城建檔案管理工作中存在的問(wèn)題及解決對(duì)策

■夏燕玲

城建檔案不僅是城市規(guī)劃、建設(shè)等活動(dòng)留下的真實(shí)記錄，還是新時(shí)期開(kāi)展城市規(guī)劃建設(shè)工作的重要參考依據(jù)。隨著城市現(xiàn)代化進(jìn)程不斷加快，對(duì)城建檔案管理工作也提出新的要求，除了要利用現(xiàn)代技術(shù)推動(dòng)城建檔案管理工作模式創(chuàng)新升級(jí)以外，還要注重對(duì)城建檔案中的有價(jià)值信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，使之更好地服務(wù)于現(xiàn)代城市建設(shè)、管理和發(fā)展。

一、城建檔案管理工作開(kāi)展的必要性

（一）有效保存城建檔案歷史資料的現(xiàn)實(shí)需要。在城市的發(fā)展變遷過(guò)程中，無(wú)論是城市規(guī)劃，還是城市建設(shè)，都留下了許多歸檔文件材料，如城市建筑物、基礎(chǔ)設(shè)施、征地管網(wǎng)、風(fēng)景園林等。要實(shí)現(xiàn)對(duì)這些歸檔文件材料的有效保管，必須按照國(guó)家相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集、分類、整理，只有通過(guò)科學(xué)的檔案管理，才能讓這些城市記憶保存下來(lái)。

(二) 推動(dòng)城市規(guī)劃建設(shè)科學(xué)開(kāi)展的重要依據(jù)。新時(shí)期開(kāi)展城市規(guī)劃建設(shè)活動(dòng)，不能憑空進(jìn)行。特別是在優(yōu)化完善城市基礎(chǔ)設(shè)施、豐富城市建筑功能、擴(kuò)大城市綠色空間等方面，需要更多以往的城建檔案資料提供有力支持。通過(guò)城建檔案管理工作的有效開(kāi)展，可以及時(shí)獲取需要的檔案資料，將有價(jià)值的信息融入到新的城市規(guī)劃建設(shè)方案制定和優(yōu)化當(dāng)中，對(duì)于提高城市規(guī)劃建設(shè)科學(xué)化水平有積極作用。

（三）實(shí)現(xiàn)城建檔案管理模式創(chuàng)新的根本要求。積極主動(dòng)開(kāi)展城建檔案管理工作，必須積極采用現(xiàn)代先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，使城建檔案管理工作流程變得更加簡(jiǎn)潔，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理。還可以借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)檔案資料進(jìn)行深度分析處理，為城建檔案管理服務(wù)工作開(kāi)展提供有力的支持，最終實(shí)現(xiàn)城建檔案管理模式現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變。

二、城建檔案管理工作存在的問(wèn)題分析

（一）數(shù)字化管理意識(shí)不強(qiáng)。隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，城建檔案管理數(shù)字化已是必然趨勢(shì)。然而從實(shí)際來(lái)看，城建檔案管理人員的數(shù)字化意識(shí)還較為薄弱，具體表現(xiàn)為將更多注意力放在城建檔案資料的收集、整理和保管上，對(duì)城建檔案管理模式創(chuàng)新升級(jí)較為忽略；在城建檔案管理中運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，只注重檔案數(shù)字化，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)城建檔案數(shù)字化管理全程化、實(shí)時(shí)化和立體化。

（二）系統(tǒng)化管理較為欠缺。城建檔案管理涉及諸多工作環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)工作內(nèi)容不同，要求也不同，需要從系統(tǒng)性的角度整體把握，統(tǒng)籌優(yōu)化。實(shí)踐中，城建檔案系統(tǒng)化管理較為欠缺，尤其是在構(gòu)建統(tǒng)一的城建檔案管理系統(tǒng)、優(yōu)化完善工作制度等方面問(wèn)題較為突出。

（三）檔案開(kāi)發(fā)利用率較低。對(duì)城建檔案進(jìn)行管理最為主要的目的就是對(duì)有價(jià)值檔案資料進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，為現(xiàn)代城市規(guī)劃、建設(shè)和管理提供強(qiáng)有力的支持。但實(shí)際工作中，城建檔案開(kāi)發(fā)利用率還比較低，具體表現(xiàn)為沒(méi)有依托大數(shù)據(jù)、云儲(chǔ)存等技術(shù)建立城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；未利用大數(shù)據(jù)分析處理技術(shù)對(duì)潛藏在城建檔案中的有價(jià)值信息進(jìn)行深入挖掘；沒(méi)有結(jié)合實(shí)際對(duì)城建檔案綜合服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行打造等，給城建檔案資料開(kāi)發(fā)利用帶來(lái)極大的影響。

（四）工作人員素質(zhì)待提升。城建檔案管理工作的開(kāi)展需要專業(yè)的人員。實(shí)際工作中，城建檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不足，特別是在信息化技術(shù)應(yīng)用方面能力不高，無(wú)法滿足新時(shí)期城建檔案管理工作開(kāi)展的需要。

三、城建檔案管理工作有效開(kāi)展的對(duì)策

（一）樹(shù)立數(shù)字化管理意識(shí)。一是加大宣傳教育力度。一方面采用召開(kāi)工作會(huì)議的方式，讓相關(guān)部門(mén)及人員參與，在會(huì)上細(xì)致闡釋城建檔案管理數(shù)字化和實(shí)行城建檔案數(shù)字化管理的必要性，促使參會(huì)人員數(shù)字化檔案管理意識(shí)得到提升，并積極主動(dòng)參與城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)。同時(shí)借助現(xiàn)代多媒體手段對(duì)城建檔案數(shù)字化管理進(jìn)行宣傳與推廣，注意將數(shù)字化檔案管理與實(shí)際工作內(nèi)容緊密聯(lián)系起來(lái)，以更加直觀、生動(dòng)和有趣的方式展現(xiàn)，吸引更多人關(guān)注與討論。二是注重信息化建設(shè)。將工作重心放在海量城建檔案資料高效管理和對(duì)城建檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)用上，通過(guò)深入推進(jìn)數(shù)字化檔案歸檔處理、完善各類基礎(chǔ)設(shè)施、構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)等工作，加快城建檔案管理信息化、數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程，使城建檔案管理工作更加適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境。

（二）實(shí)行系統(tǒng)化檔案管理。一是加強(qiáng)城建檔案管理分析。從城建檔案管理工作內(nèi)容入手，對(duì)新時(shí)期下的城建檔案管理工作要求進(jìn)行細(xì)致把握，對(duì)城建檔案管理工作內(nèi)容及要求進(jìn)行明確。二是完善相關(guān)工作制度。重新梳理城建檔案管理工作內(nèi)容、目標(biāo)、流程及要求，對(duì)相應(yīng)工作制度進(jìn)行優(yōu)化完善，使工作開(kāi)展更加科學(xué)規(guī)范。三是簡(jiǎn)化各項(xiàng)工作流程。明確和優(yōu)化城建檔案管理工作流程，通過(guò)刪減一些不必要的內(nèi)容和環(huán)節(jié)，使城建檔案管理各項(xiàng)內(nèi)容銜接更為自然順暢，城建檔案管理工作更加高效。四是積極構(gòu)建統(tǒng)一的城建檔案管理系統(tǒng)。在完善城建檔案數(shù)字化、信息化管理相應(yīng)基礎(chǔ)設(shè)施后，應(yīng)著力打造統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)。該項(xiàng)系統(tǒng)應(yīng)包括檔案收集、檔案分類等子系統(tǒng)，可以直接對(duì)所收集的城建檔案資料進(jìn)行分析，根據(jù)檔案內(nèi)容對(duì)其進(jìn)行科學(xué)分類、歸檔和管理?？梢源蚱茰贤?lián)系桎梏，涉及到的檔案信息也能有效查詢與傳遞，以支持城建檔案管理工作更加順暢高效地進(jìn)行。

（三）提高城建檔案利用率。一是構(gòu)建城建檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)。借助大數(shù)據(jù)、云儲(chǔ)存等技術(shù)，對(duì)城建檔案資料進(jìn)行科學(xué)合理的分類，然后以數(shù)據(jù)庫(kù)的形式進(jìn)行存儲(chǔ)保管，為后續(xù)檔案檢索和開(kāi)發(fā)利用打好基礎(chǔ)。二是加強(qiáng)城建檔案資料深度分析。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)海量城建檔案資料進(jìn)行分析處理，挖掘出更多有用資料信息，為新時(shí)期城市規(guī)劃建設(shè)及管理提供有利借鑒。比如圍繞某一區(qū)域收集整理某一時(shí)間段的城建檔案資料，以詳細(xì)掌握時(shí)間段內(nèi)區(qū)域建設(shè)發(fā)展?fàn)顩r，檢索分析該區(qū)域基礎(chǔ)設(shè)施、城市綠化、功能分區(qū)等有價(jià)值檔案資料信息，為新時(shí)期區(qū)域規(guī)劃建設(shè)提供科學(xué)支撐。三是積極打造城建檔案服務(wù)平臺(tái)。借助現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)造城建檔案綜合服務(wù)平臺(tái)，并支持各部門(mén)及人員直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行檢索和運(yùn)用，促進(jìn)資源的有效流通和共享，切實(shí)提高城建檔案綜合管理和服務(wù)水平。四是提供城建檔案資料多元服務(wù)。結(jié)合不同主體需求，對(duì)各種城建檔案資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)，借助現(xiàn)代大數(shù)據(jù)分析、人工智能等技術(shù)，對(duì)使用主體畫(huà)像進(jìn)行描繪，自動(dòng)生成所需要的檔案資料產(chǎn)品，將這些內(nèi)容智能推送給需要的主體，最大程度地開(kāi)發(fā)利用城建檔案。

（四）構(gòu)建專業(yè)化工作隊(duì)伍。一是引進(jìn)更為專業(yè)的人才。采用對(duì)外招聘、對(duì)內(nèi)競(jìng)聘的方式，吸引更多檔案管理專業(yè)知識(shí)扎實(shí)、實(shí)際業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)、職業(yè)素養(yǎng)較高和懂得運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的優(yōu)秀人才，加入到城建檔案管理工作隊(duì)伍當(dāng)中，使整體隊(duì)伍工作水平能夠得到提升。二是組織開(kāi)展教育培訓(xùn)活動(dòng)。圍繞城建檔案管理工作內(nèi)容，組織開(kāi)展各種各樣的教育培訓(xùn)活動(dòng)，將最新工作理念、技術(shù)方法等融入其中，讓工作人員在參與、學(xué)習(xí)、體驗(yàn)、操作等中更好地掌握工作標(biāo)準(zhǔn)和工作要求。三是加強(qiáng)檔案人員管理。通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)、考核、激勵(lì)等機(jī)制，引導(dǎo)檔案人員以更加積極認(rèn)真的態(tài)度對(duì)待本職工作，并嚴(yán)格管理，有獎(jiǎng)有罰，減少工作失誤發(fā)生。