基于出庫單視角的智能財務(wù)初探

田彬 /中國運載火箭技術(shù)研究院

石放 /中科信工程咨詢（北京）有限責(zé)任公司

邢晨 /中國運載火箭技術(shù)研究院物資中心

航天物資中心是物資集中采購和供應(yīng)的部門，與一般物流企業(yè)不同，屬于集采購、檢驗檢測、倉儲、運輸、銷售、配送等功能為一體的綜合部門。由于軍工生產(chǎn)的特殊背景，物資中心至今沒有實現(xiàn)與客戶、供應(yīng)商智能傳遞信息。隨著經(jīng)濟(jì)全球化的不斷發(fā)展和航天科技產(chǎn)業(yè)化的全面推進(jìn)，進(jìn)一步整合并有效管理企業(yè)供應(yīng)鏈流程，從全流程供應(yīng)鏈管理角度、供應(yīng)鏈參與者視角優(yōu)化和精簡物資流轉(zhuǎn)流程，實現(xiàn)出庫單智能化，依靠信息手段為客戶提供高效和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，成為航天企業(yè)迫切需要解決的問題。

一、出庫單形成流程

目前，物資中心的供應(yīng)鏈系統(tǒng)無法直達(dá)客戶，物資的出庫數(shù)據(jù)及各客戶單位的入庫數(shù)據(jù)仍依賴紙質(zhì)出庫單歸集。

1.出庫單的產(chǎn)生

當(dāng)客戶采購物資時，首先將需求信息傳遞到物資中心需求員，需求信息在計劃員、采購員、供應(yīng)商、詢價員之間傳遞；其次通過比價確定中標(biāo)供應(yīng)商，供應(yīng)商按期供貨，保管員驗貨入庫，系統(tǒng)生成入庫單；最后采購員通知供應(yīng)商開票予以付款，由計劃員下達(dá)物資調(diào)撥訂單，保管員負(fù)責(zé)出庫，系統(tǒng)直接生成出庫單。具體流程如圖1 所示。

2.出庫單的流轉(zhuǎn)

生成出庫單后，將物資配送到客戶，客戶在紙質(zhì)出庫單上簽字領(lǐng)用物資，保管員將已簽字的出庫單移交給財務(wù)人員，出庫單的財務(wù)流程即可開啟。從圖1 可知，出庫單的產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)存在諸多中間環(huán)節(jié)，導(dǎo)致出庫單流轉(zhuǎn)繁瑣，還可能出現(xiàn)退單、丟單的情況，最終無法到達(dá)財務(wù)報表環(huán)節(jié)。

圖1 出庫單的產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)

二、存在的問題

近年來，隨著發(fā)射密度呈上升趨勢，物資中心的業(yè)務(wù)規(guī)模也不斷擴(kuò)大。由于供應(yīng)鏈系統(tǒng)無法直達(dá)客戶，流程中各環(huán)節(jié)依賴紙質(zhì)出庫單審核導(dǎo)致流轉(zhuǎn)時長增加，從而引發(fā)存貨居高不下、收入無法確認(rèn)、跨年結(jié)算滯后、應(yīng)收賬款回款困難，嚴(yán)重影響了采購資金回流，加劇了資金緊張的局面。

1.存貨居高不下

一是物資中心業(yè)務(wù)員（需求員、計劃員、采購員）按客戶要求的時間完成物資采購入庫后，由于客戶生產(chǎn)進(jìn)程緩慢、設(shè)計臨時更改等原因，導(dǎo)致物資無法及時領(lǐng)用、出庫，致使存貨偏高。二是因業(yè)務(wù)員溝通或理解存在偏差導(dǎo)致錯誤采購物資；由于時間掌握不精準(zhǔn)導(dǎo)致物資超保質(zhì)期、復(fù)驗期，從而無法用于生產(chǎn)，致使已入庫物資難以出庫，只能自行承擔(dān)報廢損失。三是客戶按年計劃或生產(chǎn)周期提出物資需求，業(yè)務(wù)員采購?fù)瓿珊笈咳霂欤瑔伟l(fā)領(lǐng)用、大量物資積壓不能出庫。

2.收入無法確認(rèn)

物資配送完成后，領(lǐng)用人留取出庫單的第六聯(lián)，物資中心財務(wù)人員將第五聯(lián)返還保管員、第一聯(lián)計收入和應(yīng)收賬款，第二聯(lián)由客戶對賬結(jié)算并留存。出庫單六聯(lián)紙質(zhì)單在流轉(zhuǎn)中分離、歸檔于不同的單位或部門。因此，時常會因缺失某一聯(lián)，致使某環(huán)節(jié)無法審核確認(rèn)，導(dǎo)致無法進(jìn)行流轉(zhuǎn)，最終有限的采購資金越來越緊張。

3.跨年結(jié)算滯后

由于全年任務(wù)不均衡，導(dǎo)致出庫單的產(chǎn)生時間也不均衡。出庫單上半年少、下半年多，年底幾個月甚至?xí)丁螕?jù)量的不均衡導(dǎo)致年底工作量巨大。

物資中心財務(wù)每月底將已出庫物資確認(rèn)為收入和應(yīng)收賬款，之后將出庫單的第二聯(lián)轉(zhuǎn)給客戶，客戶財務(wù)人員一般滯后1～2 月通知開具發(fā)票結(jié)算。可以看出，物資中心財務(wù)年底完成的巨量出庫單確認(rèn)，客戶滯后1-2 月次年予以結(jié)算，這些出庫物資的經(jīng)濟(jì)價值跨年才能在客戶的報表中反應(yīng)出來。

4.應(yīng)收回款漫長

當(dāng)出庫物資被確認(rèn)為收入和應(yīng)收賬款后，應(yīng)收賬款收回的期限不可確定。當(dāng)出庫單第二聯(lián)到達(dá)客戶時，需要提供相關(guān)合同、型號等證明材料，由于證明材料不詳細(xì)等原因?qū)е聰?shù)月無法通過客戶審查，影響應(yīng)收賬款的收回，從而影響資金流。若通過客戶審查順利回款，但由于客戶支付大面值匯票無法及時轉(zhuǎn)出，導(dǎo)致應(yīng)收票據(jù)居高不下，無法為下一輪的采購資金添磚加瓦。

三、應(yīng)對方案—智能財務(wù)

首先通過打通供應(yīng)鏈系統(tǒng)和財務(wù)信息系統(tǒng)，使財務(wù)的數(shù)據(jù)全線貫通；其次財務(wù)信息系統(tǒng)的不斷前端遷移，促進(jìn)業(yè)務(wù)財務(wù)一體化，實現(xiàn)業(yè)務(wù)發(fā)生、數(shù)據(jù)產(chǎn)生、財務(wù)處理同時進(jìn)行，造就企業(yè)的大數(shù)據(jù)中心；最后通過數(shù)據(jù)的加工分析，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的價值。

1.零庫存管理

零庫存是指物資在采購、銷售、配送等一個或幾個環(huán)節(jié)中，不以倉庫存儲的形式存在，而是處于周轉(zhuǎn)的狀態(tài)，實現(xiàn)存貨最小化。物資中心應(yīng)升級現(xiàn)有供應(yīng)鏈系統(tǒng)，覆蓋物資采購全流程，系統(tǒng)平臺直達(dá)供應(yīng)商，省去內(nèi)部審批程序，如電商，由客戶在系統(tǒng)平臺按需下單，供應(yīng)商立即配送，簽收、退貨、換貨等均在系統(tǒng)平臺直接操作，實現(xiàn)存貨最小化。

運用智慧物流的信息化手段，讓每項物資的所有信息和狀態(tài)實時呈現(xiàn)給客戶和供應(yīng)商，針對每項物資在系統(tǒng)平臺可進(jìn)行實時聯(lián)查，避免信息不對稱造成的錯誤采購。

財務(wù)數(shù)據(jù)的全線貫通，物資中心可以隨時掌握全面的存貨信息，為存貨分析和預(yù)算編制提供數(shù)據(jù)支撐；客戶也可以通過存貨的數(shù)量和周轉(zhuǎn)時長，加強存貨采購管理。

2.動態(tài)結(jié)算管理

智能財務(wù)可以取代所有重復(fù)性、客觀性、可計算的數(shù)據(jù)工作，而物資采購數(shù)據(jù)完全符合重復(fù)性和可計算的特征，出庫單、發(fā)票等均可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)采集的自動化、實現(xiàn)核算處理的自動化。

智能財務(wù)將每項物資的合同、型號等字段實時推送至財務(wù)信息系統(tǒng)，客戶簽收物資以后，不需要客戶財務(wù)再核對合同、型號等信息，財務(wù)信息系統(tǒng)實時進(jìn)行結(jié)算，避免了現(xiàn)模式下的收入不能確認(rèn)、跨年結(jié)算滯后、應(yīng)收回款慢等情況。

3.報表快捷反應(yīng)

智能財務(wù)使采購數(shù)據(jù)得以實時推送至物資中心和客戶的財務(wù)信息系統(tǒng)，物資中心及時掌握物資出入庫信息，反饋在存貨、成本和應(yīng)收、收入科目等；客戶及時掌握物資入庫信息，反應(yīng)在存貨和成本科目。

智能財務(wù)時代，財務(wù)共享中心越來越普遍，客戶在系統(tǒng)平臺簽收物資后，結(jié)算信息自動推送到物資中心和客戶財務(wù)系統(tǒng)，雙方數(shù)據(jù)同步。通過財務(wù)共享中心耦合制單模式，收入成本快速反饋到雙方報表中或通過耦合制單的結(jié)果實現(xiàn)充分抵消，合并報表的數(shù)據(jù)更能真實反應(yīng)當(dāng)期經(jīng)營成果。

4.降低審計風(fēng)險

物資中心財務(wù)每月底計算收入，客戶財務(wù)滯后1～2 月依據(jù)發(fā)票入賬。可以看出，物資中心財務(wù)在物資所有權(quán)實質(zhì)性轉(zhuǎn)移后即確認(rèn)收入，但是客戶財務(wù)方面沒有及時確認(rèn)成本，不符合新收入準(zhǔn)則。

物資入庫后，采購員通知供應(yīng)商開發(fā)票，由于每個采購員工作習(xí)慣不同，導(dǎo)致通知開發(fā)票的間隔時間不同，若采購員沒有及時通知，導(dǎo)致跨月供應(yīng)商才開具發(fā)票，而當(dāng)月只能按含稅價計入成本。人工通知開票，會造成當(dāng)期成本虛高，從而對稅賦產(chǎn)生一定影響。物資中心的財務(wù)部門確認(rèn)收入科目時，按出庫金額（即含稅價）全額計入收入，待客戶審核完成開具發(fā)票后，財務(wù)人員按發(fā)票的稅金計入應(yīng)繳稅費科目，并沖減相應(yīng)收入。如果發(fā)票開具時間與收入確認(rèn)時間不在同一期間，會導(dǎo)致當(dāng)期收入虛高且對稅賦產(chǎn)生一定影響。

供應(yīng)鏈參與者可通過實現(xiàn)智能財務(wù)，解決目前存在的問題。物資入庫后系統(tǒng)將入庫單推送至供應(yīng)商，供應(yīng)商開具電子發(fā)票，系統(tǒng)將配對好的入庫單和發(fā)票入賬；物資出庫待客戶簽收后，物資中心財務(wù)及時開具發(fā)票并上傳至系統(tǒng)，通過耦合制單方式，以出庫單和發(fā)票為附件實現(xiàn)雙方當(dāng)期統(tǒng)一入賬。客戶可通過系統(tǒng)做到及時確認(rèn)成本，發(fā)票的及時上傳也保證了企業(yè)的收入、成本和稅賦水平的真實性，具體流程如圖2 所示。

圖2 系統(tǒng)具體流程

隨著“大智移云”的時代到來，財務(wù)信息化水平的日新月異，智能財務(wù)的落地工作越來越成為物資中心亟待解決的問題。航天物資流轉(zhuǎn)過程中，智慧物流的應(yīng)用、智能財務(wù)的開展、信息化建設(shè)的普及、智能辦公的推廣、流程設(shè)置的優(yōu)化等，都會有助于減少流轉(zhuǎn)路障、提升財務(wù)智慧體驗，逐步實現(xiàn)建設(shè)國際一流大型航天企業(yè)集團(tuán)的目標(biāo)。