前分散的管理系統實現了全部整合，打破數據孤島及數據標準體系不健全的現象，實現管理數據的融通和共享，徹底根治了管理流程的斷點，極大降低了數據管理成本，實現數據的資產化、服務化，同時為決策者決策提供強有效的支撐。管理駕駛艙能夠高效支撐精益化管理思想的落地，成為實現管理思想標準化、規范化、流程化的重要載體，推動企業決策向智能、科學、高效方向發展。

在加快行政改革的新形勢下，創新行政方式、提高行政效能是新形勢賦予國有企業行政管理部門的新使命，研究所以實現行政業務精益化管理為目標，有針對性地提出各項改進措施，取得了一系列成果。精益化管理在研究所行政業務中經過近一年的運行，受到基層一線人員的廣泛認可，對行政管理部門滿意度測評得分首次達到滿分，實踐證明精益化管理能夠作為提升國有企業行政業務管理的有效工具，有力促進行政管理水平的整體提升，實現由粗放式管理向高效、規范、高質量管理的轉變，開創了行政業務精益化管理的新局面。