高度重視 有力保障 規(guī)范操作 扎實做好電子公文歸檔工作

■李興鵬

省檔案局2022 年7 月安排加快推進機關(guān)電子公文歸檔工作，省林草局認真執(zhí)行有關(guān)規(guī)定，嚴格標準，規(guī)范程序，于2023 年3 月順利實現(xiàn)局機關(guān)電子公文歸檔，主要有以下做法。

一、高度重視，深化電子公文應用

省林草局一直把做好檔案工作作為搞好自身建設、服務決策、提高辦事效率的一項重要基礎(chǔ)工作，配齊了硬件設施，配備專職檔案管理人員，每年經(jīng)費預算足額保障，先后投入140 余萬元，對2007 年以來永久和長期保存的非涉密紙質(zhì)文書檔案，全部進行了數(shù)字化并移交省檔案館，實現(xiàn)存量檔案數(shù)字化。2021 年1 月，林草OA系統(tǒng)正式上線，局主要領(lǐng)導、分管領(lǐng)導高度重視，統(tǒng)一思想，強力推行全流程無紙化處理非涉密公文，明確一位二級巡視員牽頭，組織局辦公室等部門，多次與技術(shù)團隊對接，優(yōu)化流程，適配了移動端OA，開展了全員培訓，確保每位干部職工熟練掌握。在系統(tǒng)運行過程中，多次組織相關(guān)處室與技術(shù)團隊研究，不斷改進系統(tǒng)瑕疵。同時，制定了電子公文系統(tǒng)管理辦法等一系列制度，全面打通了局機關(guān)與局屬各單位、與州市縣區(qū)林草局的公文傳輸通道，在本系統(tǒng)實現(xiàn)電子公文全面應用。目前，林草OA 注冊用戶1803 人，流轉(zhuǎn)收文、發(fā)文、簽報、事務等各類材料40 萬份次，數(shù)據(jù)量6.6TB。

二、對接歸檔，實現(xiàn)電子公文全流程管理

充分利用省林業(yè)雙中心，以及浪潮集團在局機關(guān)駐場人員的技術(shù)優(yōu)勢，在OA 上線前就多次組織有關(guān)處室與技術(shù)團隊對接，將辦文和歸檔需求，按照國家有關(guān)標準提前設計到OA 系統(tǒng)；在辦文過程中嚴格執(zhí)行保密相關(guān)規(guī)定，提前對文件進行定密審查，做到非涉密文件全流程在OA 上流轉(zhuǎn)。在辦文過程中，OA 系統(tǒng)及時抓取電子公文重要字段，電子公文辦理完畢后，歸檔人員根據(jù)字段確定歸檔屬性，及時上傳歸檔。為實現(xiàn)電子公文全流程規(guī)范處理，我們與省檔案局積極溝通，協(xié)調(diào)技術(shù)團隊開發(fā)接口，將省林草局在政務外網(wǎng)自建的辦公系統(tǒng)成功對接省級機關(guān)非涉密電子公文歸檔與移交系統(tǒng)，將檔案管理“三合一”制度的內(nèi)容和電子檔案有關(guān)規(guī)范標準落實到系統(tǒng)功能之中，形成電子公文形成、辦理、歸檔和移交進館的全流程一體化管理體系。

三、規(guī)范移交，館室一體顯效益

省林草局OA 系統(tǒng)上線之初就充分考慮電子檔案移交進館需要，局辦公室多次與省檔案館檔案接收部門溝通協(xié)調(diào)，確定了電子檔案移交進館的技術(shù)保障和移交接收方式。根據(jù)林草局公文數(shù)據(jù)量大的特點和網(wǎng)絡帶寬的情況，我們與省檔案館檔案接收部門反復試驗，不斷摸索經(jīng)驗，對數(shù)據(jù)量較小的文件一次多個、最多5 個，集中打包移交，對數(shù)據(jù)量較大的文件一次一個打包移交，以保證移交工作順利進行。截至目前，省林草局累計上傳16000 余份電子公文到省檔案局電子公文歸檔管理系統(tǒng)，完成整理歸檔9000 余份，成功移交進館4000 余份電子檔案，為電子檔案長期保存、長期可用建構(gòu)了堅實保障。通過電子公文歸檔和在線移交進館，一方面大幅提高了公文流轉(zhuǎn)速度、辦文效率和協(xié)同辦公水平，另一方面，減少了紙質(zhì)檔案數(shù)字化帶來的泄密風險，大幅節(jié)約了經(jīng)費。