智慧醫院建設背景下的干部人事檔案數字化實現路徑

王紫娟

（天津市口腔醫院 天津 300041）

2021年，國家衛生健康委、中醫藥管理局聯合發布《關于印發公立醫院高質量發展促進行動（2021—2025年）的通知》（國衛醫發〔2021〕27號），明確了建設智慧管理、智慧醫療、智慧服務“三位一體”的智慧醫院信息系統［1］，其中人事檔案的數字化是智慧管理的重要組成部分。人事檔案作為醫院教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎［2］，隨著現階段智慧醫院建設的大力推進和互聯網、大數據、人工智能、物聯網等信息技術在醫院管理中的滲透，人事檔案數字化已然成為信息化時代發展的客觀需求。

1 醫院人事檔案管理現狀

1.1 管理意識薄弱

作為人力資源信息存放的具體載體，人事檔案記錄著檔案擁有者的個人資料和履歷等，在醫院人事管理中發揮著關鍵性作用［3］。但實際情況中，無論醫院管理層，還是實際管理人事檔案的工作人員，都未意識到人事檔案管理的重要性，而是將其看做一份簡單、重復、機械且邊緣化的工作。醫院從上至下對人事檔案的不重視導致其安全性和專業性無法得到保障，同時也延緩了人事檔案的數字化進程。

1.2 管理方式落后

據了解，國內大部分大型三甲醫院仍延用傳統的人事檔案管理方式，即人工收集、人工裝訂。傳統的管理方式一是會造成人力資源的浪費；二是易導致檔案材料缺損；三是人事檔案的機密性無法得到保證。更為重要的是無法發揮人事檔案在醫院管理中選拔提干、教學培養、管理任用干部和鑒別優秀員工中的重要作用。所以在智慧醫院的建設實踐中，我們需要深刻認識到以往的檔案管理體系已經落后于目前信息化發展的趨勢，人事檔案的數字化、智能化勢在必行［4］。

1.3 管理人員素質較低

當前一部分醫院招聘的檔案管理員工并不是出自相關的專業領域，相當比例的工作人員是醫院內的“非核心人員”，或只是短期或長期兼職，沒有經過系統、標準化的培訓，對檔案管理的重要性認知不深入，對檔案的保密原則不明晰，還有一些檔案管理員工仍循規蹈矩，不對傳統的管理經驗和模式進行創新優化，缺乏檔案管理的創新性思考。

1.4 管理結果不盡如人意

國內大部分醫院的人事檔案大都是將檔案集中于庫房，安排一名全職或兼職人員負責檔案的整理與歸檔，人工的歸檔過程易造成檔案內容的缺損、遺失、時間錯亂及檔案內容的泄露，且隨著時間的流逝及管理人員的更迭，遺失或損壞的檔案信息無從查證與追回。同時，紙質化的人事信息查閱困難且無法利用，這不僅造成了醫院信息數據的浪費，還有一定的安全隱患。要實現人事檔案的數字化，使檔案管理與先進的信息技術、開放的數據平臺、優質的網絡服務等聯系起來，真正實現人事檔案管理對人力資源的整合，達到資源共享，最終發揮資源的作用。

2 人事檔案數字化的必要性

2.1 智慧醫院建設的客觀要求

智慧醫院建設實踐中，智慧管理是智慧醫療和智慧服務的重要支撐。人事檔案管理作為醫院智慧人力管理的核心，覆蓋醫院人力資源的選、育、用、留、淘汰等業務環節，通過推行常態化、科學化、標準化的人力資源管理模式，從根本上提升醫院在人力資源的計劃、使用、協調、控制、評價和激勵等方面的管理能力［5］，重視關鍵人才的可持續發展，激發醫務人員的主動性、積極性和創新意識，確保高質量的醫療服務和健康管理產出。

2.2 數字信息化的浪潮推動

現階段社會已大踏步邁入數字信息化時代。人事檔案需要與數字信息化的發展有機結合，在日常管理中要附加信息化手段，探索信息化發展與醫院管理的適配性，尤其在工作效率、內容覆蓋面和信息安全3個方面。以往的人事檔案管理模式已遠遠落后于社會數字化的進程，數字化、無紙化趨勢已融入和結合到醫院管理的方方面面，人事檔案的管理工作也需要與時俱進。人事檔案的數字化是信息化時代的必然產物，因此，需要盡快建立支撐和承載人事檔案的數字化平臺。一方面可以大量簡化人事檔案管理的成本，另一方面也有利于擴充人事信息的存儲空間、延長檔案壽命、提高人事檔案的開發利用。但需要說明的是，針對目前醫院的人事檔案管理工作，一定要在保證人事檔案安全性和保密性的前提下去開展醫院人力資源管理的數字信息化，以強化信息化系統的安全穩定性。

2.3 人事檔案保密性、安全性、完整性的內在需求

目前我國大多數三甲醫院人事檔案的收集、整理、儲存、檢索及利用等一系列環節都采用的是傳統的紙質檔案管理方式，易造成人事檔案的損壞、丟失、篡改及時間錯亂等，對檔案的完整性、安全性、保密性易造成不可逆的后果。同時，此種檔案管理方式在實操過程中體現了對管理人員巨大的依賴性，很難保證檔案信息能夠隨著信息變化進行動態更新，以及信息的及時性和客觀性，流程繁雜，對員工的實際情況不能真實、全面地展示。建立人力資源信息管理系統，推動醫院內部人事檔案的數字化、信息化發展，利用安全保密技術、網絡技術、計算機數據庫技術等，以實現人事檔案管理成本低、壽命長、保密性好、存儲量大、可靠性高、查找方便、檢索迅速等優點。

2.4 整合信息，資源共享的必然要求

作為醫院內部教學培養、選拔提干、管理干部和評價優秀員工的基石，人事檔案的系統化管理無疑是重中之重。傳統的紙質檔案僅實現了信息的收集歸納，信息本身的利用價值為“零”。實現人事檔案的數字化，使信息的利用從“下游走向上游”，由整合檔案至整合檔案資源、分析檔案信息、傳遞有效信息，為決策部門提供更多的數據信息幫助其作出更合理的決策。同時，檔案部門還可以“走出去”“引進來”，加強信息與技術部門的合作，扎實推進人力資源信息化管理的發展進程，提高人事檔案信息的數字化水平，優化人事檔案的使用［6］。

3 人事檔案數字化實現路徑

3.1 樹立人事檔案數字化建設理念

一方面，要強化理念、提高認識。人事檔案是一項入門容易但精通難度大、內容復雜、意義重大的服務型工作，上至醫院相關的領導干部，下至工作人員，都需要從根本上轉變思路，意識到人事檔案管理的重要性并進行改進，同時給予人力、物力、財力的支持，要堅決避免將人事檔案管理工作安排給醫院的“非核心人員”，切忌成為作風懶散、安于現狀、不思進取的醫院員工的“安樂窩”。

另一方面，樹立人事檔案數字化建設理念。人事檔案數字化是醫院智慧管理的重要組成部分，必須深刻認識到人力資源檔案數字信息化建設的重要性，將其納入醫院整體發展規劃，從全局出發對人事檔案數字化進行科學謀劃，有組織、有目的、有系統地推進本院人事檔案數字化建設工作，進一步提高智慧醫院建設水平［7］。在具體的實施過程中，也要因時、因地制宜，建立一套科學、合理、明確、可行的人事檔案數字化制度，使醫院的人事檔案數字化建設工作有規可循、有章可依。

3.2 建立人事檔案數字化信息管理系統

人事檔案數字化信息管理系統的建設是檔案數字化的重要基礎，其旨在利用安全保密技術、網絡技術、計算機數據庫技術搭建動態、科學、全面、安全的數字化信息管理系統，進而實現人事檔案管理的數字信息化、應用普及化和遠程動態化。人事檔案數字化信息管理系統的建設首先要建立檔案信息數據庫。數據庫作為當今社會收集和處理人事檔案信息的介質，利用互聯網和大數據可有效實現人事檔案材料的采集、處理、檢查、出借、轉出、接收等流程。如醫院因工作需要查看人員檔案，工作人員可通過賬戶和密碼直接進入數據庫查詢、調取。如有員工調動，可利用數據庫的轉出功能實現檔案信息的共享。第二，做好人員信息的收集工作。人事檔案詳實地記錄著員工的基本信息、工作情況和社會經歷，是醫院人力資源管理最基本的部分。對于已存在的紙質檔案材料，可依托第三方單位，推進形成系統、全面的合作，推動人事檔案數字信息化的健康發展，這樣既利于材料的完整保存，也利于計算機查閱。對于新增的人員信息，一方面，使用數字化管理系統智能收集員工工資、績效、獎勵等各方面的真實信息；另一方面，對于外部環境信息，采集終端數據接口與人事檔案信息管理系統連接，自動檢索并收集員工自己填寫的其他信息，最后將所有的數據集合成一個庫，即“大數據”，它們是員工面貌的真實寫照，是人力資源的信息基礎，能促進這個行業更加科學化和量化［8］。第三，優化設計查詢系統。推進醫院內部人事檔案管理工作的重中之重在于有效開展數字信息化服務。信息查詢系統需要建立、健全且動態更新及覆蓋全面、有效的關鍵詞，如姓名、籍貫、專業領域、學位學歷、職稱、專業能力和工作履歷等，按照關鍵詞來進行內容的有效查找，以實現高效動態化管理，助力全面數字信息化管理目標的實現。在此基礎上進行持續的系統優化和更新，針對病人的姓名、病歷、疾病名稱、診療和住院時間等對查詢系統進行設計優化，結合查詢人員的操作方式和檢索習慣進行調整，有效提高檢索效率，同時對查詢系統的性能和適配性進行優化［9］。第四，打造信息安全管理屏障，不僅在醫院系統內檢索使用，還要實現異地備份使用。首要保證的是檔案的保密性，即數字信息化檔案的管理流程、標準、密級需要與實體檔案同步。按照《干部人事檔案數字化技術規范》要求，需要同步建立身份信息實名認證、存儲平臺加密及信息的上傳和下載權限等安全管理保密機制，確保檔案信息的安全［10］。人事檔案數字化管理平臺的建立應該在設備管理、環境監控、數據備份、系統維護、查詢追溯等各個環節制定詳細的規范和制度要求。

3.3 打造專業的人力資源檔案數字化建設梯隊

管理員的選拔任用是檔案信息化管理的重中之重，專業能力過硬、緊跟時代發展、前沿信息適應性強的管理梯隊是檔案數字化管理的基礎［11］。一方面，要不斷提高檔案管理人才的專業化程度。在招聘工作中要有針對性地招錄檔案管理、計算機網絡技術的相關人才，有衛生相關背景者可優先考慮。確保建立健全專業的檔案數字化管理梯隊，即懂檔案管理、懂前沿科技、懂數字化技術的復合型人才梯隊。另一方面，加強業務人員培訓。針對現有的檔案管理員工，教學相長，持續性開展各種形式的教學和培養工作，如舉辦技能培訓、理論課程學習、定期考核等。同時，也要支持和動員他們不斷保持學習的勢頭，積極適應時代變化，通過學習和實踐逐步迎接和完成數字信息化時代的轉型升級，提升自身的綜合實力，開拓眼界，適應大環境下的醫院檔案管理向數字信息化的轉變。簡而言之，要逐步打造起掌握專業的人力資源檔案管理體系建設、熟知并認同數字信息化理念和發展、跟進時代的步伐能夠持續學習和進步的醫院人力資源檔案管理人才梯隊。

3.4 提升人事檔案數字化信息管理系統軟硬件水平

無論是傳統的檔案管理模式，還是數字化信息管理系統，人事檔案信息的安全都是最基本的要求，人事檔案信息的安全無法保證，數字化信息管理系統也就無任何實際意義。在硬件設備的采購上，一定要多方測試，確保硬件設備具備很強穩定性、安全性、易操作性。同時，保證設備在不同環境的適應性和耐久性，需綜合考慮溫度、濕度等氣候因素的影響，在使用過程中需要不斷優化、不斷提升其整體性能。在軟件系統的選擇上，需要其具備數據加密、防篡改技術、安全可信賴的云端服務和重要信息的異地異質備份等，并且定期檢查升級防火墻技術，服務系統打補丁等。

4 結 語

在當前智慧醫院建設的大背景下，智慧管理系統的建設勢在必行，醫院人事檔案管理模式由實體化到數字化是時代發展的必然結果，“大數據”時代，醫院人事檔案信息資源“活起來”也是醫院發展的必然要求。人事檔案數字化信息管理系統目前還在探索和發展階段，隨著時代的發展，其必然不斷地發展壯大，智能化、信息化能更好地為檔案管理工作服務，更好地為組織選人用人服務。■