擔當責任 抓實抓細 發揮好電子公文歸檔管理的示范作用

■陶 冶

為貫徹落實好國家檔案局和云南省相關要求，積極推進我省電子公文歸檔管理工作，云南省檔案局明確要求局機關檔案室在電子公文歸檔管理方面要爭先探索，擔當責任，積極發揮檔案主管部門的帶頭示范作用。經過近3 年的努力，省檔案局已經實現非涉密文件主要使用電子公文，并實行單套制歸檔、單套制移交進館。

一、基本情況

2021 年，省檔案局完成云南省協同辦公應用系統的接入、調試及試運行、新增功能需求開發和上線以及原有系統數據導入等工作，基本實現電子文件歸檔保存。2022 年，完全實現非涉密電子文件單套制歸檔，并順利通過相關檢測及驗收程序，以在線方式移交進省檔案館安全保存。全年歸檔電子文件1700 余份。電子文件從形成開始，在流轉使用、收集、整理、歸檔、移交、保管、保護、利用、統計等各階段全流程均實現無紙化辦理，提高了工作質效。2023 年，以“即辦即歸，即歸即查，一鍵歸檔”為目標，繼續做好電子文件歸檔工作。

二、主要工作做法

（一）增強檔案意識，爭取領導重視支持

提高檔案意識是取得領導支持和重視檔案工作的內在要求，工作人員要加強自身檔案意識，才能影響到身邊的同志，同時也才能夠爭取到單位領導的支持。電子文件歸檔和電子檔案管理工作投入巨大，沒有領導的支持是難以進行的。省檔案局領導重視此項工作，親自部署，提出工作要求，親自調度，抓好工作推進，遇到難點困點召開專題會議研究，督促相關處室強化協作，協調推進，確保了工作的順利推動。

（二）耐心細致，不斷優化完善系統功能

在系統建設初期，與建設方充分溝通，以新的功能需求的方式提交建設方完善相關功能模塊。收集各類問題，梳理、歸類，反饋給系統建設方修改完善。系統更新或大版本升級前，進行大量數據和高并發等測試，確保功能上線后完好運行。優化文件處理路徑，刪減不必要的處理流程，不斷提升系統處理時效，提高運行質量。同時，不斷提高系統的自動化和智能化水平，例如由之前的手動預歸檔、歸檔，改為現在夜間服務器空閑時自動批量歸檔，由之前的電子文件歸檔時的手動著錄，改為現在的字段自動采集，元數據按照規則自動命名等等。經不斷磨合，目前業務流程順暢，人工干預少，歸檔質量和效率明顯提高。

（三）加強溝通，不斷推進業務系統與檔案系統有效銜接

與建設方建立日常溝通機制，強化銜接溝通，按照相關要求，逐步完善業務系統與檔案系統的歸檔接口方案，保證業務系統產生的文件正常歸檔。對一些重要卻易忽略的元數據內容進行重點規劃和考慮，對合規性進行檢查和測試，防止因歸檔接口元數據缺失造成歸檔后的電子文件完整性和真實性無法得到保證。

（四）加強培訓，將電子文件歸檔質量控制重心由后端轉向前端

將電子文件歸檔質量控制由傳統的后端控制轉向前端控制，由部分環節控制轉向全過程控制。從電子文件形成之始，就做好質量控制，一是組織系統使用人員開展業務培訓和實操指導，實地到各處室開展業務指導，使各處室人員熟知系統操作，對檔案工作人員也進行專門業務培訓。通過培訓，保證工作程序規范、文件要素齊全，確保歸檔文件符合有關標準和規范要求；二是事中加強跟蹤問效，建立機關檔案室和處室有效溝通，遇到文件質量問題，及時發現并加以處理，把問題解決在初始狀態。三是文件印發后做好質量檢查和抽查。機關檔案室對當日產生文件進行日常檢查，對易錯文件進行抽查，防止錯誤遺留到后期。

（五）注重文件全過程管理，確保電子文件安全

按照國家有關法律和標準規范要求，做好電子文件全過程管理，確保電子文件從形成到使用，從傳輸到存儲，從歸檔到利用的所有過程節點，均始終處于受控狀態，在文件生命周期的每個階段，在電子文件的前中后端管理中都有對應的應用對其進行管理，確保移交進館的電子檔案符合國家標準規范，確保歸檔電子文件長期可用性，保證電子檔案真實、完整、安全，實現電子文件長期安全保管。

（六）擴大交流，積極發揮示范作用

省檔案局將電子公文歸檔管理納入基層跟班學習的重要內容，組織每一批到局跟班學習的基層檔案部門工作人員現場觀摩、對照講解、上機操作，直觀感受電子公文歸檔管理的特點和優勢，了解規范的電子檔案構成要素，強化電子檔案管理意識。在有關省級機關前來咨詢了解電子檔案管理工作時，主動演示我局電子公文歸檔管理系統運行和電子檔案管理工作情況，交流工作經驗和為各機關謀劃、實施好電子公文歸檔管理工作，發揮了示范作用。

三、下一步工作打算

一是進一步擴大歸檔范圍，由文書電子文件歸檔，擴展到局內部事務審批管理、信息報道審核管理等其他類別歸檔文件材料也實現單套制歸檔。同時，將加強局重大活動照片、音視頻等文件的歸檔與管理工作。二是創新工作方法，探索涉密文件的電子文件歸檔和電子檔案管理工作。三是進一步實現文件元數據智能采集，不斷提高采集準確率，盡量減少歸檔過程中的人工著錄和干預。