企業推進信息化建設的措施探討

文/趙利英（杭州臺霓混凝土有限公司）

國有企業在我國國民經濟發展中占據著重要支撐地位， 也是國家稅收收入的重要部分，可以說國有企業的發展狀況直接關系著國家的戰略發展局勢。當前全球信息化建設進程在不斷加快，各種信息技術、先進信息化產品也被廣泛應用于各行各業中，對企業的經營發展、管理也起到了一定的促進作用。但是我國引入信息化軟件系統的起步時間較晚，所以到目前為止也并沒有形成一套完善的信息化建設制度體系流程，應用信息化軟件技術的水平也較低，整體處于較落后的狀態，所以我國各大企業在建設信息化軟件系統方面仍然有很大提升空間。

一、企業推進信息化建設期間存在的問題

（一）內部人員對信息化軟件系統重要性認識不足

企業在進行信息化軟件系統建設時會存在盲目性、隨意性，相關人員對信息化軟件系統的重要性并沒有全面了解，也沒有對其進行全面的信息調研，導致在后續軟件系統建設時，遠遠偏離實際業務活動情況，缺乏可行性、實用性，部分功能存在華而不實的情況。

（二）缺乏系統集成、數據信息共享理念

企業在建設信息化軟件系統時，并沒有充分考核到職能部門間的溝通交流、數據信息及時傳輸，所以在實際系統應用中，各部門系統更多的是單獨存在，并沒有與其他各系統間建立合適的數據接口。這樣既無法實現跨部門的數據信息共享，也無法使操作人員省時省力，比如財務人員要了解各部門數據信息，依舊要花費大量時間手動進行匯總、統計，極大地降低了財務工作質量和效率[1]。

（三）系統軟件建設過程不規范

在開展軟件系統功能建設時，相關人員并沒有進行充分的市場信息調研，也沒有與內部財務、業務人員進行反復溝通交流，只是個別領導層決定了整體建設方向。因為領導層對基礎業務、財務活動流程不夠了解，所以并不能對信息化建設提供可靠的建議，導致后期建設好的信息化功能并不符合實際各崗位人員操作、使用。比如在人力資源板塊中，對某一員工在職、離職情況進行更改，在確定該員工離職后，系統會自動刪除該員工所有工資、工作成果等記錄，并不符合實際操作人員需求。

（四）內部人員信息化建設意識不強，后期也缺乏軟件使用培訓

企業建設信息化軟件系統僅僅依靠一個領導層人員是無法完成的，需要各崗位、各職能部門人員共同參與，出謀劃策，對系統功能進行設計，提高全體人員信息化建設意識，積極主動配合信息化系統建設，才能保障系統順利建設，后期還要加強員工系統操作培訓，避免因操作失誤造成經營風險。但是實際上企業在建設信息化軟件系統時，并沒有與全體人員進行溝通交流，員工自身信息化建設意識也不強，不會積極主動參與到系統功能建設中。系統建設后，企業也沒有對各崗位員工進行專業性培訓，以致能獨立操作軟件系統的人員少之又少，多數人員都是可以進行操作，但是不夠熟練，也無法準確識別系統中的數據安全風險，無法判斷當前業務環節的風險性，甚至會因為個人操作不熟練，出現人為誤差，給企業造成損失[2]。

二、企業建設信息化方案設計

（一）設計目標

企業信息化軟件系統的建設是一項設計周期長、資金體量大、回報周期長的工程，所以在前期建設時，要精準找到切入點，抓住建設重難點，并與企業內部業務人員、財務人員保持密切溝通交流，確保設計的信息化建設目標合理、可行，對不符合實際的目標及時進行調整、改進。總體目標是構建內部集成的、統一的、資源一體化的信息化軟件系統。

（二）設計原則

1.技術水平先進、可用原則

信息化軟件系統的建設需要有相應的技術、人才作保障，引入當前市場上先進的互聯網、計算機軟件技術，做好技術支撐。

2.功能實用性原則

企業建設信息化軟件系統的目的是實現自動化辦公，為各崗位人員和管理層順利開展工作提供便利，提高信息化技術水平，以此來增強企業在市場競爭中的綜合實力，所以企業建設信息化軟件系統功能時，要從實際業務活動操作流程出發，避免設計一些看似高大上，卻無實際用途的功能。既浪費了不必要的技術資源，也增加了員工操作的繁瑣程度。

3.數據信息安全性原則

企業應用信息化軟件系統時要格外重視系統的安全性，要采取相應的防御手段維護系統中數據信息的完整性、準確性，避免系統中原始數據信息被隨意篡改、刪減或非法暴露。常規安全防范是設置崗位人員權限，核心數據信息使用雙密鑰保存，并定期備份數據信息。

4.性價比最佳原則

企業在建設信息化軟件系統時，還要全面考慮當前經濟實力、資源狀況，盡可能以最低成本支出設計滿足日常應用的軟件系統，保障信息化軟件系統的實用性、經濟性。

5.可拓展、可集成、可維護原則

企業建設信息化軟件系統并不能把功能局限于眼前業務活動需求，還要考慮未來業務領域擴張、經營范圍擴大的情況，這就要保障信息化軟件系統具有一定的可拓展性、可集成性。為了實現未來軟件系統功能的增加、系統的維護，還要提前預留一定的維護功能接口[3]。

（三）總體結構設計

企業建設信息化軟件系統的總體框架設計如圖1所示，包含了OA辦公平臺、信息化集成平臺、電子商務平臺、信息管理系統等諸多板塊，主要功能在于實現了企業內部和外部信息的良好融合[4]。

圖1 企業信息化建設總體結構示例

（四）信息化系統功能模塊設計

1.OA辦公平臺

該辦公平臺的建設主要包括自動化辦公、實時通訊、網絡信息管理、郵件管理四個核心板塊。其中每個板塊都有各自的工作范圍、職責，各板塊及其功能如圖2所示。

圖2 OA辦公平臺各板塊功能示例

2.信息管理系統

考慮到企業內部業務活動流程較多、較復雜，為了簡化操作流程，就要在信息化軟件系統方案設計時，充分考慮各信息功能板塊，比如有資產管理、財務管理、供應商管理、人力資源管理、資金管理、客戶關系管理等。每個功能板塊流程設計都要對其相應的業務活動操作流程進行全面梳理，并制定可行的、便捷的流程圖，如圖2中所示OA辦公平臺各板塊功能示例。其中資產管理板塊應該具備的功能有資產維護、資產盤點、資產報廢、資產調撥、資產維修、資產處置、資產巡檢等各個環節；客戶關系處理板塊要有客戶往來記錄、客戶服務、商品銷售及售后、客戶管理等環節；供應鏈管理板塊應該有采購、銷售、生產、庫存管理等基礎功能等。在制定各業務流程板塊時，如果遇到技術性方面的問題，要及時咨詢技術開發人員，確保最終設計的功能板塊能夠正常運行，并發揮其作用。

3.電子商務平臺

電子商務平臺是在當前信息化技術高速發展過程中形成的一種全新的銷售、宣傳平臺，該平臺的功能主要集中在推廣產品、擴大企業知名度方面。為了提高產品曝光率，企業可以適當在平臺中投入一定的資金，讓產品多次、頻繁曝光，才能吸引更多人來了解企業、了解產品。

4.微信平臺

該板塊主要是指微信公眾號平臺的運營，在公眾號主頁界面要設置三個功能板塊，關于企業（下設企業網站、企業風采、最新活動資訊、企業介紹四個欄目）、回顧經典（下設經典案例、合作客戶、業務流程三個欄目）、聯系我們（下設企業招牌、聯系方式、一鍵導航三個欄目）。總之微信平臺公眾號的運營同樣是為了拓寬銷售渠道，是一種新型的宣傳方式，為了吸引更多優質合作客戶、供應商等，促進企業更好地發展[5]。

圖3 出納系統資金報表流程圖

（五）信息化組織結構設計

各種信息資源在企業日常經營中的作用也越來越廣泛，所以企業建設信息化系統的作用也需要更新。相關領導層要認識到建設信息化系統軟件并不單單是技術方面的問題，還包含一系列非技術性的問題，比如制度體系制定、組織架構設置、信息資源的集成分配、各崗位的協調配合等。為了保障企業成功建設信息化軟件系統，并使得軟件實現預期目標，就要在軟件方案設計時設置合理、科學、可行的組織架構。常規企業可設置三個組織層級，第一層總經理（擔任著重要的決策作用）；第二層副總經理（擔任著方案上傳下達、管理職責）；第三層各職能部門（擔任著方案建設執行職責）。執行層涉及的部門有采購部門、財務部門、項目部、設計部、業務銷售部、后期保障部、行政管理部、信息資源管理部、人力資源管理部等。

三、企業建設信息化方案的保障措施

（一）創新管理模式

企業傳統的管理模式一般都是金字塔型，這種組織架構會導致上層領導擁有太多權力，而各下屬領導、部門缺乏一定的實權，容易出現嚴重的一言堂局勢，如果領導層做出錯誤決策就會給企業造成較大的經濟損失。所以企業要對其管理方式進行改進，確保在信息化系統應用后，各層級能夠充分發揮自身崗位職責，促進企業各項決策流程規范、科學、合理，所做決定正確可行。

（二）引導全體人員樹立正確的信息化建設理念

企業建設信息化軟件系統并不單單是個別員工、領導層的職責，關系著全體員工，也需要各崗位員工積極配合，提出合理建議，確保最終設置的信息化功能可行、實用。所以企業要引導全體員工樹立正確的信息化軟件系統建設意識，要求員工具備新時代發展理念，與時俱進，改變傳統墨守成規的方式，推動信息化系統建設工作有序開展。

（三）信息系統安全防護

企業進行軟件系統研發時，多數會聘請外部第三方專業IT人員，為了保障企業內部信息資料不會被非法泄露，就要與軟件工程師簽訂保密協議，避免在建設信息化系統過程中出現嚴重的經營資料、制度體系、流程、核心數據信息等的泄露。在后續使用中也要加強系統安全防護，可以用來設置防火墻、雙密鑰、身份驗證等多種手段防止信息被盜竊。

（四）制度保障

企業建設信息化軟件系統還要有相應的制度體系做保障，來約束各環節工作人員日常工作行為，比如信息化風險識別、風險防范、資金風險防范等一系列制度體系。

（五）人員、資金、資源保障

企業要有專業的信息化管理人員，全權負責信息化軟件系統建設，也能夠熟練操作軟件系統，勝任系統日常維護、功能檢查等工作，保障信息化軟件系統的正常運行。企業要有充足的硬件和軟件設施資源、足夠的資金做后盾，并且在資金使用過程中要有詳細的預算管理規劃，確保資金分配合理，提高有效使用率，同時也保障了建設信息化軟件系統資金投入的有效利用率[6]。

四、總結

總而言之，企業建設信息化軟件系統是未來時代背景下的必然發展趨勢，也是企業在當前激烈的市場競爭中站穩腳跟的關鍵。借助信息化軟件系統能夠有效提高企業內部管理水平、提高各崗位工作效率、提高盈利能力、提高市場競爭力等，促進企業實現長久發展的戰略管理目標。上文中首先概述了企業建設信息化期間存在的問題，然后提出了相應的信息化建設方案，最后提出了保障信息化建設方案能夠順利實施的措施。希望各企業經營者在本文的研究思路下有所啟發，借鑒其中可行觀點，成功建設自身企業的信息化軟件系統。