有力組織 分類指導 楚雄州探索電子公文歸檔四種模式

■李洪波

楚雄州積極落實省檔案局有關電子公文歸檔試點工作安排，構建了州級機關電子檔案管理平臺，先后組織2 個黨委部門、8 個政府部門、1個其他部門的總計11 個州級機關參與試點，經過1 年的努力，各試點單位已歸檔電子公文10207 份，順利通過省檔案局組織的試點驗收，取得了預期效果。

一、主要做法

（一）加強領導，精心組織。在省檔案局確定楚雄州為試點單位后，州檔案局高度重視，第一時間組織人員學習研究，展開全面深入調研，選取試點單位。為強化試點工作組織領導，成立了以州委辦公室主任、州檔案局局長為組長，州委機要保密局副局長、州工信局副局長、州檔案館館長為副組長、各試點單位分管檔案工作的領導為成員的楚雄州州級單位電子公文歸檔試點工作領導小組，于2022 年9 月印發了《楚雄州州級單位電子公文歸檔試點工作方案》，明確試點任務、要求和工作步驟。

（二）通力合作，完善系統。電子公文歸檔是一項系統工程，需要試點單位以及檔案、信息化、保密等主管部門的密切配合，尤其需要協同辦公系統及檔案管理系統的軟、硬件供應商、系統集成商有力支撐保障。一年來，州檔案局認真履行職責，召開2 次領導小組會議，分析研判試點工作的主要障礙、存在困難和問題，落實解決措施。為確保試點工作成效，我們將建設功能完善、能支撐全部州級機關應用的協同辦公系統、電子檔案管理系統作為試點工作的重要內容，積極爭取州財政下撥了143.5 萬元專項資金用于相關設施設備購置及系統功能完善工作，先后組織軟、硬件供應商、系統集成公司，就軟硬件配置、安全保密措施、系統接口、電子公文規范處理、電子檔案標準化管理等問題，召開技術交底、協商會議29 次，協同辦公系統為此改進升級3 次，檔案在線接收系統改進升級7 次，有力保障了試點工作順利推進。

（三）分類指導、注重實效。州檔案局根據試點單位電子公文應用的實際情況，分類指導，幫助各試點單位建立適合自身實際的模式，為州級機關以電子公文歸檔管理為引領，全面推動機關檔案工作轉型升級樹立了可復制可推廣的示范。我們將試點單位分成四類：一是公文處理大部份在協同辦公系統上進行的單位，主要有州投資促進局、州財政局、州工信局、州教育體育局，采取直接歸檔電子公文，少數未在協同辦公系統處理的文件，在機關檔案室檔案管理系統中通過掃描的方式歸檔；二是協同辦公系統僅用于收發文，公文處理還是用紙質文件流轉的單位，主要有州委辦公室、州機關事務管理局，采取先歸檔電子公文，再歸檔紙質檔案并進行數字化加工后在機關檔案室檔案管理系統中集中管理；三是公文處理用協同辦公系統，領導批示用紙質的單位，主要有州交通局，采取先歸檔電子公文，再對文件處理簽進行掃描后在機關檔案室檔案管理系統中掛接；四是使用獨立的OA 系統的單位，主要有州稅務局、州中心血站，州稅務局直接在稅務部門的OA 系統中進行歸檔，中心血站將自己的OA 系統中的電子公文全部下載轉到州級協同辦公系統中再進行歸檔。

（四）建章立制、強化培訓。為科學、高效、安全推進電子公文歸檔工作，楚雄州檔案局從源頭進行把控，結合全州推行檔案“三合一”制度，對試點單位的“三合一”制度進行了認真審核和把關，方便技術人員在前期工作中設定分類方案以及各單位在歸檔過程中能更清晰地確定歸檔范圍、保管期限。同時為使工作流程更加規范，州檔案局擬定了《州級單位電子公文歸檔制度（試行）》《電子公文歸檔流程圖（試行）》等相關制度，要求各單位認真落實制度，按流程和步驟進行規范歸檔。一年來，我們分別組織面向試點單位的業務培訓和面向全部州級單位的培訓各1 次，到試點單位現場指導27 次。在對各州級機關開展日常檔案業務指導時也把電子公文歸檔作為重要內容，強化指導。

（五）源頭管控，確保安全。安全工作始終是電子公文歸檔的首要問題，為此我們多角度加強化電子公文歸檔安全工作：建立了電子公文歸檔制度，審查試點單位的“三合一”制度，印發檔案安全工作提醒等。同時結合業務指導，督促各單位落實相關制度，確保歸檔環境、歸檔過程、歸檔數據安全。

二、存在問題

雖然我們完成了試點工作任務，但也存在一些需要進一步解決的問題：一是我州的協同辦公系統服務器未在當地，歸檔時間會有延遲；二是有的單位公文處理工作不能及時辦結電子公文處理流程，造成電子公文不能及時歸檔；三是多數州級機關電子公文應用不全面不完整，需要“混合制”歸檔，較為繁瑣，影響各單位開展電子公文歸檔工作的積極性。

三、下一步措施

我們將進一步總結試點工作經驗，堅持問題導向，主動謀劃，切實解決電子公文歸檔中的問題，在州級單位全力推進電子公文歸檔，助力“數字楚雄”建設。一是增強電子公文歸檔工作的意識，提高領導干部對電子公文歸檔的關注度和支持；二是積極配合相關部門加快推進電子政務協同辦公平臺的全面使用，構建電子公文“單套制”歸檔的良好生態；三是強化監督指導，提高電子公文歸檔的制度化規范化管理水平；四是積極向州工信局、州政府辦等單位匯報，提升協同辦公系統歸檔時效。