檔案資源共建共享路徑探析

文/隨州市委組織部組工信息中心 林雯雯

檔案，承載了人類活動的歷史軌跡；能為維護國家利益、人民權益和推動社會發展提供依據和發展動力；能有效“存憑、留史、資政、育人。”隨著人類社會的快速發展，檔案和人們的關系日趨緊密，個人發展離不開檔案；單位發展離不開檔案；科技發展離不開檔案。檔案資源共建共享已成為社會發展的必然，已經成為人們共同關注的重要課題。然而，由于種種原因，在實際生活和工作中，檔案資源共建共享工作口號喊得很響，實際成效則微乎其微。

一、共建共享的難點

（一）缺乏“共”的理念。檔案資源共建共享是社會發展的大趨勢，是人類社會穩步推進的必然。但在實際生活和工作中，對檔案資源共建共享工作真正高度重視的，目前還僅僅停留在有識之士層面，不少人還是處于茫然無知和無所謂的階段，具體表現為：1.不愿用心打基礎。有的地區、有的單位十分不情愿、有的則是無力將大量資金投入檔案工作的基礎設施建設上來。導致少部分地市級檔案館的基礎設施難以達到起碼的要求，不少縣級和具體單位檔案管理的基礎設施只能湊合著用。2.不想、不會用。檔案資源共享的前提是愿用和想用、會用檔案資料。但在實際生活和工作中，人們很少想到使用和發揮檔案資料的作用。不少單位設施齊全、資料也比較豐富，但檔案館、室門前門可羅雀；有的則是檔案資料上灰塵滿滿，根本沒有人動過的痕跡；檔案設施和機構成了擺設。3.不想“共”。共建共享的集中體現就是一個“共”字。長期以來，人們受傳統管理模式的影響，習慣于單打獨斗，總認為自己的“一畝三分地”不能容他人插手。這樣，在建設時大家就是各起爐灶，互不聯系；使用起來各干各的，大家也從來沒有想過共建共享。一旦覺醒時，基礎設施已難以兼容并存了。

（二）缺乏“共”的要求。檔案資源共建共享是一項系統性工程，要實現共建共享之目的，對檔案工作的各個方面各個環節的建設、發展、管理必須有全國性統一要求。如：館、室的建設需要達到什么要求？軟件配置達到什么要求？共建共享的技術要求等，只有在統一規定的要求下，才能在館、室建成之日實現共享。從目前的實際情況看，與共建共享的要求相差甚遠，具體表現為：一是從檔案館、室的基礎設施建設來看，沒有統一的要求；從軟件開發和應用看，也無統一的要求；基本上是各拿各的號，個吹各的調，干個啥樣是啥樣。二是全國性技術要求急需提出和統一。檔案資源共建共享的科技含量高、規模大，是一個較為龐大的科技系統。如：傳統館藏檔案數字化以及檔案信息的網上傳遞利用，必須應用多媒體技術、數據庫技術、海量存儲技術、數字通信技術、數字加密技術、智能檢索技術等。對這些高科技設施的建設、運用，必須有全國性統一要求，在統一的技術要求指導下建設和使用，才能真正走上共享之路，可惜我們目前很多不健全。三是人員配備無統一要求。如各級檔案館、室各應配備多少人？各層次人員各需配多少？沒有統一的要求。基本上是一個地方一個樣，有的人員少得可憐，有的則根本沒有什么專業技術人員。

（三）缺乏“共”的技術基礎。共建共享的基礎性技術要求有三個方面：必須有一套科技含量高的基礎設施；必須有一支高科技水平的檔案工作隊伍；必須具有共建共享的意識和機制。目前我們在這三個方面都有明顯的欠缺。首先，基礎設施技術含量不高。當前，不少地方比較先進一點的僅是利用網絡技術開展檔案信息服務，這還仍是主要以館藏介紹、目錄、查詢等為主，與美國的國會圖書館館藏的“大事件材料”便于下載保存的圖像、文本等形式相比較，那就相差太遠了。有些地級市和不少縣市區的檔案信息化基礎設施，則更缺少技術含量，對過去檔案信息的咨詢，基本上靠人工翻找。其次，檔案工作人員缺乏應有的技術素質。由于檔案工作相對清貧，相對人、財、物等單位來說，社會地位偏低。因此，檔案事業需要的人才來不了，來的人員又不是檔案工作需要的人。同時，由于人心不穩，檔案工作難以嚴格管理，不少人員都抱著“混一天是一天”的思想過日子，根本沒有心思鉆研業務。但是，檔案工作科技含量卻在不斷提高，對從事檔案工作的人要求越來越高。人員技術素質的止步不前，有的甚至退化的現狀和檔案工作科技程度的不斷提高形成了嚴重的背離，使共建共享的希望越來越渺茫。再次，缺乏共建共享的機制和意識。目前，國家對檔案信息資源共建共享缺乏統籌規劃和宏觀調控；缺乏法律法規和管理制度的保障；不同地區、不同行業內的檔案信息資源共享機制缺乏整體性發展規劃，不能形成協調發展、協調作戰、資源共享的機制；全面協同的機制、規劃的欠缺，導致無法開展全面協同工作。再者，不少單位和個人對檔案資源共建共享這個名詞還處于十分生疏和茫然無知的狀態，根本談不上共建共享的共識。目前，我們在機制和認識上的這種狀態，導致我們想提高人員技術素質的希望就像建立在沙灘上的大廈一樣。

（四）缺乏“共”的安全。檔案資源共享前提之一就是必須有牢固的安全保障，否則，就難以實現共建共享。安全隱患的第一點就是安全意識亟待加強。主要表現為檔案工作人員的檔案安全意識非常薄弱。有的接觸檔案資料時，根本沒采取什么安全措施；有的將檔案信息資料隨便亂放，存放檔案信息的電腦也無保護措施。第二點就是基礎設施的安全保障欠缺。由于受資金不足的限制，不少地方在進行基礎設施建設時，都把標準壓在最低程度，有的單位甚至在一間大辦公室里，安排幾個柜子裝檔案，美其名曰“因陋就簡”，根本無從談“檔案安全”四個字。第三點則是缺乏防高科技破壞的措施和手段。高科技的不斷發展，為我們抓好檔案資源共建共享提供了很大的便利。但是，也為企圖竊取檔案資源或攻擊檔案網絡的人提供了有力武器。現在，我們落后的基礎設施和落后的技術手段及管理措施是遠遠達不到保護檔案資源的目的，必須盡快加強和完善。

二、共建共享之路徑

檔案資源共建共享是一盤社會性大棋，不是某一個地區和某一個單位能辦好的事情，必須要抓好頂層設計，上下聯動，全方位協同，方能收到理想效果。

（一）切實樹立檔案資源共建共享是歷史發展必然的理念。要實現檔案資源共建共享，必須樹立牢固的檔案資源共建共享的理念。一是領導干部，尤其是主要領導干部，要牢固樹立檔案資源共建共享是歷史發展必然的理念。各級領導干部必須清楚地看到，隨著科學技術的飛快發展，人類社會的相互聯系更加緊密，信息傳播更加快捷和準確，檔案資源必須共建共享。這是歷史發展的必然，是科學技術發展的必然，更是各級領導干部必須樹立的理念。二是各級檔案工作者必須切實樹立檔案資源共建共享是歷史發展必然的理念。全體檔案工作者應該清楚地看到，過去我們有共建共享的愿望，可實際情況卻使我們只能作為愿望，根本無法實現。三是全民樹立對檔案資源共建共享是歷史發展必然的理念。加大宣傳力度，使共建共享成為全民的自覺行動。一花獨放不是春、萬花齊放才能春滿園。檔案資源共建共享的先行者是上級領導，是檔案資源主管部門，是檔案工作者。但這還不夠，必須形成全民共識，方能蔚然成風。所以，各級各地檔案主管部門和檔案工作者在率先垂范抓好檔案資源共建共享理念的同時，充分發揮各種宣傳工具的作用，向全社會廣泛宣傳共建共享的重大意義；宣傳共建共享的可能性；宣傳共建共享的先進典型；宣傳各地各級共建共享的先進經驗，使檔案資源共建共享工作成為全民意識，成為全民的自覺行動。

（二）切實抓好檔案資源共建共享的保障。強有力的組織領導、能征善戰的隊伍、充足的經費，是抓好檔案共建共享的強有力保障。首先，各地各級領導，尤其是主要領導，必須高度重視檔案資源共建共享工作，要親自拿在手上放在心上；把檔案工作的發展列入每年本地本單位的工作目標之中，并作為每年的考核內容；每年至少要集中聽取一次檔案部門的工作匯報；對檔案部門提出的工作難點和具體問題及時給予協調和解決；依法為檔案部門開展共建共享工作提供必要的履職盡責的條件。其次，必須切實抓好檔案工作隊伍建設。抓隊伍的前提是要配齊培強檔案工作領導班子，盡量挑選懂檔案工作業務的人員作為班子成員。必須配齊配強檔案工作隊伍，正因為檔案部門既重要又清貧，更要挑選精兵強將來充實。必須抓好檔案隊伍的再教育、素質的再提高。再次，各級政府要給予檔案工作應有的經費保障。各級政府必須把所屬檔案館、室的建設納入本級基本建設規劃，為檔案資源共建共享提供牢固的基礎性保障；各級政府必須科學核定檔案工作經費，按照相關規定落實到位，并及時解決發展中可能出現的困難，為檔案資源共建共享提供牢靠的日常保障。各級政府必須把檔案信息化建設、接收征集、搶救保護、查閱利用服務、安全管理、史料編纂、陳列展覽等特殊性、突出性工作作為重點項目列入財政預算，為檔案資源共建共享提供有力的保障。

（三）切實提出并落實檔案資源共建共享的要求。檔案資源要想真正達到共建共享，必須在充分論證、廣泛征求意見的基礎上，提出一系列科學的檔案資源共建共享的建設、運行、發展要求：一是基礎設施建設要求。必須針對不同層次、不同級別的檔案館、室的建設提出不同的具體要求。如：對國家檔案館設施建設的要求和省、地、縣檔案館設施建設的要求應有區別，而對具體單位的檔案設施的建設要求更應有所不同。二是設備配置要求。如：電腦硬件配備多少、具體容量多少，相關配套設備有哪些、館藏達到什么標準等等，都應有明確具體的要求。三是人員配備要求。如：國家、省、地、縣、單位的檔案館、室各應配備多少人？各種文化層次、各類職稱應有多少人？都應有具體要求。同時，還要根據不同地區、同一級別但經濟發展程度不同、館藏內容不等的地區和單位，對人員設置的要求也應有一定的彈性，使標準具有較強的可行性。四是信息采集、運行要求。如：信息采集標準、信息加工標準、信息記錄標準、信息傳遞標準、信息檢索標準、信息處理與信息控制標準等。使整個檔案資源共享工作在這些科學、規范的要求和統一模式下有序運行，使共享工作健康發展，以最小的成本獲得最大的效益。

（四）切實提高檔案資源共建共享的科技水平。提高檔案資源共建共享的科技水平是一個系統工程，不是從某一項工程著手，也不是在某一個環節上下功夫，而是要全方位布局，上下共同行動，一聲號令喊到底，方能收到理想成效。首先，要提升基礎設施的科技水平。在基礎設施建設時，我們一定要摒棄過去的那種因陋就簡、只要能用就行的觀念，一定要瞄準科技前沿，瞄準時代的高點，按照國家提出的統一要求，能用先進的絕不為省一點錢而湊合。基礎設施建設既不能浪費，又能保證在一定時期不落后。其次，要提升配套設備的科技水平。在配套設備配置方面，一定要一次性上到位。絕對不能按“暫時先湊合著用，等將來條件好了再更新”的老一套做法。同時，還要及時更新設備，尤其是網絡系統，使其保持良好的工作狀態。最后，切實提升檔案工作者的科技水平。提高檔案工作者的科技水平要從兩個方面入手：一是抓好在崗培訓和提高。這是常用的也是最有效的辦法。一定要制訂對所屬人員長期教育和短期培訓教育相結合的規劃和落實措施，使大家的科技水平與時代同步。二是對極少數經過培訓、再教育仍不能適應檔案工作發展需要的人員，要申請組織人事部門堅決調整其工作。

（五）切實做好檔案資源共建共享的安全工作。安全工作是檔案資源共建共享的有力保障之一，只有安全了，共建共享才能順利進行和發展。否則，共建就難以共享，甚至是共難，安全問題產生的教訓太多太深刻了。檔案資源共建共享工作要安全運行，四個環節必須牢牢抓住。1.必須抓好設施安全建設，在基礎設施建設前要請安全部門進行安全規劃和設計；建設完工后，要請安全部門進行檢查驗收。大到安全實施，小到防蟲蛀、防潮濕等，都要達到安全標準的要求。2.制定一套科學、完善的安全措施和監督落實辦法。措施的實用性要強，不能為追求時髦的語言、華麗的辭藻而搞得好聽好看不好用，成為擺設。3.督促全體人員牢固樹立安全意識。安全意識是做好檔案資源共建共享的關鍵，一定要做到安全工作天天講、月月講、年年講，安全工作永遠在路上，沒有終點。發現一點不安全苗頭，就要緊抓不放，嚴格按照安全工作規定給予相應的處理。4.定期對檔案工作人員進行網絡安全培訓。隨著科技的發展，網絡病毒、黑客等會變著方式對我們的檔案資源網絡系統進行破壞。抓好檔案工作人員的安全技術培訓，提高他們的防范技術水平，就能使他們及時發現問題，及時采取安全措施，使檔案資源共建共享的大船順利到達理想的彼岸。