高位推動 精心組織 扎實推進(jìn)紅河州機(jī)關(guān)電子公文歸檔管理

■李劍武

紅河州檔案局在州委、州政府的關(guān)心支持下，在州委辦公室的領(lǐng)導(dǎo)下，順利完成機(jī)關(guān)電子公文歸檔管理試點工作任務(wù)，成功構(gòu)建了州級機(jī)關(guān)電子公文歸檔管理的支撐平臺，初步形成制度體系和行之有效的工作模式。

一、主要做法

（一）強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、明任務(wù)。紅河州高度重視機(jī)關(guān)電子公文歸檔試點工作，充分發(fā)揮黨管檔案的優(yōu)勢，健全機(jī)制，有力推進(jìn)。2022 年，省檔案局布置了州市機(jī)關(guān)電子公文歸檔試點任務(wù)，紅河州委分管領(lǐng)導(dǎo)立即作出批示，建立由州檔案局館、州數(shù)據(jù)發(fā)展中心、州機(jī)要保密局等部門組成的領(lǐng)導(dǎo)小組。州委分管領(lǐng)導(dǎo)、州委辦公室領(lǐng)導(dǎo)班子多次聽取機(jī)關(guān)電子公文歸檔工作推進(jìn)情況匯報，實地調(diào)研，及時幫助解決經(jīng)費、人員等問題。州委辦公室印發(fā)《關(guān)于在州級機(jī)關(guān)開展電子公文歸檔和電子檔案移交接收工作的通知》，明確要求一體推進(jìn)電子公文處理與歸檔管理。

（二）強(qiáng)責(zé)任、聚合力。州檔案局按照省檔案局指導(dǎo)意見和州分管領(lǐng)導(dǎo)要求，擬定《紅河州州級機(jī)關(guān)電子公文歸檔試點工作方案》，明確工作內(nèi)容和要求，細(xì)化責(zé)任分工，任務(wù)落實到人，將機(jī)關(guān)電子公文歸檔工作列入檔案監(jiān)督指導(dǎo)和執(zhí)法檢查的重要內(nèi)容。州檔案館進(jìn)一步完善相關(guān)制度和電子檔案管理系統(tǒng)，為開展機(jī)關(guān)電子公文歸檔提供了有力支撐。州級相關(guān)部門積極配合，及時保障條件，形成共同推動州級機(jī)關(guān)電子公文歸檔工作的格局。

（三）部系統(tǒng)、對接口。紅河州依托省辦公云平臺部署了“紅河州非涉密電子檔案在線歸檔移交接收系統(tǒng)”，該系統(tǒng)嚴(yán)格落實國家相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)要求，滿足電子公文歸檔與電子檔案整理、保存與利用、移交與接收以及四性檢測、在線監(jiān)督指導(dǎo)等功能，并與紅河州協(xié)同辦公平臺成功對接，實現(xiàn)電子公文在線推送與采集，電子公文辦理和歸檔一體推進(jìn)。

（四）重培訓(xùn)、力推廣。州檔案局館多次組織局館干部職工開展電子檔案在線歸檔移交系統(tǒng)培訓(xùn)，反復(fù)進(jìn)行系統(tǒng)操作演練，確保全員具備指導(dǎo)機(jī)關(guān)電子公文歸檔的能力；組織133 個州級立檔單位參加電子公文歸檔管理培訓(xùn)，對紅河州協(xié)同辦公系統(tǒng)收發(fā)文、電子公文處理、在線歸檔、在線移交等操作方法進(jìn)行專題講解，并對電子公文歸檔工作作出安排；組織四個業(yè)務(wù)指導(dǎo)小組，分片包干監(jiān)督指導(dǎo)州級單位的電子公文歸檔、電子檔案移交工作；建立線上業(yè)務(wù)交流群，及時答疑解惑，提供技術(shù)支持。目前，已有85 家單位登入電子檔案在線歸檔移交系統(tǒng)，系統(tǒng)訪問3320 次。

二、主要成效

（一）有效提升機(jī)關(guān)電子檔案管理意識。試點單位的公文處理與檔案管理工作一體推進(jìn)，機(jī)關(guān)工作更加規(guī)范，提高了辦事效率，降低了工作成本，初步顯現(xiàn)了電子檔案管理的示范效應(yīng)，各單位更加重視檔案工作，進(jìn)一步明確檔案管理部門，配強(qiáng)了檔案管理人員。

（二）探索了電子檔案管理制度。州檔案局結(jié)合實際，制定了《紅河州州級機(jī)關(guān)單位電子公文歸檔與電子檔案移交接收辦法》，明確了電子文件收集歸檔、電子檔案移交接收等責(zé)任和要求，明確了歸檔數(shù)據(jù)接口、元數(shù)據(jù)、歸檔格式等標(biāo)準(zhǔn)。制定了《紅河州非涉密檔案在線歸檔與移交接收系統(tǒng)使用辦法》，對系統(tǒng)管理維護(hù)、使用規(guī)范、安全管理、應(yīng)急處理等做出明確要求。

（三）提升了機(jī)關(guān)電子公文應(yīng)用水平。紅河州機(jī)關(guān)電子公文在線歸檔，實現(xiàn)從文件形成、辦理到歸檔管理的全生命周期管理，形成電子公文處理閉環(huán)。截至2023 年9 月，紅河州州級機(jī)關(guān)已有48 家州級單位完成1549 件電子公文收集整理，16 家州級單位完成2934 件電子公文歸檔，州檔案館接收電子檔案78 件。

三、存在問題

（一）制度有待完善。州檔案館在電子檔案接收進(jìn)館后的管理和利用等方面的制度有待完善。各機(jī)關(guān)單位在電子公文歸檔和電子檔案管理制度建設(shè)方面較為薄弱。

（二）電子檔案門類不齊全。各機(jī)關(guān)目前僅開展了機(jī)關(guān)電子公文歸檔，電子照片、聲像電子文件、公務(wù)電子郵件等各門類電子檔案還未有效納入管理。

（三）機(jī)關(guān)公文辦理水平與電子公文要求不適配。一些機(jī)關(guān)電子公文應(yīng)用不全面、不完整、不規(guī)范，檔案工作人員專業(yè)技能較為欠缺，影響電子檔案的質(zhì)量。

四、下一步打算

（一）規(guī)范引領(lǐng)，完善制度體系建設(shè)。紅河州檔案局將牢固樹立系統(tǒng)思維，進(jìn)一步建立健全各項規(guī)章制度，規(guī)范機(jī)關(guān)電子公文歸檔和電子檔案管理工作。

（二）問題導(dǎo)向，強(qiáng)化業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)。對州級立檔單位開展一輪全覆蓋監(jiān)督指導(dǎo)，針對問題進(jìn)行面對面培訓(xùn)，協(xié)助有關(guān)部門舉辦公文處理培訓(xùn)班，推動各單位電子公文規(guī)范處理和隨辦隨歸。

（三）目標(biāo)導(dǎo)向，向“單套制”管理邁進(jìn)。按照電子檔案管理“單套制”有關(guān)要求，進(jìn)一步規(guī)范電子檔案管理業(yè)務(wù)，強(qiáng)化電子檔案長期保存的保障條件，積極探索電子檔案管理單套制的紅河經(jīng)驗，全力推動全州檔案工作信息化、現(xiàn)代化。