公立醫(yī)院耗材采購內(nèi)部控制評價研究

石麒歆 四川大學華西口腔醫(yī)院 吳依西 四川大學華西醫(yī)院 吳昊 四川省腫瘤醫(yī)院

引言

2021年，《公立醫(yī)院內(nèi)部控制管理辦法》（國衛(wèi)財務發(fā)〔2021〕31號）中規(guī)定，公立醫(yī)院每年度需報送內(nèi)部控制評價報告，努力推動公立醫(yī)院內(nèi)部控制建設和評價工作。內(nèi)部控制評價已成為醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容，有助于推動醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。耗材采購作為醫(yī)院日常業(yè)務活動中的一項基礎工作，建立健全耗材采購內(nèi)部控制，改進和加強耗材采購控制管理，能夠控制不合理醫(yī)療費用、保障耗材質(zhì)量、規(guī)范醫(yī)療市場秩序。對公立醫(yī)院耗材采購內(nèi)部控制進行評價，能夠幫助建立健全內(nèi)部控制體系，達到以評促建的目的。

一、耗材采購內(nèi)部控制評價現(xiàn)狀

（一）評價機制不健全

相關數(shù)據(jù)顯示，部分醫(yī)院尚未建立評價機制，未對耗材采購內(nèi)部控制開展評價工作。耗材采購內(nèi)部控制制度設計及執(zhí)行的有效性屬于監(jiān)督盲區(qū)，不利于耗材采購風險防范、流程優(yōu)化。另外，雖然建立了相關評價機制但執(zhí)行力度不夠，未進行全面評價，或在相關領域政策發(fā)生重大變化時，未及時根據(jù)變化內(nèi)容對評價內(nèi)容進行改進，導致未能發(fā)揮以評促建的作用。

（二）評價程序不完善，評價指標體系不明確

醫(yī)院的評價水平參差不齊，并未按照完整的評價程序?qū)嵤┰u價，或未參照標準的指標體系形成量化的結果。使得評價效果無法為優(yōu)化內(nèi)部控制體系提供建設性意見，難以促進采購業(yè)務管理水平提升。

（三）內(nèi)部控制意識薄弱，評價結果應用不充分

評價工作如果出現(xiàn)相關業(yè)務人員不重視、不充分配合的情況，則會影響評價工作的開展。另外，如果對評價結果缺乏反饋機制，業(yè)務部門無法針對缺陷進行相應整改，也會使評價工作效果大打折扣。

二、耗材采購內(nèi)部控制評體系

（一）業(yè)務活動風險評估

對業(yè)務活動進行風險評估，是對其發(fā)生的可能性以及造成影響的嚴重程度進行評估。評價部門首先應收集耗材采購相關制度、了解業(yè)務基本環(huán)節(jié)。根據(jù)收集到的信息，進行總結和分析，梳理出風險事項，形成風險清單。評價人員根據(jù)風險清單設計風險評估調(diào)查問卷，由風險控制部門對各項風險予以自評。調(diào)查問卷中要求自評人員針對每項風險，從風險發(fā)生的可能性及影響程度進行打分。風險發(fā)生可能性依據(jù)發(fā)生概率從低到高，對應分值0-5分。影響程度根據(jù)從輕微到惡劣，對應分值0-5分。評價人員根據(jù)自評結果，對風險等級給予認定。在后續(xù)評價程序中，重點關注高風險環(huán)節(jié)，對相關控制活動進行有效性測試。

（二）明確關鍵控制活動

控制活動是根據(jù)風險評估結果，將風險控制在可承受范圍之內(nèi)的一系列控制措施。評價人員根據(jù)風險清單及風險等級認定結果，明確耗材采購活動的關鍵控制活動，形成風險控制矩陣，為后續(xù)開展并不斷改進控制活動與控制測試策略提供依據(jù)。針對風險評估環(huán)節(jié)梳理出的風險點，耗材采購業(yè)務有如下關鍵控制活動：

1.成立耗材管理委員會、建立健全完善的遴選制度。目前的耗材遴選工作中普遍存在一些難點，比如部分專業(yè)性耗材在遴選時需求科室具有較強的話語權，管理部門較難控制；各專家在各自熟悉的專科領域?qū)Ξa(chǎn)品屬性把握情況不一，難以公平、公正對所有耗材進行打分、評價等。這些難點問題的解決需要通過成立耗材管理委員會、建立健全完善的遴選制度等控制活動來規(guī)范和約束，進行風險控制。

2.合同審核。在遴選結束后，醫(yī)院將與供應商簽訂采購合同。應注意遴選耗材的合同價格是否與投標價格一致、同一種耗材價格是否高于上一次遴選價格等問題，嚴格控制合同風險。

3.申購與采購崗位分離。醫(yī)院應設置耗材采購中心，需求科室將采購申請?zhí)峤徊少徶行模儆刹少徶行倪M行統(tǒng)一采購。采購中心應設置相應權限審核審批采購需求的合理性，保障采購活動按計劃執(zhí)行。

4.采購和驗收崗位分離。供應商將耗材送到后，先經(jīng)采購中心驗收，再由二級庫進行驗收，采購中心收到二級庫驗收合格的記錄后，才能根據(jù)發(fā)票完成入庫。

5.付款價格審核。由于耗材采購的繁雜性，付款前需審核采購價格是否與合同價格一致，核對一致后方能付款。

6.建立健全零星采購、緊急采購制度。醫(yī)院往往會遇到一些突發(fā)情況需要采購合同之外的耗材，因此還需制定耗材零星采購及緊急采購制度，規(guī)范臨時采購活動，保障采購各個環(huán)節(jié)穩(wěn)步運行。

（三）構建耗材采購內(nèi)部控制評價指標體系

評價指標體系分為兩級指標進行構建。一級指標根據(jù)耗材采購組織體系及具體業(yè)務流程進行設計，二級指標則根據(jù)體系和流程中的關鍵控制活動進行設計。在風險評估及明確關鍵控制活動的基礎上，本文又通過咨詢專家、研究文獻、發(fā)放調(diào)查問卷等方法確定評價指標，并運用層次分析模型確定各項指標權重，最后形成耗材采購內(nèi)部控制評價指標體系（見表1）。每個指標滿分為100分，若沒有完全參照指標設計控制活動并有效運行，則進行相應扣分。評價人員應對照該指標體系對關鍵控制活動的執(zhí)行有效性及運行有效性進行打分，最后據(jù)此表認定內(nèi)部控制的缺陷等級、得出內(nèi)部控制運行整體情況等級。

表1

（四）對照評價體系，對控制活動實施測試

對照評價體系，對評價指標進行打分的過程則需要對相關控制活動實施測試內(nèi)容，包含控制活動的設計有效性測試及運行有效性測試。測試方法包括訪談溝通、檢查單據(jù)、實地觀察、流程圖、穿行測試等。穿行測試是選取某筆業(yè)務，從業(yè)務發(fā)生開始追蹤到結束，核實實際執(zhí)行情況與業(yè)務流程圖、相關管理制度是否一致的處理過程。此外，評價人員可以抽取關鍵控制點中一筆或多筆業(yè)務的全套資料，檢測關鍵控制點控制活動是否運行有效。

（五）形成內(nèi)控評價結果，反饋至相關業(yè)務部門

評價人員通過前文所述的控制測試方法，按照評價體系，對每個評價指標進行測試、打分。若未設置控制活動或控制活動設計無效，則該指標計為0分；若控制活動設計有效，則要測試控制活動是否運行有效，若控制活動運行完全無效，計為0分；若控制活動運行完全有效，計為滿分；若控制活動運行并不完全有效，則酌情進行扣分。根據(jù)每個指標的得分，對內(nèi)部控制的缺陷等級予以認定，根據(jù)缺陷的重要程度分為重大缺陷、重要缺陷和一般缺陷。最后，將各項指標得分與權重相乘，再相加，得出內(nèi)部控制評價總得分，根據(jù)總得分，將內(nèi)部控制建立及運行情況分為優(yōu)秀、良好、合格以及不合格四個等級（表2）。

表2

最后的評價結果包括缺陷認定及總得分，評價人員可通過出具內(nèi)部控制缺陷整改通知書以及缺陷整改建議等方式，將評價結果反饋至相關業(yè)務部門。醫(yī)院審計、紀檢、人力等部門應形成監(jiān)督合力，共同督促業(yè)務部門對問題進行整改，同時將整改工作納入考評機制，充分、有效地發(fā)揮內(nèi)部控制評價以評促建的作用。

三、應用建議

（一）建設內(nèi)部控制評價組織機制

醫(yī)院應加強內(nèi)部控制評價的頂層設計，成立內(nèi)部控制評價領導小組，組織領導評價工作。同時應建立健全相關評價制度，明確評價頻次、范圍、內(nèi)容、牽頭部門、方式方法等，為醫(yī)院評價工作提供根本遵循。另外，提升管理人員的內(nèi)控建設重視程度，對業(yè)務內(nèi)部控制關鍵崗位的工作人員進行培訓，形成前期意識到位、過程高度配合、后期積極整改的內(nèi)部控制評價工作環(huán)境。

（二）提升專業(yè)能力，把關內(nèi)部控制評價質(zhì)量

內(nèi)部控制評價牽頭部門應提升評價人員的專業(yè)能力，嚴格把關內(nèi)部控制評價質(zhì)量。若自身評價力量薄弱，可考慮委托專業(yè)第三方機構進行評價工作；若評價工作由醫(yī)院自身開展，則應以專業(yè)素質(zhì)較強的會計、審計人員為主，業(yè)務經(jīng)驗豐富的骨干為輔，保證評價結果的真實性、全面性、規(guī)范性和適用性。

（三）注重問題整改，達到以評促建的效果

評價牽頭部門應擴大內(nèi)部控制評價結果的傳遞范圍，提高評價結果的公開度。通過上報院務會、下發(fā)報告、召開會議等方式，提高全院內(nèi)控管理的重視度與參與度。對結果中提出的問題及建議，相關部門應及時確認并整改，醫(yī)院應注重監(jiān)督力量的協(xié)同推進和統(tǒng)籌安排，適時開展整改“回頭看”，書寫好評價工作“下半篇”文章。

結語

本文闡釋了耗材采購內(nèi)部控制評價程序、構建評價指標體系，但在研究過程中仍然受到地區(qū)文化和實情的影響，公立醫(yī)院耗材采購內(nèi)部控制評價指標體系應根據(jù)政策法規(guī)及醫(yī)院實際情況進行持續(xù)更新、動態(tài)調(diào)整，提高內(nèi)部控制評價工作的可操作性。同時堅持評價的問題導向、風險導向，加強評價監(jiān)督作用，針對內(nèi)部控制缺陷進行整改，不斷提高醫(yī)院耗材采購內(nèi)部控制管理水平。