城建檔案管理工作中存在的問題及解決對策

■夏燕玲

城建檔案不僅是城市規劃、建設等活動留下的真實記錄，還是新時期開展城市規劃建設工作的重要參考依據。隨著城市現代化進程不斷加快，對城建檔案管理工作也提出新的要求，除了要利用現代技術推動城建檔案管理工作模式創新升級以外，還要注重對城建檔案中的有價值信息資源進行開發利用，使之更好地服務于現代城市建設、管理和發展。

一、城建檔案管理工作開展的必要性

（一）有效保存城建檔案歷史資料的現實需要。在城市的發展變遷過程中，無論是城市規劃，還是城市建設，都留下了許多歸檔文件材料，如城市建筑物、基礎設施、征地管網、風景園林等。要實現對這些歸檔文件材料的有效保管，必須按照國家相關要求和標準進行收集、分類、整理，只有通過科學的檔案管理，才能讓這些城市記憶保存下來。

(二) 推動城市規劃建設科學開展的重要依據。新時期開展城市規劃建設活動，不能憑空進行。特別是在優化完善城市基礎設施、豐富城市建筑功能、擴大城市綠色空間等方面，需要更多以往的城建檔案資料提供有力支持。通過城建檔案管理工作的有效開展，可以及時獲取需要的檔案資料，將有價值的信息融入到新的城市規劃建設方案制定和優化當中，對于提高城市規劃建設科學化水平有積極作用。

（三）實現城建檔案管理模式創新的根本要求。積極主動開展城建檔案管理工作，必須積極采用現代先進科學技術，使城建檔案管理工作流程變得更加簡潔，實現計算機管理。還可以借助大數據技術，對檔案資料進行深度分析處理，為城建檔案管理服務工作開展提供有力的支持，最終實現城建檔案管理模式現代化的轉變。

二、城建檔案管理工作存在的問題分析

（一）數字化管理意識不強。隨著科學技術不斷發展，城建檔案管理數字化已是必然趨勢。然而從實際來看，城建檔案管理人員的數字化意識還較為薄弱，具體表現為將更多注意力放在城建檔案資料的收集、整理和保管上，對城建檔案管理模式創新升級較為忽略；在城建檔案管理中運用數字化技術，只注重檔案數字化，沒有實現城建檔案數字化管理全程化、實時化和立體化。

（二）系統化管理較為欠缺。城建檔案管理涉及諸多工作環節，各環節工作內容不同，要求也不同，需要從系統性的角度整體把握，統籌優化。實踐中，城建檔案系統化管理較為欠缺，尤其是在構建統一的城建檔案管理系統、優化完善工作制度等方面問題較為突出。

（三）檔案開發利用率較低。對城建檔案進行管理最為主要的目的就是對有價值檔案資料進行開發利用，為現代城市規劃、建設和管理提供強有力的支持。但實際工作中，城建檔案開發利用率還比較低，具體表現為沒有依托大數據、云儲存等技術建立城建檔案數據庫；未利用大數據分析處理技術對潛藏在城建檔案中的有價值信息進行深入挖掘；沒有結合實際對城建檔案綜合服務平臺進行打造等，給城建檔案資料開發利用帶來極大的影響。

（四）工作人員素質待提升。城建檔案管理工作的開展需要專業的人員。實際工作中，城建檔案管理工作人員綜合素質不足，特別是在信息化技術應用方面能力不高，無法滿足新時期城建檔案管理工作開展的需要。

三、城建檔案管理工作有效開展的對策

（一）樹立數字化管理意識。一是加大宣傳教育力度。一方面采用召開工作會議的方式，讓相關部門及人員參與，在會上細致闡釋城建檔案管理數字化和實行城建檔案數字化管理的必要性，促使參會人員數字化檔案管理意識得到提升，并積極主動參與城建檔案管理數字化建設。同時借助現代多媒體手段對城建檔案數字化管理進行宣傳與推廣，注意將數字化檔案管理與實際工作內容緊密聯系起來，以更加直觀、生動和有趣的方式展現，吸引更多人關注與討論。二是注重信息化建設。將工作重心放在海量城建檔案資料高效管理和對城建檔案管理系統開發運用上，通過深入推進數字化檔案歸檔處理、完善各類基礎設施、構建檔案管理系統等工作，加快城建檔案管理信息化、數字化發展進程，使城建檔案管理工作更加適應大數據環境。

（二）實行系統化檔案管理。一是加強城建檔案管理分析。從城建檔案管理工作內容入手，對新時期下的城建檔案管理工作要求進行細致把握，對城建檔案管理工作內容及要求進行明確。二是完善相關工作制度。重新梳理城建檔案管理工作內容、目標、流程及要求，對相應工作制度進行優化完善，使工作開展更加科學規范。三是簡化各項工作流程。明確和優化城建檔案管理工作流程，通過刪減一些不必要的內容和環節，使城建檔案管理各項內容銜接更為自然順暢，城建檔案管理工作更加高效。四是積極構建統一的城建檔案管理系統。在完善城建檔案數字化、信息化管理相應基礎設施后，應著力打造統一的檔案管理系統。該項系統應包括檔案收集、檔案分類等子系統，可以直接對所收集的城建檔案資料進行分析，根據檔案內容對其進行科學分類、歸檔和管理。可以打破溝通聯系桎梏，涉及到的檔案信息也能有效查詢與傳遞，以支持城建檔案管理工作更加順暢高效地進行。

（三）提高城建檔案利用率。一是構建城建檔案資料數據庫。借助大數據、云儲存等技術，對城建檔案資料進行科學合理的分類，然后以數據庫的形式進行存儲保管，為后續檔案檢索和開發利用打好基礎。二是加強城建檔案資料深度分析。利用大數據技術對海量城建檔案資料進行分析處理，挖掘出更多有用資料信息，為新時期城市規劃建設及管理提供有利借鑒。比如圍繞某一區域收集整理某一時間段的城建檔案資料，以詳細掌握時間段內區域建設發展狀況，檢索分析該區域基礎設施、城市綠化、功能分區等有價值檔案資料信息，為新時期區域規劃建設提供科學支撐。三是積極打造城建檔案服務平臺。借助現代信息網絡技術，構造城建檔案綜合服務平臺，并支持各部門及人員直接通過網絡平臺進行檢索和運用，促進資源的有效流通和共享，切實提高城建檔案綜合管理和服務水平。四是提供城建檔案資料多元服務。結合不同主體需求，對各種城建檔案資源進行開發，借助現代大數據分析、人工智能等技術，對使用主體畫像進行描繪，自動生成所需要的檔案資料產品，將這些內容智能推送給需要的主體，最大程度地開發利用城建檔案。

（四）構建專業化工作隊伍。一是引進更為專業的人才。采用對外招聘、對內競聘的方式，吸引更多檔案管理專業知識扎實、實際業務能力較強、職業素養較高和懂得運用現代化技術的優秀人才，加入到城建檔案管理工作隊伍當中，使整體隊伍工作水平能夠得到提升。二是組織開展教育培訓活動。圍繞城建檔案管理工作內容，組織開展各種各樣的教育培訓活動，將最新工作理念、技術方法等融入其中，讓工作人員在參與、學習、體驗、操作等中更好地掌握工作標準和工作要求。三是加強檔案人員管理。通過競爭、考核、激勵等機制，引導檔案人員以更加積極認真的態度對待本職工作，并嚴格管理，有獎有罰，減少工作失誤發生。